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摘要通过分析企业组织体系改革过程中人事档案管理存在的问题,提出解决人事档案管理工作困境的对策,以使其能更好地为企业领导决策、提升人力资源管理水平以及促进企业发展提供帮助。
关键词电力企业;人事档案;管理
中图分类号G271文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)061-0174-01
人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分,它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来,我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入,人才激励机制的不断更新,近年来人员流动频繁,原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进,充分发挥为经济社会服务的职能,已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
人事档案工作是否应走向终结?答案是否定的。因为企业的持续性发展离不开人事档案工作,“鉴往知来”这一历史规律是任何组织和个人都应该尊重和遵循的。如何在新的企业机制下寻找到解决问题的方法是每一个档案工作者的首要任务。
1企业组织体制改革过程中人事档案管理工作的特点
人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的,反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。计划体制下,一个职工从参加工作直至死亡,其个人历史记录全部在档案中保存,无论对企业还是个人而言,人事档案工作都是极为重要的。因此,人事档案随着时间的推移和个人社会实践活动的增加而不断丰富。通过一份人事档案,可以完全地了解、认识一个人。这对企业任用干部、管理职工有不可替代的作用,其重要性不言而喻。
社会经济体制转轨后,随着企业机制改革的不断深入,计划体制下形成的,不利于企业发展的种种弊病逐渐被摒弃,先进的企业管理理念被引进、借鉴,这其中,人员流动问题首先走上历史舞台。人员流动使企业的用人机制更趋灵活,促使企业改变旧有模式而引进灵活的用人机制,既有人进、又有人出,时时进、时时出。企业的人员流动状况是以往计划體制下从未发生过的,其数量、性质都是前所未见的,这就和原有的人事档案管理模式形成了矛盾。
2人事档案管理工作面临的困境
1)终身雇佣制的打破,使人员流动成为可能。特别是在员工辞职离开企业时,由于客观原因放弃档案的现象十分普遍。人事档案管理部门对个人弃档问题也无计可施。弃档问题已不仅仅是某家企业的问题,而日益成为社会问题。企业中出现的现象只是社会现象的一个缩影。据《中国青年报》载,仅甘肃省的一个人才市场就曾有8000份人事档案被主人遗弃了10年。这8000份档案占该人才市场所存档案的40%。这种被所属人放弃了的档案放在企业中,只能被管理人员束之高阁,既不能销毁,又不可使用。这种暂时性的保管占用企业的人力、物力等宝贵资源,加大了企业的管理成本,实际上形成了一种浪费。2)人事档案的鉴定主要包括履历、自传、鉴定考核、职务、学历学位、工资、奖惩、退休等反映个人情况的材料。其中,党龄、工龄、年龄、学历是最重要的数据信息。在实践工作中,这些数据信息也是被广泛使用的,对个人的工作、生活有重要影响,所以,数据信息的准确性、真实性就显得非常重要。近年来,个人信息内容失真现象屡屡出现,假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈,究其原因,不外乎是主、客观两方面,其中尤以主观原因最为普遍。例如,有的企业为职工提前办理退休,说服职工同意更改职工的出生日期;有的企业将未到法定退休年龄的干部变更为工人,以达到减员增效的目的。当然,大多数情况是职工个人为了自身利益故意做假。面对真假难辨的信息,人事档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作,只能被动接收信息。虽然人事档案的鉴定是一项非常严肃认真的工作,但在现实中,往往不能保证人事档案的真实,也就不能保证人事档案管理工作的质量。而不真实的信息导致人事部门无法正确评估职工,有时会直接导致用人不当等情况的出现。3)当前社会价值取向较以往发生重大变化,对于默默无闻、辅助别人的档案工作,许多人的态度并不积极,要么不以为然,要么嗤之以鼻。从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位,又不能得到应有的价值肯定。在企业中,机构撤并、人员裁减等工作中,首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来,档案人员逐渐减少,管理工作水平日益下降,整体管理工作逐步弱化甚至恶化。
3解决人事档案管理工作困境的方法
随着现代企业制度的建立,市场竞争的日益激烈,企业人事档案管理工作必须转变观念,转变服务模式,把档案工作延伸到经济建设的最前沿。
1)企业档案管理工作的最终目的,是最大限度地开发利用档案信息资源,为企业生产、经营活动提供有效服务,充分利用档案的价值,创造企业效益。人事档案工作应摆脱旧有模式,改变手工操作方法,大力引入现代科技手段,实现自动化、网络化和文档一体化,变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值,主动提供服务。传统档案以纸张为介质,占用空间较大,保管环境要求较高;随着计算机网络的普及,应充分利用这一平台,改变原有工作方法。企业可以运用“数字化电子档案”的思路,将个人的档案资料输入计算机,形成数据化的档案资料,并在企业内部局域网上建立平台,形成资源共享的管理模式,提供各相关部门使用。这样,“死”的档案就变成了“活”的档案,而且提高了工作效率。部分地市级单位已经尝试把纸质档案逐一扫描存入档案系统,随时提供利用。2)企业的发展对人才的需求日益迫切,人事档案管理工作应在原有基础上清查、核对人员信息,剔除无效、虚假、对企业无利用价值的“垃圾档案”,扩展存档范围,将个人可公开信息分类储备,建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理,及时更新个人信息,数据库的人员档案应分门别类,对于企业较为重要的人员(如高管、专业技术人员)应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式,信息内容较少,现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段,以音像资料记录个人信息,这样,可以扩展信息量,形成完备的信息管理体系和处理系统,提高整体使用水平。目前,部分国有企业在已经开发并运行了全省统一的人力资源管理信息系统,把人事档案的详细信息录入系统中进行维护和使用,大大提高了人事档案管理的效率。3)随着社会转轨的加速和企业的日益发展,计划体制下的企业管理模式正在发生着日新月异的变化。人事档案管理工作者应摒弃旧有的工作意识,开放头脑,转换工作模式。近年来,人才市场的普及已经对企业内部的人事档案管理工作形成一定程度的冲击与影响,社会化的人事管理模式也许会成为未来的主要工作模式。
早在1998年,中国改革的最前沿就出现了“中国南方人才网”,当时在其网站上可搜到信息25000条,它同时为1500个单位提供人才信息网络的终端 。目前,各地人才网数不胜数,企业和个人都已习惯于在人才网上交流信息,而越来越多的企业把人事档案工作委托职介机构管理。
4结束语
人事档案管理工作曾经是企业中不可或缺的管理工作之一,几十年的发展历程也决定了它的历史价值。新时代、新世纪的社会变革使它不得不面对挑战,迎接变革。
这一改变过程中,会出现各种各样的问题,而社会从来都是在问题中前进的,所以,要改变旧有模式,建立新型管理系统,借助现代化的技术与观念,从企业的局囿中走到大社会中来,全面开发信息资源,充分有效地利用人事档案的价值,从而促进人事档案管理工作的发展与进步。
参考文献
[1]尚代军,锹多华.甘肃一人才市场八千份档案已沉睡10年[N].中国青年报,
2005,4(2).
关键词电力企业;人事档案;管理
中图分类号G271文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)061-0174-01
人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分,它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来,我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入,人才激励机制的不断更新,近年来人员流动频繁,原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进,充分发挥为经济社会服务的职能,已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
人事档案工作是否应走向终结?答案是否定的。因为企业的持续性发展离不开人事档案工作,“鉴往知来”这一历史规律是任何组织和个人都应该尊重和遵循的。如何在新的企业机制下寻找到解决问题的方法是每一个档案工作者的首要任务。
1企业组织体制改革过程中人事档案管理工作的特点
人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的,反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。计划体制下,一个职工从参加工作直至死亡,其个人历史记录全部在档案中保存,无论对企业还是个人而言,人事档案工作都是极为重要的。因此,人事档案随着时间的推移和个人社会实践活动的增加而不断丰富。通过一份人事档案,可以完全地了解、认识一个人。这对企业任用干部、管理职工有不可替代的作用,其重要性不言而喻。
社会经济体制转轨后,随着企业机制改革的不断深入,计划体制下形成的,不利于企业发展的种种弊病逐渐被摒弃,先进的企业管理理念被引进、借鉴,这其中,人员流动问题首先走上历史舞台。人员流动使企业的用人机制更趋灵活,促使企业改变旧有模式而引进灵活的用人机制,既有人进、又有人出,时时进、时时出。企业的人员流动状况是以往计划體制下从未发生过的,其数量、性质都是前所未见的,这就和原有的人事档案管理模式形成了矛盾。
2人事档案管理工作面临的困境
1)终身雇佣制的打破,使人员流动成为可能。特别是在员工辞职离开企业时,由于客观原因放弃档案的现象十分普遍。人事档案管理部门对个人弃档问题也无计可施。弃档问题已不仅仅是某家企业的问题,而日益成为社会问题。企业中出现的现象只是社会现象的一个缩影。据《中国青年报》载,仅甘肃省的一个人才市场就曾有8000份人事档案被主人遗弃了10年。这8000份档案占该人才市场所存档案的40%。这种被所属人放弃了的档案放在企业中,只能被管理人员束之高阁,既不能销毁,又不可使用。这种暂时性的保管占用企业的人力、物力等宝贵资源,加大了企业的管理成本,实际上形成了一种浪费。2)人事档案的鉴定主要包括履历、自传、鉴定考核、职务、学历学位、工资、奖惩、退休等反映个人情况的材料。其中,党龄、工龄、年龄、学历是最重要的数据信息。在实践工作中,这些数据信息也是被广泛使用的,对个人的工作、生活有重要影响,所以,数据信息的准确性、真实性就显得非常重要。近年来,个人信息内容失真现象屡屡出现,假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈,究其原因,不外乎是主、客观两方面,其中尤以主观原因最为普遍。例如,有的企业为职工提前办理退休,说服职工同意更改职工的出生日期;有的企业将未到法定退休年龄的干部变更为工人,以达到减员增效的目的。当然,大多数情况是职工个人为了自身利益故意做假。面对真假难辨的信息,人事档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作,只能被动接收信息。虽然人事档案的鉴定是一项非常严肃认真的工作,但在现实中,往往不能保证人事档案的真实,也就不能保证人事档案管理工作的质量。而不真实的信息导致人事部门无法正确评估职工,有时会直接导致用人不当等情况的出现。3)当前社会价值取向较以往发生重大变化,对于默默无闻、辅助别人的档案工作,许多人的态度并不积极,要么不以为然,要么嗤之以鼻。从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位,又不能得到应有的价值肯定。在企业中,机构撤并、人员裁减等工作中,首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来,档案人员逐渐减少,管理工作水平日益下降,整体管理工作逐步弱化甚至恶化。
3解决人事档案管理工作困境的方法
随着现代企业制度的建立,市场竞争的日益激烈,企业人事档案管理工作必须转变观念,转变服务模式,把档案工作延伸到经济建设的最前沿。
1)企业档案管理工作的最终目的,是最大限度地开发利用档案信息资源,为企业生产、经营活动提供有效服务,充分利用档案的价值,创造企业效益。人事档案工作应摆脱旧有模式,改变手工操作方法,大力引入现代科技手段,实现自动化、网络化和文档一体化,变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值,主动提供服务。传统档案以纸张为介质,占用空间较大,保管环境要求较高;随着计算机网络的普及,应充分利用这一平台,改变原有工作方法。企业可以运用“数字化电子档案”的思路,将个人的档案资料输入计算机,形成数据化的档案资料,并在企业内部局域网上建立平台,形成资源共享的管理模式,提供各相关部门使用。这样,“死”的档案就变成了“活”的档案,而且提高了工作效率。部分地市级单位已经尝试把纸质档案逐一扫描存入档案系统,随时提供利用。2)企业的发展对人才的需求日益迫切,人事档案管理工作应在原有基础上清查、核对人员信息,剔除无效、虚假、对企业无利用价值的“垃圾档案”,扩展存档范围,将个人可公开信息分类储备,建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理,及时更新个人信息,数据库的人员档案应分门别类,对于企业较为重要的人员(如高管、专业技术人员)应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式,信息内容较少,现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段,以音像资料记录个人信息,这样,可以扩展信息量,形成完备的信息管理体系和处理系统,提高整体使用水平。目前,部分国有企业在已经开发并运行了全省统一的人力资源管理信息系统,把人事档案的详细信息录入系统中进行维护和使用,大大提高了人事档案管理的效率。3)随着社会转轨的加速和企业的日益发展,计划体制下的企业管理模式正在发生着日新月异的变化。人事档案管理工作者应摒弃旧有的工作意识,开放头脑,转换工作模式。近年来,人才市场的普及已经对企业内部的人事档案管理工作形成一定程度的冲击与影响,社会化的人事管理模式也许会成为未来的主要工作模式。
早在1998年,中国改革的最前沿就出现了“中国南方人才网”,当时在其网站上可搜到信息25000条,它同时为1500个单位提供人才信息网络的终端 。目前,各地人才网数不胜数,企业和个人都已习惯于在人才网上交流信息,而越来越多的企业把人事档案工作委托职介机构管理。
4结束语
人事档案管理工作曾经是企业中不可或缺的管理工作之一,几十年的发展历程也决定了它的历史价值。新时代、新世纪的社会变革使它不得不面对挑战,迎接变革。
这一改变过程中,会出现各种各样的问题,而社会从来都是在问题中前进的,所以,要改变旧有模式,建立新型管理系统,借助现代化的技术与观念,从企业的局囿中走到大社会中来,全面开发信息资源,充分有效地利用人事档案的价值,从而促进人事档案管理工作的发展与进步。
参考文献
[1]尚代军,锹多华.甘肃一人才市场八千份档案已沉睡10年[N].中国青年报,
2005,4(2).