论文部分内容阅读
摘要：随着社会的进步，传统的工作任务跟踪管理方式以不能适应企业的发展需求，以信息化方式实现工作任务跟踪管理能有效提高企业的信息化水平，给企业带来效益。工作任务跟踪管理系统通过采用分层设计，将表现层、业务层、数据层分开，每层提供不同的服务。针对不同使用人员分别提供任务发起、待办、已办、任务转发、到期提醒、过程跟踪、任务统计功能，提高了企业的信息化水平，为企业节省时间成本，增加效益，助力企业发展。
关键词：信息化；工作任务；任务发起；过程跟踪
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）29-0227-02
1 目的和意义
企业对于工作任务的安排、跟踪、管理等工作，传统方式都是人工干预，人工分配任务并通知到执行人员，任务执行情况也是靠发起人不停地询问才能得知。一项任务执行到最后，往往进度无法控制，其中的很多环节无法把握，白白花费很多时间在了解任务情况上。对于企业来说，这样的机制会耗费很多时间和精力在任务的督办和汇报上面，很大程度地影响了任务的执行效率。企业工作任务跟踪管理信息化设计的目的就在于此。通过信息化手段对任务跟踪记录，在发起人和执行人之间建立一个沟通的平台，系统管控任务的执行情况，为企业节省沟通和时间成本。同时通过对任务跟踪管理的信息化实现，还便于对任务进行统计分析，将分析结果作为企业高层决策的依据。
2 现状分析
目前，工作任务跟踪管理功能大多都集成到办公自动化（以下简称OA）产品中，有的叫做任务安排，有的叫做工作计划、项目管理等。随着OA产品的日趋成熟，大多数产品功能多，操作复杂，对用户要求也多，导致用户使用不方便，有的可能还需要培训用户才会使用。很多企业在购买OA产品后，使用中往往发现大部分功能用不到或者很少使用，有些企业内部对OA产品也没有进行很好的管理与使用监督，导致OA变成了简单的沟通、协同工具。中小企業对于采购大型OA产品总是望而却步，但是对于企业工作任务跟踪管理的需求却很强烈。根据以上分析，大多数企业对于一个简单、方便、高效的工作任务跟踪管理系统的需求是一致的，因此设计一个面向企业全体员工的简单、通用、便捷、高效的工作任务跟踪管理系统是企业需要的。
3 系统架构与网络拓扑设计
3.1 系统架构设计
系统采用分层设计，由表现层、业务层、数据层组成。表现层主要由登录、待办任务、已办任务、我的发起和个人中心等交互界面组成，向用户提供与系统交互的接口。业务层主要包括系统管理、附件管理、人员管理、任务管理、任务跟踪、通知管理、任务分析功能，向表现层界面操作提供支撑服务。数据层主要向业务层提供数据接口操作，主要包括系统、任务、人员、状态跟踪、任务分析、消息通知等数据接口，通过数据接口向数据库读写数据。
3.2 网络拓扑设计
系统运行在互联网环境下，用户终端支持手机、PC、便携笔记本，用户通过连接互联网访问位于防火墙后的应用服务器，应用服务器根据业务需要访问文件服务器和数据库服务器。
图2为工作任务跟踪管理系统网络拓扑图。
4 功能设计
系统面向企业全员使用，根据人员组织结构，只有上级人员可以给下级人员分配任务，企业领导作为组织机构最高级别人员存在。发起任务时可以分配执行人员，执行人员可以是同级及下级但不能是企业领导，可以指定任务紧急程度、完成时限、任务内容等信息，任务支持抄送、附件上传等辅助功能。系统通过推送服务，通知执行人员。执行人员通过支持的终端程序登录系统，通过待办列表查看待办任务内容，待办列表根据任务完成时限、紧急程度进行排序，并使用醒目的图标及文字表示重要程度和时限，便于执行人员优先查看重要任务。执行人员对待办任务可以进行未完成回复、完成回复、申请延期等操作。发起人在我的发起能够收到通知并查看执行人员执行的操作，并对相应操作进行回复或审核。执行人完成任务并回复，发起人确认完成后，该项任务进入执行人的已办列表，否则一直停留在待办列表中。发起人根据收到的任务状态通知，在我的发起进行任务的跟踪查看，及时了解任务动态、完成情况等信息，发起人还可对完成、申请延期等请求进行审核和确认。执行人、发起人通过系统完成对工作任务的跟踪管理，企业通过系统实现对工作任务的动态跟踪机制，并通过系统的任务统计功能，对任务进行分析，将分析结果提供给决策层参考。
1） 任务发起
发起人通过支持的终端程序登录系统发起任务，主要内容应包括事项类型、紧急程度、任务内容、分配人员、抄送、附件信息，任务编辑后可保存为草稿或直接发送出去。
2） 待办列表
显示登录用户的待办事项，包括任务、协同、通知。用户可查看具体任务内容、发起人、发起时间和任务完成时限等内容，同事用户可对任务进行回复、申请延期操作，回复操作分为未完成回复与完成回复两种方式，完成回复需要发起人确认才能通过。待办列表按任务完成时限及紧急程度排序，时限、紧急程度等内容以醒目的图标和文字表示。
3） 已办列表
显示办完的事项信息，按完成时间排序。可查看完成任务的过程信息。
4） 任务转发
每个任务只能转发一次。转发操作通过待办列表进入。转发时可追加任务内容和重新选择执行人员。
5） 到期提醒
每个任务都有完成时限，系统判断是否有任务即将到期，并发送到期提醒通知给执行人员。
6） 过程跟踪
我的发起显示发起人的所有任务，按照紧急程度、完成时限排序。任务状态有未接收（未接收的人红色背景显示）、进行中、已完成、关闭、草稿。执行人每回复一次，高亮显示相应的任务并以数字脚标的形式提示发起人。发起人根据情况可执行重办、催办、确认完成操作。 7）任務统计
系统对用户发起的任务进行实时统计，包括完成任务数、未完成任务数、超期任务数、任务平均执行时间、任务紧急程度统计等内容，支持按年、按月、按周统计。
5 结束语
工作任务跟踪管理系统能有效帮助企业解决传统管理方式弊端，为企业提供优质的跟踪统计服务，提高企业对工作任务跟踪管理的效率，为企业节省时间成本，增加效益，助力企业发展。
参考文献：
[1] 王曜卿. 员工工作任务分配与管理[J]. 视窗世界， 2004（3）：64-65.
[2] 李闯. 任务跟踪管理系统的设计与实现[D]. 北京： 北京邮电大学， 2010.
[3] 张利平， 王晓静. 基于PDCA的任务跟踪管理系统分析与设计[J]. 电脑知识与技术， 2017， 13（2）：65-67.
[4] 雷晖. 基于多平台任务跟踪系统的设计与实现[J]. 信息与电脑： 理论版，2015（24）：61-62.
[5] 刘东飞， 郑焕. 基于JAVA开发WEB应用中MVC模式的研究[J]. 软件导刊，2005（22）：10-12.
[6] 王占兵. 浅谈WBS-工作（任务）分解结构在工程项目管理中的应用[J]. 现代经济信息， 2013（14）：92-92.
[7] 赵志群. 典型工作任务分析与学习任务设计[J]. 职教论坛， 2008（12）：1-1.
[8] 刘艳菊， 陈恳， 杨东超. 基于PLM的任务管理模型研究[J]. 机械设计与制造， 2006（3）：157-159.
[9] 潘俊勇， 欧阳由， 万立. PDM系统中任务管理的研究[J]. 智能制造， 1999（5）：40-43.
[10] Anido L， Burguillo J C， Fernández M J， et al. Task Management and Tracking for Web-based Teleworking[C]// Procs. World Computer Congress，2000.
[11] Lan I. ezManageOnline - free task management solution for task tracking with progress and status reports[R].
[12] Gordon C， Lowney T， Roach K. Project Task Management： US， US 20130024231 A1[P]. 2013.
关键词：信息化；工作任务；任务发起；过程跟踪
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）29-0227-02
1 目的和意义
企业对于工作任务的安排、跟踪、管理等工作，传统方式都是人工干预，人工分配任务并通知到执行人员，任务执行情况也是靠发起人不停地询问才能得知。一项任务执行到最后，往往进度无法控制，其中的很多环节无法把握，白白花费很多时间在了解任务情况上。对于企业来说，这样的机制会耗费很多时间和精力在任务的督办和汇报上面，很大程度地影响了任务的执行效率。企业工作任务跟踪管理信息化设计的目的就在于此。通过信息化手段对任务跟踪记录，在发起人和执行人之间建立一个沟通的平台，系统管控任务的执行情况，为企业节省沟通和时间成本。同时通过对任务跟踪管理的信息化实现，还便于对任务进行统计分析，将分析结果作为企业高层决策的依据。
2 现状分析
目前，工作任务跟踪管理功能大多都集成到办公自动化（以下简称OA）产品中，有的叫做任务安排，有的叫做工作计划、项目管理等。随着OA产品的日趋成熟，大多数产品功能多，操作复杂，对用户要求也多，导致用户使用不方便，有的可能还需要培训用户才会使用。很多企业在购买OA产品后，使用中往往发现大部分功能用不到或者很少使用，有些企业内部对OA产品也没有进行很好的管理与使用监督，导致OA变成了简单的沟通、协同工具。中小企業对于采购大型OA产品总是望而却步，但是对于企业工作任务跟踪管理的需求却很强烈。根据以上分析，大多数企业对于一个简单、方便、高效的工作任务跟踪管理系统的需求是一致的，因此设计一个面向企业全体员工的简单、通用、便捷、高效的工作任务跟踪管理系统是企业需要的。
3 系统架构与网络拓扑设计
3.1 系统架构设计
系统采用分层设计，由表现层、业务层、数据层组成。表现层主要由登录、待办任务、已办任务、我的发起和个人中心等交互界面组成，向用户提供与系统交互的接口。业务层主要包括系统管理、附件管理、人员管理、任务管理、任务跟踪、通知管理、任务分析功能，向表现层界面操作提供支撑服务。数据层主要向业务层提供数据接口操作，主要包括系统、任务、人员、状态跟踪、任务分析、消息通知等数据接口，通过数据接口向数据库读写数据。
3.2 网络拓扑设计
系统运行在互联网环境下，用户终端支持手机、PC、便携笔记本，用户通过连接互联网访问位于防火墙后的应用服务器，应用服务器根据业务需要访问文件服务器和数据库服务器。
图2为工作任务跟踪管理系统网络拓扑图。
4 功能设计
系统面向企业全员使用，根据人员组织结构，只有上级人员可以给下级人员分配任务，企业领导作为组织机构最高级别人员存在。发起任务时可以分配执行人员，执行人员可以是同级及下级但不能是企业领导，可以指定任务紧急程度、完成时限、任务内容等信息，任务支持抄送、附件上传等辅助功能。系统通过推送服务，通知执行人员。执行人员通过支持的终端程序登录系统，通过待办列表查看待办任务内容，待办列表根据任务完成时限、紧急程度进行排序，并使用醒目的图标及文字表示重要程度和时限，便于执行人员优先查看重要任务。执行人员对待办任务可以进行未完成回复、完成回复、申请延期等操作。发起人在我的发起能够收到通知并查看执行人员执行的操作，并对相应操作进行回复或审核。执行人完成任务并回复，发起人确认完成后，该项任务进入执行人的已办列表，否则一直停留在待办列表中。发起人根据收到的任务状态通知，在我的发起进行任务的跟踪查看，及时了解任务动态、完成情况等信息，发起人还可对完成、申请延期等请求进行审核和确认。执行人、发起人通过系统完成对工作任务的跟踪管理，企业通过系统实现对工作任务的动态跟踪机制，并通过系统的任务统计功能，对任务进行分析，将分析结果提供给决策层参考。
1） 任务发起
发起人通过支持的终端程序登录系统发起任务，主要内容应包括事项类型、紧急程度、任务内容、分配人员、抄送、附件信息，任务编辑后可保存为草稿或直接发送出去。
2） 待办列表
显示登录用户的待办事项，包括任务、协同、通知。用户可查看具体任务内容、发起人、发起时间和任务完成时限等内容，同事用户可对任务进行回复、申请延期操作，回复操作分为未完成回复与完成回复两种方式，完成回复需要发起人确认才能通过。待办列表按任务完成时限及紧急程度排序，时限、紧急程度等内容以醒目的图标和文字表示。
3） 已办列表
显示办完的事项信息，按完成时间排序。可查看完成任务的过程信息。
4） 任务转发
每个任务只能转发一次。转发操作通过待办列表进入。转发时可追加任务内容和重新选择执行人员。
5） 到期提醒
每个任务都有完成时限，系统判断是否有任务即将到期，并发送到期提醒通知给执行人员。
6） 过程跟踪
我的发起显示发起人的所有任务，按照紧急程度、完成时限排序。任务状态有未接收（未接收的人红色背景显示）、进行中、已完成、关闭、草稿。执行人每回复一次，高亮显示相应的任务并以数字脚标的形式提示发起人。发起人根据情况可执行重办、催办、确认完成操作。 7）任務统计
系统对用户发起的任务进行实时统计，包括完成任务数、未完成任务数、超期任务数、任务平均执行时间、任务紧急程度统计等内容，支持按年、按月、按周统计。
5 结束语
工作任务跟踪管理系统能有效帮助企业解决传统管理方式弊端，为企业提供优质的跟踪统计服务，提高企业对工作任务跟踪管理的效率，为企业节省时间成本，增加效益，助力企业发展。
参考文献：
[1] 王曜卿. 员工工作任务分配与管理[J]. 视窗世界， 2004（3）：64-65.
[2] 李闯. 任务跟踪管理系统的设计与实现[D]. 北京： 北京邮电大学， 2010.
[3] 张利平， 王晓静. 基于PDCA的任务跟踪管理系统分析与设计[J]. 电脑知识与技术， 2017， 13（2）：65-67.
[4] 雷晖. 基于多平台任务跟踪系统的设计与实现[J]. 信息与电脑： 理论版，2015（24）：61-62.
[5] 刘东飞， 郑焕. 基于JAVA开发WEB应用中MVC模式的研究[J]. 软件导刊，2005（22）：10-12.
[6] 王占兵. 浅谈WBS-工作（任务）分解结构在工程项目管理中的应用[J]. 现代经济信息， 2013（14）：92-92.
[7] 赵志群. 典型工作任务分析与学习任务设计[J]. 职教论坛， 2008（12）：1-1.
[8] 刘艳菊， 陈恳， 杨东超. 基于PLM的任务管理模型研究[J]. 机械设计与制造， 2006（3）：157-159.
[9] 潘俊勇， 欧阳由， 万立. PDM系统中任务管理的研究[J]. 智能制造， 1999（5）：40-43.
[10] Anido L， Burguillo J C， Fernández M J， et al. Task Management and Tracking for Web-based Teleworking[C]// Procs. World Computer Congress，2000.
[11] Lan I. ezManageOnline - free task management solution for task tracking with progress and status reports[R].
[12] Gordon C， Lowney T， Roach K. Project Task Management： US， US 20130024231 A1[P]. 2013.