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城市建设档案工作是城市规划、建设、管理工作中的一项史无前例的新兴工作。过去，人们都把城市规划、建设、管理工作形成的大量的城市建设档案当做一种资料，分散地保存在形成单位或者个人手中，没有集中统一保管起来。这给城市建设管理工作和战争及自然灾害后的恢复工作造成了极大的困难和损失。
根据1976年我国唐山地震的教训及北京市1959年国庆十周年前夕竣工的十大建筑物无工程竣工档案给工程维修所造成的困难等实际情况，1980年国家科技档案工作会议决定，全国大中城市均要成立归口城市建设主管部门管理的城市基本建设档案馆，以集中统一管理城市建设档案。根据这一决定，全国大中城市城建档案馆或城建档案室。经过几年的发展，城建档案库房都陆续地建立起来，从而使我国城市建设档案有了具体的管理机构和安身之处。
随着城市建设档案管理工作的深入发展，各种矛盾不断地暴露出来，尤其突出的是建筑工程竣工档案的收集归档问题。由于社会档案意识不强，人们对档案工作，特别是城建档案工作缺乏应有的认识和关心。建设单位、施工单位不做竣工档案，无人问津竣工档案的现象时有发生，因此，给城建档案馆（室）收集工程竣工档案造成很大困难。档案（室）的工作人员凭着个的的工作热情而从社会各个角落所悼念到的一些城市建设方面的资料，大都是属于历史上的残缺不全的材料，无法整理成为完整、准确、系统的城市建设档案。鉴于这种情况，广大城建档案工作者，在城建档案管理工作中，不断地摸索、探讨、大胆地提出一条比较好的解决方法，就是采用经济的手段来管理城市建设档案的新路子。经过实践证明，采用经济手段来管理城市建设档案是一种行之有效的方法，特别是在当今改革开发深入发展的年代、商品经济大潮深化的年代，更要利用城建档案，按国家规定收取一定的保管、提卷、复制费用，对历史档案的征集，付出一不定期的征集费用等。但更重要的是对现行建筑工程、收取一定数额的建筑工程竣工档案保证金是确保建筑工程竣工档案能够完整、准确、系统地归档保存的有力措施和方法。采用这种方法结合着必要的行政手段，就能保证城建档案收集工作的顺利开展。
那么，什么是建筑工程竣工档案保证金？它的性质又是怎样的呢？顾名思义，建筑工程竣工档案保证金就是为确保建设单位所建的工程在竣工验收后能及时提供完整、准确、系统的竣工档案资料归档保存，所收取的一种暂时的押金性质的资金。根据省和市的文件规定，建设单位在去市规划部门输施工执照前，要向市城建档案馆交纳相当于工作预算造价的百分之一至百分之三的竣工档案保证金，保证金由建设单位自有资金支付。地、建筑工程竣工验收时，由城建档案馆对工程竣工档案进行验收，验收合格后，建设单位向城建档案馆移交完整、准确、系统的竣工档案，待输好移交手续，城建档案馆将所收该工程的竣工档案保证金暂不退还，待提供了完整、准确、系统的竣工档案后，再退还保证金。建筑工程竣工验收六个月后，建设仍提供不出该工程的完整、准确、系统的竣工档案，则城建档案馆按着规定，利用该工程竣工档案保证金委托有关部门编制工程竣工档案归档保存。根据以上分析，建筑工程竣工档案保证金的性质，确属押金的性质。收取竣工档案保证金是为了做好城建档案工作而采取的一种经济手段，而不是目的，其目的是为了保证建筑工程档案能够完整、准确、系统地归档保存。
竣工档案保证金的作用。总的来讲，就是起着督促建设单位和施工单位做好竣工档案工作的。第一，它促进了建设单位、施工单位的领导和工作人员档案观念的树立。档案，特别是城建档案在人们的心目中缺乏应该有的位置。有的人认为工程建设完了，竣工了，投入使用了，也就万事大吉了。有关的文件、资料、图纸等随便往那一堆一放，再无人问了。不管你再怎么的宣传、讲道理、也都无济于事。可是，采用了收取竣工档案保证金的办法后，情况就大不一样了。只要把档案、档案工作的重要性、做好竣工档案的意义讲清楚，他们也就愿意去做竣工档案了。他们认识到竣工档案做好了，即可保证工程如期进行竣工验收，投入使用，尽早获得效益，又可尽快退回保证金，一举而双得，不然就会受到双重损失。第二，档案观念的树立，促进了行动的变化。由于有竣工档案保证金做抵押，引起了建设单位领导的重视。很多建设单位领导亲自到档案馆探讨如何做好竣工档案、亲自组织建立编制竣工档案的机构，亲自安排人力、物力、财力，都把编制好竣工档案作为工程建设中的一项重要工作来抓，有的领导亲自负责，有的交给总工程师负责。做到工程建设中，抓好竣工档案的编制、收集工作，工程竣工验收前，做好工程竣工档案的汇总和初验工作，保证了竣工档案的质量。第三，由于建设单位档案意识加强了，领导重视了，也促进了施工单位对编制好竣工作的重视。建设单位在同施工单位签订施工合同时，都对编制竣工檔案提出了具体的要求，并做为一项重要内容写进合同中。有的还采用经济手段来约束施工单位做好竣工档案，如施工单位编制的竣工档案达不到城建档案馆的要求，建设单位有权不做施工费用结算，或按竣工档案保证金数额扣押施工款等。有的单位干脆就让施工单位代替建设单位交纳竣工档案保证金，以所有制施工单位做好竣工档案。这样的一些做法都促进了施工单位领导和工作人员的重视，都安排专人负责和编制竣工档案。第四，提高了城建档案馆（室）收集竣工档案的工作效益，保证了竣工档案进馆率和档案质量。据统计，凡交纳保证金铁工程项目，90%以上都能近期把竣工档案移交进馆，而且档案的编制质量都比较好。竣工档案保证金对城建档案事业的发展有着不可低估的作用。从以上分析可以看出，竣工档案保证金的基本作用就是起着督促人们去认识档案工作的重要性，积极认真地去编制竣工档案，保质保量地把工程竣工档案收集进馆，确保国家档案财富的完整、准确、系统性和永久安全保存。
总之，竣工档案保证金完全是为了确保竣工档案编制质量和及时收集进馆保存所收取的一种押金性质的资金，是一种经济手段，而不是目的。它的作用和目的就是督促人们保质保量及时的编制好竣工档案。收取竣工档案保证金的办法，是广大城建档案工作者在工作实践中总结出来的一种行之有效的好办法。这种办法的实行至今虽然只有几年的时间，却已显示出它的巨大功效。因而，今后还要加强对竣工档案保证金的收取和管理工作，使之发挥更大的作用。
根据1976年我国唐山地震的教训及北京市1959年国庆十周年前夕竣工的十大建筑物无工程竣工档案给工程维修所造成的困难等实际情况，1980年国家科技档案工作会议决定，全国大中城市均要成立归口城市建设主管部门管理的城市基本建设档案馆，以集中统一管理城市建设档案。根据这一决定，全国大中城市城建档案馆或城建档案室。经过几年的发展，城建档案库房都陆续地建立起来，从而使我国城市建设档案有了具体的管理机构和安身之处。
随着城市建设档案管理工作的深入发展，各种矛盾不断地暴露出来，尤其突出的是建筑工程竣工档案的收集归档问题。由于社会档案意识不强，人们对档案工作，特别是城建档案工作缺乏应有的认识和关心。建设单位、施工单位不做竣工档案，无人问津竣工档案的现象时有发生，因此，给城建档案馆（室）收集工程竣工档案造成很大困难。档案（室）的工作人员凭着个的的工作热情而从社会各个角落所悼念到的一些城市建设方面的资料，大都是属于历史上的残缺不全的材料，无法整理成为完整、准确、系统的城市建设档案。鉴于这种情况，广大城建档案工作者，在城建档案管理工作中，不断地摸索、探讨、大胆地提出一条比较好的解决方法，就是采用经济的手段来管理城市建设档案的新路子。经过实践证明，采用经济手段来管理城市建设档案是一种行之有效的方法，特别是在当今改革开发深入发展的年代、商品经济大潮深化的年代，更要利用城建档案，按国家规定收取一定的保管、提卷、复制费用，对历史档案的征集，付出一不定期的征集费用等。但更重要的是对现行建筑工程、收取一定数额的建筑工程竣工档案保证金是确保建筑工程竣工档案能够完整、准确、系统地归档保存的有力措施和方法。采用这种方法结合着必要的行政手段，就能保证城建档案收集工作的顺利开展。
那么，什么是建筑工程竣工档案保证金？它的性质又是怎样的呢？顾名思义，建筑工程竣工档案保证金就是为确保建设单位所建的工程在竣工验收后能及时提供完整、准确、系统的竣工档案资料归档保存，所收取的一种暂时的押金性质的资金。根据省和市的文件规定，建设单位在去市规划部门输施工执照前，要向市城建档案馆交纳相当于工作预算造价的百分之一至百分之三的竣工档案保证金，保证金由建设单位自有资金支付。地、建筑工程竣工验收时，由城建档案馆对工程竣工档案进行验收，验收合格后，建设单位向城建档案馆移交完整、准确、系统的竣工档案，待输好移交手续，城建档案馆将所收该工程的竣工档案保证金暂不退还，待提供了完整、准确、系统的竣工档案后，再退还保证金。建筑工程竣工验收六个月后，建设仍提供不出该工程的完整、准确、系统的竣工档案，则城建档案馆按着规定，利用该工程竣工档案保证金委托有关部门编制工程竣工档案归档保存。根据以上分析，建筑工程竣工档案保证金的性质，确属押金的性质。收取竣工档案保证金是为了做好城建档案工作而采取的一种经济手段，而不是目的，其目的是为了保证建筑工程档案能够完整、准确、系统地归档保存。
竣工档案保证金的作用。总的来讲，就是起着督促建设单位和施工单位做好竣工档案工作的。第一，它促进了建设单位、施工单位的领导和工作人员档案观念的树立。档案，特别是城建档案在人们的心目中缺乏应该有的位置。有的人认为工程建设完了，竣工了，投入使用了，也就万事大吉了。有关的文件、资料、图纸等随便往那一堆一放，再无人问了。不管你再怎么的宣传、讲道理、也都无济于事。可是，采用了收取竣工档案保证金的办法后，情况就大不一样了。只要把档案、档案工作的重要性、做好竣工档案的意义讲清楚，他们也就愿意去做竣工档案了。他们认识到竣工档案做好了，即可保证工程如期进行竣工验收，投入使用，尽早获得效益，又可尽快退回保证金，一举而双得，不然就会受到双重损失。第二，档案观念的树立，促进了行动的变化。由于有竣工档案保证金做抵押，引起了建设单位领导的重视。很多建设单位领导亲自到档案馆探讨如何做好竣工档案、亲自组织建立编制竣工档案的机构，亲自安排人力、物力、财力，都把编制好竣工档案作为工程建设中的一项重要工作来抓，有的领导亲自负责，有的交给总工程师负责。做到工程建设中，抓好竣工档案的编制、收集工作，工程竣工验收前，做好工程竣工档案的汇总和初验工作，保证了竣工档案的质量。第三，由于建设单位档案意识加强了，领导重视了，也促进了施工单位对编制好竣工作的重视。建设单位在同施工单位签订施工合同时，都对编制竣工檔案提出了具体的要求，并做为一项重要内容写进合同中。有的还采用经济手段来约束施工单位做好竣工档案，如施工单位编制的竣工档案达不到城建档案馆的要求，建设单位有权不做施工费用结算，或按竣工档案保证金数额扣押施工款等。有的单位干脆就让施工单位代替建设单位交纳竣工档案保证金，以所有制施工单位做好竣工档案。这样的一些做法都促进了施工单位领导和工作人员的重视，都安排专人负责和编制竣工档案。第四，提高了城建档案馆（室）收集竣工档案的工作效益，保证了竣工档案进馆率和档案质量。据统计，凡交纳保证金铁工程项目，90%以上都能近期把竣工档案移交进馆，而且档案的编制质量都比较好。竣工档案保证金对城建档案事业的发展有着不可低估的作用。从以上分析可以看出，竣工档案保证金的基本作用就是起着督促人们去认识档案工作的重要性，积极认真地去编制竣工档案，保质保量地把工程竣工档案收集进馆，确保国家档案财富的完整、准确、系统性和永久安全保存。
总之，竣工档案保证金完全是为了确保竣工档案编制质量和及时收集进馆保存所收取的一种押金性质的资金，是一种经济手段，而不是目的。它的作用和目的就是督促人们保质保量及时的编制好竣工档案。收取竣工档案保证金的办法，是广大城建档案工作者在工作实践中总结出来的一种行之有效的好办法。这种办法的实行至今虽然只有几年的时间，却已显示出它的巨大功效。因而，今后还要加强对竣工档案保证金的收取和管理工作，使之发挥更大的作用。