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摘 要：本文从前端控制、过程控制和后期控制三个环节入手，分析了提高建设项目档案质量的几个切入点，意在如何确保工程项目档案齐全、完整、准确，为工程交工后的维修、改造、扩建服务，为建设单位的长远利益服务。
关键词：工程档案；质量；控制；环节
电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容且具有较强专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的基础工作。在工程的提出、调研、评议、决策、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用的全过程中，形成了大量的文字、图纸、数据、声像等各种载体、形式的重要文件材料，经按照要求归档后，变成了工程项目档案。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。这些档案既是工程建设的真实记录、企业的宝贵财富和重要特殊资产，又是进行生产和工程管理、维修、改建、扩建的基础和先决条件。因此，做好建设项目档案工作就显得尤为重要，根据工作体会，必须从三个方面入手，控制和提高档案质量。
一、前端控制是提高建设项目档案质量的首要环节
建设项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件的完整性和正确性，必须加强前端控制，即从各类项目文件形成的源头进行控制，才能达到事半功倍的效果。前端控制要从梳理流程、加强协同管理、超前培训指导等环节入手。
1.梳理归档流程，确保建设单位内部归档环节畅通
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门以及生产运营部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位和引进设备、设备制造单位。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之本。因此，建设单位档案管理部门首当其冲的任务应是根据建设项目档案管理办法，逐项理顺建设单位内部项目文件的归档渠道、制定管理制度、固化业务流程、明确管理职责，确保各类项目文件归档环节畅通。
2.加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控
档案部门作为建设项目管理体系的成员之一，对内部有关建设项目档案管理方面的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位）有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理，必须把外部参建单位的归档责任纳入合同来制约。相关职能部门在签订设计、施工等合同时须将档案管理要求及办法纳入相应的合同或协议之中，以确保建设项目归档资料的交付质量。同时，相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定的保障。
3.超前培训指导，提高项目文件归档人员的质量意识
归档人员质量意识的增强是提高建设项目档案完整性和准确性的基础。建设项目档案的主要组成部分是竣工文件，而竣工文件的主要编制单位是施工单位，因此，要始终把对施工单位的超前培训指导视作控制源头的其中一项重要工作来抓。在每一个重大项目建设初期即开展对所有参建单位竣工文件编制的大规模培训指导工作，将竣工文件的编制、审核和归档的具体要求进行系统学习，进一步增强工程管理人员对竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的必要性的认识。
二、过程控制是建设项目档案质量控制的重要环节
1.加强体系管理为过程监控创造条件
档案管理部门要指导建设、施工、监理单位建立档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。工程施工阶段，主要是由施工、监理单位实施的，每一个步骤、每一道工序、每一种材料都要产生相应的技术文件材料，这些技术文件材料是工程验收的依据，必须归档保存。所以，工程技术人员要按照专业技术规程的要求认真填写，并且要有相应资格的工程技术负责人签字认可，然后交该工程的资料员分类保管。
2.过程检查为档案内在质量消除隐患
工程档案过程检查有承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补缺，也是为后期竣工文件归档质量提前把关，消除隐患。过程检查的形式可以是多种多样的，档案部门可定期参加工程例会及监理单位组织的中间验收，以便及时掌握设计、施工等动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；也可同工程管理部门一起进行每季度一次的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入季度考核。过程检查中发现的问题也是多种多样，除与档案有关的复印件、漏签字以及卷内文件排列原则等常见问题外，还有与工程管理有关的表式问题，各类变更文件的完整性、准确性及闭环问题等。通过过程检查，将这些问题消除在萌芽状态，尽量将归档审核时发现问题再费时费力整改现象降到最低程度，为项目按时竣工验收赢得时间。这是把好建设项目档案内在质量的关键环节。
三、后期控制是建设项目档案质量控制的必要环节
1.档案管理部门要正确运用归档审核签证一票否决权
对施工单位实行竣工验收签证是建设项目工程管理流程中一个必不可少的环节。施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产运营单位复合，然后由档案管理部门归档，经档案管理部门检查合格后按单位工程办理教工验收证书。在交工验收证书上必须有施工、监理、生产运营单位、档案管理部门、工程管理部门等签字、盖章。施工单位在办理完所有单位工程的交工验收证书后该建设项目方能进行财务决算，也就是说档案管理部门具有影响建设项目有财务决算的一票否决权。这一票不仅赋予了档案管理部门的权力，同时也是把好建设项目档案质量后期控制的第一关。
2.进一步强化各参建单位在自检工作中的责任
建设项目档案自检工作是建设项目档案专项验收的前奏曲，这一关的责任主要落在监理单位和建设单位各职能管理部门身上，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，设计单位等配合检查，由此将档案自检工作落实到位。这是建设项目档案质量后期控制的第二关。
3.正确运用档案专项验收成果
按国家有关规定，档案专项验收是建设项目竣工验收的必备条件之一。档案专项验收重在全面检查建设单位的档案工作体制是否健全，档案管理是否与项目建设同步进行，能否确保项目档案的完整、准确、系统和安全等。档案专项验收不仅仅是验收档案和档案工作，更是从一个侧面检验企业内部各项基础管理是否扎实，业务流程是否顺畅，部门之间的协同管理是否和谐。可以说通过档案专项验收可以折射出一个企业的整体管理水平。要重视档案专项验收成果的运用，对验收中存在的问题和不足，积极进行整改，促进档案的规范、完善。
电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是一份宝贵的资源。参与建设工程的单位都有责任做好档案资料的收集和整理，必须按照工程档案归档的范围，全面地收集资料，保证工程档案的完整、齐全，使工程档案全面的记载企业发展历程，更好地为企业服务。
关键词：工程档案；质量；控制；环节
电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容且具有较强专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的基础工作。在工程的提出、调研、评议、决策、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用的全过程中，形成了大量的文字、图纸、数据、声像等各种载体、形式的重要文件材料，经按照要求归档后，变成了工程项目档案。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。这些档案既是工程建设的真实记录、企业的宝贵财富和重要特殊资产，又是进行生产和工程管理、维修、改建、扩建的基础和先决条件。因此，做好建设项目档案工作就显得尤为重要，根据工作体会，必须从三个方面入手，控制和提高档案质量。
一、前端控制是提高建设项目档案质量的首要环节
建设项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件的完整性和正确性，必须加强前端控制，即从各类项目文件形成的源头进行控制，才能达到事半功倍的效果。前端控制要从梳理流程、加强协同管理、超前培训指导等环节入手。
1.梳理归档流程，确保建设单位内部归档环节畅通
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门以及生产运营部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位和引进设备、设备制造单位。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之本。因此，建设单位档案管理部门首当其冲的任务应是根据建设项目档案管理办法，逐项理顺建设单位内部项目文件的归档渠道、制定管理制度、固化业务流程、明确管理职责，确保各类项目文件归档环节畅通。
2.加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控
档案部门作为建设项目管理体系的成员之一，对内部有关建设项目档案管理方面的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位）有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理，必须把外部参建单位的归档责任纳入合同来制约。相关职能部门在签订设计、施工等合同时须将档案管理要求及办法纳入相应的合同或协议之中，以确保建设项目归档资料的交付质量。同时，相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定的保障。
3.超前培训指导，提高项目文件归档人员的质量意识
归档人员质量意识的增强是提高建设项目档案完整性和准确性的基础。建设项目档案的主要组成部分是竣工文件，而竣工文件的主要编制单位是施工单位，因此，要始终把对施工单位的超前培训指导视作控制源头的其中一项重要工作来抓。在每一个重大项目建设初期即开展对所有参建单位竣工文件编制的大规模培训指导工作，将竣工文件的编制、审核和归档的具体要求进行系统学习，进一步增强工程管理人员对竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的必要性的认识。
二、过程控制是建设项目档案质量控制的重要环节
1.加强体系管理为过程监控创造条件
档案管理部门要指导建设、施工、监理单位建立档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。工程施工阶段，主要是由施工、监理单位实施的，每一个步骤、每一道工序、每一种材料都要产生相应的技术文件材料，这些技术文件材料是工程验收的依据，必须归档保存。所以，工程技术人员要按照专业技术规程的要求认真填写，并且要有相应资格的工程技术负责人签字认可，然后交该工程的资料员分类保管。
2.过程检查为档案内在质量消除隐患
工程档案过程检查有承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补缺，也是为后期竣工文件归档质量提前把关，消除隐患。过程检查的形式可以是多种多样的，档案部门可定期参加工程例会及监理单位组织的中间验收，以便及时掌握设计、施工等动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；也可同工程管理部门一起进行每季度一次的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入季度考核。过程检查中发现的问题也是多种多样，除与档案有关的复印件、漏签字以及卷内文件排列原则等常见问题外，还有与工程管理有关的表式问题，各类变更文件的完整性、准确性及闭环问题等。通过过程检查，将这些问题消除在萌芽状态，尽量将归档审核时发现问题再费时费力整改现象降到最低程度，为项目按时竣工验收赢得时间。这是把好建设项目档案内在质量的关键环节。
三、后期控制是建设项目档案质量控制的必要环节
1.档案管理部门要正确运用归档审核签证一票否决权
对施工单位实行竣工验收签证是建设项目工程管理流程中一个必不可少的环节。施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产运营单位复合，然后由档案管理部门归档，经档案管理部门检查合格后按单位工程办理教工验收证书。在交工验收证书上必须有施工、监理、生产运营单位、档案管理部门、工程管理部门等签字、盖章。施工单位在办理完所有单位工程的交工验收证书后该建设项目方能进行财务决算，也就是说档案管理部门具有影响建设项目有财务决算的一票否决权。这一票不仅赋予了档案管理部门的权力，同时也是把好建设项目档案质量后期控制的第一关。
2.进一步强化各参建单位在自检工作中的责任
建设项目档案自检工作是建设项目档案专项验收的前奏曲，这一关的责任主要落在监理单位和建设单位各职能管理部门身上，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，设计单位等配合检查，由此将档案自检工作落实到位。这是建设项目档案质量后期控制的第二关。
3.正确运用档案专项验收成果
按国家有关规定，档案专项验收是建设项目竣工验收的必备条件之一。档案专项验收重在全面检查建设单位的档案工作体制是否健全，档案管理是否与项目建设同步进行，能否确保项目档案的完整、准确、系统和安全等。档案专项验收不仅仅是验收档案和档案工作，更是从一个侧面检验企业内部各项基础管理是否扎实，业务流程是否顺畅，部门之间的协同管理是否和谐。可以说通过档案专项验收可以折射出一个企业的整体管理水平。要重视档案专项验收成果的运用，对验收中存在的问题和不足，积极进行整改，促进档案的规范、完善。
电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是一份宝贵的资源。参与建设工程的单位都有责任做好档案资料的收集和整理，必须按照工程档案归档的范围，全面地收集资料，保证工程档案的完整、齐全，使工程档案全面的记载企业发展历程，更好地为企业服务。