由于近年来档案宣传的力度加大，“档案”一词渐渐成为热门词语，但由于社会公众缺乏对档案的深入了解，“档案”概念的泛化和庸俗化现象十分严重。在书店里我们不难发现以档案为卖点的图书，但大多数与真正的档案风马牛不相及，而在网络和媒体上，以档案组合的新名词也层出不穷，即使在档案学研究领域也对档案缺乏科学的界定，出现了一些缺乏理论依据的档案称谓。这应该是国人档案意识觉醒阶段的正常现象，但这种现象不能长期延续下去，因为这会影响国人对档案的科学理解，势必会影响其档案行为，不利于档案的正确使用和档案作用的充分发挥。我们有必要对“档案”一词进行科学规范。
　　所谓档案，是人们将在过去的社会实践中产生和形成的原始记录材料，经选择后集中保存起来，以备查考的记忆工具。其根本作用是真实地记忆历史面貌，并形成集体的记忆。档案的特点在于它是产生和形成于过去活动中的第一手材料，是过去活动中直接产生和形成的，并完成了其现实作用的材料，是一种过去完成时态的信息材料，正在发挥现实作用的材料不能称之为档案。同时，档案应是一个群体概念，是经选择集中收藏起来的材料，才能被视为档案。据此，我们可对如下档案称谓作细致的分析：
　　诚信档案。有一段时间，人们对诚信的讨论热火朝天，诚信档案一词也就应运而生。在国外，也有对诚信行为的资料保存，但他们并未称之为“诚信档案”，而称为诚信记录，而且也不归档案部门管理，显然他们并没将其视为档案。对人们诚信的记录实际上还正处于现实运用之中，是对诚信对象的活动监控，是一种现在进行时的信息状态，而不是活动完成后作为历史资料留存的，所以，“诚信档案”一词并不成立，而应称为诚信资料或诚信记录。同样，最近为适应反腐倡廉而出现的所谓“廉政档案”同样也不成立。
　　明星档案。在网络上常出现的所谓“明星档案”一词，则更为离谱，因为这些所谓明星档案内容，大都是在媒体上搜罗的有关明星的八卦消息报道，并非明星直接产生和形成的第一手材料，这些拼凑起来的所谓档案。实质上是一种资料汇集，与真正的档案完全不是一个概念。
　　实物档案。档案是一种实物，是由原始载体承载的原始信息，具有真实性和可靠性。而所谓实物档案上承载的信息必须经过解读和认可，才能确定其内容，而档案所承载的信息能明确地说明历史状况，我们不能把档案与文物和标本混为一谈。
　　电子档案。随着办公自动化的出现，电子文件在现实生活中运用越来越广泛，有人简单地认为有电子文件，归档后便会有电子档案，这是对档案的本质特征重视不够的表现。电子文件方便快捷，运用广泛，但电子文件最大的特点是对载体的要求不高，可以在不同载体间自由转换，而且有着巨大的信息风险。电子文件转换为电子档案面，临着原始性和真实性两大难题，由于缺乏原始载体作为其生命的保证，在目前的技术条件下，称“电子档案”还缺乏科学的依据。同样，所谓“虚拟档案馆”则更是无稽之谈。档案应是一个实实在在的实体，档案内容可以“虚拟”的方式传播，但档案不能被“虚拟”，所谓“虚拟档案”的称谓是不科学的。
　　口述档案。档案是在过去活动中直接产生和形成的，是不能事后追记的。而所谓口述档案是当事人事后追述的，由于年代久远、记忆模糊、主观意愿等原因，其真实性会大打折扣的，如果我们的档案都去口述，那我们的历史将会被涂抹得面目全非。当然，口述资料也可作力一種历史的参考资料，但决不能作为档案。
　　对于普通公众来说，可能对档案还不可能有理论上的理解，但我们可以把握一点，只有在档案收藏机构(档案室和档案馆)见到的原件才是档案，在其他地方看到的只能是档案的二次文献、三次文献，这是档案信息，而不是档案本身，正如美国的《宪法》到处可见，但作为档案的《宪法》，则是保存在国会档案馆的保险柜中的那份羊皮纸。我们要看到真正的档案，可凭身份证走进档案馆，在这里你们才能获得真实的历史感受。我们切不可轻信那些贴着“档案”标签的所谓真实材料，以免上当受骗。