知识管理功用下的博客形态及其运行分析

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  摘要:知识管理情境下的博客形态及运行机制具有独特性,博客的功能要满足知识的社会化、知识的外化、知识的连接化和知识的外化的需要。因此,目前理想的知识博客形态是博客群组,其运行机制遵循知识管理的一般原理和过程,即知识社会化、外化、连接化、内化四个过程。经过分析和构建,可以得出结论,知识管理功用下的博客群组的形态大致可分为博客群组首页、博客社区和个人空间三个层次。这样形态的博客可以较好地满足组织知识管理的需要,具有广阔的发展空间和前景。随着知识博客的普及,随之产生的一些问题也值得我们注意,如知识机密的保密问题以及博文的版权问题等。
  关键词:博客;知识管理;形态;运行
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  中图分类号:G72文献标识码:A文章编号:16738268(2012)02003804
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  虽然知识管理活动由来已久,但知识管理作为一门学科出现,也就是最近20多年的事。那么,知识管理究竟是怎样一个过程或者说怎样进行知识管理?不同研究者依据对这个问题的不同回答形成了三个学派:技术学派、行为学派和综合学派。技术学派认为,“知识管理就是对信息的管理”,其主要研究对象是知识管理系统。20世纪50年代发展起来的人工智能领域,60年代之后发展起来的管理信息系统,企业资源规划、决策支持系统和战略信息系统等,以及90年代之后发展起来的知识管理软件领域都是技术学派理念的成果。而行为学派认为,“知识管理就是对人的管理”[1],行为学派的主要理论贡献是学习过程和管理研究以及学习型组织理论。综合学派则认为,“知识管理不仅要对信息和人进行管理,还要将信息和人连接起来进行管理;实施管理要将信息处理能力和创新能力相互结合,增强组织对环境的适应能力”。组成该学派的专家由于很好地将技术因素和人的因素相结合,能用系统、全面的观点实施知识管理,所以很快被企业界接受。
  在知识管理的研究理路中,技术学派和行为学派各有特点。技术学派无疑在显性知识的整理与传播方面有自己独特的优势,而行为学派则在隐性知识挖掘方面更具特色。当然,无论是强调技术还是强调人,在知识管理过程中这二者是交杂在一起而不能分离的。于是,综合学派的观点显得更为理性而不失偏颇。而博客,它既是一种技术手段,同时又承载着人的思想情感,它是信息技术和社会情感因素的聚合体,这种特点决定了它非常适合应用于知识管理。
  一、博客在知识管理中的形态
  运用博客进行知识管理首先要有一个适宜的组织形式[2]。由于知识管理一般用于组织,所以必定是博客群组的模式。现实中,博客群组依据其不同的功用衍生出了多种多样的组织形式,如Bokee群组模式,这种形式对每位成员的Blog没有任何聚合和展示,而是把重点放在成员间交流的论坛上。Blogbus群组模式则提供了群组的日志、推荐的成员日志、最新的成员日志、群组常用tag 、群组最新评论、博客之星等服务。它不仅为用户提供了专业化的博客服务,还为大家提供了一个相对方便的交流平台。而用于知识管理的博客群组的定位应是提供一个专业的知识存储、搜索、共享的平台,以促进组织中知识的利用和思想的交流[34]。鉴于此,我们在对各类具有知识管理功能的博客进行考察分析后,认为一个适宜成为知识管理平台的博客系统应具有如图1所示的结构。
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  如图1所示,知识博客系统分为三个层次:首页、博客社区、个人空间。第一层可分为三大功能模块:第一功能模块是博客的分类导航。无论是何种学科的知识,其数量浩如烟海,要快速地查阅某知识,按该学科内部的结构体系对知识进行分类无疑可以帮助用户迅速找到其需要的内容。按学科分类使知识博客群组中形成了不同的博客社区。分类导航,即进入各博客社区的链接导航,它是用户进入感兴趣的社区的总入口。这部分功能适用于用户日常的学习和知识积累,交互性强,而针对性不强。第二个模块是站内搜索,包括RSS个人定制阅读和搜索引擎,使用这部分功能的用户一般为解决某种问题而来,由于其对浏览的内容进行了条件限制,因而这部分功能更具针对性。知识博客的专业性要求搜索引擎要足够强大,能够满足用户复杂的查找条件,搜索引擎应包括初级检索和高级检索两种适用于不同情况的检索方式。第三个模块是最新博文和新闻,它位于博客网站的首页,内容不分类型,以时间倒序排列,主要发布每日更新的博文链接和博客群管理员发布的最新新闻。这部分不强调专业性而强调及时性,使用户一进入网站就可以对网站的最新动态有一个全面了解,以便其可以利用到最新、最前沿的资讯。
  系统的第二层是博客社区。首先,为了使博客群更具吸引力,让更多的用户参与到博客网站中来,博客本身要有大量有价值的资料供用户查阅。在每个博客群中,应有一个群组空间,群组管理者可以在上面发布有价值的知识信息以便其成员查阅,同时为用户们提供了一个方便的交流平台。这样,用户在写博客前便可先了解到与本学科相关的丰富的知识、信息,必定会经常光顾此地,从而增加其在博客群组开博、写博的几率。可见,一个好的群组博客空间是该群组聚集人气的好工具。其次,可行的知识贡献激励机制也是决定知识管理成败的重要因素。有的博客网站设置了知识贡献之星列表,将知识贡献突出者列于其上,作为精神奖励的一种办法。有研究表明,追求点击率、获得名誉是博客们写博的一大心理动机。知识贡献评价应由点击率、转载率等客观指标和知识使用者对知识的价值评价、博客管理者对文章贡献的评价等主观指标结合而成,以尽量保证评价的客观公正。再次,知识管理的核心理念是将最有价值的知识运送到最需要的地方去。有人提出,可以借鉴目前企业知识管理软件的做法,在博客中采用“推”的方式向用户主动推荐一些博文、信息。这是目前电子商务流行的一种广告模式,实践证明该模式取得了良好的传播效果。而这种做法运用于知识管理,可以解决组织成员在寻找解决问题方法时不知道已经存在该类问题的解决方案的困境,从而提高了知识利用率。最后,对于一些用户解决问题时所遇到的“疑难杂症”,知识博客还应为用户提供私人讨论、专家咨询的通道。如在博客中植入知识地图,或在用户的个人空间加入通讯软件,可以极大地方便用户在遇到困难时寻求他人的帮助。   该系统的最后一层为用户的个人空间,其形式与目前个人博客空间一致。随着源代码开放的趋势,网站建设者可以不断在个人空间中增添新的使用功能,以增强知识博客的吸引力。
  以上是知识博客的系统介绍,如同机器中的硬件部分。现实中,博客具体形态千变万化,只要针对用户的使用特性和博客网站本身性质设计出实用、专业、针对性强的博客平台,就可以胜任知识管理的要求。然而,仅仅具备了“硬件”,博客仍然无法承载知识管理的功能,只有对其配以相应的“软件”,即运行程序后,博客才能真正成为知识管理的工具。
  二、知识博客的运行机制
  (一)知识管理原理
  知识管理理论、方法众多,近年来影响较大、比较经典的理论是野中郁次郎的SECI模型,其核心文章在相关研究领域被引用次数最多,也得到了企业的普遍应用。野中郁次郎认为,创造新知识的过程就是隐性知识和显性知识之间的互动转化。他发明的SECI模型将一次知识创造过程分为四个阶段:社会化、外化、连接化、内化。社会化就是从隐性知识到隐性知识,产生共感知识的过程。个人从其他人那里直接获得隐性知识,而不是传授,如学徒工与师父一起工作,不用语言而凭借观察、模仿练习便可学会技艺。外化就是将隐性知识转化为显性知识的过程。个人通过将存在于自己头脑的知识通过隐喻、模拟和模型序列的使用,转化为概念性的,可以存储、传播、分享的显性知识[5]。工程师绘制蓝图、科技人员撰写研究报告、程序员编写程序都属于外化的过程。连接化就是从显性知识到显性知识,将显性知识传播组合,形成新的显性知识的过程。个人提取、组合显性知识一般通过查阅图书、网络、电话、会议等媒介实现。内化是从显性知识到隐性知识的过程。员工通过学习、培训将外在的显性知识转化为自己的技能与知识。在一个知识创造完成后,产生的新知识又会引发新一轮的知识创造,整个知识创造过程是一个螺旋上升的动态过程,因此这一过程也称为“知识螺旋”。
  (二)知识博客的运行机制
  运用博客进行知识管理要遵循知识管理的相关原理和机制。博客的运行机制就是以博客为平台实现知识管理目标的全过程。博客大有可为之处的是知识的外化和连接化过程[6]。首先,博主写博,本身就是一种知识外化的过程,知识管理要做的是催化这一行为的发生。组织可以鼓励其成员将每日学习、工作的内容或遇到的问题自由地记录在博客上,而不对形式、字数等加以要求。虽然这种零星的记录不是严格意义上的知识总结,却可以积累很多难以结构化的知识经验,在某一时刻还可能激发出意想不到的灵感。另外,还可以配以相应的激励机制鼓励博主写博,如上文提及的“知识贡献之星”等网络荣誉。当然,除了精神奖励之外还可以给予一定的物质奖励。其次,连接化过程就是博文在网上传播和读者借鉴博文创造新的知识的过程。无论是用户的主动搜索还是网站的推荐,读者阅读他人的博文首先实现了知识的转移,然后读者在自己的知识作品中运用获取的知识从而完成了由显性知识到新的显性知识的创造过程。博客四通八达的连接方式使其在知识的传播当中具有得天独厚的优势,它兼具了“被动接受信息”和“主动搜寻信息”两种信息传递方式,从而大大提高了用户获得其所需要的信息的概率。最后,内化阶段主要是读者在阅读学习了他人的博客后,将学到的知识学以致用,转为自己的知识和技能的过程。一部分用户可能在学习了相关知识后将该知识转化为自己的职业技能,而有的用户可能在吸收了学习到的知识后又进行了新的知识创造,这一过程更符合连接化过程的特征。所以,知识传播的终点有可能终结于第四阶段——内化,也有可能在第三阶段——连接化就完成了整个知识创新的过程。图2为运用博客进行知识管理的大致流程。
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  在实施知识管理过程中还有两个需要注意的问题:一是保密问题,二是版权问题。蓝色巨人IBM公司鼓励它的32万名员工使用博客工具,但IBM还要求员工小心地使用博客。在IBM公司内部网站上,IBM发布了员工在写作与公司有关的题目时的博客规则,不论员工是在公司还是在自己家里都要遵守。对那些在自己博客上谈论与IBM有关话题的公司员工,IBM规定要求他们使用自己的最佳判断,并且要明确表示他们的观点和意见仅仅代表自己,不代表IBM的官方观点[1]。有些组织包含大量的科学专利、组织机密,因此保密工作显得尤为重要。组织在鼓励其成员使用博客的同时,也应加强对成员的保密教育。在用户注册前应告知用户使用规则,并对其进行保密教育。在博客作者发表博文时也应对用户进行保密方面的提醒。对于出现的泄密事件,应该及时处理,并在博客网站中及时补救。
  知识博客中的博文能否为他人转载?博文创造的经济效益归谁所有?谁来决定博客的公开程度?这些问题都涉及版权问题。博文是博客作者的作品,似乎版权理应由博主本人所有,然而作为一个法律问题,版权归属的判断却并不如此简单。有的博客网站规定博主的博文版权归网站所有,有的则对博文的版权和观点都进行了免责声明。这里可以依据不同组织的性质,在组织创建知识博客网站前对相关版权问题进行规定并予以发布。
  三、结语
  知识管理功能是博客应用的新兴领域。本文对应用于知识管理功用下的博客的形态及其运行机制进行了分析。在分析过程中,不难看出博客作为一种技术工具,可以满足知识管理的基本需求。博客的经济性和知识管理活动的有效性预示着知识博客在未来组织中的广阔前景。然而,现实中专业化的知识博客运用还处于起步阶段,运用博客进行知识管理的实践还有待发展,相信未来知识博客实践的发展会为博客研究提供更为丰富而生动的材料。
  参考文献:
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