论文部分内容阅读
文件材料归档是指各单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给单位档案室集中管理保存的过程。它既是文书工作的最后一个环节，同时也是档案管理工作的开始环节。只有及时地、有针对性地收集整理各类文件材料，才能避免文件的散失，才能真实、全面地反映一个单位乃至全县的历史全貌和活动规律，也才能保证档案的齐全完整。但是在实际工作中，我县各单位在文件材料归档工作中仍存在着一些难点问题，直接影响了档案工作的进度和质量。现就“十一五”以来我县文件材料归档过程中遇到的问题和对策谈几点看法。
一、 存在的问题及其原因
目前，有些单位存在文件材料归档难的问题，主要表现在：一是应归档的文件材料收集不齐全，文件短缺较多；二是声像资料等特殊载体的档案材料短缺更为严重；三是应当归档的文件材料不能按时移交归档；四是档案人员综合素质不够高。
产生文件材料归档难的原因：
一是个别领导档案意识不强，对档案工作的重要性认识不到位，有些基层单位甚至把立卷归档当作负担来对待。在过去相当长的时间里，在很多人的眼里，档案工作是一项无足轻重的简单劳动，档案部门是一个修身养性的清闲之地，档案工作者则被认为是不需要多少知识就可以胜任的社会群体。甚至在一些领导者心目中，档案工作也是一项可有可无的、微不足道的工作，还由于档案工作不能直接产生经济效益，一些领导对档案工作没有给予足够的重视，所以档案工作无奈地处于一种尴尬的境地，即“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”。这都影响了文件材料归档工作的开展。
二是有些部门档案人员责任心不强，业务指导人员在指导方式上过于微观具体。我县档案局对所辖立档单位的档案业务指导工作过于具体，档案业务指导人员几乎包揽所有指导单位的具体档案业务，档案业务人员进驻一个单位，首先按一定标准收集本单位的历年文件，然后还带着被指导单位的档案人员对每一份文件进行鉴定、分类、组卷、编目，拟写案卷标题及案卷的装订、装盒、上架等，与其说“指导”不如说是在“打工”，越俎代庖使业务指导工作陷入骑虎难下的境地，有些单位甚至存在你不指导我就不干的等、靠思想。
三是档案人员综合素质不够高、专业人才缺乏。如今计算机、网络技术已在我县各项工作中广泛运用。电子文件归档以及现代音像、资料的收集整理和保存等工作，不但要求工作人员具备档案专业知识，而且有较好的计算机操作技能。目前，我县从事档案工作的人员有相当一部分素质偏低，缺乏专业技术人才，尤其是缺乏具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才，有些单位虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业
人才缺乏而未让其充分发挥作用。 四是有的业务部门文件材料归档制度不健全，措施不得力，影响了文件材料的归档质量和档案的齐全完整。档案的收集归档工作是档案人员义不容辞的责任，但一个单位仅靠一两个档案员的收集是不够的，档案人员不可能直接参加每个职能部门的活动，对文件材料形成渠道、内容和特点不是很了解，信息不灵，有了信息又找不到当事人，这样文件资料的收集归档难免就有漏洞。
二、处理的对策
一是加强宣传教育，提高全员档案意识。文件材料归档工作质量的优劣，主要取决于档案工作人员的工作态度和责任心，但很大程度上受到机关全员档案意识的制约。因此，加强全员档案宣传教育非常必要，只有对档案工作的重要性认识到位了，档案意识增强了，才能主动配合做好档案工作。在一个单位，如果领导干部的档案意识增强了，就会自觉的把档案工作列入议事日程，认真帮助解决档案工作中遇到的问题；机关工作人员档案意识增强了，就会主动配合档案人员做好工作，及时将反映本单位主要职能活动和历史面貌的文件材料完整保存下来，及时移交归档；档案工作人员的档案意识增强了，档案业务素质提高了，就会在平凡的工作岗位上尽职尽责地工作。因此，档案部门一定要加大档案宣传教育力度，努力提高全员档案意识，把关心支持档案工作变为机关人员的自觉行动。
二是严格落实立卷归档制度，提高文件材料归档质量。立卷归档制度对应归档的文件材料范围、归档时间和归档要求均做出了明确规定，各单位各业务部门要按照规定，对应立卷归档的文件材料进行认真清理。各业务部门将应归档的文件收集齐全、规范整理，经主管领导审核无误后交档案室归档保管。在归档的过程中，档案人员要按照收发文登记督促、指导文件移交人员按登记数量移交。归档应以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文书材料为重点。要注重归档文件材料的齐全完整，具体地说，应该归档的文件材料不能缺份，以及每份文件不能缺页，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复，不同文种的同一份文件要完整成套。总之，文件材料的齐全完整决定了归档工作的质量。
三是采取有效措施，做好零散文件材料整理归档工作。即使我们严格落实了立卷归档制度，但有时仍会出现有些文件不能及时归档的情况，特别是未经收发文登记的账外文件，在归档时容易被遗漏。如领导外出参加各种会议带回的有价值的文件材料，很容易分散保留在个人手中。再如，在单位机构调整、干部调动、转岗过程中，都可能出现文件被带走、损毁现象。因此，要采取相应的措施， 确保零散文件能齐全归档。对重大活动中产生的文件，档案人员要关注文件的运转情况，做好跟踪收集，确保重大活动结束后文件材料完整归档。对领导外出带回的会议文件，应由秘书或有关业务人员负责立卷，按规定及时移交档案室。对本单位召开的重要会议，档案工作人员应主动向负责会务工作的领导收集。对一些保密性较强的会议，为了使会议文件既能按时归档又不泄密，档案人员在工作中可采取专柜存放，严格管理确保安全。对于各业务部门召开的专业性会议，应由各部门负责文书工作的人员将会议材料收集齐全整理后移交档案室。在实际工作中，可以采取将文件材料的形成、积累工作纳人有关部门及有关人员岗位职责，并与业务人员的切身利益挂钩。同时，也可利用保密检查或年终清理文件等时机，把各部门形成的文件，尤其是未经收发登记的零散文件及时收集归档。档案人员也要积极主动参加单位的重大活动，做有心人，处处留心收集，平时发现各部门有价值的文件或资料没有归档的应主动联系。
四是业务指导工作要从微观具体性指导转变为对立档单位的宏观指导上。要明确档案业务指导的根本目的是提高被指导单位档案人员的专业知识和基本技能，示范一定要把握好度，不能事必躬亲。要抓住共性问题，突出重点，分类指导，取得整体效应。
五是注重档案人才的创新。随着档案信息化的加快，办公自动化的发展，使计算机等现代化设备在档案工作中逐步得到应用和普及。习惯于手工管理的档案工作者不仅需要掌握档案管理业务还要学会计算机操作，懂得数据库、网络技术、多媒体技术、影视制作和电子文档管理等新知识、新技能。这就要求我们尽快建立“以人为本”的有利于创新人才发展的人才培养机制和激励机制，通过举办专题培训班、研讨班、实地考察学习、继续教育等多种形式加强档案现代化人才和新型人才的培养，以适应档案工作现代化对人才的需求。
（作者单位：新疆维吾尔自治区呼图壁县654电台）
一、 存在的问题及其原因
目前，有些单位存在文件材料归档难的问题，主要表现在：一是应归档的文件材料收集不齐全，文件短缺较多；二是声像资料等特殊载体的档案材料短缺更为严重；三是应当归档的文件材料不能按时移交归档；四是档案人员综合素质不够高。
产生文件材料归档难的原因：
一是个别领导档案意识不强，对档案工作的重要性认识不到位，有些基层单位甚至把立卷归档当作负担来对待。在过去相当长的时间里，在很多人的眼里，档案工作是一项无足轻重的简单劳动，档案部门是一个修身养性的清闲之地，档案工作者则被认为是不需要多少知识就可以胜任的社会群体。甚至在一些领导者心目中，档案工作也是一项可有可无的、微不足道的工作，还由于档案工作不能直接产生经济效益，一些领导对档案工作没有给予足够的重视，所以档案工作无奈地处于一种尴尬的境地，即“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”。这都影响了文件材料归档工作的开展。
二是有些部门档案人员责任心不强，业务指导人员在指导方式上过于微观具体。我县档案局对所辖立档单位的档案业务指导工作过于具体，档案业务指导人员几乎包揽所有指导单位的具体档案业务，档案业务人员进驻一个单位，首先按一定标准收集本单位的历年文件，然后还带着被指导单位的档案人员对每一份文件进行鉴定、分类、组卷、编目，拟写案卷标题及案卷的装订、装盒、上架等，与其说“指导”不如说是在“打工”，越俎代庖使业务指导工作陷入骑虎难下的境地，有些单位甚至存在你不指导我就不干的等、靠思想。
三是档案人员综合素质不够高、专业人才缺乏。如今计算机、网络技术已在我县各项工作中广泛运用。电子文件归档以及现代音像、资料的收集整理和保存等工作，不但要求工作人员具备档案专业知识，而且有较好的计算机操作技能。目前，我县从事档案工作的人员有相当一部分素质偏低，缺乏专业技术人才，尤其是缺乏具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才，有些单位虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业
人才缺乏而未让其充分发挥作用。 四是有的业务部门文件材料归档制度不健全，措施不得力，影响了文件材料的归档质量和档案的齐全完整。档案的收集归档工作是档案人员义不容辞的责任，但一个单位仅靠一两个档案员的收集是不够的，档案人员不可能直接参加每个职能部门的活动，对文件材料形成渠道、内容和特点不是很了解，信息不灵，有了信息又找不到当事人，这样文件资料的收集归档难免就有漏洞。
二、处理的对策
一是加强宣传教育，提高全员档案意识。文件材料归档工作质量的优劣，主要取决于档案工作人员的工作态度和责任心，但很大程度上受到机关全员档案意识的制约。因此，加强全员档案宣传教育非常必要，只有对档案工作的重要性认识到位了，档案意识增强了，才能主动配合做好档案工作。在一个单位，如果领导干部的档案意识增强了，就会自觉的把档案工作列入议事日程，认真帮助解决档案工作中遇到的问题；机关工作人员档案意识增强了，就会主动配合档案人员做好工作，及时将反映本单位主要职能活动和历史面貌的文件材料完整保存下来，及时移交归档；档案工作人员的档案意识增强了，档案业务素质提高了，就会在平凡的工作岗位上尽职尽责地工作。因此，档案部门一定要加大档案宣传教育力度，努力提高全员档案意识，把关心支持档案工作变为机关人员的自觉行动。
二是严格落实立卷归档制度，提高文件材料归档质量。立卷归档制度对应归档的文件材料范围、归档时间和归档要求均做出了明确规定，各单位各业务部门要按照规定，对应立卷归档的文件材料进行认真清理。各业务部门将应归档的文件收集齐全、规范整理，经主管领导审核无误后交档案室归档保管。在归档的过程中，档案人员要按照收发文登记督促、指导文件移交人员按登记数量移交。归档应以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文书材料为重点。要注重归档文件材料的齐全完整，具体地说，应该归档的文件材料不能缺份，以及每份文件不能缺页，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复，不同文种的同一份文件要完整成套。总之，文件材料的齐全完整决定了归档工作的质量。
三是采取有效措施，做好零散文件材料整理归档工作。即使我们严格落实了立卷归档制度，但有时仍会出现有些文件不能及时归档的情况，特别是未经收发文登记的账外文件，在归档时容易被遗漏。如领导外出参加各种会议带回的有价值的文件材料，很容易分散保留在个人手中。再如，在单位机构调整、干部调动、转岗过程中，都可能出现文件被带走、损毁现象。因此，要采取相应的措施， 确保零散文件能齐全归档。对重大活动中产生的文件，档案人员要关注文件的运转情况，做好跟踪收集，确保重大活动结束后文件材料完整归档。对领导外出带回的会议文件，应由秘书或有关业务人员负责立卷，按规定及时移交档案室。对本单位召开的重要会议，档案工作人员应主动向负责会务工作的领导收集。对一些保密性较强的会议，为了使会议文件既能按时归档又不泄密，档案人员在工作中可采取专柜存放，严格管理确保安全。对于各业务部门召开的专业性会议，应由各部门负责文书工作的人员将会议材料收集齐全整理后移交档案室。在实际工作中，可以采取将文件材料的形成、积累工作纳人有关部门及有关人员岗位职责，并与业务人员的切身利益挂钩。同时，也可利用保密检查或年终清理文件等时机，把各部门形成的文件，尤其是未经收发登记的零散文件及时收集归档。档案人员也要积极主动参加单位的重大活动，做有心人，处处留心收集，平时发现各部门有价值的文件或资料没有归档的应主动联系。
四是业务指导工作要从微观具体性指导转变为对立档单位的宏观指导上。要明确档案业务指导的根本目的是提高被指导单位档案人员的专业知识和基本技能，示范一定要把握好度，不能事必躬亲。要抓住共性问题，突出重点，分类指导，取得整体效应。
五是注重档案人才的创新。随着档案信息化的加快，办公自动化的发展，使计算机等现代化设备在档案工作中逐步得到应用和普及。习惯于手工管理的档案工作者不仅需要掌握档案管理业务还要学会计算机操作，懂得数据库、网络技术、多媒体技术、影视制作和电子文档管理等新知识、新技能。这就要求我们尽快建立“以人为本”的有利于创新人才发展的人才培养机制和激励机制，通过举办专题培训班、研讨班、实地考察学习、继续教育等多种形式加强档案现代化人才和新型人才的培养，以适应档案工作现代化对人才的需求。
（作者单位：新疆维吾尔自治区呼图壁县654电台）