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摘 要：电子化、网络化迅猛发展，它全方位改造着人类的生活和工作方式，办公自动化，无纸化等新技术的出现，使档案的生成和传递方式发生根本性变化，作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的档案工作，应顺应数字信息化的发展趋势，积极应对数字信息化发展带来的挑战。
关键词：数字化;信息化;发展;趋势;挑战
当今社会，电子化、网络化迅猛发展，它全方位改造着人类的生活和工作方式，办公自动化，无纸化等新技术的出现，使档案的生成和传递方式发生根本性变化，作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的档案工作，应顺应数字信息化的发展趋势，积极应对数字信息化发展带来的挑战。
一、数字信息化发展带来的问题
1、要求档案工作者提高自身素质。信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，已经彻底抛弃了保守的看家守业的传护观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变，大力开展档案资源数字信息化建设。档案数字信息化是将“档案资源和档案备项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源合理的配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享”。当前档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求，不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，特别是现代信息技术使用能力、广博的知识结构和创造性的思维能力。
2、要有统一的电子化处理软件平台。信息化的处理和共享要形成统一的电子化处理软件平台，这是基础。各个部门、行业、地区之间的电子档案种类各异，如需调用资料，还不能直接调用电子档案信息实现互通，共享性、统一性急需解决。
3、要提升档案规范化管理水平。现有计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。在实行档案信息电子化管理的同时，建立一套适应电子化管理的档案管理体系十分重要。
4、要有一个达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设形式各行其是，大部分办公网络在设计时，井未将档案电子化管理考虑其中，因此设计层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
5、要加强档案信息电子化管理保密性。电子档案的可复制、可修改，可实现较小载体存放大量文件，这即是它的优越性也是安全隐患之一。同时，计算机网络在方便文件交换传递的同时，各种计算机病毒、木马等有害程序，也给档案保密工作带来挑战。
二、档案信息电子化发展的出路
数字信息化社会的突飞猛进，使人们对档案信息的需求越来越迫切。面对数字信息化对档案工作的深刻影响，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息綜合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。我认为档案管理者应创新工作思路，从以下几方面探积极探寻档案工作在数字信息化条件下的发展。
1、档案工作要紧跟时代发展步伐，重视数字信息化建设，多方面多角度地开辟数字信息化建设的渠道。数字信息化时代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘档案宝贵信息资源，加大开发利用力度，对档案信息资源利用价值进行分析，实行分类管理，使档案信息资源更好地为经济和社会事业发展服务。当前，正是传统档案管理方式与电子化管理并存的时期，在这个时代转型期中，传统的思想与新技术的应用相互撞击，使得档案工作者只有抛弃许多传统的理论和方法才能在新的信息环境中维护档案专业的相关理论和核心原则，才能够实现继承与超越的统一。我们要以现有档案工作为基础，根据电子档案的特点，及其所涉及到的载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，进行认真细致的研究和积极审慎的实践。
2、搭建好信息管理平台。逐步实现电子档案管理网络化，使众多的档案部门通过网络联结，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛开发与利用。各部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子文件通过网络发送到到档案部门，档案人员可以通过相应的电脑程序进行核对、统计;另一方面，档案部门可以通过网站，将允许公开的电子档案信息随时发布，用户能够随时获取档案信息，最大限度地发挥档案的作用。
3、纸质文件与电子文件双套并重。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进人运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因成总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化” 必然经历一个漫长的渐进过程。
4、确保信息安全。应用计算机管理电子档案必须有足够强的安全保密措施。首先，电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级，并按密级的不同，分别存储到不同的数据库。第二，要建立不同级别的网络分段，对特定网络的服务采取访问控制手段，通常把内部用户设置在受限网段，内外分离以减少被外部攻击的机率。第三，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。第四，要不断完善管理制度，实行专机专甩，专人管理，确保涉密计算机的唯一性。
5、提升专业素质。电子化档案管理是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识. 知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备，以适应新形势下电子化档案管理的需要。
关键词：数字化;信息化;发展;趋势;挑战
当今社会，电子化、网络化迅猛发展，它全方位改造着人类的生活和工作方式，办公自动化，无纸化等新技术的出现，使档案的生成和传递方式发生根本性变化，作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的档案工作，应顺应数字信息化的发展趋势，积极应对数字信息化发展带来的挑战。
一、数字信息化发展带来的问题
1、要求档案工作者提高自身素质。信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，已经彻底抛弃了保守的看家守业的传护观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变，大力开展档案资源数字信息化建设。档案数字信息化是将“档案资源和档案备项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源合理的配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享”。当前档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求，不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，特别是现代信息技术使用能力、广博的知识结构和创造性的思维能力。
2、要有统一的电子化处理软件平台。信息化的处理和共享要形成统一的电子化处理软件平台，这是基础。各个部门、行业、地区之间的电子档案种类各异，如需调用资料，还不能直接调用电子档案信息实现互通，共享性、统一性急需解决。
3、要提升档案规范化管理水平。现有计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。在实行档案信息电子化管理的同时，建立一套适应电子化管理的档案管理体系十分重要。
4、要有一个达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设形式各行其是，大部分办公网络在设计时，井未将档案电子化管理考虑其中，因此设计层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
5、要加强档案信息电子化管理保密性。电子档案的可复制、可修改，可实现较小载体存放大量文件，这即是它的优越性也是安全隐患之一。同时，计算机网络在方便文件交换传递的同时，各种计算机病毒、木马等有害程序，也给档案保密工作带来挑战。
二、档案信息电子化发展的出路
数字信息化社会的突飞猛进，使人们对档案信息的需求越来越迫切。面对数字信息化对档案工作的深刻影响，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息綜合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。我认为档案管理者应创新工作思路，从以下几方面探积极探寻档案工作在数字信息化条件下的发展。
1、档案工作要紧跟时代发展步伐，重视数字信息化建设，多方面多角度地开辟数字信息化建设的渠道。数字信息化时代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘档案宝贵信息资源，加大开发利用力度，对档案信息资源利用价值进行分析，实行分类管理，使档案信息资源更好地为经济和社会事业发展服务。当前，正是传统档案管理方式与电子化管理并存的时期，在这个时代转型期中，传统的思想与新技术的应用相互撞击，使得档案工作者只有抛弃许多传统的理论和方法才能在新的信息环境中维护档案专业的相关理论和核心原则，才能够实现继承与超越的统一。我们要以现有档案工作为基础，根据电子档案的特点，及其所涉及到的载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，进行认真细致的研究和积极审慎的实践。
2、搭建好信息管理平台。逐步实现电子档案管理网络化，使众多的档案部门通过网络联结，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛开发与利用。各部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子文件通过网络发送到到档案部门，档案人员可以通过相应的电脑程序进行核对、统计;另一方面，档案部门可以通过网站，将允许公开的电子档案信息随时发布，用户能够随时获取档案信息，最大限度地发挥档案的作用。
3、纸质文件与电子文件双套并重。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进人运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因成总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化” 必然经历一个漫长的渐进过程。
4、确保信息安全。应用计算机管理电子档案必须有足够强的安全保密措施。首先，电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级，并按密级的不同，分别存储到不同的数据库。第二，要建立不同级别的网络分段，对特定网络的服务采取访问控制手段，通常把内部用户设置在受限网段，内外分离以减少被外部攻击的机率。第三，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。第四，要不断完善管理制度，实行专机专甩，专人管理，确保涉密计算机的唯一性。
5、提升专业素质。电子化档案管理是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识. 知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备，以适应新形势下电子化档案管理的需要。