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摘要：目前我国高等职业教育事业蓬勃发展，组建形式多样，在建设发展过程中都伴随有档案资料的收集、整理、归档、利用等工作。但目前档案管理存在一定的问题，给教学管理、专业建设、改革发展等带来很大影响，本文就高职院校档案管理的现状及措施进行了分析探讨。
关键词：高职院校 档案管理 思考
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646(2009)01-0103-02
改革开放30年来，我国的高等职业教育事业蓬勃发展，迅速壮大。目前，职业教育作为我国高等教育的一种类型，无论从办学规模，学生人数，专业结构等方面都以成为我国高等教育不可缺少的重要组织部分。因此，加强高职院校档案管理，亦应放在学院管理工作的重要位置，给予高度重视。本为就如何加强此项工作谈一点认识。
1 高职院校档案管理的现状
我国离职院校的组建方式目前大致有以下几种类型：一是政府投资新建；二是在原学校基础上扩建改建；三是由几所中专学校合并组建；四是社会力量集资筹建。无论哪种形式建成的高职学院，在建设发展完善的过程中，都伴随有档案资料的收集、整理、归档、利用等工作。但是，目前高职院校档案管理的现状直接影响到档案管理的正常进行。一是从管理队伍看，新建院校几乎没有专门的档案管理人员；改建院校人员老化，管理手段落后：合并组建的院校原有档案管理人员大部分易位分流，调整了岗位；集资联办的院校管理人员紧缺。二是档案管理设施陈旧，没有专门的档案室。有些甚至连基本的柜架都难以保证，更谈不上配备专用电脑。三是档案资料管理混乱，由于撤校合并人员变化，使原来学校的文件资料没有及时整理归档，有些甚至损坏丢失，加之合校后新的档案室未能及时建立，原学校档案无法集中管理，潜在着很大的不安全因素。四是由于新学院基建资金投入大，档案管理的经费不能保证，一些必需的办公设施难以及时解决。使档案管理工作处于瘫痪状态。五是现存档案无法合理科学利用等等。
2 这种状况带来的影响与后果
高职院校目前档案管理中存在的这些问题，已经给学院教育教学、历史研究、党政管理、专业建设、改革发展带来了很大的影响。一个院校的档案是这个学校历史的原始记录，它是随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐渐积累起来的。目前我国的高职院校绝大部分是由原来的几所中专学校合并而成的。建校历史有长有短，有些已有百年历史，少则也跨过了半个世纪。如果管理的不好，这些新建院校的历史将被割断，现实也无法积累。记录学校教育事业发展曲折历史和广大师生奋斗足迹的珍贵档案，因学校合并更名有可能被毁灭或遗弃，使今人不知古人所为，不知今校起自于何处。由于搬迁重组、机构改制，使一些人事档案、学籍档案、图书档案等被弄丢、弄乱，出现了人员管理混乱，学生情况无据，致使教学管理工作不能正常进行。
3 加强高职院校档案管理的措施
3.1 认真学习，不断提高认识。首先要组织广大教职工，特别是领导干部认真学习有关档案管理的法律法规，并要利用各种形式开展大力宣传，使大家认识到搞好学院档案管理的重要性和必要性，使学院领导特别是主要领导把学院档案管理列入重要议事日程，从思想上高度重视，从行动上大力支持，从经费上给予保障，把档案馆室的建设列入院校的发展计划。其次，要教育档案管理人员热爱本职工作自觉履行职责。第三通过室传教育使全体师生员工增强档案意识，参与档案的整理，积极保护、开发和利用档案。
3.2 加大投入，搞好设施建设：①高职院校在进行校区基本建设的同时，要想方设法挤出一定数量的资金投入档案馆、室建设，解决档案资料存放场所问题，同时要配备足量的内部设施、如办公用品、电脑等。②给机关各部门、学科系要配备档案专柜，落实工作人员，落实档案管理经费。③做好档案馆、室的防盗、防火、防腐等设施建设，保证档案安全。
3.3 集中人力，搜集整理档案。对因合校并点而损坏、混乱、丢失的档案，集中人力，仔细查找，认真整理，分类归档。特别对历史悠久的线装档案，重要的人事、科研等档案，都要清点核实，不留断档、残档。
3.4 建章立制，强化管理措施。高职院校的建校史大部分都不太长，因此，对档案的管理从一起步就应该重视制度建设，坚持制度化管理，使档案管理规范化。要制定系统的适合高职院校实际的档案管理制度，用制度管人、管档案、管运行，做到依法建档，依规管档，保证档案发挥应有的重要作用。
3.5 积极探索、加快信息化建设。现代信息技术的飞速发展，电子文件、电子档案已成为档案管理的重要内容和方式。高职院校的档案实行现代化管理也已成为必然。因此，在加强管理过程中必须积极探索，不断创新，强力推进档案的信息化建设。首先要配备一定数量的电脑及相应的设备。其次，开通学院办公自动化系统，教学科研、后勤、学籍管理系统，实行网络传递文件、指令，使档案资源数字化。第三，对原有纸质档案进行处理转化并入计算机，实行网络管理，科学开发利用。
3.6 创造条件、培养高素质人才。加强高职院校档案管理，培养高素质的管理人员是关键。学校档案管理信息化是社会信息化的一部分，要求必须有一批档案业务好、计算机应用技术熟练的档案管理工作者。为此，学院要创造条件，积极培养一批高素质档案管理人才。一是加强对档案人员基本技能的培训。使他们具备扎实的档案学基础理论知识，懂得档案的收集、分类、整理、著录到档案利用的全过程。二是进行计算机知识和技能培训。使他们掌握档案管理系统软件的制作和应用。三是对学院机关部门和学科系等基层单位档案管理工作者进行培训提高，使他们在网络条件下数据库的著录项能够符合规范要求，使电子文件的归档在技术上符合全文数据库要求等。四是组织学院档案工作人员学习参观兄弟院校档案管理的经验和办法，联系实际，改进工作。五是在工作、生活、待遇上给予关心照顾，在职称晋升等方面给予倾斜，鼓励他们安心本职工作，为院校档案管理做出积极贡献。
关键词：高职院校 档案管理 思考
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646(2009)01-0103-02
改革开放30年来，我国的高等职业教育事业蓬勃发展，迅速壮大。目前，职业教育作为我国高等教育的一种类型，无论从办学规模，学生人数，专业结构等方面都以成为我国高等教育不可缺少的重要组织部分。因此，加强高职院校档案管理，亦应放在学院管理工作的重要位置，给予高度重视。本为就如何加强此项工作谈一点认识。
1 高职院校档案管理的现状
我国离职院校的组建方式目前大致有以下几种类型：一是政府投资新建；二是在原学校基础上扩建改建；三是由几所中专学校合并组建；四是社会力量集资筹建。无论哪种形式建成的高职学院，在建设发展完善的过程中，都伴随有档案资料的收集、整理、归档、利用等工作。但是，目前高职院校档案管理的现状直接影响到档案管理的正常进行。一是从管理队伍看，新建院校几乎没有专门的档案管理人员；改建院校人员老化，管理手段落后：合并组建的院校原有档案管理人员大部分易位分流，调整了岗位；集资联办的院校管理人员紧缺。二是档案管理设施陈旧，没有专门的档案室。有些甚至连基本的柜架都难以保证，更谈不上配备专用电脑。三是档案资料管理混乱，由于撤校合并人员变化，使原来学校的文件资料没有及时整理归档，有些甚至损坏丢失，加之合校后新的档案室未能及时建立，原学校档案无法集中管理，潜在着很大的不安全因素。四是由于新学院基建资金投入大，档案管理的经费不能保证，一些必需的办公设施难以及时解决。使档案管理工作处于瘫痪状态。五是现存档案无法合理科学利用等等。
2 这种状况带来的影响与后果
高职院校目前档案管理中存在的这些问题，已经给学院教育教学、历史研究、党政管理、专业建设、改革发展带来了很大的影响。一个院校的档案是这个学校历史的原始记录，它是随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐渐积累起来的。目前我国的高职院校绝大部分是由原来的几所中专学校合并而成的。建校历史有长有短，有些已有百年历史，少则也跨过了半个世纪。如果管理的不好，这些新建院校的历史将被割断，现实也无法积累。记录学校教育事业发展曲折历史和广大师生奋斗足迹的珍贵档案，因学校合并更名有可能被毁灭或遗弃，使今人不知古人所为，不知今校起自于何处。由于搬迁重组、机构改制，使一些人事档案、学籍档案、图书档案等被弄丢、弄乱，出现了人员管理混乱，学生情况无据，致使教学管理工作不能正常进行。
3 加强高职院校档案管理的措施
3.1 认真学习，不断提高认识。首先要组织广大教职工，特别是领导干部认真学习有关档案管理的法律法规，并要利用各种形式开展大力宣传，使大家认识到搞好学院档案管理的重要性和必要性，使学院领导特别是主要领导把学院档案管理列入重要议事日程，从思想上高度重视，从行动上大力支持，从经费上给予保障，把档案馆室的建设列入院校的发展计划。其次，要教育档案管理人员热爱本职工作自觉履行职责。第三通过室传教育使全体师生员工增强档案意识，参与档案的整理，积极保护、开发和利用档案。
3.2 加大投入，搞好设施建设：①高职院校在进行校区基本建设的同时，要想方设法挤出一定数量的资金投入档案馆、室建设，解决档案资料存放场所问题，同时要配备足量的内部设施、如办公用品、电脑等。②给机关各部门、学科系要配备档案专柜，落实工作人员，落实档案管理经费。③做好档案馆、室的防盗、防火、防腐等设施建设，保证档案安全。
3.3 集中人力，搜集整理档案。对因合校并点而损坏、混乱、丢失的档案，集中人力，仔细查找，认真整理，分类归档。特别对历史悠久的线装档案，重要的人事、科研等档案，都要清点核实，不留断档、残档。
3.4 建章立制，强化管理措施。高职院校的建校史大部分都不太长，因此，对档案的管理从一起步就应该重视制度建设，坚持制度化管理，使档案管理规范化。要制定系统的适合高职院校实际的档案管理制度，用制度管人、管档案、管运行，做到依法建档，依规管档，保证档案发挥应有的重要作用。
3.5 积极探索、加快信息化建设。现代信息技术的飞速发展，电子文件、电子档案已成为档案管理的重要内容和方式。高职院校的档案实行现代化管理也已成为必然。因此，在加强管理过程中必须积极探索，不断创新，强力推进档案的信息化建设。首先要配备一定数量的电脑及相应的设备。其次，开通学院办公自动化系统，教学科研、后勤、学籍管理系统，实行网络传递文件、指令，使档案资源数字化。第三，对原有纸质档案进行处理转化并入计算机，实行网络管理，科学开发利用。
3.6 创造条件、培养高素质人才。加强高职院校档案管理，培养高素质的管理人员是关键。学校档案管理信息化是社会信息化的一部分，要求必须有一批档案业务好、计算机应用技术熟练的档案管理工作者。为此，学院要创造条件，积极培养一批高素质档案管理人才。一是加强对档案人员基本技能的培训。使他们具备扎实的档案学基础理论知识，懂得档案的收集、分类、整理、著录到档案利用的全过程。二是进行计算机知识和技能培训。使他们掌握档案管理系统软件的制作和应用。三是对学院机关部门和学科系等基层单位档案管理工作者进行培训提高，使他们在网络条件下数据库的著录项能够符合规范要求，使电子文件的归档在技术上符合全文数据库要求等。四是组织学院档案工作人员学习参观兄弟院校档案管理的经验和办法，联系实际，改进工作。五是在工作、生活、待遇上给予关心照顾，在职称晋升等方面给予倾斜，鼓励他们安心本职工作，为院校档案管理做出积极贡献。