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摘 要：档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，对于新组建的高职院校，要抓好档案管理工作，必须了解掌握本类院校档案管理的一系列特点，这些特点表现在：管理的起点较低、管理人员能力较弱、管理中遇到的新困难较多、新增档案的收集与管理难度较大、突出档案的服务功能表现不足等等。只有围绕这些特点研究提出有针对性的措施，才能有效提高高职院校档案管理的水平，从而更好服务于学校中心工作。
关键词：高职院校；档案管理；特点
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
高校档案管理，是高校档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的重要组成部分。高校档案管理就其基本性质和主要作用来说，是高校整个管理体系中的重要组成部分，“是提高学校管理水平、工作效率和工作质量的重要条件，也是维护学校历史真实面貌的一项十分重要的工作”。[1]所以，它具有高校管理的一般属性，故它隶属管理工作范畴。但是，因为国家高等教育在整个国家社会发展中所承担的特殊使命，从而使高校档案管理又有了很强的政治性。而从最终的目的意义上说，其最鲜明的特点还在于它的服务性上。目前国家确立科教兴国战略、人才强国战略，特别是创新驱动发展战略，高校档案及其管理服务于本校的人才培养、事业发展，乃至社会的创新事业都具有其他业务部门、机构难以企及的十分特殊的重要作用。
那么，如何在高校管理中突出档案管理的特点，从而让档案管理提质量、上水平、增效益，真正更好地服务于国家高等教育各项事业的发展呢？笔者认为，首要的应该考虑分析掌握高校本身的一系列特点。本文仅从高职院校自身的特点出发，试图分析其档案管理的若干特点。
一、新组建的高职院校所表现出的许多特点，决定了其档案管理的起点不同于一般普通的高等学校。
我国目前全國大约有1100多所各类高等职业院校，这些院校大都建成于21世纪初的前几年，而且一般都是由原来的中等职业（专业）学校升格，或由多所此类学校联合组建而成。
这些学校由于原来各种条件所限，加之对于档案工作认识程度不同，管理水平各异，使其在档案室的建设、管理人员的安排、档案资料的收集与保管等方面都存在许多这样那样的问题，
可以说“无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进”。[2]这些都给新组建的职业院校规划建设专门的档案机构造成很大困难。再加上新院校领导对档案工作的重视情况的差异，出现了学校组建至今已经十年左右时间，特别是国家教育部颁布《高等学校档案管理办法》也已经过去了八年，仍有部分院校不能按要求建立符合规范要求的档案机构或管理部门。所以面对此类院校，最紧迫的首要工作是建设成立本院校独立的档案馆（室），这是开展档案管理的组织保障和工作前提。而且在上有国家教育主管部门对于档案管理的明确要求下，后建设本单位档案管理专门机构的院校应该按标准和规范，无论是用房、设施设备、人员配置都应该一步到位，千万不可再行凑合。
二、新组建的高职院校，大都没有合格的符合专业要求的档案工作管理人员，这对高职院校档案建设、管理和服务都造成极大困难。
任何组织的管理水平，都是由组织中工作人员的管理水平决定的。新组建的高职院校，其前身由于校舍条件、办学规模、经费使用，特别是囿于当时人员构成的局限，决定了其档案资料数量不足、种类不全，大部分学校不可能成立独立的档案管理部门，档案资料文件一般都由单位办公室代为保存，具体工作由办公室临时指定工作人员进行兼管。这些被指定的管理者，很少有专门的档案管理资质。这就造成了此类学校档案管理水平不高，难以实现档案服务于学校中心工作的目的。而新组建后的高职院校，在成立了专业部门的学校，其管理人员仍然是过去相关人员的简单拼凑，其中部分有档案管理专业技术职务资格的人员，甚至是由其他如图书、财会、教师职称系列转换而来，同样难以达到档案管理的专业要求，无法承担合格有效的档案管理工作。由于社会发展水平的不断提高，国家经济实现转型的迫切需要，职业教育、特别的高等职业教育，在国家统一的发展战略中，尤其是在供给侧改革不断深化的重要时刻，承担着及其重要的新型人才培养使命。新形势对于高职院校提出了新的要求，高职院校档案管理工作必须适应这种新发展，不断提升档案管理水平，创新管理模式，改进服务方式，积极探索纸质档案电子化、档案信息网络化，以及开放式管理等新型模式，努力实现档案管理规范化、科学化、标准化，做到档案资料信息数据库资源共享，极大提高档案资料数据信息利用、使用效率。但这所有的一切，都需要一个非常重要的前提，那就是必须具备一支合格的专业化的档案管理人才队伍。所以各高职院校务必把组建一支符合要求的档案管理队伍放以档案管理工作的首位。对于原有人员抓紧进行分流，有基础的通过培训使之能够达到基本要求，其他人员可安排更适合他们的另外岗位，万不可让没有资质的人员占了档案管理本来就不多的工作岗位。而因缺员需要新进人员则一定聘用具有档案资质的专业人才。同时也要重视管理队伍人员的梯队建设。为本单位档案管理事业长远发展打下良好的人才基础。
三、新组建高职院校档案资料归集工作比其他普通高等学校的任务要繁重并困难要大得多。
高职院校新组建后，在档案工作方面遇到的第一个大问题就是把大量的分散存放于不同学校的档案收集起来。困难在于：各校原来对于档案工作的认识和重视程度不同，档案建设方面的水平不同，资料收集的多少不同，资料整理分类的情况不同、资料保管的状况也不同等等。这些都为组建统一的档案机构造成困难。经过几年的努力，许多院校档案组织建设有了雏形，但新的要求不断增加着新的困难。
其一，国家为了不断提升高等教育人才培养水平和教育教学质量，定期对所有高校开展全面深刻细致的评估工作。评估涉及高等院校基本建设、机构设置、教育教学运作、管理与规章制度、图书资料、实习实验实训基地建设等各个方面，由一整套复杂的指标体系所构成，而这些指标体系都需要大量的设施、设备特别是材料、资料、数据来支撑； 其二，高校教育年度报表，每年都必须在规定时间里按要求通过网络完成填报。填报过程要求严格，所有表格涉及到前后有关联的数字、数据必须高度一致，否则报表难以下行，从而导致报表最终无法完成。这不仅要求填报人员工作认真细致， 更重要的是要求平时资料、数据收集齐全、准确无误；
其三，新组建的高职院校，由于原来开展业务性质单一，导致档案资料收集分类不全。而现在国家对高职院校的办学要求及职校本身开设专业的快速增加和不断变化，于是便会出现许多以前没有的新档案。国家教育部2015年发布的《关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》指出：“坚持产教融合、校企合作。推动教育教学改革与产业转型升级衔接配套，加强行业指导、评价和服务，发挥企业重要办学主体作用，推进行业企业参与人才培养全过程，实现校企协同育人。坚持工学结合、知行合一。注重教育与生产劳动、社会实践相结合，突出做中学、做中教，强化教育教学实践性和职业性，促进学以致用、用以促学、学用相长。坚持国际合作、开放创新。在教学标准开发、课程建设、师资培训、学生培养等方面加强国际交流与合作，推动教育教学改革创新，积极参与国际规则制订，提升我国技术技能人才培养的国际竞争力”。还要求学校“活动育人、实践育人、文化育人”等等。
以上这些都表明，在高职院校档案建设中，因为新要求和新业务所产生的大量新档案，才是最能体现职业院校办学特色的东西。但它们从生成到规范，从收集到归类，从组卷到入库，这一系列过程，对这些院校的档案管理者来说，都是巨大的挑战。这就要求他们不断学习档案管理业务知识，深刻领会《高等学校档案管理办法》中的具体规定，指导各档案生成部门完整收集必要的资料、信息、数据，把新档案与“管理办法”的标准要求相结合，科学分类，及时组卷，坚决不再给以后档案管理留下后遗症。
四、新组建的高职院校，更多的将是面对不断新增的档案的管理问题
从一定意义上说，新组建的高职院校原有档案，其管理要相对容易一些。困难更大的是源源不断将要和必须新增的档案。档案管理的核心有三，其一是原有档案的保管，其二是新档案的归集，基三是档案的使用、利用。而档案事业的发展，最重要的是能让档案的入口有一个源源不断的活水规范地流进。对于新单位，要突出做好档案管理的三大核心工作，最基础的便是制定完整的档案管理规章制度。关键是抓好档案的开源工作。针对原有类别中的新增档案尤其是新要求下所生成的新型档案，一定要精心设计，认真谋化，制定有利于这方面档案规范、完整、及时的积累、收集和归整的制度和具体工作指导办法。并考虑在各档案产生的业务部门配备兼职档案管理员，经过专业培训，上岗开展工作，随时按要求收集，照规范归整，定时上交期内所生成的档案，确保新生档案及时统一归集到院校档案馆（室）。
五、新组建的高职院校，从一开始就应深刻认识学校档案管理的生命在于对学校中心工作的服务上。
建设档案管理机构，加强档案管理，归根结底就是为了让档案更好地服务于院校的中心工作，即为学校的教育教学、教研科研、评估总结、愿景规划、创新发展提供自己独特的服务，发挥自己独到的作用。也就是说，档案的生命就在于它的使用和利于。档案使用的越充分，利用的效率越高，档案事业的发展动力就越强。
总之，档案管理是一项系统工程。高职院校应当从自身档案管理的特点出发，充分认识到，档案工作机构是前提，队伍是重点，管理是关键，制度是保障，服务是核心，创新是动力。只有六管齐下，方可取得好的成效。
参考文献：
[1]缪正宇. 浅谈高校档案管理工作〔J〕丽水学院学报. 2007（3） 132页：
[2]孙立霞. 如何加强高校档案管理工作〔J〕商业经济. 2010（7） 114页。
张 琮，女 1972年4月出生，大學本科学历，档案馆员职称，汉中职业技术学院档案室管理员，长期从事档案管理工作和档案管理研究。
研究方向：学校档案管理、学校档案利用等。
关键词：高职院校；档案管理；特点
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
高校档案管理，是高校档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的重要组成部分。高校档案管理就其基本性质和主要作用来说，是高校整个管理体系中的重要组成部分，“是提高学校管理水平、工作效率和工作质量的重要条件，也是维护学校历史真实面貌的一项十分重要的工作”。[1]所以，它具有高校管理的一般属性，故它隶属管理工作范畴。但是，因为国家高等教育在整个国家社会发展中所承担的特殊使命，从而使高校档案管理又有了很强的政治性。而从最终的目的意义上说，其最鲜明的特点还在于它的服务性上。目前国家确立科教兴国战略、人才强国战略，特别是创新驱动发展战略，高校档案及其管理服务于本校的人才培养、事业发展，乃至社会的创新事业都具有其他业务部门、机构难以企及的十分特殊的重要作用。
那么，如何在高校管理中突出档案管理的特点，从而让档案管理提质量、上水平、增效益，真正更好地服务于国家高等教育各项事业的发展呢？笔者认为，首要的应该考虑分析掌握高校本身的一系列特点。本文仅从高职院校自身的特点出发，试图分析其档案管理的若干特点。
一、新组建的高职院校所表现出的许多特点，决定了其档案管理的起点不同于一般普通的高等学校。
我国目前全國大约有1100多所各类高等职业院校，这些院校大都建成于21世纪初的前几年，而且一般都是由原来的中等职业（专业）学校升格，或由多所此类学校联合组建而成。
这些学校由于原来各种条件所限，加之对于档案工作认识程度不同，管理水平各异，使其在档案室的建设、管理人员的安排、档案资料的收集与保管等方面都存在许多这样那样的问题，
可以说“无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进”。[2]这些都给新组建的职业院校规划建设专门的档案机构造成很大困难。再加上新院校领导对档案工作的重视情况的差异，出现了学校组建至今已经十年左右时间，特别是国家教育部颁布《高等学校档案管理办法》也已经过去了八年，仍有部分院校不能按要求建立符合规范要求的档案机构或管理部门。所以面对此类院校，最紧迫的首要工作是建设成立本院校独立的档案馆（室），这是开展档案管理的组织保障和工作前提。而且在上有国家教育主管部门对于档案管理的明确要求下，后建设本单位档案管理专门机构的院校应该按标准和规范，无论是用房、设施设备、人员配置都应该一步到位，千万不可再行凑合。
二、新组建的高职院校，大都没有合格的符合专业要求的档案工作管理人员，这对高职院校档案建设、管理和服务都造成极大困难。
任何组织的管理水平，都是由组织中工作人员的管理水平决定的。新组建的高职院校，其前身由于校舍条件、办学规模、经费使用，特别是囿于当时人员构成的局限，决定了其档案资料数量不足、种类不全，大部分学校不可能成立独立的档案管理部门，档案资料文件一般都由单位办公室代为保存，具体工作由办公室临时指定工作人员进行兼管。这些被指定的管理者，很少有专门的档案管理资质。这就造成了此类学校档案管理水平不高，难以实现档案服务于学校中心工作的目的。而新组建后的高职院校，在成立了专业部门的学校，其管理人员仍然是过去相关人员的简单拼凑，其中部分有档案管理专业技术职务资格的人员，甚至是由其他如图书、财会、教师职称系列转换而来，同样难以达到档案管理的专业要求，无法承担合格有效的档案管理工作。由于社会发展水平的不断提高，国家经济实现转型的迫切需要，职业教育、特别的高等职业教育，在国家统一的发展战略中，尤其是在供给侧改革不断深化的重要时刻，承担着及其重要的新型人才培养使命。新形势对于高职院校提出了新的要求，高职院校档案管理工作必须适应这种新发展，不断提升档案管理水平，创新管理模式，改进服务方式，积极探索纸质档案电子化、档案信息网络化，以及开放式管理等新型模式，努力实现档案管理规范化、科学化、标准化，做到档案资料信息数据库资源共享，极大提高档案资料数据信息利用、使用效率。但这所有的一切，都需要一个非常重要的前提，那就是必须具备一支合格的专业化的档案管理人才队伍。所以各高职院校务必把组建一支符合要求的档案管理队伍放以档案管理工作的首位。对于原有人员抓紧进行分流，有基础的通过培训使之能够达到基本要求，其他人员可安排更适合他们的另外岗位，万不可让没有资质的人员占了档案管理本来就不多的工作岗位。而因缺员需要新进人员则一定聘用具有档案资质的专业人才。同时也要重视管理队伍人员的梯队建设。为本单位档案管理事业长远发展打下良好的人才基础。
三、新组建高职院校档案资料归集工作比其他普通高等学校的任务要繁重并困难要大得多。
高职院校新组建后，在档案工作方面遇到的第一个大问题就是把大量的分散存放于不同学校的档案收集起来。困难在于：各校原来对于档案工作的认识和重视程度不同，档案建设方面的水平不同，资料收集的多少不同，资料整理分类的情况不同、资料保管的状况也不同等等。这些都为组建统一的档案机构造成困难。经过几年的努力，许多院校档案组织建设有了雏形，但新的要求不断增加着新的困难。
其一，国家为了不断提升高等教育人才培养水平和教育教学质量，定期对所有高校开展全面深刻细致的评估工作。评估涉及高等院校基本建设、机构设置、教育教学运作、管理与规章制度、图书资料、实习实验实训基地建设等各个方面，由一整套复杂的指标体系所构成，而这些指标体系都需要大量的设施、设备特别是材料、资料、数据来支撑； 其二，高校教育年度报表，每年都必须在规定时间里按要求通过网络完成填报。填报过程要求严格，所有表格涉及到前后有关联的数字、数据必须高度一致，否则报表难以下行，从而导致报表最终无法完成。这不仅要求填报人员工作认真细致， 更重要的是要求平时资料、数据收集齐全、准确无误；
其三，新组建的高职院校，由于原来开展业务性质单一，导致档案资料收集分类不全。而现在国家对高职院校的办学要求及职校本身开设专业的快速增加和不断变化，于是便会出现许多以前没有的新档案。国家教育部2015年发布的《关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》指出：“坚持产教融合、校企合作。推动教育教学改革与产业转型升级衔接配套，加强行业指导、评价和服务，发挥企业重要办学主体作用，推进行业企业参与人才培养全过程，实现校企协同育人。坚持工学结合、知行合一。注重教育与生产劳动、社会实践相结合，突出做中学、做中教，强化教育教学实践性和职业性，促进学以致用、用以促学、学用相长。坚持国际合作、开放创新。在教学标准开发、课程建设、师资培训、学生培养等方面加强国际交流与合作，推动教育教学改革创新，积极参与国际规则制订，提升我国技术技能人才培养的国际竞争力”。还要求学校“活动育人、实践育人、文化育人”等等。
以上这些都表明，在高职院校档案建设中，因为新要求和新业务所产生的大量新档案，才是最能体现职业院校办学特色的东西。但它们从生成到规范，从收集到归类，从组卷到入库，这一系列过程，对这些院校的档案管理者来说，都是巨大的挑战。这就要求他们不断学习档案管理业务知识，深刻领会《高等学校档案管理办法》中的具体规定，指导各档案生成部门完整收集必要的资料、信息、数据，把新档案与“管理办法”的标准要求相结合，科学分类，及时组卷，坚决不再给以后档案管理留下后遗症。
四、新组建的高职院校，更多的将是面对不断新增的档案的管理问题
从一定意义上说，新组建的高职院校原有档案，其管理要相对容易一些。困难更大的是源源不断将要和必须新增的档案。档案管理的核心有三，其一是原有档案的保管，其二是新档案的归集，基三是档案的使用、利用。而档案事业的发展，最重要的是能让档案的入口有一个源源不断的活水规范地流进。对于新单位，要突出做好档案管理的三大核心工作，最基础的便是制定完整的档案管理规章制度。关键是抓好档案的开源工作。针对原有类别中的新增档案尤其是新要求下所生成的新型档案，一定要精心设计，认真谋化，制定有利于这方面档案规范、完整、及时的积累、收集和归整的制度和具体工作指导办法。并考虑在各档案产生的业务部门配备兼职档案管理员，经过专业培训，上岗开展工作，随时按要求收集，照规范归整，定时上交期内所生成的档案，确保新生档案及时统一归集到院校档案馆（室）。
五、新组建的高职院校，从一开始就应深刻认识学校档案管理的生命在于对学校中心工作的服务上。
建设档案管理机构，加强档案管理，归根结底就是为了让档案更好地服务于院校的中心工作，即为学校的教育教学、教研科研、评估总结、愿景规划、创新发展提供自己独特的服务，发挥自己独到的作用。也就是说，档案的生命就在于它的使用和利于。档案使用的越充分，利用的效率越高，档案事业的发展动力就越强。
总之，档案管理是一项系统工程。高职院校应当从自身档案管理的特点出发，充分认识到，档案工作机构是前提，队伍是重点，管理是关键，制度是保障，服务是核心，创新是动力。只有六管齐下，方可取得好的成效。
参考文献：
[1]缪正宇. 浅谈高校档案管理工作〔J〕丽水学院学报. 2007（3） 132页：
[2]孙立霞. 如何加强高校档案管理工作〔J〕商业经济. 2010（7） 114页。
张 琮，女 1972年4月出生，大學本科学历，档案馆员职称，汉中职业技术学院档案室管理员，长期从事档案管理工作和档案管理研究。
研究方向：学校档案管理、学校档案利用等。