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引言
办公室档案管理的规范化对企业机关单位的工作效率具有直接的影响，因而可以从实现办公室档案管理的规范化入手，规范办公室的管理，提高档案管理的效率。办公室档案管理是一个系统性的工程，从档案立卷到移交，从阅读档案到保管档案都需要管理人员的细致和耐心，档案管理包括装订档案、封皮、加盖印章、保存等程序，任何一个环节均不能出现错误。由此可见，加强办公室档案管理的规范化迫在眉睫。
就目前我国国内的档案管理工作来看，办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。因为办公室档案管理具有较高的专业性、机密性和政策性的特点，所以实现办公室档案规范化的管理就显得十分艰巨。在现今的市场经济条件下，办公室档案管理的规范化对办公室整体的工作效率具有重要的影响，基于此，本文主要结合办公室档案规范化管理的特点，分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。
1.办公室档案规范化管理的基本情况
规范化的办公室档案管理能够对单位的办公室日常工作产生深刻地影响，对工作的效率重要的作用。办公室档案管理是一项系统性的和需要管理人员的耐心和细致工作，从档案的立卷到移交、查阅到保管都离不开工作人员的细致，并且档案的装订需要使用办公室专用的装订封皮，在封口处加盖印章，准确填写封面上的信息。同时，办公室档案要按照归档的日期进行分别归档，还要在档案的盒上记录相关的信息，有利于日后档案的查找。在进行年终归档工作时，要把一年的档案进行整体封存，除去活页账簿的空白页，但是对于有名称却没有内容的空白页则不可去除，而是应该完整的予以保留。此外，档案的移交需要单位指定专门的档案管理部门，办公室档案要定期移交档案管理部门进行统一管理，移交过程要坚持规范化，交接人员和在场监督人员都需要对移交过程进行全程的记录，并且需要在记录上签字确认且盖章。
2.办公室档案管理的特点
2.1重点是对资料的收集和保存。办公室档案规范化的管理过程中，收集和保存资料是重点内容。档案总体来看是对事件、人物和过程的真实记录，并且具有历史价值和纪念意义，为后人提高一些借鉴和应用。在办公室档案规范化管理的过程中，应该把管理的重点放在档案本身以及相关资料的收集和保存中，尤其是对文件、书报等资料的收集，之后对这些进行系统的分类保存和整理，运用信息化的手段进行数据的备份及管理。
2.2档案的种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理起来是十分不便和复杂的。办公室档案的管理包括了很多的方面，会计档案、合同、协议以及行政管理档案等，还包括录像、录音等形式的电子档案，所以办公室档案的种类是十分丰富并且冗杂的，对这些档案进行合理和及时的分类，便于管理和日后的查找，会提高工作效率，促进办公室档案管规范化的实现。
3.办公室档案管理存在的问题
相当多单位的办公室档案管理普遍存在一些问题，亟需解决和处理。首先，在部分企业机关对办公室的档案管理工作缺乏应有的重视，并且对档案管理的制度持轻视的态度，相关的档案管理制度得不到贯彻和落实，出现了形同虚设的情况；其次，办公室档案管理部门的工作人员整体素质较低，档案管理工作在人们眼中看来是比较轻松的工作，所以档案管理人员的文化水平和专业水平不能满足工作的需要，甚至很多人员都是通过走后门或者由退休人员担任档案管理人员，他们的能力参差不齐，容易在管理工作中出现一些不必要的失误，不利于办公室档案规范化的实现；再次，一些单位机关对档案管理工作不够重视，在档案管理中会产生经济问题，很多办公室档案管理过程中，缺少硬件设施为档案的管理带来很大的困难，设备不能实现智能化和信息化管理，操作人员受到工作条件的限制，这便无法实现办公室档案管理的规范化。
4.办公室档案规范化管理的重要性
4.1有利于提高单位和部门的管理水平。办公室档案是对一个企业和单位经济业务往来和人事变更的记录和反映，档案还保留了一些史料和证据，对档案管理工作进行规范化管理，有利于更好的为单位和社会服务。而且如果单位或者企业与社会的其他部门产生业务联系和沟通时，档案则成为双方互相了解最为直观和简便的方法。所以在办公室档案管理的过程中，实现规范化可以促进整个部门和单位的工作效率，实现档案管理的科学性和准确性。
4.2丰富现代管理手段。就目前来看，我国的档案管理工作以及开始实现信息化和数字化，但是整体来看依然处于起步阶段和基础性的水平，计算机档案管理有利于实现档案管理的科学化和系统化，对现实档案管理的规范化有重要的作用。档案管理是搜集资料、整理资料、利用资料等全程的服务，在整个过程中，通过计算机进行控制，提高工作效率，丰富了现代管理的方法和手段。
4.3有利于提高工作人员的素质。标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。
5.实现办公室规范化管理的措施
5.1促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的规范化首先进行的就是管理程序的规范化，这是最为明显的特点。在进行办公室档案程序化管理的过程中，档案的立卷、存档和调档等工作，需要制定出严格的工作流程，并且在管理程序日常的工作中进行严格的执行和监督管理。这样可以保证档案资料日常工作当中严格按照流程执行，确保真实和准确。此外，还要对档案管理的程序进行适当的简化，这是在保障管理质量和效率的基础上，简化办公室的管理程序，避免浪费不必要的精力和时间。
5.2加强对档案管理意识的宣传力度。首先就要深化档案管理意识，使单位的领导干部认识到规范化管理的重要性，把办公室档案规范化管理纳入到领导干部的日常工作之去。其次领导干部应该对办公室档案管引起足够的重视，对办公室档案管理工作进行支持，为办公室档案管理工作提供支持；其次还要根据实际情况和办公室档案管理工作的特点，进行管理工作的宣传，培养领导干部档案规范化管理的意识，为办公室档案管理打下良好的基础。
5.3提高档案管理人员的素质。档案管理与管理人员的综合素质是相辅相成的，因而可以通过提高管理人员的素质和能力，来实现办公室档案的规范化管理，而且还是办公室工作效率提高的表现。档案管理的工作人员，不仅要注重档案管理专业素质和技能的提高和发展，还要求管理人员具有较强的综合素质，尤其是在档案管理的工作中，需要选择人品优良、专业技术过硬以及政治立场鲜明的人员。
5.4注重理论与实践的结合。理论与实践的结合，应立足国内档案管理的现状，对参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，提高档案管理的全民意识，并且要让管理人员定期参加培训，掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。比如在新农合的发放和收取中，就运用了计算机技术和互联网技术，对档案进行管理。通过这些措施，来科学的保存相关的数据和档案，为客户提供及时准确的信息资源，提高新农合的工作效率。
6结语
综上，办公室档案管理工作是我国档案管理中的重要内容之一，对任何一家企业和机关单位均有不可忽视的影响。办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，实现档案管理的智能化和信息化，并且要重视办公室档案的管理工作，为实现规范化管理制定详细的措施，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。
（作者单位：兰州市城市建设设计院）
办公室档案管理的规范化对企业机关单位的工作效率具有直接的影响，因而可以从实现办公室档案管理的规范化入手，规范办公室的管理，提高档案管理的效率。办公室档案管理是一个系统性的工程，从档案立卷到移交，从阅读档案到保管档案都需要管理人员的细致和耐心，档案管理包括装订档案、封皮、加盖印章、保存等程序，任何一个环节均不能出现错误。由此可见，加强办公室档案管理的规范化迫在眉睫。
就目前我国国内的档案管理工作来看，办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。因为办公室档案管理具有较高的专业性、机密性和政策性的特点，所以实现办公室档案规范化的管理就显得十分艰巨。在现今的市场经济条件下，办公室档案管理的规范化对办公室整体的工作效率具有重要的影响，基于此，本文主要结合办公室档案规范化管理的特点，分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。
1.办公室档案规范化管理的基本情况
规范化的办公室档案管理能够对单位的办公室日常工作产生深刻地影响，对工作的效率重要的作用。办公室档案管理是一项系统性的和需要管理人员的耐心和细致工作，从档案的立卷到移交、查阅到保管都离不开工作人员的细致，并且档案的装订需要使用办公室专用的装订封皮，在封口处加盖印章，准确填写封面上的信息。同时，办公室档案要按照归档的日期进行分别归档，还要在档案的盒上记录相关的信息，有利于日后档案的查找。在进行年终归档工作时，要把一年的档案进行整体封存，除去活页账簿的空白页，但是对于有名称却没有内容的空白页则不可去除，而是应该完整的予以保留。此外，档案的移交需要单位指定专门的档案管理部门，办公室档案要定期移交档案管理部门进行统一管理，移交过程要坚持规范化，交接人员和在场监督人员都需要对移交过程进行全程的记录，并且需要在记录上签字确认且盖章。
2.办公室档案管理的特点
2.1重点是对资料的收集和保存。办公室档案规范化的管理过程中，收集和保存资料是重点内容。档案总体来看是对事件、人物和过程的真实记录，并且具有历史价值和纪念意义，为后人提高一些借鉴和应用。在办公室档案规范化管理的过程中，应该把管理的重点放在档案本身以及相关资料的收集和保存中，尤其是对文件、书报等资料的收集，之后对这些进行系统的分类保存和整理，运用信息化的手段进行数据的备份及管理。
2.2档案的种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理起来是十分不便和复杂的。办公室档案的管理包括了很多的方面，会计档案、合同、协议以及行政管理档案等，还包括录像、录音等形式的电子档案，所以办公室档案的种类是十分丰富并且冗杂的，对这些档案进行合理和及时的分类，便于管理和日后的查找，会提高工作效率，促进办公室档案管规范化的实现。
3.办公室档案管理存在的问题
相当多单位的办公室档案管理普遍存在一些问题，亟需解决和处理。首先，在部分企业机关对办公室的档案管理工作缺乏应有的重视，并且对档案管理的制度持轻视的态度，相关的档案管理制度得不到贯彻和落实，出现了形同虚设的情况；其次，办公室档案管理部门的工作人员整体素质较低，档案管理工作在人们眼中看来是比较轻松的工作，所以档案管理人员的文化水平和专业水平不能满足工作的需要，甚至很多人员都是通过走后门或者由退休人员担任档案管理人员，他们的能力参差不齐，容易在管理工作中出现一些不必要的失误，不利于办公室档案规范化的实现；再次，一些单位机关对档案管理工作不够重视，在档案管理中会产生经济问题，很多办公室档案管理过程中，缺少硬件设施为档案的管理带来很大的困难，设备不能实现智能化和信息化管理，操作人员受到工作条件的限制，这便无法实现办公室档案管理的规范化。
4.办公室档案规范化管理的重要性
4.1有利于提高单位和部门的管理水平。办公室档案是对一个企业和单位经济业务往来和人事变更的记录和反映，档案还保留了一些史料和证据，对档案管理工作进行规范化管理，有利于更好的为单位和社会服务。而且如果单位或者企业与社会的其他部门产生业务联系和沟通时，档案则成为双方互相了解最为直观和简便的方法。所以在办公室档案管理的过程中，实现规范化可以促进整个部门和单位的工作效率，实现档案管理的科学性和准确性。
4.2丰富现代管理手段。就目前来看，我国的档案管理工作以及开始实现信息化和数字化，但是整体来看依然处于起步阶段和基础性的水平，计算机档案管理有利于实现档案管理的科学化和系统化，对现实档案管理的规范化有重要的作用。档案管理是搜集资料、整理资料、利用资料等全程的服务，在整个过程中，通过计算机进行控制，提高工作效率，丰富了现代管理的方法和手段。
4.3有利于提高工作人员的素质。标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。
5.实现办公室规范化管理的措施
5.1促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的规范化首先进行的就是管理程序的规范化，这是最为明显的特点。在进行办公室档案程序化管理的过程中，档案的立卷、存档和调档等工作，需要制定出严格的工作流程，并且在管理程序日常的工作中进行严格的执行和监督管理。这样可以保证档案资料日常工作当中严格按照流程执行，确保真实和准确。此外，还要对档案管理的程序进行适当的简化，这是在保障管理质量和效率的基础上，简化办公室的管理程序，避免浪费不必要的精力和时间。
5.2加强对档案管理意识的宣传力度。首先就要深化档案管理意识，使单位的领导干部认识到规范化管理的重要性，把办公室档案规范化管理纳入到领导干部的日常工作之去。其次领导干部应该对办公室档案管引起足够的重视，对办公室档案管理工作进行支持，为办公室档案管理工作提供支持；其次还要根据实际情况和办公室档案管理工作的特点，进行管理工作的宣传，培养领导干部档案规范化管理的意识，为办公室档案管理打下良好的基础。
5.3提高档案管理人员的素质。档案管理与管理人员的综合素质是相辅相成的，因而可以通过提高管理人员的素质和能力，来实现办公室档案的规范化管理，而且还是办公室工作效率提高的表现。档案管理的工作人员，不仅要注重档案管理专业素质和技能的提高和发展，还要求管理人员具有较强的综合素质，尤其是在档案管理的工作中，需要选择人品优良、专业技术过硬以及政治立场鲜明的人员。
5.4注重理论与实践的结合。理论与实践的结合，应立足国内档案管理的现状，对参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，提高档案管理的全民意识，并且要让管理人员定期参加培训，掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。比如在新农合的发放和收取中，就运用了计算机技术和互联网技术，对档案进行管理。通过这些措施，来科学的保存相关的数据和档案，为客户提供及时准确的信息资源，提高新农合的工作效率。
6结语
综上，办公室档案管理工作是我国档案管理中的重要内容之一，对任何一家企业和机关单位均有不可忽视的影响。办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，实现档案管理的智能化和信息化，并且要重视办公室档案的管理工作，为实现规范化管理制定详细的措施，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。
（作者单位：兰州市城市建设设计院）