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信息、网络及计算机技术的飞速发展，使整个社会信息化程度日益提高，在日常工作中也相应生成了大量的电子档案，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，同时，电子档案也有别于传统的档案文件，它必须通过一定的技术手段才能提供利用。因此，本文认为,为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子档案实行信息化管理成为档案工作发展的必然趋势，通过信息化管理，利用者可以方便、快捷调出所需的档案信息。
一、电子档案和电子档案信息化管理
电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘、数据库数据等为载体的文字材料；是人们为了某一目的在计算机上用一定的格式和处理方式生成的信息的组合；是归档保存在档案部门并作为档案提供利用的数字格式文件。而电子档案信息化管理是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，通过采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行信息化、网络化管理，发挥档案部门的管理和技术优势，集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为用户提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
二、电子档案实现信息化管理是必然趋势
办公系统、信息系统覆盖率的不断提高,使得各种文件的生成方式发生很大变化,诸如公文的起草、签发、催办、归档等运作过程都是在信息系统内进行，电子档案与纸质档案，在归档时间、归档方式、保管方式、利用方式等方面有着很大差异。这种变化预示着档案工作将面对更多的挑战。通过信息化建设，将有效地带动档案资源的开发及利用，推动档案工作向更高水平、更高层次发展。
1、电子档案可能来自不同的信息系统，格式也不相同,需要将这些档案信息综合、系统地提供出来。通过信息化管理，使得提供的电子档案信息更具有系统性、真实性、价值性。
2、档案使用者关心的是档案信息的内容以及查询和利用是否方便、快捷，使得电子档案信息管理必须高效、便捷。通过信息化管理，提升了档案信息的利用率。如档案自动化检索提高了档案工作的效率；档案数字化、网络化实现了档案异地同时利用，产生的效益大大高于原件利用。
3、通过信息化建设，将显著提升档案基础工作的水平。通过对档案数字化的处理，使电子档案的整理、编目、统计、鉴定划控、抢救等一系列基础工作得到全面加强。
4、通过信息化建设，保障了档案原件的安全。数字化利用可以代替原件利用，大量减少调阅原件。
5、通过网络利用档案的人数远远超过现场利用的人数。
三、电子档案信息化管理存在的问题及应对措施
1、电子文件的长久保存问题
电子文件复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料,都给电子文件的长久保存带来困难。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
2、电子文件的证据力和法律效力问题
这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子档案数字化信息对载体的依赖性问题
电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力并发挥作用。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。
4、纸质和电子档案并存的问题
在人们的档案思维中,依然存在着对纸质文件的心理依赖,充满了对电子文件的不确定和不信任，导致在很长的一段时间内，政府、企事业单位的纸质文件和电子文件并存，极大地增加了工作人员的工作量。但随着信息化的深入发展,办公系统、信息系统覆盖率不断提高,意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制,这将是一个必然的趋势。
四、推动电子档案信息化管理工作
电子档案信息化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。
档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。
一、电子档案和电子档案信息化管理
电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘、数据库数据等为载体的文字材料；是人们为了某一目的在计算机上用一定的格式和处理方式生成的信息的组合；是归档保存在档案部门并作为档案提供利用的数字格式文件。而电子档案信息化管理是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，通过采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行信息化、网络化管理，发挥档案部门的管理和技术优势，集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为用户提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
二、电子档案实现信息化管理是必然趋势
办公系统、信息系统覆盖率的不断提高,使得各种文件的生成方式发生很大变化,诸如公文的起草、签发、催办、归档等运作过程都是在信息系统内进行，电子档案与纸质档案，在归档时间、归档方式、保管方式、利用方式等方面有着很大差异。这种变化预示着档案工作将面对更多的挑战。通过信息化建设，将有效地带动档案资源的开发及利用，推动档案工作向更高水平、更高层次发展。
1、电子档案可能来自不同的信息系统，格式也不相同,需要将这些档案信息综合、系统地提供出来。通过信息化管理，使得提供的电子档案信息更具有系统性、真实性、价值性。
2、档案使用者关心的是档案信息的内容以及查询和利用是否方便、快捷，使得电子档案信息管理必须高效、便捷。通过信息化管理，提升了档案信息的利用率。如档案自动化检索提高了档案工作的效率；档案数字化、网络化实现了档案异地同时利用，产生的效益大大高于原件利用。
3、通过信息化建设，将显著提升档案基础工作的水平。通过对档案数字化的处理，使电子档案的整理、编目、统计、鉴定划控、抢救等一系列基础工作得到全面加强。
4、通过信息化建设，保障了档案原件的安全。数字化利用可以代替原件利用，大量减少调阅原件。
5、通过网络利用档案的人数远远超过现场利用的人数。
三、电子档案信息化管理存在的问题及应对措施
1、电子文件的长久保存问题
电子文件复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料,都给电子文件的长久保存带来困难。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
2、电子文件的证据力和法律效力问题
这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子档案数字化信息对载体的依赖性问题
电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力并发挥作用。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。
4、纸质和电子档案并存的问题
在人们的档案思维中,依然存在着对纸质文件的心理依赖,充满了对电子文件的不确定和不信任，导致在很长的一段时间内，政府、企事业单位的纸质文件和电子文件并存，极大地增加了工作人员的工作量。但随着信息化的深入发展,办公系统、信息系统覆盖率不断提高,意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制,这将是一个必然的趋势。
四、推动电子档案信息化管理工作
电子档案信息化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。
档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。