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《党政机关公文处理工作条例》（中办发【2012】14号，以下简称新《条例》）已于2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合正式印发，并从2012年7月1日起正式施行，同时宣布1996年5月3日中办发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
多年来，我国党政两大系统公文处理法规一直是单独运行的。其中党的机关从1989年到1996年先后由中办印发过两次，即1989年4月25日的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》和1996年5月3日的《中国共产党机关公文处理条例》；国家行政机关从1981年到2000年先后发布修订过四次，即1981年2月27日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》，1987年2月18日的《国家行政机关公文处理办法》，1993年11月21日的《国家行政机关公文处理办法》和2000年8月24日由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》。在长达二三十年的运行时间里，我国党政机关的公文处理工作发生了很大变化，其中有相当多的规定和做法不够统一和谐，甚至互相抵触，以至于影响了公文处理工作的统一化、规范化和科学化，无论从理论还是实践上都带来了不少问题，广大公文工作者对此呼声强烈。有鉴于此，从2008年开始，中共中央办公厅和国务院办公厅即着手对党政两大系统的公文处理法规作进一步修订。历经近四年之久，新《条例》终于正式公布，这是我国党政机关公文处理工作的一件大事、喜事，意义非常重大。新《条例》由中办和国办联合印发，这是前所未有的，以前要么是以中办名义印发，要么是以国办名义印发，最高是以国务院的名义发布，而这次则是由两办联合印发，力度非常大，充分体现出了我们党和国家对公文处理工作的高度重视。将党政两大系统的公文处理法规合二为一，是我国当代公文法规建设进程中一次具有划时代意义的重大变革，是党政机关公文处理工作发展的客观需要，对于进一步推动各级党政机关公文处理工作的统一化、制度化和科学化，规范公文运转程序，提高公文处理的质量和效率，具有极其重要的现实意义和深远的历史意义。相信，在新《条例》的指导和推动下，我国各级党政机关的公文处理工作必将又一次出现新的飞跃，进入一个崭新的历史发展阶段。
与以前党政两大系统的公文处理法规相比，新《条例》无论从内容规定还是从体例设置方面都做出了较大的调整和变化，既适合党政机关公文处理工作的实际状况和未来的发展需要，又很好地体现出公文法规本身所应有的严密性和规范性特征。归结起来，新《条例》主要有如下几个方面的特点：
一、对党政公文和公文处理工作的内涵做出了科学界定，并把公文处理工作提到了很高的地位加以规定
鉴于长期以来党政两大系统的公文处理法规单独运行、其对公文与公文处理工作内涵的界定不甚一致的实际情况，新《条例》重新进行了整合并做出了科学界定，明确表述为“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公務的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”（见新《条例》第三条）
这一规定，使我们首先明确了党政公文形成的本质，即形成于“党政机关实施领导、履行职能、处理公务”的过程之中，这就是说，党政公文源于党和国家的管理活动，服务于党和国家的管理活动，体现党和国家的意志，在各级党政机关的公务活动中产生并发展、完善，又在党和国家的各项公务活动中产生效力和作用；
其次又告诉我们，正是基于这一基本属性，所以党政公文又具有两大特点，包括内容和形式两个方面，一是特定效力，二是规范体式。党政公文的“特定效力”，表现为作者的特定性和内容的特定性。党政公文的作者是法定作者，即指依法成立并能以自己的名义行使权力或承担义务的组织或个人，这些作者是在宪法和法律规定的范围内活动，其所制发的公文，即使是以个人名义制发，也是代表着党和国家的利益，体现党和国家的意志，是受宪法和法律保护的。同时，党政机关制作和发布公文，是党政机关行使法定职权的重要方式和途径，它以传递治理党和国家的策令为基本职能，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。亦即策令性是党政公文具有代表性的使命，这种独特的使用功能使之具有法定的权威性和效力。党政公文是推动党务政务管理活动协调运转的工具，是推动国家、集体公共事务的中介，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图。形成公文的机关及其负责人，是各级党政机关的代表，其职权是通过法定程序和手续赋予的，一经制发，即具有法定的权威性和效力，对受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制作用，具有行政约束力，有关的组织和个人必须认真遵循、执行和参照处理，任何组织和个人都不得违反，否则就意味着失职甚至渎职，就要受到批评、制止，情节严重者还要受到查处，这是受国家法律和有关的组织纪律加以保证的。因此，各级党政机关制发的公文不仅具有领导和指挥的权力，其中某些内容还规范着各级党政机关和社会公众的行为，从这个意义上讲，党政公文具有极强的法定效力。党政公文的“规范体式”，是指党的各级领导机关以及各级国家行政机关所制发的公文，从文种的确立和使用、格式与标准、行文的方式和方向、处理程序以及语言文字等都要按照国家的统一规定进行，具有完整的规范标准。从建国初期到现在，党和国家主管部门先后多次发布有关公文处理方面的规范标准，使党政机关的公文处理工作不断趋于科学和完善。具体到每一篇党政公文而言，它应当载有哪些内容，都有特定的范围限制，任何人不能随心所欲。同时，对于这些特定内容，又应如何恰当、合理地加以表述，通过怎样的结构形式反映出来，也都具有特定的制作规范和严格划一的要求。在这方面，党政公文既不同于普通的文字材料，也不同于公务活动中使用的图片材料、声像材料和电讯材料等其他材料，表现出很强的程式化特性。
再次，进一步明确了党政公文的基本功能，即传达贯彻党和国家的方针政策；公布法规和规章；指导、布置和商洽工作；请示和答复问题；报告、通报和交流情况。在行使上述诸种职能时，党政公文体现出明显的工具性特征，亦即工具性是党政公文的本质属性。 关于“公文处理工作”的内涵，新《条例》第四条明确规定，它“是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”与2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中的界定相比，原来的表述为“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”把公文拟制从办理中剥离出来，更加准确和严密，也更为科学和合理。实际上，公文的整理（立卷）、归档等都属于办理的内容，而管理应涉及的是对涉密公文以及复制、汇编公文等等的处理问题。读了这一规定，不仅使我们把握了公文处理的基本内容，而且更加深刻地认识到了它们之间的内在关系即系统性。公文处理工作从拟制、办理到管理，是一个不可分割的整体，构成了公文从产生到归宿的全过程，这个过程又呈现出了一环套一环、一扣绕一扣的整体联动特征，因此，过程中不论哪一个环节出现问题，都将影响它的整体效应，这就要求我们在公文处理过程中，必须树立整体观念，坚持系统思想，加强对公文处理工作的全面质量管理。
新《条例》的另一个突出特点，是把公文处理工作提到很高的地位来认识并加以规定。明确指出各级党政机关都应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。（见第六条）由此可见，公文处理工作不单单是机关办公部门的事情，更不仅仅是文秘人员的事情，它与整个机关工作的运转息息相关，是实现领导决策、执行、信息反馈和监督的重要一环。离开公文处理工作单纯讲领导、讲管理，显然是不科学的，也是不正确的。各级党政机关都要把公文处理作为实施领导的重要一环，给以高度重视，加强组织领导，强化队伍建设，设立专门的文秘部门或者由专人负责公文处理工作。而在公文处理工作中，新《条例》明确规定要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则（见第五条），既科学合理又切合实际。特别是在当前，把实事求是作为公文处理的首要原则加以提出十分必要，它有利于遏制少数单位和地区一个时期以来所出现的“数字出官”的虚假现象的蔓延。突出表现为很多省市所上报的GDP统计数据，与国家统计局所公布的数字相比，总量差距很大。还有，公文中的不准确、不规范现象也是一个非常值得我们重视的问题。至于“精简高效”，是说要严格控制发文数量，做到发文确有必要并讲求实效。文件不是发得越多越好，也不是写得越长越好，正确的做法是发文数量要适中，力求简明扼要、短小精悍，可发可不发的文件坚决不发，可长可短的文件一定要短。只有这样才能从根本上搬掉“文山”，切实改进机关的公文文风。而要实现“高效”，要求我们在公文处理的时间上要做到迅速及时，在空间上要做到准确周密，同时又要做到安全保密，以确保公文在政治上、物质上万无一失。
二、对公文文种及其适用范围进行了梳理和调整，使之更加准确、规范、科学和合理
文种，是一个个具体的公文名称。新《条例》紧密结合党政机关公文处理实际，对党政机关的法定公文文种进行了重新梳理和排队，使之更加趋于准确、规范、科学和合理。首先，在数量上进行了调整，删掉了原来党的机关使用的“指示”“条例”和“规定”，没有增加新的文种。原来党的机关法定公文文种是14个，行政机关法定公文文种是13个，合在一起是27个，其中相同的文种有18个，不同的文种有9个。这次重新整合以后，将“指示”“条例”和“规定”去掉，保留了15个。去掉“指示”这一文种，是十分必要的，因为早从20世纪90年代初开始，随着机关政治民主化建设进程的发展需要，我们党和国家的高级管理机关已不再习惯于居高临下发“指示”，指示的“通知”“意见”化倾向渐趋显豁，以至于到后来，指示这一文种逐渐坐了“冷板凳”，甚至成了被遗忘的“角落”，失去了实际使用价值。特别是在涉及有关经济管理方面的内容时，用“指示”行文就更加明显地不合时宜。因此，这次新《条例》将其删掉，退出了法定公文的历史舞台，完全符合党政公文处理工作的实际需要。“条例”和“规定”两个文种也是如此，长期以来，尽管将其作为法定公文，但一直未能赋予其独立行文的资格，一般还都是采用复体行文的形式，即以“命令”（令）或“通知”作为“文件头”，而将“条例”和“规定”作为附件，以“主件——附件”的复体结构模式运行，缺乏独立行文的特性。况且根据我国《立法法》的规定，对于“条例”的发布主体也有明确界定，而专门限定在党的机关范畴，容易引起误解，也是不够科学的。其次，对公文文种的排列顺序进行了重组，依据各个文种的效力、发布主体级别、行文方向等多方面因素，将其依次规定为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这样排列，较之原来更加科学和合理，更具逻辑性和严密性。再次，新《条例》对相关文种的适用范围也做了一定程度的调整，出现了一些新的变化，使之更趋科学和实用。具体表现在：对命令（令）文种的适用范围进行了拓展，即除原有的使用功能外，还可用于“批准授予和晋升衔级”，这是新增加的内容，诸如人民警察晋升警衔等等，较之原来更为完善，更加切合实际需要；对于通知文种，删去了原来“发布法规”及“任免人员”的使用功能；对于通报文种，原来的表述为“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，此次调整为“传达重要精神和告知重要情况”，使之显得更为全面准确，也符合语法。将报告文种“答复上级机关的询问”中的“答复”改为“回复”，用词更加准确恰切；而对于纪要文种，长期以来一直称为“会议纪要”，这次将其简化为“纪要”，并且规定用于记载会议主要情况和议定事项，显得更加简明确切。
三、进一步规范了公文的格式要素及相关的规定表述，使之更加准确、严谨和周密
公文格式是指公文文种外形结构的组织与安排，以及公文的排版、字体字号、用纸规格和样式等。公文格式是公文具有法定权威性和效力在形式上的具体体现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。在党和国家历次发布的公文处理法规中，对公文格式问题都设有专章规定，这次也不例外。新《条例》中对公文格式要素的组成、内容范围及标识方法、要求等，也在原有基础上做了较大调整。首先，对于公文格式要素的组成项目进行了重新整合，并且按照其在公文文面自上而下的分布顺序进行排列，更显科学合理。原来党的机关与行政机关公文法规有关公文格式要素的规定项目并不一致，数量也不统一，在具体的标示位置和方法上也有所不同，因此显得不够统一和谐，也不利于党政机关公文处理工作的统一化和规范化。对此，新《条例》统一进行了梳理整合。明确规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”（见第九条）将党政机关公文格式要素项目统一规定为18个，删掉了“主题词”要素，增加了“页码”要素。“主题词”原来是党政机关公文共有的必备格式要素，由于在实践中各级党政机关的做法不够统一，存在较大的随意性，缺乏规范性和可操作性，故而在新《条例》中将其删掉了，完全切合实际需要。“页码”属于新增的格式要素，规定其是指“公文页数顺序号”。其次，规范了一些要素名称，最为值得我们关注的是将原来党的机关的“版头”（行政机关称为“发文机关标识”）统一称为“发文机关标志”；还有，对于“秘密等级和保密期限”的规定表述一直也不一致，此次统一称为“密级和保密期限”。再次，对于一些格式要素的标注规定进行了调整，使之更趋精准和确切。例如关于公文的紧急程度，原来行政公文要求标识“特急”、“急件”，与党的机关公文标注规定不一致，此次统一称为“特急”、“加急”；对于公文标题，原来行政公文中表述為“一般应当标明发文机关”，并且规定“除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”实践证明，这些规定有欠严密，也不切合实际。所以新《条例》明确规定公文标题要“由发文机关名称、事由、文种组成”，而且对于标点符号的使用未作限制性规定，完全符合实际需要。“发文机关署名”（俗称“落款”）原来仅限于党的机关公文，行政公文则不需标注，只在3个以上机关联合行文时，为了防止出现空白印章的情况才需要标注，此次将其一致起来，而且要求署发文机关全称或者规范化简称。关于公文的用印问题，新《条例》规定“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”这条说明，有些公文还是不需发文机关署名的，但如果有，则要加盖印章，而且要与署名机关相符。本条还规定了公文中可以不加盖印章的情形，一个是有特定发文机关标志的普发性公文；一个是电报。这样，原来行政公文中规定的纪要可以不加盖印章的做法，已经废止。联合上报的公文，为简化手续和提高效率，可由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。应盖印而未盖印的公文，应视为无效。此外，新《条例》还对公文用纸的幅面规格以及公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号方面的事宜分别做出明确具体的规定。关于公文用纸幅面，规定采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 （见第十二条）长期以来，党政机关在公文用纸纸型上一直没有统一，党的机关采用16开型，而行政机关从1993年的公文处理办法发布后就已开始采用国际标准A4型。2011年11月底，中办召开了一次专门会议，征求了对党内有关公文等的6个规范性文件的意见，其中就包括党的机关公文改版问题，统一向国际标准A4型靠拢。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。（见第十一条）强调“按照有关国家标准和规定执行”，是十分必要的。现阶段与此相关的国家标准和规定主要包括：1986年10月国务院公布的《简化字总表》，下一步将要出台新的《规范汉字表》；1995年12月国家技术监督局颁布的《出版物上数字用法的规定》，据悉国家也将要出台新的标准；2010年4月国办公布的《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》；1984年2月国家计量局发布的《中华人民共和国法定计量单位使用方法》；1990年3月国家语委发布的《标点符号用法》，也将要出台新的标准。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
四、对公文的行文规则和公文办理的环节、原则、方法及要求等，也进行了较大的调整和变动，显得更加科学、严密和明确
公文對工作的指导作用是通过形成的公文在机关、单位之间运行来得以实现的，这种运行即行文。机关行文必须遵从特定的行文规则，沿着一定的行文方向，通过相应的行文方式进行。而且行文一定要根据工作需要，并真正能够起到指导工作的作用，否则就变成滥发公文，浪费时间和精力。新《条例》的第四章是行文规则，总共包括5条内容，都是具体的硬性规定。按照由总到分的顺序，先就行文作总体上的规定，明确指出“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”（见第十三条）本条规定了行文的量度和位度。各级党政机关要严格控制发文的数量，切实做到精简文件，把解决“文山”的问题摆在突出重要的位置，注重行文的时效性和必要性。发文超过了实际需要的量度，将会妨碍文件现行效用的发挥。同时还要切实注意行文的位度，谁负有办理职责与权限就报送给谁；谁需要知道或办理，就下发给谁，讲求针对性和可操作性。接下来又进一步规定“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”（见第十四条）这是对行文关系确定标准的规定。主要是两点：一是要看隶属关系；二是要看职权范围。无论上行文还是下行文，在一般情况下都不得越级行文，都要按照直接的隶属关系而不能越级。如遇特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。例如县人民政府一般应直接向市人民政府行文，而不应越过市人民政府而直接向省人民政府行文；如遇特殊情况需要越级行文的，也应抄送直接的上级机关，以便于其了解情况或协助办理，因为各级机关都是有一定的工作分工和管辖权限的。上级机关或业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接的隶属关系而不应越级，如遇特殊情况需要越级行文的，也应抄送直接的下级机关或业务主管部门，以便于其了解情况或协助贯彻。
在总体规定的基础上，新《条例》又分别就上行文、下行文和平行文的行文规则做出了明确具体的规定，这是以往的公文法规所不具备的。例如上行文“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”这比原来国务院发布的《公文处理办法》规定范围有所扩大，即不仅限于“请示”文种，凡是上行文都应遵从“主送一个机关的原则”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。”“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。”“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”“不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。”（见第十五条）而对于下行文，明确规定“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”仅就“重要公文”作出“应当同时抄送发文机关的直接上级机关”的规定十分必要，有利于克服滥抄乱送的问题；“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。”“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”（见第十六条）对于党委、政府的办公厅（室）以及政府职能部门的行文权限做出如此明确具体的规定，有利于保证行文权力的规范性和严肃性。对于平行文，新《条例》规定“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”（见第十七条）既明确了党委、政府各部门的行文权限，又进一步确定了办公厅（室）的职权范围和作用。上述这些规定都非常详尽、具体、明确，很富有新意，对于进一步明确文秘部门的办文质量，防止和克服公文行文过程中的不规范现象，具有十分积极的作用。
特别值得提出的是，新《条例》将公文拟制单独列为一章，是前所未有的。原来党政机关公文处理法规均将拟制纳入发文办理的环节，此次新《条例》将其单独出来，一是体现出了拟制环节的重要性，最主要的是也显得更加科学和合理。明确规定“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。”（见第十八条）可见，更加强调了公文拟制程序的规范，对每个环节都做了具体详尽的规定。例如在起草环节强调“符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。”与原来的法规规定相比，将“符合国家的法律法规”置于“符合党的路线方针政策”之前，更加体现出依法行文的重要性。此外像“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。”“公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。”“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。”“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。”这些规定，都很有针对性和实用性，是确保党政机关公文写作质量、充分发挥公文现行效用的必要条件。 又如在审核环节，首先明确了承担审核任务的主体以及5个方面的审核重点，紧接着强调“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）進行初核。”（见第二十条）“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”（见第二十一条）。这些是以前所没有的。再如在签发环节，强调“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。”“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合行文由所有联署机关的负责人会签。”（见第二十二条）
对公文签发包括公文的签发主体、签发的具体内容、方法等，都规定得非常明确。特别是“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”的规定，与原来相比，《办法》中只对上行文作了规定，新《条例》又增加了“重要公文”一项，更显完整和严密，也更加切合实际。
新《条例》的第六章为公文办理。原来的法规都是将发文办理和收文办理单独列章，此次将其合并，更加简洁规范和科学合理。规定“公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。”（见第二十三条），明确了公文办理的内涵，即包括收文办理、发文办理和整理归档3个环节。拟制已不再作为公文办理的环节。原来党政机关各自的公文法规对收文处理程序项目的规定有所不同，其中党的机关规定表述为：收文办理包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办8个环节；行政机关规定表述为：收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办7个环节。这次新《条例》统一调整为签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复，其中初审就是审核，但名称有了变化；将“分办”“批办”并入“承办”；“答复”则是新增的要素，需要引起注意。对于每个环节规定得都很具体，操作性很强，例如初审的重点内容、承办的具体要求等，都非常明确，便于操作。（见第二十四条）
在发文办理程序规定中，原来党政机关各自的公文法规对发文处理程序项目的规定也有所不同，其中党的机关规定表述为：发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发4个环节；行政机关规定表述为：发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发8个环节。相互差异较大。这次新《条例》统一调整为复核、登记、印制、核发，将“起草”“审核”“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”，将“分发”改为“核发”，并对每一环节的规定都做到了详尽具体，可操作性强。可见，调整后的表述更加准确，也更加简化。（见第二十五条）
五、对公文管理等方面也作出了一些新的规定，更加注重严格规范和安全保密
对公文传递和传输做出严格的安全保密规定，这是新《条例》的最突出特点之一。明确规定“涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。”（见第二十六条）与原来的公文处理法规相比，这一规定更为严密、完整，切合实际。“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。”（见第二十七条）
这是对公文的归档要求，先是从总体上做出原则规定，然后对联合办理的公文以及机关负责人兼任其他机关职务情况下的公文如何归档分别做出规定，十分明确具体，便于操作。
在公文管理一章所列入的10条内容中，既有总体的原则要求，又有具体的管理措施，包括公文的管理机构和人员设置，要建立机要保密室和机要阅文室、密级的确定、变更和解除，印发传达范围的确定，涉密公文的复制和汇编，公文的撤销和废止、清退和销毁，移交和立户申请等，规定得十分明确具体，便于执行，对于规范、完善党政机关的公文处理工作，确保公文制发的规范性、严肃性及其法定效力，是非常必要的。
新《条例》的正式施行，是我国党政机关公文处理工作的一个重大历史事件，也是我国党政机关公文处理法规建设进程中的一个重要里程碑。以此为起点，我国的党政公文处理工作必将在新《条例》的指导和规范下，不断取得新的进展，出现新的跨越，朝着科学化、制度化、规范化的目标迈进。因此，每一位公文工作者都应当集中精力，切实加强对新《条例》的学习研究，并认真加以贯彻落实，以不负历史和时代之重托。
多年来，我国党政两大系统公文处理法规一直是单独运行的。其中党的机关从1989年到1996年先后由中办印发过两次，即1989年4月25日的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》和1996年5月3日的《中国共产党机关公文处理条例》；国家行政机关从1981年到2000年先后发布修订过四次，即1981年2月27日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》，1987年2月18日的《国家行政机关公文处理办法》，1993年11月21日的《国家行政机关公文处理办法》和2000年8月24日由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》。在长达二三十年的运行时间里，我国党政机关的公文处理工作发生了很大变化，其中有相当多的规定和做法不够统一和谐，甚至互相抵触，以至于影响了公文处理工作的统一化、规范化和科学化，无论从理论还是实践上都带来了不少问题，广大公文工作者对此呼声强烈。有鉴于此，从2008年开始，中共中央办公厅和国务院办公厅即着手对党政两大系统的公文处理法规作进一步修订。历经近四年之久，新《条例》终于正式公布，这是我国党政机关公文处理工作的一件大事、喜事，意义非常重大。新《条例》由中办和国办联合印发，这是前所未有的，以前要么是以中办名义印发，要么是以国办名义印发，最高是以国务院的名义发布，而这次则是由两办联合印发，力度非常大，充分体现出了我们党和国家对公文处理工作的高度重视。将党政两大系统的公文处理法规合二为一，是我国当代公文法规建设进程中一次具有划时代意义的重大变革，是党政机关公文处理工作发展的客观需要，对于进一步推动各级党政机关公文处理工作的统一化、制度化和科学化，规范公文运转程序，提高公文处理的质量和效率，具有极其重要的现实意义和深远的历史意义。相信，在新《条例》的指导和推动下，我国各级党政机关的公文处理工作必将又一次出现新的飞跃，进入一个崭新的历史发展阶段。
与以前党政两大系统的公文处理法规相比，新《条例》无论从内容规定还是从体例设置方面都做出了较大的调整和变化，既适合党政机关公文处理工作的实际状况和未来的发展需要，又很好地体现出公文法规本身所应有的严密性和规范性特征。归结起来，新《条例》主要有如下几个方面的特点：
一、对党政公文和公文处理工作的内涵做出了科学界定，并把公文处理工作提到了很高的地位加以规定
鉴于长期以来党政两大系统的公文处理法规单独运行、其对公文与公文处理工作内涵的界定不甚一致的实际情况，新《条例》重新进行了整合并做出了科学界定，明确表述为“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公務的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”（见新《条例》第三条）
这一规定，使我们首先明确了党政公文形成的本质，即形成于“党政机关实施领导、履行职能、处理公务”的过程之中，这就是说，党政公文源于党和国家的管理活动，服务于党和国家的管理活动，体现党和国家的意志，在各级党政机关的公务活动中产生并发展、完善，又在党和国家的各项公务活动中产生效力和作用；
其次又告诉我们，正是基于这一基本属性，所以党政公文又具有两大特点，包括内容和形式两个方面，一是特定效力，二是规范体式。党政公文的“特定效力”，表现为作者的特定性和内容的特定性。党政公文的作者是法定作者，即指依法成立并能以自己的名义行使权力或承担义务的组织或个人，这些作者是在宪法和法律规定的范围内活动，其所制发的公文，即使是以个人名义制发，也是代表着党和国家的利益，体现党和国家的意志，是受宪法和法律保护的。同时，党政机关制作和发布公文，是党政机关行使法定职权的重要方式和途径，它以传递治理党和国家的策令为基本职能，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。亦即策令性是党政公文具有代表性的使命，这种独特的使用功能使之具有法定的权威性和效力。党政公文是推动党务政务管理活动协调运转的工具，是推动国家、集体公共事务的中介，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图。形成公文的机关及其负责人，是各级党政机关的代表，其职权是通过法定程序和手续赋予的，一经制发，即具有法定的权威性和效力，对受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制作用，具有行政约束力，有关的组织和个人必须认真遵循、执行和参照处理，任何组织和个人都不得违反，否则就意味着失职甚至渎职，就要受到批评、制止，情节严重者还要受到查处，这是受国家法律和有关的组织纪律加以保证的。因此，各级党政机关制发的公文不仅具有领导和指挥的权力，其中某些内容还规范着各级党政机关和社会公众的行为，从这个意义上讲，党政公文具有极强的法定效力。党政公文的“规范体式”，是指党的各级领导机关以及各级国家行政机关所制发的公文，从文种的确立和使用、格式与标准、行文的方式和方向、处理程序以及语言文字等都要按照国家的统一规定进行，具有完整的规范标准。从建国初期到现在，党和国家主管部门先后多次发布有关公文处理方面的规范标准，使党政机关的公文处理工作不断趋于科学和完善。具体到每一篇党政公文而言，它应当载有哪些内容，都有特定的范围限制，任何人不能随心所欲。同时，对于这些特定内容，又应如何恰当、合理地加以表述，通过怎样的结构形式反映出来，也都具有特定的制作规范和严格划一的要求。在这方面，党政公文既不同于普通的文字材料，也不同于公务活动中使用的图片材料、声像材料和电讯材料等其他材料，表现出很强的程式化特性。
再次，进一步明确了党政公文的基本功能，即传达贯彻党和国家的方针政策；公布法规和规章；指导、布置和商洽工作；请示和答复问题；报告、通报和交流情况。在行使上述诸种职能时，党政公文体现出明显的工具性特征，亦即工具性是党政公文的本质属性。 关于“公文处理工作”的内涵，新《条例》第四条明确规定，它“是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”与2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中的界定相比，原来的表述为“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”把公文拟制从办理中剥离出来，更加准确和严密，也更为科学和合理。实际上，公文的整理（立卷）、归档等都属于办理的内容，而管理应涉及的是对涉密公文以及复制、汇编公文等等的处理问题。读了这一规定，不仅使我们把握了公文处理的基本内容，而且更加深刻地认识到了它们之间的内在关系即系统性。公文处理工作从拟制、办理到管理，是一个不可分割的整体，构成了公文从产生到归宿的全过程，这个过程又呈现出了一环套一环、一扣绕一扣的整体联动特征，因此，过程中不论哪一个环节出现问题，都将影响它的整体效应，这就要求我们在公文处理过程中，必须树立整体观念，坚持系统思想，加强对公文处理工作的全面质量管理。
新《条例》的另一个突出特点，是把公文处理工作提到很高的地位来认识并加以规定。明确指出各级党政机关都应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。（见第六条）由此可见，公文处理工作不单单是机关办公部门的事情，更不仅仅是文秘人员的事情，它与整个机关工作的运转息息相关，是实现领导决策、执行、信息反馈和监督的重要一环。离开公文处理工作单纯讲领导、讲管理，显然是不科学的，也是不正确的。各级党政机关都要把公文处理作为实施领导的重要一环，给以高度重视，加强组织领导，强化队伍建设，设立专门的文秘部门或者由专人负责公文处理工作。而在公文处理工作中，新《条例》明确规定要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则（见第五条），既科学合理又切合实际。特别是在当前，把实事求是作为公文处理的首要原则加以提出十分必要，它有利于遏制少数单位和地区一个时期以来所出现的“数字出官”的虚假现象的蔓延。突出表现为很多省市所上报的GDP统计数据，与国家统计局所公布的数字相比，总量差距很大。还有，公文中的不准确、不规范现象也是一个非常值得我们重视的问题。至于“精简高效”，是说要严格控制发文数量，做到发文确有必要并讲求实效。文件不是发得越多越好，也不是写得越长越好，正确的做法是发文数量要适中，力求简明扼要、短小精悍，可发可不发的文件坚决不发，可长可短的文件一定要短。只有这样才能从根本上搬掉“文山”，切实改进机关的公文文风。而要实现“高效”，要求我们在公文处理的时间上要做到迅速及时，在空间上要做到准确周密，同时又要做到安全保密，以确保公文在政治上、物质上万无一失。
二、对公文文种及其适用范围进行了梳理和调整，使之更加准确、规范、科学和合理
文种，是一个个具体的公文名称。新《条例》紧密结合党政机关公文处理实际，对党政机关的法定公文文种进行了重新梳理和排队，使之更加趋于准确、规范、科学和合理。首先，在数量上进行了调整，删掉了原来党的机关使用的“指示”“条例”和“规定”，没有增加新的文种。原来党的机关法定公文文种是14个，行政机关法定公文文种是13个，合在一起是27个，其中相同的文种有18个，不同的文种有9个。这次重新整合以后，将“指示”“条例”和“规定”去掉，保留了15个。去掉“指示”这一文种，是十分必要的，因为早从20世纪90年代初开始，随着机关政治民主化建设进程的发展需要，我们党和国家的高级管理机关已不再习惯于居高临下发“指示”，指示的“通知”“意见”化倾向渐趋显豁，以至于到后来，指示这一文种逐渐坐了“冷板凳”，甚至成了被遗忘的“角落”，失去了实际使用价值。特别是在涉及有关经济管理方面的内容时，用“指示”行文就更加明显地不合时宜。因此，这次新《条例》将其删掉，退出了法定公文的历史舞台，完全符合党政公文处理工作的实际需要。“条例”和“规定”两个文种也是如此，长期以来，尽管将其作为法定公文，但一直未能赋予其独立行文的资格，一般还都是采用复体行文的形式，即以“命令”（令）或“通知”作为“文件头”，而将“条例”和“规定”作为附件，以“主件——附件”的复体结构模式运行，缺乏独立行文的特性。况且根据我国《立法法》的规定，对于“条例”的发布主体也有明确界定，而专门限定在党的机关范畴，容易引起误解，也是不够科学的。其次，对公文文种的排列顺序进行了重组，依据各个文种的效力、发布主体级别、行文方向等多方面因素，将其依次规定为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这样排列，较之原来更加科学和合理，更具逻辑性和严密性。再次，新《条例》对相关文种的适用范围也做了一定程度的调整，出现了一些新的变化，使之更趋科学和实用。具体表现在：对命令（令）文种的适用范围进行了拓展，即除原有的使用功能外，还可用于“批准授予和晋升衔级”，这是新增加的内容，诸如人民警察晋升警衔等等，较之原来更为完善，更加切合实际需要；对于通知文种，删去了原来“发布法规”及“任免人员”的使用功能；对于通报文种，原来的表述为“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，此次调整为“传达重要精神和告知重要情况”，使之显得更为全面准确，也符合语法。将报告文种“答复上级机关的询问”中的“答复”改为“回复”，用词更加准确恰切；而对于纪要文种，长期以来一直称为“会议纪要”，这次将其简化为“纪要”，并且规定用于记载会议主要情况和议定事项，显得更加简明确切。
三、进一步规范了公文的格式要素及相关的规定表述，使之更加准确、严谨和周密
公文格式是指公文文种外形结构的组织与安排，以及公文的排版、字体字号、用纸规格和样式等。公文格式是公文具有法定权威性和效力在形式上的具体体现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。在党和国家历次发布的公文处理法规中，对公文格式问题都设有专章规定，这次也不例外。新《条例》中对公文格式要素的组成、内容范围及标识方法、要求等，也在原有基础上做了较大调整。首先，对于公文格式要素的组成项目进行了重新整合，并且按照其在公文文面自上而下的分布顺序进行排列，更显科学合理。原来党的机关与行政机关公文法规有关公文格式要素的规定项目并不一致，数量也不统一，在具体的标示位置和方法上也有所不同，因此显得不够统一和谐，也不利于党政机关公文处理工作的统一化和规范化。对此，新《条例》统一进行了梳理整合。明确规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”（见第九条）将党政机关公文格式要素项目统一规定为18个，删掉了“主题词”要素，增加了“页码”要素。“主题词”原来是党政机关公文共有的必备格式要素，由于在实践中各级党政机关的做法不够统一，存在较大的随意性，缺乏规范性和可操作性，故而在新《条例》中将其删掉了，完全切合实际需要。“页码”属于新增的格式要素，规定其是指“公文页数顺序号”。其次，规范了一些要素名称，最为值得我们关注的是将原来党的机关的“版头”（行政机关称为“发文机关标识”）统一称为“发文机关标志”；还有，对于“秘密等级和保密期限”的规定表述一直也不一致，此次统一称为“密级和保密期限”。再次，对于一些格式要素的标注规定进行了调整，使之更趋精准和确切。例如关于公文的紧急程度，原来行政公文要求标识“特急”、“急件”，与党的机关公文标注规定不一致，此次统一称为“特急”、“加急”；对于公文标题，原来行政公文中表述為“一般应当标明发文机关”，并且规定“除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”实践证明，这些规定有欠严密，也不切合实际。所以新《条例》明确规定公文标题要“由发文机关名称、事由、文种组成”，而且对于标点符号的使用未作限制性规定，完全符合实际需要。“发文机关署名”（俗称“落款”）原来仅限于党的机关公文，行政公文则不需标注，只在3个以上机关联合行文时，为了防止出现空白印章的情况才需要标注，此次将其一致起来，而且要求署发文机关全称或者规范化简称。关于公文的用印问题，新《条例》规定“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”这条说明，有些公文还是不需发文机关署名的，但如果有，则要加盖印章，而且要与署名机关相符。本条还规定了公文中可以不加盖印章的情形，一个是有特定发文机关标志的普发性公文；一个是电报。这样，原来行政公文中规定的纪要可以不加盖印章的做法，已经废止。联合上报的公文，为简化手续和提高效率，可由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。应盖印而未盖印的公文，应视为无效。此外，新《条例》还对公文用纸的幅面规格以及公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号方面的事宜分别做出明确具体的规定。关于公文用纸幅面，规定采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 （见第十二条）长期以来，党政机关在公文用纸纸型上一直没有统一，党的机关采用16开型，而行政机关从1993年的公文处理办法发布后就已开始采用国际标准A4型。2011年11月底，中办召开了一次专门会议，征求了对党内有关公文等的6个规范性文件的意见，其中就包括党的机关公文改版问题，统一向国际标准A4型靠拢。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。（见第十一条）强调“按照有关国家标准和规定执行”，是十分必要的。现阶段与此相关的国家标准和规定主要包括：1986年10月国务院公布的《简化字总表》，下一步将要出台新的《规范汉字表》；1995年12月国家技术监督局颁布的《出版物上数字用法的规定》，据悉国家也将要出台新的标准；2010年4月国办公布的《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》；1984年2月国家计量局发布的《中华人民共和国法定计量单位使用方法》；1990年3月国家语委发布的《标点符号用法》，也将要出台新的标准。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
四、对公文的行文规则和公文办理的环节、原则、方法及要求等，也进行了较大的调整和变动，显得更加科学、严密和明确
公文對工作的指导作用是通过形成的公文在机关、单位之间运行来得以实现的，这种运行即行文。机关行文必须遵从特定的行文规则，沿着一定的行文方向，通过相应的行文方式进行。而且行文一定要根据工作需要，并真正能够起到指导工作的作用，否则就变成滥发公文，浪费时间和精力。新《条例》的第四章是行文规则，总共包括5条内容，都是具体的硬性规定。按照由总到分的顺序，先就行文作总体上的规定，明确指出“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”（见第十三条）本条规定了行文的量度和位度。各级党政机关要严格控制发文的数量，切实做到精简文件，把解决“文山”的问题摆在突出重要的位置，注重行文的时效性和必要性。发文超过了实际需要的量度，将会妨碍文件现行效用的发挥。同时还要切实注意行文的位度，谁负有办理职责与权限就报送给谁；谁需要知道或办理，就下发给谁，讲求针对性和可操作性。接下来又进一步规定“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”（见第十四条）这是对行文关系确定标准的规定。主要是两点：一是要看隶属关系；二是要看职权范围。无论上行文还是下行文，在一般情况下都不得越级行文，都要按照直接的隶属关系而不能越级。如遇特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。例如县人民政府一般应直接向市人民政府行文，而不应越过市人民政府而直接向省人民政府行文；如遇特殊情况需要越级行文的，也应抄送直接的上级机关，以便于其了解情况或协助办理，因为各级机关都是有一定的工作分工和管辖权限的。上级机关或业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接的隶属关系而不应越级，如遇特殊情况需要越级行文的，也应抄送直接的下级机关或业务主管部门，以便于其了解情况或协助贯彻。
在总体规定的基础上，新《条例》又分别就上行文、下行文和平行文的行文规则做出了明确具体的规定，这是以往的公文法规所不具备的。例如上行文“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”这比原来国务院发布的《公文处理办法》规定范围有所扩大，即不仅限于“请示”文种，凡是上行文都应遵从“主送一个机关的原则”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。”“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。”“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”“不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。”（见第十五条）而对于下行文，明确规定“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”仅就“重要公文”作出“应当同时抄送发文机关的直接上级机关”的规定十分必要，有利于克服滥抄乱送的问题；“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。”“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”（见第十六条）对于党委、政府的办公厅（室）以及政府职能部门的行文权限做出如此明确具体的规定，有利于保证行文权力的规范性和严肃性。对于平行文，新《条例》规定“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”（见第十七条）既明确了党委、政府各部门的行文权限，又进一步确定了办公厅（室）的职权范围和作用。上述这些规定都非常详尽、具体、明确，很富有新意，对于进一步明确文秘部门的办文质量，防止和克服公文行文过程中的不规范现象，具有十分积极的作用。
特别值得提出的是，新《条例》将公文拟制单独列为一章，是前所未有的。原来党政机关公文处理法规均将拟制纳入发文办理的环节，此次新《条例》将其单独出来，一是体现出了拟制环节的重要性，最主要的是也显得更加科学和合理。明确规定“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。”（见第十八条）可见，更加强调了公文拟制程序的规范，对每个环节都做了具体详尽的规定。例如在起草环节强调“符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。”与原来的法规规定相比，将“符合国家的法律法规”置于“符合党的路线方针政策”之前，更加体现出依法行文的重要性。此外像“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。”“公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。”“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。”“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。”这些规定，都很有针对性和实用性，是确保党政机关公文写作质量、充分发挥公文现行效用的必要条件。 又如在审核环节，首先明确了承担审核任务的主体以及5个方面的审核重点，紧接着强调“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）進行初核。”（见第二十条）“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”（见第二十一条）。这些是以前所没有的。再如在签发环节，强调“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。”“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合行文由所有联署机关的负责人会签。”（见第二十二条）
对公文签发包括公文的签发主体、签发的具体内容、方法等，都规定得非常明确。特别是“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”的规定，与原来相比，《办法》中只对上行文作了规定，新《条例》又增加了“重要公文”一项，更显完整和严密，也更加切合实际。
新《条例》的第六章为公文办理。原来的法规都是将发文办理和收文办理单独列章，此次将其合并，更加简洁规范和科学合理。规定“公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。”（见第二十三条），明确了公文办理的内涵，即包括收文办理、发文办理和整理归档3个环节。拟制已不再作为公文办理的环节。原来党政机关各自的公文法规对收文处理程序项目的规定有所不同，其中党的机关规定表述为：收文办理包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办8个环节；行政机关规定表述为：收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办7个环节。这次新《条例》统一调整为签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复，其中初审就是审核，但名称有了变化；将“分办”“批办”并入“承办”；“答复”则是新增的要素，需要引起注意。对于每个环节规定得都很具体，操作性很强，例如初审的重点内容、承办的具体要求等，都非常明确，便于操作。（见第二十四条）
在发文办理程序规定中，原来党政机关各自的公文法规对发文处理程序项目的规定也有所不同，其中党的机关规定表述为：发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发4个环节；行政机关规定表述为：发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发8个环节。相互差异较大。这次新《条例》统一调整为复核、登记、印制、核发，将“起草”“审核”“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”，将“分发”改为“核发”，并对每一环节的规定都做到了详尽具体，可操作性强。可见，调整后的表述更加准确，也更加简化。（见第二十五条）
五、对公文管理等方面也作出了一些新的规定，更加注重严格规范和安全保密
对公文传递和传输做出严格的安全保密规定，这是新《条例》的最突出特点之一。明确规定“涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。”（见第二十六条）与原来的公文处理法规相比，这一规定更为严密、完整，切合实际。“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。”（见第二十七条）
这是对公文的归档要求，先是从总体上做出原则规定，然后对联合办理的公文以及机关负责人兼任其他机关职务情况下的公文如何归档分别做出规定，十分明确具体，便于操作。
在公文管理一章所列入的10条内容中，既有总体的原则要求，又有具体的管理措施，包括公文的管理机构和人员设置，要建立机要保密室和机要阅文室、密级的确定、变更和解除，印发传达范围的确定，涉密公文的复制和汇编，公文的撤销和废止、清退和销毁，移交和立户申请等，规定得十分明确具体，便于执行，对于规范、完善党政机关的公文处理工作，确保公文制发的规范性、严肃性及其法定效力，是非常必要的。
新《条例》的正式施行，是我国党政机关公文处理工作的一个重大历史事件，也是我国党政机关公文处理法规建设进程中的一个重要里程碑。以此为起点，我国的党政公文处理工作必将在新《条例》的指导和规范下，不断取得新的进展，出现新的跨越，朝着科学化、制度化、规范化的目标迈进。因此，每一位公文工作者都应当集中精力，切实加强对新《条例》的学习研究，并认真加以贯彻落实，以不负历史和时代之重托。