论文部分内容阅读
【摘要】 目的：探讨如何开发医院档案资源，提高档案的利用价值。方法：增强档案工作人员的服务意识、提高档案管理人员业务能力，建立健全各项档案管理规章制度，多渠道、多途径收集档案材料，熟悉档案，了解需要。结果：提高了档案利用率，为医院的发展提供强有力的基础保障。结论：医院档案管理工作在医院医疗、教学、科研各项工作中发挥着不可替代的作用，做好医院各类档案资料的收集、整理、鉴定、保管和利用工作十分必要。
【关键词】 档案资源； 开发； 利用价值
doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.19.080
医院档案是医院在各项管理工作活动中形成的文件，以簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类及载体等各种形式记录[1]，记载了医院不同发展时期的成绩，在医疗、教学、科研等各项工作中发挥着不可替代的作用，是医院的宝贵财富。其传统的档案管理模式已无法适应医院快速发展的需要，本院档案管理工作正向着规范化健康发展，现将医院档案管理工作体会报告如下。
1 提高档案管理人员的档案意识
管理人员的服务意识与管理水平的高低直接决定着档案开发利用工作程度的好坏。只有不断强化档案管理人员的档案意识，提高全员档案认知程度，加上优质积极的服务，变废为宝，把各种死材料变成可利用的活材料，才能使档案管理工作由被动服务变为主动服务[2]。这就要求档案工作人员在实际工作中要树立主动服务的意识，耐心、周到、细致地做好服务，拓展多种服务方式，彻底改变过去“等、靠、要”的旧的工作模式以及“重藏轻用”“看档守档”的陈旧管理模式。变封闭式管理为开放式管理，变被动式管理为主动式管理，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的各项工作紧密结合起来，充分挖掘档案的经济效益和社会效益，在主动服务、跟踪服务、开发利用上下功夫，才能得到医院各方面重视，进一步提高档案管理工作在医院的地位。
2 提高档案管理人员的业务能力
做好档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识，又能运用现代化手段科学管理档案的队伍。随着医院管理自动化的不断提高、各种新型信息介质和记录方式的出现，医院形成了大量的电子文件，如何收集整理，利用管理好这些电子文件，成为当前档案人员面临的新问题[2]。长期以来，医院档案管理人员科班出身的较少，大部分人员都是从别的岗位转岗过来的，没有经过系统的档案知识培训，业务不熟练，缺乏创新和活力，他们的综合素质和管理水平跟不上医院发展的需要。随着医疗改革的不断深入，医院规模也在不断扩大，对档案的利用也提出了更多、更高的要求。这就要求医院档案工作人员要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。通过自学、参加培训等形式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，提高工作效率，提高档案质量。另外档案工作人员还必须掌握医疗卫生相关知识，根据各方面不同的需求，有针对性地提供档案资料，为档案利用提供广泛系统的服务。
3 建立健全各项档案管理制度，建立医院一体化的管理新模式
目前，好多医院没有制定统一的立卷归档制度，对档案管理没有统一的管理标准和模式，各个医院都是根据自己的理解和实践进行管理。因此，建立健全档案管理各项规章制度十分重要。各级综合医院要积极贯彻落实《档案法》，结合自己医院的实际情况，完善档案管理的各项规章制度，实现档案规范化管理。如建立收集制度、保管利用制度、保管期限制度、归档范围等规定，制定专职档案管理人员的工作职责以及保密、保管、借阅、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。笔者所在医院将这些制度和规定纳入医院岗位职责和考核办法之中，提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建立档案传递、登记制度、实行动态管理，遗失及时查找补损，确保材料完整。为档案工作基础业务建设提供制度保障。
4 多渠道、多途径收集档案材料
医疗改革是一项长期的系统工程，医院的医疗、教学、科研各项工作都在不断发展变化中，档案真实完整地记录了这些发展变化的过程，是重要的信息资源，是开展其他各项工作的必要条件和依据，是医院的宝贵财富。档案收集工作是档案管理工作的基础，收集质量的高低将直接决定和影响着档案业务工作的整体水平。按照《文件材料归档范围》《档案管理办法》等有关规定，做好医院档案资料的收集工作是档案管理的一个重要方面。由于服务对象的差异，需求不同，形成了各自特有的材料，因此，收集材料的多少、价值的大小，直接影响着现代档案材料的利用率。为从源头上保证医院档案室收藏资源，笔者所在医院反复多次修改归档范围，保管期限，工作人员不断疏通和拓宽档案材料的来源渠道、创新工作方法，做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充缺失的档案资料，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。通过医院制定的档案接收制度和档案集中管理办法，把保存在个人手中以及分散在各个科室的有保存价值的各种资料集中到医院综合档案室中，实现档案的集中统一管理，有利于医院管理决策的科学化、系统化，使档案管理更好地为医院各项工作服务[3]。
5 熟悉档案，了解需要，提高利用率
档案的科学管理与开发利用是一项十分复杂的系统工程。档案利用是指通过一定方式，直接把档案资料提供给使用者的一项服务性工作。其方式主要有提供档案原件，提供档案复制件，制发档案证明，函复查询、外调等。熟悉档案，了解需要是开展档案利用工作的基本途径和方法。管好用好档案，对医院各项工作的顺利开展起着重要作用。档案工作的最终目的就是把档案提供给使用者，使档案资料得到充分的利用。目前，好多医院没有将档案管理纳入医院目标考核中，造成医院档案材料流失严重，信息资源开发不足，导致档案材料利用率不高。因此，医院档案管理人员要想方设法，多途径、多渠道挖掘档案信息资源，然后向大家介绍所保存档案的内容和成分，根据不同的需要，及时准确地查找出有关档案，为档案使用者提供多层次、多方面、有实效的信息资源，更好地为医疗、教学、科研工作服务。
6 结论
医院档案工作是医院管理中的重要组成部分，是医院的宝贵财富，是现代化建设和发展医院的重要环节。为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生事业发展服务，必须重视医院档案管理人员的充实和培养，不断提高他们的综合管理能力，实现医院档案管理的现代化，满足医院各方面的需求，真正发挥档案工作在医院建设与发展中的作用[4]。
参考文献
[1] 邬瑞祥，田跃珍.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7(18):359-360.
[2] 李玉霞.浅谈加强医院电子档案管理[J].中国民康医学，2009，21(6):692-693.
[3] 余强.医院档案管理存在的问题与对策[J].安徽卫生职业技术学院学报，2011，10(5)，11-12.
[4] 曾建军，吕仕银，田勇.浅谈新时期如何加强医院档案工作[J].中国农村卫生事业管理，2006，26(6):60-61.
(收稿日期：2012-03-07) (本文编辑：李嫚)
【关键词】 档案资源； 开发； 利用价值
doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.19.080
医院档案是医院在各项管理工作活动中形成的文件，以簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类及载体等各种形式记录[1]，记载了医院不同发展时期的成绩，在医疗、教学、科研等各项工作中发挥着不可替代的作用，是医院的宝贵财富。其传统的档案管理模式已无法适应医院快速发展的需要，本院档案管理工作正向着规范化健康发展，现将医院档案管理工作体会报告如下。
1 提高档案管理人员的档案意识
管理人员的服务意识与管理水平的高低直接决定着档案开发利用工作程度的好坏。只有不断强化档案管理人员的档案意识，提高全员档案认知程度，加上优质积极的服务，变废为宝，把各种死材料变成可利用的活材料，才能使档案管理工作由被动服务变为主动服务[2]。这就要求档案工作人员在实际工作中要树立主动服务的意识，耐心、周到、细致地做好服务，拓展多种服务方式，彻底改变过去“等、靠、要”的旧的工作模式以及“重藏轻用”“看档守档”的陈旧管理模式。变封闭式管理为开放式管理，变被动式管理为主动式管理，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的各项工作紧密结合起来，充分挖掘档案的经济效益和社会效益，在主动服务、跟踪服务、开发利用上下功夫，才能得到医院各方面重视，进一步提高档案管理工作在医院的地位。
2 提高档案管理人员的业务能力
做好档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识，又能运用现代化手段科学管理档案的队伍。随着医院管理自动化的不断提高、各种新型信息介质和记录方式的出现，医院形成了大量的电子文件，如何收集整理，利用管理好这些电子文件，成为当前档案人员面临的新问题[2]。长期以来，医院档案管理人员科班出身的较少，大部分人员都是从别的岗位转岗过来的，没有经过系统的档案知识培训，业务不熟练，缺乏创新和活力，他们的综合素质和管理水平跟不上医院发展的需要。随着医疗改革的不断深入，医院规模也在不断扩大，对档案的利用也提出了更多、更高的要求。这就要求医院档案工作人员要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。通过自学、参加培训等形式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，提高工作效率，提高档案质量。另外档案工作人员还必须掌握医疗卫生相关知识，根据各方面不同的需求，有针对性地提供档案资料，为档案利用提供广泛系统的服务。
3 建立健全各项档案管理制度，建立医院一体化的管理新模式
目前，好多医院没有制定统一的立卷归档制度，对档案管理没有统一的管理标准和模式，各个医院都是根据自己的理解和实践进行管理。因此，建立健全档案管理各项规章制度十分重要。各级综合医院要积极贯彻落实《档案法》，结合自己医院的实际情况，完善档案管理的各项规章制度，实现档案规范化管理。如建立收集制度、保管利用制度、保管期限制度、归档范围等规定，制定专职档案管理人员的工作职责以及保密、保管、借阅、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。笔者所在医院将这些制度和规定纳入医院岗位职责和考核办法之中，提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建立档案传递、登记制度、实行动态管理，遗失及时查找补损，确保材料完整。为档案工作基础业务建设提供制度保障。
4 多渠道、多途径收集档案材料
医疗改革是一项长期的系统工程，医院的医疗、教学、科研各项工作都在不断发展变化中，档案真实完整地记录了这些发展变化的过程，是重要的信息资源，是开展其他各项工作的必要条件和依据，是医院的宝贵财富。档案收集工作是档案管理工作的基础，收集质量的高低将直接决定和影响着档案业务工作的整体水平。按照《文件材料归档范围》《档案管理办法》等有关规定，做好医院档案资料的收集工作是档案管理的一个重要方面。由于服务对象的差异，需求不同，形成了各自特有的材料，因此，收集材料的多少、价值的大小，直接影响着现代档案材料的利用率。为从源头上保证医院档案室收藏资源，笔者所在医院反复多次修改归档范围，保管期限，工作人员不断疏通和拓宽档案材料的来源渠道、创新工作方法，做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充缺失的档案资料，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。通过医院制定的档案接收制度和档案集中管理办法，把保存在个人手中以及分散在各个科室的有保存价值的各种资料集中到医院综合档案室中，实现档案的集中统一管理，有利于医院管理决策的科学化、系统化，使档案管理更好地为医院各项工作服务[3]。
5 熟悉档案，了解需要，提高利用率
档案的科学管理与开发利用是一项十分复杂的系统工程。档案利用是指通过一定方式，直接把档案资料提供给使用者的一项服务性工作。其方式主要有提供档案原件，提供档案复制件，制发档案证明，函复查询、外调等。熟悉档案，了解需要是开展档案利用工作的基本途径和方法。管好用好档案，对医院各项工作的顺利开展起着重要作用。档案工作的最终目的就是把档案提供给使用者，使档案资料得到充分的利用。目前，好多医院没有将档案管理纳入医院目标考核中，造成医院档案材料流失严重，信息资源开发不足，导致档案材料利用率不高。因此，医院档案管理人员要想方设法，多途径、多渠道挖掘档案信息资源，然后向大家介绍所保存档案的内容和成分，根据不同的需要，及时准确地查找出有关档案，为档案使用者提供多层次、多方面、有实效的信息资源，更好地为医疗、教学、科研工作服务。
6 结论
医院档案工作是医院管理中的重要组成部分，是医院的宝贵财富，是现代化建设和发展医院的重要环节。为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生事业发展服务，必须重视医院档案管理人员的充实和培养，不断提高他们的综合管理能力，实现医院档案管理的现代化，满足医院各方面的需求，真正发挥档案工作在医院建设与发展中的作用[4]。
参考文献
[1] 邬瑞祥，田跃珍.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7(18):359-360.
[2] 李玉霞.浅谈加强医院电子档案管理[J].中国民康医学，2009，21(6):692-693.
[3] 余强.医院档案管理存在的问题与对策[J].安徽卫生职业技术学院学报，2011，10(5)，11-12.
[4] 曾建军，吕仕银，田勇.浅谈新时期如何加强医院档案工作[J].中国农村卫生事业管理，2006，26(6):60-61.
(收稿日期：2012-03-07) (本文编辑：李嫚)