论文部分内容阅读
[摘要]基层档案管理工作是整个社会档案管理的基础，基层档案管理水平的高低，直接影响档案整体工作，决定着档案能否有效发挥作用。本文根据多年工作经验，对基层档案管理工作存在的问题及解决建议做简单阐述，供参考。
[关键词]基层 档案管理 问题 建议
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）11-0107-01
一、基层档案管理工作存在的问题
（一）认识不足
认识不足是导致基层档案管理工作不到位的直接原因。很多单位领导根本没有意识到档案工作的重要性及意义，因此，也就没有足够的人力、物力、财力投入到其中，从而造成档案部门基本设施不完备、人员不稳定等情况，也就导致整个单位工作人员对档案工作的不重视，严重影响了基层档案管理工作的发展。
（二）队伍不稳定
由于编制的问题，很多基层单位的档案管理部门，存在着有岗无编的情况，因此，就使很多其他部门的人员兼职档案管理，但是，档案工作是一项比较繁重的工作，一人身兼数职再做档案工作就会显得力不从心，导致档案管理工作效率下降，档案的作用更无法有效体现，久而久之，档案管理工作被荒废。同时，由于是兼职工作人员，这些人员的流动性也比较大，更换非常频繁，然而由于档案工作是一项比较系统的、完整性较高的工作，需要稳定专门的人员进行，也造成档案工作的系统性和完整性缺失。
（三）收集整理工作有待完善
由于基层档案管理工作人员的意识缺乏，再加之没有系统的专业培训，造成很多误区，认为只有红头文件需要归档，而一些会议文件或者一些重大活动的文件都没有及时进行收集整理归档，造成很多档案的缺失。一些音箱类的档案也没有进行及时归档保存，档案管理人员认为这些不算档案，应该是录制人员保存，而录制人员更没有及时将影像资料归交档案部门管理。很多单位工作人员都没有及时归档保存的意识，有一些意识的会自己留存，如果一点都没有意识到的可能直接扔掉，很少有人会意识到将文件资料交由档案部门存档，这样就造成很多资料的缺失，严重影响档案作用的发挥。
（四）制度不健全
档案管理制度不健全，包括收集整理制度和借阅参考制度都不健全。收集整理制度不健全体现在，很多文件资料很早就已经收集到，但是一直不整理、不归档，时间一长，加上一些工作人员的借阅，可能就会造成一些资料的缺失。借阅参考制度不健全主要体现在一些人员需要借阅一些档案资料时，没有任何手续，直接拿走借阅，有的看完就忘记归还，而由于没有履行相应的手续，也就找不到借阅人，档案资料消失，严重影响档案资料的完整性。
（五）基础设施不完善
档案部门的基础设施是保障档案管理工作顺利开展的基础。首先要有一个通风良好、面积宽敞、安全设施完备的档案室。其次，随着信息化时代的到来，网络和电脑也是必备的基础设施。然而，由于种种情况，很多基层档案部门的档案室与办公室混在一起，很多档案也就混放在办公室，加之防霉防虫措施不够，导致很多文件发生霉变虫咬的情况，既影响了正常办公，也影响了档案有效管理。
二、解决建议
（一）提高认识
对档案管理工作的重要作用及重大意义进行大力宣传，同时也要扩大宣传面，从领导到基层员工都要组织进行关于档案管理工作的培训，从而争取各级领导对档案管理工作的重视与支持，同时也要营造一个全单位都重视档案管理工作的氛围。
（二）打造一支稳定的专业团队
首先，要责任到人，要确保每个岗位都有专门的人员负责，从而增加他们的工作责任心。其次，要完善工作人员的考核制度，通过考核的人员才能上岗工作，同时对于年终考核靠前的人员进行奖励，从而起到激励作用。最后，要对工作人员进行系统培训，要定期组织工作人员进行学习，包括业务知识的学习和思想政治的学习，从而更好地服务于档案管理工作。
（三）完善收集整理制度
档案收集整理是需要整个单位的密切配合才能很好地完成，不是档案部门一己之力就可以做好的。因此，要建立一套完善的收集整理制度，争取每个部门安排一名信息员，在做好本职工作的同时，做好信息资料的传递工作，即需要与档案部门密切配合，将本部门的文件资料及重大活动资料都及时交与档案部门归档。另外，档案部门也要有一套自己的档案收集整理制度，对于收集到的资料要及时整理归档，以方便查阅。
（四）完善档案管理制度
对于借阅档案资料要有相应的手续制度和归还制度，进行相应的登记之后方可借阅，同时要规定借阅时间，以方便其他人员的参考。
（五）做好基础设施建设
要加大对档案基础设施的投入，档案工作经费做到年初有预算，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障。同时，基层各单位也要向上积极争取资金支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损坏，以更好地发挥出档案的作用，服务于社会。
责任编辑：杨柳
[关键词]基层 档案管理 问题 建议
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）11-0107-01
一、基层档案管理工作存在的问题
（一）认识不足
认识不足是导致基层档案管理工作不到位的直接原因。很多单位领导根本没有意识到档案工作的重要性及意义，因此，也就没有足够的人力、物力、财力投入到其中，从而造成档案部门基本设施不完备、人员不稳定等情况，也就导致整个单位工作人员对档案工作的不重视，严重影响了基层档案管理工作的发展。
（二）队伍不稳定
由于编制的问题，很多基层单位的档案管理部门，存在着有岗无编的情况，因此，就使很多其他部门的人员兼职档案管理，但是，档案工作是一项比较繁重的工作，一人身兼数职再做档案工作就会显得力不从心，导致档案管理工作效率下降，档案的作用更无法有效体现，久而久之，档案管理工作被荒废。同时，由于是兼职工作人员，这些人员的流动性也比较大，更换非常频繁，然而由于档案工作是一项比较系统的、完整性较高的工作，需要稳定专门的人员进行，也造成档案工作的系统性和完整性缺失。
（三）收集整理工作有待完善
由于基层档案管理工作人员的意识缺乏，再加之没有系统的专业培训，造成很多误区，认为只有红头文件需要归档，而一些会议文件或者一些重大活动的文件都没有及时进行收集整理归档，造成很多档案的缺失。一些音箱类的档案也没有进行及时归档保存，档案管理人员认为这些不算档案，应该是录制人员保存，而录制人员更没有及时将影像资料归交档案部门管理。很多单位工作人员都没有及时归档保存的意识，有一些意识的会自己留存，如果一点都没有意识到的可能直接扔掉，很少有人会意识到将文件资料交由档案部门存档，这样就造成很多资料的缺失，严重影响档案作用的发挥。
（四）制度不健全
档案管理制度不健全，包括收集整理制度和借阅参考制度都不健全。收集整理制度不健全体现在，很多文件资料很早就已经收集到，但是一直不整理、不归档，时间一长，加上一些工作人员的借阅，可能就会造成一些资料的缺失。借阅参考制度不健全主要体现在一些人员需要借阅一些档案资料时，没有任何手续，直接拿走借阅，有的看完就忘记归还，而由于没有履行相应的手续，也就找不到借阅人，档案资料消失，严重影响档案资料的完整性。
（五）基础设施不完善
档案部门的基础设施是保障档案管理工作顺利开展的基础。首先要有一个通风良好、面积宽敞、安全设施完备的档案室。其次，随着信息化时代的到来，网络和电脑也是必备的基础设施。然而，由于种种情况，很多基层档案部门的档案室与办公室混在一起，很多档案也就混放在办公室，加之防霉防虫措施不够，导致很多文件发生霉变虫咬的情况，既影响了正常办公，也影响了档案有效管理。
二、解决建议
（一）提高认识
对档案管理工作的重要作用及重大意义进行大力宣传，同时也要扩大宣传面，从领导到基层员工都要组织进行关于档案管理工作的培训，从而争取各级领导对档案管理工作的重视与支持，同时也要营造一个全单位都重视档案管理工作的氛围。
（二）打造一支稳定的专业团队
首先，要责任到人，要确保每个岗位都有专门的人员负责，从而增加他们的工作责任心。其次，要完善工作人员的考核制度，通过考核的人员才能上岗工作，同时对于年终考核靠前的人员进行奖励，从而起到激励作用。最后，要对工作人员进行系统培训，要定期组织工作人员进行学习，包括业务知识的学习和思想政治的学习，从而更好地服务于档案管理工作。
（三）完善收集整理制度
档案收集整理是需要整个单位的密切配合才能很好地完成，不是档案部门一己之力就可以做好的。因此，要建立一套完善的收集整理制度，争取每个部门安排一名信息员，在做好本职工作的同时，做好信息资料的传递工作，即需要与档案部门密切配合，将本部门的文件资料及重大活动资料都及时交与档案部门归档。另外，档案部门也要有一套自己的档案收集整理制度，对于收集到的资料要及时整理归档，以方便查阅。
（四）完善档案管理制度
对于借阅档案资料要有相应的手续制度和归还制度，进行相应的登记之后方可借阅，同时要规定借阅时间，以方便其他人员的参考。
（五）做好基础设施建设
要加大对档案基础设施的投入，档案工作经费做到年初有预算，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障。同时，基层各单位也要向上积极争取资金支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损坏，以更好地发挥出档案的作用，服务于社会。
责任编辑：杨柳