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摘 要：随着时间管理理论和现代科学技术的发展，时间管理的工具也在不断发展和更新，最受时间管理界的专家和用户欢迎，使用较广泛、较有效的时间管理工具有：1.任务清单；2.日程表；3.闹钟和电子日历；4.计划；5.打卡记录；6.日记和日志；7.总结和反思报告；8.手账或记事本、效率手册；9.云笔记；10.时间管理和团队管理的软件。
关键词：时间管理 工具 职业发展 团队管理
一、引言
时间是计量我们生命的工具，善用时间就是珍惜生命。人类关注时间管理的历史可追溯到结绳记事的时代，早于文字的诞生。严格意义上的时间管理理论大致可分为四代，第一代理论推崇的管理工具是便条和备忘录，帮助人们记录和提醒，用来调节时间和精力的分配。第二代理论所倡导的是日程表和任务表，更关注对未来时间的规划和安排。第三代理论（也是广为流传和接受的理论），区分任务的紧急和重要性，任务分主次，排先后，设立短期、中期、长期目标和计划。而新兴的第四代理论，更强调人的作用和主体地位，关键在于个人管理，强调时间管理的对象不是时间，而是人。
2008年，德国的胡格在《第五代时间管理》一书中又提出了第五代理论，主张放弃过去“以自我为中心”的模式，提出了“分享-生活-平衡”的原则，但此理论还未被人们广泛接受。
进入二十一世纪以来，电脑和网络的普及也带来了时间管理工具的更新和变革，时间管理软件的开发，电子邮件的广泛应用，手机网络的普及和APP的大量上市，让我们拥有了更多的选择，也拥有了更多的、可采用的手段和工具。
二、常见的时间管理工具
如何来选择和使用这些工具，这些工具又有什么优点和缺点呢？人们发现很多新工具有利也有弊，可能在某一方面还不如我们许多传统的工具用起来得心应手。那在时间管理领域使用比较广泛、比较有效的工具到底有哪些呢？
1.任务清单。任务清单，是一种比较基础和原始，但却方便和有效的时间管理工具。其优点是：（1）用户不需要接受专门的培训，只要有时间管理的愿望和需求，将等待处理的工作和生活任务用纸笔记下即可。（2）适用于简单任务多，日常杂物多，记忆力不好或减退的用户（特别是老人）。（3） 只需要一张小纸片或者便条，就可完成，既经济、又方便、还环保。（4）可有效提醒，完成一项任务就打勾或者划去，让用户很有成就感，可以激励使用者长期使用。缺点是：不太适用于管理复杂的、耗费时间的重大任务和项目。
2.日程表。日程表，将任务与任务执行的时间段相结合，是任务管理和时间管理相结合的理想工具。最简单的日程表可以是一张纸，左边列出某日的几点到几点时间段，右边列出在具体的时间段需要完成的具体任务，还可以再列一栏作为评估，写上是否按时按量完成任务，最后可以有一栏备注。如果原计划取消，可以写上原因，如原定于上午九点的会议推迟至下午两点到四点。其优点是：1. 兼顾任务安排和时间计划。2. 我们可以制定单日日程表、周日程表、月日程表。一旦出现新任务，可以对号入座放进某日的日程表中，到时照办即可，减少记忆负担，还让日程表多了提醒功能。缺点是：如果对任务的难易程度估计不准确，就会导致在规定的时间完不成任務，或者时间太宽松，富余时间无所事事的情况出现。所以既要保证时间段划分合理，又要保证不受外界干扰能够顺利执行日程表，在现实生活中有一定的难度。
3.闹钟和电子日历。对于有时间限制的计划和任务，我们可以使用闹钟和电子闹钟的提醒功能。手机和电脑上的电子日历，不但可以用声音提醒我们该行动了，还可以输入具体的待办事项，提醒我们该做的到底是什么事，怎么做。
4.日记和日志。记日记是很多人都有的生活习惯，在时间管理界有不少人专注于日记研究，有人认为早晨起床时，是记日记的最佳时间。因为此时人们的思路清晰，精力充沛，会更加积极地去评价自己的过去，计划当天的工作和未来的生活。更有奇人，俄罗斯的科学家柳比歇夫，56年坚持记日志，统计自己每天的时间使用情况，不仅保证了其生命的高效和高产，而且保证其长期拥有旺盛的精力和生命力。日记和日志的优点是：（1） 记录我们的生活和工作中的要点，记录我们成长的足迹。当我们快遗忘时，回看日记重温历史，收获和感触会很多。（2）有利于反思和总结我们的生活、学习和工作中的经验和教训。（3）记日记会增强我们对时间的感知能力，对人生的规划能力和评估能力。当自己每天的行动记录在册后，自己的优点、长处、所取得的赞扬和荣誉，会鼓励我们继续向正确的方向前进，失败、遗憾和错误会帮助我们矫正人生的航向，确保不偏航，不迷路。
其缺点是：（1） 难以坚持。几乎每个人一生都写过日记，但真正坚持日日记，月月记，年年记的人很少。所以像柳比歇夫那样坚持56年的人才是奇人。（2） 日记的携带和长期保存也是一个问题。对于长期写日记的人来说，可以用装订牢固、精美和有一定厚度的日记本，爱写长篇日记的用户可采用大开本，只喜欢每日记上寥寥数语的人，可采用三年、五年的跨年日记本，既有利于保存、也可以回首近几年的往事，进行同期比较，常常会有意想不到的收获。
5.计划。如果说日记或者日志是对过去时间的记录、总结和反思的话，那么计划则是对未来时间的规划、展望和管理。其优点是：（1）让我们的学习、工作和生活有方向，有目标，既不会无所事事，一事无成，也不会因为瞎忙失去生活的平衡和重心，帮助我们专注于朝人生最重要的方向前进。（2）计划是我们实现理想和梦想的阶梯，顺着计划的梯子，可以一步步接近目标，直到实现理想和愿望。
好的计划应包括具体任务、目标、以及完成的时限。计划还必须有可行性，量力而行。对于艰巨的任务，长期计划要和短期计划相结合。如果只有长期计划，不利于计划的落实和评估，容易变成“烂尾楼”。只有短期计划，又常因目光短浅而忽略个人的长期发展。太雄心勃勃的计划，则会因为难以实现，而打击执行者的积极性，略微宽松的短期计划最有助于长期计划的贯彻执行。 6.打卡记录。对于监督计划的执行，有一个比较有效的管理工具，就是打卡记录。用一张表格按照日期，留出空格，每天完成该任务后就做一下标记，类似于很多单位使用的签到表或打卡记录表。这一工具的优点是：很适用于监督长期计划和固定工作任务的执行，如健身、减肥计划、重大项目等。远大目标和重大项目的执行计划可以化整为零，划分为百日计划，每天分配固定的时间和任务量，完成后做打卡记录。其缺点是：此工具需与长期计划、短期计划有机结合，才能发挥有效的时间管理和计划监督的作用。
7.反思和总结。人类的进步离不开自我经验的总结和他人间接经验的学习。总结自己的经验和教训，以免再次犯错，这些反思报告诉诸纸上就成了书本——即我们学习间接经验和教训的工具。自我反思与书本等间接经验相比，因为是亲身经历所以经验更准确，教训更深刻，这种学习的效果往往更好。柳比歇夫每月、每年都会撰写时间管理总结报告，来统计和反思自己过去的时间支配方式，为下一年的计划积累经验和教训。
很多行业的成功人士与普通从业人员之间最大的差别就是他们善于从自己和他人身上学习，善于反思自己的工作，善于总结规律，因而做同一份工作成就却更大，收获也更多。
8.手账、记事本或效率手册。手账，即随身携带的口袋笔记本，是一个使用方便灵活、具有多功能的时间管理工具。常言道，好记性不如烂笔头。光靠我们的记忆去记住生活和工作中的各项任务，常常会遗忘、出错和遗漏重要的任务和信息。一本随身携带的手账或者小笔记本，可以用于列任务清单、日程表、备忘录、计划、写日记、记日志等，既可用于事前计划、提醒，又可用于事后反思和总结。目前市面上销售的手账有装帧精美、各种尺寸的年度效率手册、日程本、活页本等。活页本物美价廉，写完后可以根据内容分类装订保存。记录量大的用户可使用大开本，记录量少的可用便于携带的口袋手账，方便随写随用。
手账、记事本或效率手册这类工具的优点是：（1） 它们是一种多功能时间管理工具，一个小本子可以用于上面提到的除（闹钟和电子日历）以外的七种工具的使用
（任务清单、日程表、计划、打卡记录、日记和日志、总结和反思报告）。（2） 对使用者的要求不高，会写字有时间管理的想法的用户都可以采用。其缺点是：虽然任何人都可以使用，但如何利用好这个工具却是一门学问。在像柳比歇夫一样的时间管理高手手中，它是利器和神器，而在很多入门者手中，它只是一本流水账本，有本和无本对他们的生活没有太大影响。
9.云笔记。云笔记是一款跨平台的个人记事备忘工具。其优点是：（1）可快速创建笔记；（2）支持自动保存；（3）支持图片附件；4. 手机与web端无缝整合，个人记事与电子邮箱无缝结合，云端储存不限容量。只需要注册一个云笔记账号，就可使用，常见的软件有：好笔头、有道云笔记、纷享等。其缺点是：（1）不适合对电脑和手机上网技术不熟的用户使用；（2）有的软件在试用期结束后，需要付费；3. 如何将该工具与传统的时间管理工具相结合还有待探索。
10.時间和团队管理软件。因为时间管理在企业管理领域，与人力资源管理、项目管理以及团队合作密切相关，因此很多时间管理软件常用于项目管理和团队管理。Timecard软件，是风云网络研发的项目管理和日报管理软件，主要用于收集、统计和分析员工在项目和非项目上的各项工作内容和所花费的时间，考核员工绩效，提高工作效率。Teamoffice则是一款专为中小型团队设计的项目管理软件，包括项目、任务、报告书、支援请求、资料室、留言板、日程、通讯录、考勤簿、现状板等十大功能板块。备忘客，这是一款帮助用户记录和提醒的记事本工具，优点是：（1）操作简单，使用方便，安全可靠。（2）支持对各种任务的安排管理。（3）电脑可定时自动关机。（4）可设置准确的单词、日、周、月、年循环定时提醒。（5）桌面便签可随时记录待办事项。（6）可收集、归纳和整理文档。（7）数据云端同步，一个账号可随处使用。（8） 该软件免费，且小巧不占太大内存空间。Rescue time是一款国内外流行的免费时间记录软件，手机和电脑上均可使用，有中文版和英文版。在设置好后，会自动进行统计记录，追踪我们是在玩微信、聊qq、打电话、上网购物还是用word工作，最后帮我们统计在各类项目上分别花费的时间，计算我们的工作效率。
三、结语
如何使用各类时间管理工具，确实是因人而异。需要用户根据自己的需求、已掌握的技能、个人喜好和需要管理的项目、计划等来合理选择和灵活使用。
对于初次尝试使用时间管理工具的用户，依照从任务清单→日程表→闹钟和电子日历→计划→打卡记录→日记和日志→总结和反思报告→手账或记事本、效率手册→云笔记→时间管理和团队管理的软件的顺序来，从易到难，由浅入深地学习比较容易接受。您也可以挑选其中的某一种工具来训练自己，不论哪种工具相信都会对提高您的工作和生活效率、质量有很大的促进。
只要您已经开始关注时间管理和人生规划，那么您的人生就已经开始也必将开始发生重大的改变。如果您希望自己和您的员工、团队成员都能成为时间管理的高手，那么您不妨读一读格列宁的《奇特的一生》一书，或许您的一生、您的企业从此走向神奇。
参考文献：
[1]约尔格.克劳伯劳. 第五代时间管理，江西人民出版社，2008.
[2]格列宁.奇特的一生，北京联合出版公司，2016.
作者简介：刘枫（1977—）女。广元人。硕士。重庆医科大学外国语学院讲师。研究方向：管理学、对外汉语。
关键词：时间管理 工具 职业发展 团队管理
一、引言
时间是计量我们生命的工具，善用时间就是珍惜生命。人类关注时间管理的历史可追溯到结绳记事的时代，早于文字的诞生。严格意义上的时间管理理论大致可分为四代，第一代理论推崇的管理工具是便条和备忘录，帮助人们记录和提醒，用来调节时间和精力的分配。第二代理论所倡导的是日程表和任务表，更关注对未来时间的规划和安排。第三代理论（也是广为流传和接受的理论），区分任务的紧急和重要性，任务分主次，排先后，设立短期、中期、长期目标和计划。而新兴的第四代理论，更强调人的作用和主体地位，关键在于个人管理，强调时间管理的对象不是时间，而是人。
2008年，德国的胡格在《第五代时间管理》一书中又提出了第五代理论，主张放弃过去“以自我为中心”的模式，提出了“分享-生活-平衡”的原则，但此理论还未被人们广泛接受。
进入二十一世纪以来，电脑和网络的普及也带来了时间管理工具的更新和变革，时间管理软件的开发，电子邮件的广泛应用，手机网络的普及和APP的大量上市，让我们拥有了更多的选择，也拥有了更多的、可采用的手段和工具。
二、常见的时间管理工具
如何来选择和使用这些工具，这些工具又有什么优点和缺点呢？人们发现很多新工具有利也有弊，可能在某一方面还不如我们许多传统的工具用起来得心应手。那在时间管理领域使用比较广泛、比较有效的工具到底有哪些呢？
1.任务清单。任务清单，是一种比较基础和原始，但却方便和有效的时间管理工具。其优点是：（1）用户不需要接受专门的培训，只要有时间管理的愿望和需求，将等待处理的工作和生活任务用纸笔记下即可。（2）适用于简单任务多，日常杂物多，记忆力不好或减退的用户（特别是老人）。（3） 只需要一张小纸片或者便条，就可完成，既经济、又方便、还环保。（4）可有效提醒，完成一项任务就打勾或者划去，让用户很有成就感，可以激励使用者长期使用。缺点是：不太适用于管理复杂的、耗费时间的重大任务和项目。
2.日程表。日程表，将任务与任务执行的时间段相结合，是任务管理和时间管理相结合的理想工具。最简单的日程表可以是一张纸，左边列出某日的几点到几点时间段，右边列出在具体的时间段需要完成的具体任务，还可以再列一栏作为评估，写上是否按时按量完成任务，最后可以有一栏备注。如果原计划取消，可以写上原因，如原定于上午九点的会议推迟至下午两点到四点。其优点是：1. 兼顾任务安排和时间计划。2. 我们可以制定单日日程表、周日程表、月日程表。一旦出现新任务，可以对号入座放进某日的日程表中，到时照办即可，减少记忆负担，还让日程表多了提醒功能。缺点是：如果对任务的难易程度估计不准确，就会导致在规定的时间完不成任務，或者时间太宽松，富余时间无所事事的情况出现。所以既要保证时间段划分合理，又要保证不受外界干扰能够顺利执行日程表，在现实生活中有一定的难度。
3.闹钟和电子日历。对于有时间限制的计划和任务，我们可以使用闹钟和电子闹钟的提醒功能。手机和电脑上的电子日历，不但可以用声音提醒我们该行动了，还可以输入具体的待办事项，提醒我们该做的到底是什么事，怎么做。
4.日记和日志。记日记是很多人都有的生活习惯，在时间管理界有不少人专注于日记研究，有人认为早晨起床时，是记日记的最佳时间。因为此时人们的思路清晰，精力充沛，会更加积极地去评价自己的过去，计划当天的工作和未来的生活。更有奇人，俄罗斯的科学家柳比歇夫，56年坚持记日志，统计自己每天的时间使用情况，不仅保证了其生命的高效和高产，而且保证其长期拥有旺盛的精力和生命力。日记和日志的优点是：（1） 记录我们的生活和工作中的要点，记录我们成长的足迹。当我们快遗忘时，回看日记重温历史，收获和感触会很多。（2）有利于反思和总结我们的生活、学习和工作中的经验和教训。（3）记日记会增强我们对时间的感知能力，对人生的规划能力和评估能力。当自己每天的行动记录在册后，自己的优点、长处、所取得的赞扬和荣誉，会鼓励我们继续向正确的方向前进，失败、遗憾和错误会帮助我们矫正人生的航向，确保不偏航，不迷路。
其缺点是：（1） 难以坚持。几乎每个人一生都写过日记，但真正坚持日日记，月月记，年年记的人很少。所以像柳比歇夫那样坚持56年的人才是奇人。（2） 日记的携带和长期保存也是一个问题。对于长期写日记的人来说，可以用装订牢固、精美和有一定厚度的日记本，爱写长篇日记的用户可采用大开本，只喜欢每日记上寥寥数语的人，可采用三年、五年的跨年日记本，既有利于保存、也可以回首近几年的往事，进行同期比较，常常会有意想不到的收获。
5.计划。如果说日记或者日志是对过去时间的记录、总结和反思的话，那么计划则是对未来时间的规划、展望和管理。其优点是：（1）让我们的学习、工作和生活有方向，有目标，既不会无所事事，一事无成，也不会因为瞎忙失去生活的平衡和重心，帮助我们专注于朝人生最重要的方向前进。（2）计划是我们实现理想和梦想的阶梯，顺着计划的梯子，可以一步步接近目标，直到实现理想和愿望。
好的计划应包括具体任务、目标、以及完成的时限。计划还必须有可行性，量力而行。对于艰巨的任务，长期计划要和短期计划相结合。如果只有长期计划，不利于计划的落实和评估，容易变成“烂尾楼”。只有短期计划，又常因目光短浅而忽略个人的长期发展。太雄心勃勃的计划，则会因为难以实现，而打击执行者的积极性，略微宽松的短期计划最有助于长期计划的贯彻执行。 6.打卡记录。对于监督计划的执行，有一个比较有效的管理工具，就是打卡记录。用一张表格按照日期，留出空格，每天完成该任务后就做一下标记，类似于很多单位使用的签到表或打卡记录表。这一工具的优点是：很适用于监督长期计划和固定工作任务的执行，如健身、减肥计划、重大项目等。远大目标和重大项目的执行计划可以化整为零，划分为百日计划，每天分配固定的时间和任务量，完成后做打卡记录。其缺点是：此工具需与长期计划、短期计划有机结合，才能发挥有效的时间管理和计划监督的作用。
7.反思和总结。人类的进步离不开自我经验的总结和他人间接经验的学习。总结自己的经验和教训，以免再次犯错，这些反思报告诉诸纸上就成了书本——即我们学习间接经验和教训的工具。自我反思与书本等间接经验相比，因为是亲身经历所以经验更准确，教训更深刻，这种学习的效果往往更好。柳比歇夫每月、每年都会撰写时间管理总结报告，来统计和反思自己过去的时间支配方式，为下一年的计划积累经验和教训。
很多行业的成功人士与普通从业人员之间最大的差别就是他们善于从自己和他人身上学习，善于反思自己的工作，善于总结规律，因而做同一份工作成就却更大，收获也更多。
8.手账、记事本或效率手册。手账，即随身携带的口袋笔记本，是一个使用方便灵活、具有多功能的时间管理工具。常言道，好记性不如烂笔头。光靠我们的记忆去记住生活和工作中的各项任务，常常会遗忘、出错和遗漏重要的任务和信息。一本随身携带的手账或者小笔记本，可以用于列任务清单、日程表、备忘录、计划、写日记、记日志等，既可用于事前计划、提醒，又可用于事后反思和总结。目前市面上销售的手账有装帧精美、各种尺寸的年度效率手册、日程本、活页本等。活页本物美价廉，写完后可以根据内容分类装订保存。记录量大的用户可使用大开本，记录量少的可用便于携带的口袋手账，方便随写随用。
手账、记事本或效率手册这类工具的优点是：（1） 它们是一种多功能时间管理工具，一个小本子可以用于上面提到的除（闹钟和电子日历）以外的七种工具的使用
（任务清单、日程表、计划、打卡记录、日记和日志、总结和反思报告）。（2） 对使用者的要求不高，会写字有时间管理的想法的用户都可以采用。其缺点是：虽然任何人都可以使用，但如何利用好这个工具却是一门学问。在像柳比歇夫一样的时间管理高手手中，它是利器和神器，而在很多入门者手中，它只是一本流水账本，有本和无本对他们的生活没有太大影响。
9.云笔记。云笔记是一款跨平台的个人记事备忘工具。其优点是：（1）可快速创建笔记；（2）支持自动保存；（3）支持图片附件；4. 手机与web端无缝整合，个人记事与电子邮箱无缝结合，云端储存不限容量。只需要注册一个云笔记账号，就可使用，常见的软件有：好笔头、有道云笔记、纷享等。其缺点是：（1）不适合对电脑和手机上网技术不熟的用户使用；（2）有的软件在试用期结束后，需要付费；3. 如何将该工具与传统的时间管理工具相结合还有待探索。
10.時间和团队管理软件。因为时间管理在企业管理领域，与人力资源管理、项目管理以及团队合作密切相关，因此很多时间管理软件常用于项目管理和团队管理。Timecard软件，是风云网络研发的项目管理和日报管理软件，主要用于收集、统计和分析员工在项目和非项目上的各项工作内容和所花费的时间，考核员工绩效，提高工作效率。Teamoffice则是一款专为中小型团队设计的项目管理软件，包括项目、任务、报告书、支援请求、资料室、留言板、日程、通讯录、考勤簿、现状板等十大功能板块。备忘客，这是一款帮助用户记录和提醒的记事本工具，优点是：（1）操作简单，使用方便，安全可靠。（2）支持对各种任务的安排管理。（3）电脑可定时自动关机。（4）可设置准确的单词、日、周、月、年循环定时提醒。（5）桌面便签可随时记录待办事项。（6）可收集、归纳和整理文档。（7）数据云端同步，一个账号可随处使用。（8） 该软件免费，且小巧不占太大内存空间。Rescue time是一款国内外流行的免费时间记录软件，手机和电脑上均可使用，有中文版和英文版。在设置好后，会自动进行统计记录，追踪我们是在玩微信、聊qq、打电话、上网购物还是用word工作，最后帮我们统计在各类项目上分别花费的时间，计算我们的工作效率。
三、结语
如何使用各类时间管理工具，确实是因人而异。需要用户根据自己的需求、已掌握的技能、个人喜好和需要管理的项目、计划等来合理选择和灵活使用。
对于初次尝试使用时间管理工具的用户，依照从任务清单→日程表→闹钟和电子日历→计划→打卡记录→日记和日志→总结和反思报告→手账或记事本、效率手册→云笔记→时间管理和团队管理的软件的顺序来，从易到难，由浅入深地学习比较容易接受。您也可以挑选其中的某一种工具来训练自己，不论哪种工具相信都会对提高您的工作和生活效率、质量有很大的促进。
只要您已经开始关注时间管理和人生规划，那么您的人生就已经开始也必将开始发生重大的改变。如果您希望自己和您的员工、团队成员都能成为时间管理的高手，那么您不妨读一读格列宁的《奇特的一生》一书，或许您的一生、您的企业从此走向神奇。
参考文献：
[1]约尔格.克劳伯劳. 第五代时间管理，江西人民出版社，2008.
[2]格列宁.奇特的一生，北京联合出版公司，2016.
作者简介：刘枫（1977—）女。广元人。硕士。重庆医科大学外国语学院讲师。研究方向：管理学、对外汉语。