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【摘要】从图书馆档案管理、分类、服务渠道角度,分析图书馆档案管理的收集、整理、利用为实行科学管理,从实践的角度探索图书馆档案管理的思路。
【关键词】图书馆;档案管理;服务机制;服务渠道
档案管理是图书馆管理工作的重要组成部分,是办好图书馆的重要基础性工作,是衡量一个图书馆管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作,无论在总结开展读者服务工作经验,探索、掌握图书馆业务工作规律方面,还是在维护图书馆读者服务、学术研究和管理人员合法权益方面,都具有不可估量的作用。尤其在竞争越来越激烈的今天,档案工作在扩大图书馆影响力和知名度、争创服务品牌、促进图书馆和谐发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。
图书馆档案是图书馆各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是图书馆开展各项工作的见证,是反映图书馆历史的真实资料。内容主要有党政行政工作档案、业务工作档案,囊括了上级有关文件、图书馆党务和行政管理、业务管理、学术研究、读者管理、后勤管理等各个方面。档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集、保存好第一手资料,为图书馆做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为图书馆各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能:
1.强化服务功能,创新服务机制
1.1 为领导决策服务
现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。图书馆的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着图书馆员工作和活动的方方面面,反映着图书馆事业发展的历史过程。科学合理开发图书馆档案资源,不仅可以为图书馆的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化图书馆改革、强化内部管理、提高服务效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。
1.2 为学术研究服务
档案信息的分享性为实现学术研究信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对学术研究档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,将会进一步扩大学术研究档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的学术档案信息。实现学术档案信息资源的充分共享,从而极大地提高学术档案信息的服务功能。
1.3 为各类咨询查证服务
凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对图书馆负责、对广大图书馆员负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为图书馆员、读者和社会有关方面提供服务。如图书馆员专业技术人员业务资料查询、考核情况查询、读者借书证资料查询、读者活动资料查询等。
就图书馆档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求图书馆档案工作要积极适应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕图书馆中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。
2.提高管理素质,拓宽服务渠道
2.1 要转变思想观念
由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了图书馆档案服务功能有效发挥,图书馆有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想,更新观念,与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为图书馆科学决策服务,为图书馆员、读者服务,为社会各界服务。
2.2 要立足服务,改革档案管理方式
2.2.1 要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案收集、整理、归纳、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。
2.2.2 要利用现代信息技术,提升管理水平,依托图书馆信息化建设平台,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改革信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。
2.2.3 要及时收集资料信息,及时编排归档。图书馆各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政工作档案和业务档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,读者服务部门量大面宽,读者活动、学术交流和专家讲座的偶然性等,都要求档案工作人员必须加强平时收集工作。
2.3 要提高档案管理人员的现代化管理素质
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习档案专业知识理论;另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任图书馆专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使图书馆的档案工作跟上办公自动化步伐,为图书馆读者服务,为学术研究和其他工作服务。
2.4 要加强编研工作
做好信息编研工作是档案开发利用的前提,确实改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解馆藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展图书馆档案编研工作,如编制《图书馆沿革》、《大事记汇编》、《学术研究成果汇编》、《专业技术职称汇编》、《读者活动汇编》和专题文件资料索引、学术动态、学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。
2.5 强化档案工作的条件保障
对照《档案法》,要把档案工作纳入到图书馆建设的整体规划当中,认真开展调查研究,查找不足,规划好图书馆档案工作的未来,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,为图书馆档案工作的发展提供充分的条件保障。在此基础上,建立完善档案工作管理体制及组织机构,建立健全切合实际的《图书馆档案条例》、《查阅利用制度》等,从体制上畅通服务渠道,以便能全方位、多途径、多角度地利用好图书馆档案资源,强化档案服务功能,为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。
参考文献:
[1]祝玲娟.图书馆学科馆员现状与发展方向[J].图书馆管理与实践,2005(4).
[2]吕鸿.以教学工作水平评估为契机,促进高校教学档案规范化建设[J].中国大学教学,2007(6).
[3]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案,2005(6).
[4]马玉杰.本科教学评估与高校档案管理工作研究[J].档案学研究,2006(6).
[5]王琳.从教育教学评估看高校档案价值的体现[J].北京档案,2004(5).
[6]林东青.知识管理理论与实务[M].电子工业出版社,2005.
作者简介:王启祥,浙江省东阳市图书馆副馆长、馆员。
【关键词】图书馆;档案管理;服务机制;服务渠道
档案管理是图书馆管理工作的重要组成部分,是办好图书馆的重要基础性工作,是衡量一个图书馆管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作,无论在总结开展读者服务工作经验,探索、掌握图书馆业务工作规律方面,还是在维护图书馆读者服务、学术研究和管理人员合法权益方面,都具有不可估量的作用。尤其在竞争越来越激烈的今天,档案工作在扩大图书馆影响力和知名度、争创服务品牌、促进图书馆和谐发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。
图书馆档案是图书馆各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是图书馆开展各项工作的见证,是反映图书馆历史的真实资料。内容主要有党政行政工作档案、业务工作档案,囊括了上级有关文件、图书馆党务和行政管理、业务管理、学术研究、读者管理、后勤管理等各个方面。档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集、保存好第一手资料,为图书馆做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为图书馆各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能:
1.强化服务功能,创新服务机制
1.1 为领导决策服务
现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。图书馆的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着图书馆员工作和活动的方方面面,反映着图书馆事业发展的历史过程。科学合理开发图书馆档案资源,不仅可以为图书馆的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化图书馆改革、强化内部管理、提高服务效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。
1.2 为学术研究服务
档案信息的分享性为实现学术研究信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对学术研究档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,将会进一步扩大学术研究档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的学术档案信息。实现学术档案信息资源的充分共享,从而极大地提高学术档案信息的服务功能。
1.3 为各类咨询查证服务
凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对图书馆负责、对广大图书馆员负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为图书馆员、读者和社会有关方面提供服务。如图书馆员专业技术人员业务资料查询、考核情况查询、读者借书证资料查询、读者活动资料查询等。
就图书馆档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求图书馆档案工作要积极适应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕图书馆中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。
2.提高管理素质,拓宽服务渠道
2.1 要转变思想观念
由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了图书馆档案服务功能有效发挥,图书馆有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想,更新观念,与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为图书馆科学决策服务,为图书馆员、读者服务,为社会各界服务。
2.2 要立足服务,改革档案管理方式
2.2.1 要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案收集、整理、归纳、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。
2.2.2 要利用现代信息技术,提升管理水平,依托图书馆信息化建设平台,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改革信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。
2.2.3 要及时收集资料信息,及时编排归档。图书馆各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政工作档案和业务档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,读者服务部门量大面宽,读者活动、学术交流和专家讲座的偶然性等,都要求档案工作人员必须加强平时收集工作。
2.3 要提高档案管理人员的现代化管理素质
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习档案专业知识理论;另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任图书馆专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使图书馆的档案工作跟上办公自动化步伐,为图书馆读者服务,为学术研究和其他工作服务。
2.4 要加强编研工作
做好信息编研工作是档案开发利用的前提,确实改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解馆藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展图书馆档案编研工作,如编制《图书馆沿革》、《大事记汇编》、《学术研究成果汇编》、《专业技术职称汇编》、《读者活动汇编》和专题文件资料索引、学术动态、学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。
2.5 强化档案工作的条件保障
对照《档案法》,要把档案工作纳入到图书馆建设的整体规划当中,认真开展调查研究,查找不足,规划好图书馆档案工作的未来,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,为图书馆档案工作的发展提供充分的条件保障。在此基础上,建立完善档案工作管理体制及组织机构,建立健全切合实际的《图书馆档案条例》、《查阅利用制度》等,从体制上畅通服务渠道,以便能全方位、多途径、多角度地利用好图书馆档案资源,强化档案服务功能,为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。
参考文献:
[1]祝玲娟.图书馆学科馆员现状与发展方向[J].图书馆管理与实践,2005(4).
[2]吕鸿.以教学工作水平评估为契机,促进高校教学档案规范化建设[J].中国大学教学,2007(6).
[3]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案,2005(6).
[4]马玉杰.本科教学评估与高校档案管理工作研究[J].档案学研究,2006(6).
[5]王琳.从教育教学评估看高校档案价值的体现[J].北京档案,2004(5).
[6]林东青.知识管理理论与实务[M].电子工业出版社,2005.
作者简介:王启祥,浙江省东阳市图书馆副馆长、馆员。