熟练CAF沟通原则让老板听你的

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  有效地向上沟通,不仅要能了解上司指定工作重点,更要读懂上司的想法与动机,部属熟练CAF沟通原则涵盖掌握沟通模式(Confirmdtion)、确认工作进度(Alignment)、主动工作回馈(Feedback)的沟通原则,将更能事半功倍地完成任务,成为主管眼中闪闪发光的明日之星。
  
  刚忙完,正低头整理文件准备下班的意晴,觉得前面有一熟悉的身影,抬头一看是经理莉莉。
  “意晴,不好意思,我知道你快下班了,但有个急件要紧及处理,刚刚处长要我们列这次高阶主管座谈的费用表及评估报告,明天中午给我review(复核)一下好吗?”“你刚寄给我的e—mail,用口头先和我说明……”
  “刚刚人事部打电话问说我们部门这次要找的人是要什么条件的,你有没有什么想法?”
  意晴说:“可是,但是你中午给我两个案子,也是急件,明天早上还要和客户conference call(电话会议),我实在有点忙不过来。”
  莉莉说:“没问题的啦,我相信你一定可以如期完成的。我先走了!”
  脸上顿时3条黑线意晴,张口竟不知如何回答……
  相信上述的情景,应该让很多职场人心有戚戚焉。你我都希望在职场上受到主管的肯定。只有抓住上司的心,才有机会崭露头角;只有掌握和上司沟通的要诀,才有机会成为上司的左右手。
  向上沟通是有效达成组织任务与工作绩效的重要关键。有效能的向上沟通,不仅是在能了解上司指定的工作项目,还要进一步去掌握上司的想法与动机,主动与有效地向上管理,更能够事半功倍地完成工作任务,就有机会成为组织的明日之星。
  
  熟练CAF老板听你的
  
  组织里主管与员工的关系有点黏又有点不黏,不同立场对事情角度也不尽相同,谈及向上管理时,需从两个角度分别来探讨成功向上沟通秘诀,第一部份是从员工的角度,第二部份是从主管的角度,了解如何在上司每天忙录的行程中,掌握有效沟通的要素,以得到上司的信任与支持,在工作上得心应手。
  然而,在有限时间如何将老板交办的事项如期完成?又如何能掌握老板的做事方法与习惯。熟练CAF技巧,让你事半功倍?
  1.掌握沟通模式(Confirmation)
  如同一样米养百样人,同理,有些上司喜欢口头报告,有些上司喜欢e mail沟通,平日就要养成观察老板的习惯以及做确认的动作,遇到重要及紧急的事情要follow up(跟紧),事情完成到一个段落也应向上司呈报进度,建立起与上司有效的沟通平台与方式。
  2.确认工作进度(Aiignment)
  定期主动向老板调整确认目前工作进度,让上司知道交办任务及专案的执行状况,随时update事情的发展进度。同时也要了解上司比较重要的短期与长期工作目标,主动地管理(own the process)。如果手上事情都是急件,要将每件事情都列表出来,自己能完成的时间表,及需要上司支援的资源。如:外包,或将其中某些事情的急缓度调整。建立让上司了解时间压力会影响工作品质的观念。
  3.主动工作回馈(Feedback)
  很多员工都以为将工作完成emall给主管事情就结束了。结果,很多员工不知道老板收到信后,才发现中间有些项目不符要求,有些主管会退回要求员工重新调整,但有些主管因时间压力自己动手做,但在心中已对部属打了很多折扣。因此,可主动邀请老板给予面对面的工作回馈。问问老板,过去这一二个月,有那些工作成效可以改善的地方,有那些可以再加强的地方。
  
  在对的时间说对的话
  
  《从优秀到卓越》(Good to Great)一书作者吉姆·柯林斯(Jim Collins)提过先找到对的人上车,才能做对的事情(First who,then what)。在沟通技巧也是如此。主管都希望部属是对的人,会在对的时间,说对的话,做对的事。如何去达到呢?
  多了解与观察主管的影响力更可以掌握与主管的沟通重点,从营运模式可以了解,主管担任职务于组织里的重要性高低,例如:客户导向的公司,客服主管的声音就很重要;以研发为主的企业,研发主管想法影响甚巨;再来是,主管管理的员工数的多寡、组织的层级、年资数字等都可作为观察的重点。主管所掌握公司的资源,例如:预算、设备等也是,当主管能运用的资源越多,代表在公司的影响力越大。掌握主管的需求之后,沟通起来才不会让主管高唱:“你不懂我的心”。
  随着不同世代加入职场,主管也在学习从权威转为柔性领导。
  
  (编辑/宁良凌)
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