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摘 要：随着社会科技和文化的发展，社会对档案信息愈加依赖，然而，传统的纸质和图像等各种载体形式的档案在使用寿命、传递途径的便捷性等方面受到限制，阻碍了档案信息在社会各方面的利用。社会信息化程度的深入，使人们将信息化技术引入档案管理，将纸质档案转化为电子文件，建立数字档案馆，提供档案目录检索和档案信息网络服务等，使档案资源除传统的阅历、出借和复制等方式被社会获取外，更能通过网络手段浏览利用，促进社会各界获得更为系统和全面的档案信息服务。
关键词：档案管理;信息化;对策研究
中图分类号：G270.7;G472.4 文献标识码：A DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.306
一、学校档案管理信息化的必要性
在传统的学校档案管理中都是通过纸质档案进行档案信息存储，不仅要占用较多的空间存放档案，在调动档案信息时也要花费大量的时间和精力进行查询。虽然在传统的档案管理过程中，档案管理人员都会将档案分门别类地进行编号和归纳整理，但是由于档案的累积时间较长，要想调用年代久远的档案信息，就要耗费档案管理人员较长的时间，增加档案管理人员的工作量。而在大数据的背景下，利用互联网技术录入档案信息后，只要对档案名称进行搜索就能够快速找到相关信息，缩短了档案管理人员的查询时间，还能够保障档案信息的真实性，提高了档案管理人员的工作效率。此外，档案管理人员还可以利用QQ、微信和电子邮件等方式发送档案，不受时间和空间的限制，不仅提高了档案管理人员的效率，也方便了档案利用者，真正实现了信息化档案管理模式。学校档案具有一定的保密性，如果发生信息泄露，不仅影响个人的隐私，还会影响社会的稳定。采取信息化档案管理模式不仅能够保证工作效率的稳步提升，还可以对档案信息进行加密，使信息安全得到保障。信息化档案管理方式可以采用加密的方式进行存储，如指纹、密码等措施，都可以有效地保证档案信息的安全。
二、加强学校档案管理信息化建设的对策
建立新型的档案管理信息系统，完善档案的信息化管理制度。为了保证学校档案管理符合现代信息技术的进步水平，需要提升对学校档案的信息化管理建设，完善信息化的档案管理系统，保证档案信息管理的规范性，从而提高档案管理的效率。在学校的职工考核标准中，融入档案管理信息化建设的内容，提高学校档案管理工作者的档案管理信息化建设重视程度，将管理制度责任具体到个人身上，培养档案管理责任意识，同时将档案信息化管理建设与学校人员的评职评优相联系，还能够提高人员的积极性，激发工作热情，推动档案管理信息化建设健康发展。
构建档案数据平台。要想实现档案管理的创新，首先就要构建档案数据平台作为档案管理发展的基础，形成现代化的档案管理体制。随着社会的发展，以及对人才的需求增加，学校的招生规模也在不断扩大，档案数据信息也随之增加。若是学校仍然沿用传统的档案管理模式，档案管理人员的工作量过大，增加了许多无用的工作环节。而在大数据背景下，学校可以构建档案数据平台，通过建立电子文件管理系统利用大数据形成数据信息的共享，将纸质档案管理信息融入到大数据之中，为学校的档案部门创新提供信息基础，真正实现信息化档案管理模式，为学校的发展提供更有价值的信息支持。
增强档案资源共享能力。为了实现信息化的学校档案管理，就要将大数据的运用更加细化，系统地开展信息化管理，才能够增强档案资源的共享能力。首先，学校就要将大数据处理技术落实到档案管理之中，利用网络化管理方式创设良好的信息化档案管理环境，为构建信息化档案管理体制奠定基础，有效整合学校内的各个部门职能信息，提高档案信息管理的质量。其次，学校要及时淘汰老旧的设施设备，及时购进新型的计算和扫描仪等，为档案管理设立单独的服务器，并配备专业的服务器维修人员定期检查和维护服务器，保证学校档案的录入和储存能夠及时和完整。最后，在大数据背景下学校要认识到信息的多元化特点，构建完善的信息平台。需要购进专业的信息管理软件，快速处理数据信息，分析其来源和格式，设置档案信息的权限，这不仅可以起到保护作用，还能够提升档案管理人员的信息查询和效率，增强档案信息资源的共享能力。
增强数据档案安全机制。首先是利用加密数据档案做好保密技术，增加权限的设置。其次是要加固保密技术。传统的加密都是利用数字密码等形式，要想做到数据档案安全加倍，可以利用证书式数字签名技术，手动签名更能够保证档案信息的安全性，有效减少档案泄露的情况。再次是加强计算机设备的防火墙，保护学校的档案管理系统，避免受到黑客攻击。最后是结合互联网设置监控，通过电子档案监控技术实时监管档案内容，提高数据档案的安全性。
扩大学校档案数据库的建设与应用范围。数据库是学校信息化档案建设的基础，但是在当前信息社会快速发展的时代，档案管理工作者的眼光不能仅仅放在学校的数据库建设之中，而是要放眼整个社会，因为学生不会长期在校生活，最终会走向各个工作岗位。为此在学校档案数据库建立过程中，工作人员除了要确保学校各个部门之间的档案传递渠道之外，还要拓宽学校和各个企业的档案传递渠道。首先，学校要对现有的档案数据库进行扩容，保证校园数据库能够容纳更多的学生信息。其次，在新生入学之初，便要建立信息化的学籍档案，并将学生在校的表现，如获奖情况、学业完成度、违规违纪的处罚等一系列内容记录在内，以此给予学生全面化的评价，让学生重视自己的行为，这对于学生良好的道德品质形成有一定的帮助。最后，突出学校的办学特色，创立相应的专业人才数据库，让用人企业单位能够在人才数据库中找到符合企业要求的专业性人才。
三、结语
随着学校生源的增加以及知名度的提升，导致学校的档案分类和数量不断增加，如教师的业绩档案和人事档案，学生的学籍档案等，加大了档案工作者在信息收集、统计、保管、利用等方面的难度，工作压力加大。加快学校档案管理信息化建设，提高办公自动化程度，实施“双轨制”归档，不仅可以缩短档案收集和利用周期，提高工作效率，还可以拓展档案工作的服务领域，增加社会效益。在现代化发展越来越快的今天，人们对人才的需求量越来越大，而学校的档案管理工作能够直接影响到社会对人才的招聘，因此学校要重视档案资源的作用。
参考文献：
[1]赵静.档案规范化管理研究[J].科技风，2020（3）.
（烟台临港工业学校 山东烟台 265600）
关键词：档案管理;信息化;对策研究
中图分类号：G270.7;G472.4 文献标识码：A DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.306
一、学校档案管理信息化的必要性
在传统的学校档案管理中都是通过纸质档案进行档案信息存储，不仅要占用较多的空间存放档案，在调动档案信息时也要花费大量的时间和精力进行查询。虽然在传统的档案管理过程中，档案管理人员都会将档案分门别类地进行编号和归纳整理，但是由于档案的累积时间较长，要想调用年代久远的档案信息，就要耗费档案管理人员较长的时间，增加档案管理人员的工作量。而在大数据的背景下，利用互联网技术录入档案信息后，只要对档案名称进行搜索就能够快速找到相关信息，缩短了档案管理人员的查询时间，还能够保障档案信息的真实性，提高了档案管理人员的工作效率。此外，档案管理人员还可以利用QQ、微信和电子邮件等方式发送档案，不受时间和空间的限制，不仅提高了档案管理人员的效率，也方便了档案利用者，真正实现了信息化档案管理模式。学校档案具有一定的保密性，如果发生信息泄露，不仅影响个人的隐私，还会影响社会的稳定。采取信息化档案管理模式不仅能够保证工作效率的稳步提升，还可以对档案信息进行加密，使信息安全得到保障。信息化档案管理方式可以采用加密的方式进行存储，如指纹、密码等措施，都可以有效地保证档案信息的安全。
二、加强学校档案管理信息化建设的对策
建立新型的档案管理信息系统，完善档案的信息化管理制度。为了保证学校档案管理符合现代信息技术的进步水平，需要提升对学校档案的信息化管理建设，完善信息化的档案管理系统，保证档案信息管理的规范性，从而提高档案管理的效率。在学校的职工考核标准中，融入档案管理信息化建设的内容，提高学校档案管理工作者的档案管理信息化建设重视程度，将管理制度责任具体到个人身上，培养档案管理责任意识，同时将档案信息化管理建设与学校人员的评职评优相联系，还能够提高人员的积极性，激发工作热情，推动档案管理信息化建设健康发展。
构建档案数据平台。要想实现档案管理的创新，首先就要构建档案数据平台作为档案管理发展的基础，形成现代化的档案管理体制。随着社会的发展，以及对人才的需求增加，学校的招生规模也在不断扩大，档案数据信息也随之增加。若是学校仍然沿用传统的档案管理模式，档案管理人员的工作量过大，增加了许多无用的工作环节。而在大数据背景下，学校可以构建档案数据平台，通过建立电子文件管理系统利用大数据形成数据信息的共享，将纸质档案管理信息融入到大数据之中，为学校的档案部门创新提供信息基础，真正实现信息化档案管理模式，为学校的发展提供更有价值的信息支持。
增强档案资源共享能力。为了实现信息化的学校档案管理，就要将大数据的运用更加细化，系统地开展信息化管理，才能够增强档案资源的共享能力。首先，学校就要将大数据处理技术落实到档案管理之中，利用网络化管理方式创设良好的信息化档案管理环境，为构建信息化档案管理体制奠定基础，有效整合学校内的各个部门职能信息，提高档案信息管理的质量。其次，学校要及时淘汰老旧的设施设备，及时购进新型的计算和扫描仪等，为档案管理设立单独的服务器，并配备专业的服务器维修人员定期检查和维护服务器，保证学校档案的录入和储存能夠及时和完整。最后，在大数据背景下学校要认识到信息的多元化特点，构建完善的信息平台。需要购进专业的信息管理软件，快速处理数据信息，分析其来源和格式，设置档案信息的权限，这不仅可以起到保护作用，还能够提升档案管理人员的信息查询和效率，增强档案信息资源的共享能力。
增强数据档案安全机制。首先是利用加密数据档案做好保密技术，增加权限的设置。其次是要加固保密技术。传统的加密都是利用数字密码等形式，要想做到数据档案安全加倍，可以利用证书式数字签名技术，手动签名更能够保证档案信息的安全性，有效减少档案泄露的情况。再次是加强计算机设备的防火墙，保护学校的档案管理系统，避免受到黑客攻击。最后是结合互联网设置监控，通过电子档案监控技术实时监管档案内容，提高数据档案的安全性。
扩大学校档案数据库的建设与应用范围。数据库是学校信息化档案建设的基础，但是在当前信息社会快速发展的时代，档案管理工作者的眼光不能仅仅放在学校的数据库建设之中，而是要放眼整个社会，因为学生不会长期在校生活，最终会走向各个工作岗位。为此在学校档案数据库建立过程中，工作人员除了要确保学校各个部门之间的档案传递渠道之外，还要拓宽学校和各个企业的档案传递渠道。首先，学校要对现有的档案数据库进行扩容，保证校园数据库能够容纳更多的学生信息。其次，在新生入学之初，便要建立信息化的学籍档案，并将学生在校的表现，如获奖情况、学业完成度、违规违纪的处罚等一系列内容记录在内，以此给予学生全面化的评价，让学生重视自己的行为，这对于学生良好的道德品质形成有一定的帮助。最后，突出学校的办学特色，创立相应的专业人才数据库，让用人企业单位能够在人才数据库中找到符合企业要求的专业性人才。
三、结语
随着学校生源的增加以及知名度的提升，导致学校的档案分类和数量不断增加，如教师的业绩档案和人事档案，学生的学籍档案等，加大了档案工作者在信息收集、统计、保管、利用等方面的难度，工作压力加大。加快学校档案管理信息化建设，提高办公自动化程度，实施“双轨制”归档，不仅可以缩短档案收集和利用周期，提高工作效率，还可以拓展档案工作的服务领域，增加社会效益。在现代化发展越来越快的今天，人们对人才的需求量越来越大，而学校的档案管理工作能够直接影响到社会对人才的招聘，因此学校要重视档案资源的作用。
参考文献：
[1]赵静.档案规范化管理研究[J].科技风，2020（3）.
（烟台临港工业学校 山东烟台 265600）