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1、勘察设计电子图文管理中存在的问题
1.1 电子图文归档不全。中原油田设计院1990年以前采用板图出图，1990年以后，采用CAD系统出图。虽然成立了由信息中心管理形成的电子图档，但由于计算机技术和人员的因素，造成一部分电子图散存于设计人员手中，一部分电子文件未及时归档而散失。即使归档的电子图文，也因多种原因未进行系统整理，致使电子图文归档不完整。
1.2 电子图纸的命名困难。中原油田工程设计底图档案的档案号，是按下面两种方式编制的：一是按专业编号。2004年前，工程设计档案的档案号由“专业代码”＋“档案顺序号”两部分组成，每个专业内编制大流水号。如：建——00123。二是按项目编号。2004年后，设计单位开始使用CAD计算机辅助设计软件进行工程图纸设计后，工程设计档案的档案号由“项目号” “文件号”两部分组成，在年度内编制项目流水号，如：08002 DLl0001电01。由于图纸档案的规定不一，名称难以统一，后期归档、查询困难。
1.3 电子图文与纸质图文版本不符。设计图归档时，每个项目的设计版次多，按常规“0”版是最终版，目前，存在既有“0”版，又有“A、B、C……”或“1、2……”等版次的现象。而且底图更改频繁，一张底图往往多次修改多次打印，同一底图档案管理人员收集到多个电子文件，无法确定哪一个为最后版本，也无法从编制时间上判定形成时间，造成档案号重复以及借阅时无法准确调卷，增加工作量。
1.4 电子图文检索困难。过去，档案室使用的是“单机版”图文档案系统，完成了全部室藏底图档案的数据库条目6万多条，用于查询、录入、提供利用、归还、注销等。由于不能进行网络查询，在档案利用上有一定的局限性。当需要电子图文时，档案管理人员只能在归档文件夹中根据文件名进行检索查询，检索过程耗时、效率低下、重复利用率低。
2、加强勘察设计电子图文管理的对策
2.1 加强电子图文的收集。首先，对1990年以后已形成的电子图档进行查漏补缺，由档案人员将归档底图与底图数据库进行比对，建立检索信息库，按照每年存图数据或各专业存图数据排查，查找出缺失的电子图文档案号，进行追踪归档。其次，对于今后形成的电子图，要积极与设计院有关部门进行沟通，争取支持和配合，制定有关电子图档的归档与管理的规定或者强制措施，并将其纳入部门领导、项目负责人、设计人员的岗位职责，及时进行考核，确保形成的电子图齐全、完整、准确归档。最后，要确保电子档案的真实性，在电子文件生成之际，对保证电子文件真实性的诸要素予以界定并置于系统之中，在管理的过程中，将保证电子档案真实性的诸要素保存下来。
2.2 做好对电子图档的动态管理。在施工过程中的图纸更改，一律由设计师填写《设计更改单》，并经设计部签署后备案。更改底图重新晒制蓝图后，一并更换归档蓝图，确保底图和蓝图信息的准确对应，使工程设计图纸信息保持其准确、完整。
2.3 实施库藏底图档案的数字化。2009年，档案室配备了2台A3、A0幅面扫描仪及其配套软件和3台微机，半年时间完成了1.2萬张底图的数字化工作。
2.3.1 组建扫描小组，指定负责人，制定计划。
2.3.2 确定扫描参数：①扫描色彩模式一般以黑白二值、灰度模式为主；②扫描分辨率确定为大于300dpi；③对于采用黑白二值模式扫描的图像文件选用TIFF格式存储，对于少数采用灰度模式扫描的文件采用JPE6格式存储；④扫描图像文件的命名采用三个层次的文件夹组织结构形式，第一层为全宗目录级，第二层为专业或项目(即案卷级)，第三层为底图自然张(文件级)。
2.3.3 加强扫描工作的过程管理：①建立数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全；②底图档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；③注意保护图纸，扫描后的图纸及时归库，防止错乱。
2.3.4 扫描完成后，数据要与原底图数据进行比对，检查是否准确，如有遗漏，及时补扫。
2.4 建立电子图档管理信息系统。2010年初，中原油田设计院与纬衡科技公司合作开发了《纬衡出图与图文档管理系统》并投入使用。该系统包括出图管理系统和图文档管理系统两部分。出图管理系统以打印图纸为核心内容，贯穿打印、收集、利用全过程，建立了覆盖全院的打印归档管理平台，具备打印备份、自动归档、拆图、统计报表、WEB浏览等功能。图文档管理系统采用B／s和c／s相结合的网络技术架构，涵盖收集、整理、归档、统计、检索和利用六大环节，具有快速归档、全图全文检索、版本控制、报表统计、权限管理和建立数字化档案库等功能，使设计院电子图文资料得到安全存储、规范管理，大幅提高了利用率和管理效率。
1.1 电子图文归档不全。中原油田设计院1990年以前采用板图出图，1990年以后，采用CAD系统出图。虽然成立了由信息中心管理形成的电子图档，但由于计算机技术和人员的因素，造成一部分电子图散存于设计人员手中，一部分电子文件未及时归档而散失。即使归档的电子图文，也因多种原因未进行系统整理，致使电子图文归档不完整。
1.2 电子图纸的命名困难。中原油田工程设计底图档案的档案号，是按下面两种方式编制的：一是按专业编号。2004年前，工程设计档案的档案号由“专业代码”＋“档案顺序号”两部分组成，每个专业内编制大流水号。如：建——00123。二是按项目编号。2004年后，设计单位开始使用CAD计算机辅助设计软件进行工程图纸设计后，工程设计档案的档案号由“项目号” “文件号”两部分组成，在年度内编制项目流水号，如：08002 DLl0001电01。由于图纸档案的规定不一，名称难以统一，后期归档、查询困难。
1.3 电子图文与纸质图文版本不符。设计图归档时，每个项目的设计版次多，按常规“0”版是最终版，目前，存在既有“0”版，又有“A、B、C……”或“1、2……”等版次的现象。而且底图更改频繁，一张底图往往多次修改多次打印，同一底图档案管理人员收集到多个电子文件，无法确定哪一个为最后版本，也无法从编制时间上判定形成时间，造成档案号重复以及借阅时无法准确调卷，增加工作量。
1.4 电子图文检索困难。过去，档案室使用的是“单机版”图文档案系统，完成了全部室藏底图档案的数据库条目6万多条，用于查询、录入、提供利用、归还、注销等。由于不能进行网络查询，在档案利用上有一定的局限性。当需要电子图文时，档案管理人员只能在归档文件夹中根据文件名进行检索查询，检索过程耗时、效率低下、重复利用率低。
2、加强勘察设计电子图文管理的对策
2.1 加强电子图文的收集。首先，对1990年以后已形成的电子图档进行查漏补缺，由档案人员将归档底图与底图数据库进行比对，建立检索信息库，按照每年存图数据或各专业存图数据排查，查找出缺失的电子图文档案号，进行追踪归档。其次，对于今后形成的电子图，要积极与设计院有关部门进行沟通，争取支持和配合，制定有关电子图档的归档与管理的规定或者强制措施，并将其纳入部门领导、项目负责人、设计人员的岗位职责，及时进行考核，确保形成的电子图齐全、完整、准确归档。最后，要确保电子档案的真实性，在电子文件生成之际，对保证电子文件真实性的诸要素予以界定并置于系统之中，在管理的过程中，将保证电子档案真实性的诸要素保存下来。
2.2 做好对电子图档的动态管理。在施工过程中的图纸更改，一律由设计师填写《设计更改单》，并经设计部签署后备案。更改底图重新晒制蓝图后，一并更换归档蓝图，确保底图和蓝图信息的准确对应，使工程设计图纸信息保持其准确、完整。
2.3 实施库藏底图档案的数字化。2009年，档案室配备了2台A3、A0幅面扫描仪及其配套软件和3台微机，半年时间完成了1.2萬张底图的数字化工作。
2.3.1 组建扫描小组，指定负责人，制定计划。
2.3.2 确定扫描参数：①扫描色彩模式一般以黑白二值、灰度模式为主；②扫描分辨率确定为大于300dpi；③对于采用黑白二值模式扫描的图像文件选用TIFF格式存储，对于少数采用灰度模式扫描的文件采用JPE6格式存储；④扫描图像文件的命名采用三个层次的文件夹组织结构形式，第一层为全宗目录级，第二层为专业或项目(即案卷级)，第三层为底图自然张(文件级)。
2.3.3 加强扫描工作的过程管理：①建立数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全；②底图档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；③注意保护图纸，扫描后的图纸及时归库，防止错乱。
2.3.4 扫描完成后，数据要与原底图数据进行比对，检查是否准确，如有遗漏，及时补扫。
2.4 建立电子图档管理信息系统。2010年初，中原油田设计院与纬衡科技公司合作开发了《纬衡出图与图文档管理系统》并投入使用。该系统包括出图管理系统和图文档管理系统两部分。出图管理系统以打印图纸为核心内容，贯穿打印、收集、利用全过程，建立了覆盖全院的打印归档管理平台，具备打印备份、自动归档、拆图、统计报表、WEB浏览等功能。图文档管理系统采用B／s和c／s相结合的网络技术架构，涵盖收集、整理、归档、统计、检索和利用六大环节，具有快速归档、全图全文检索、版本控制、报表统计、权限管理和建立数字化档案库等功能，使设计院电子图文资料得到安全存储、规范管理，大幅提高了利用率和管理效率。