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摘要：会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，是国家和单位档案的重要组成部分。其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，會计档案管理具有十分重要的意义。
关键词：会计档案；特点；作用；管理
一、会计档案的特点
1、来源的广泛性
不管是什么单位，只要有经济活动，并且具备独立核算的条件，就有会计核算，就会源源不断地产生会计档案。至今，我国独立核算的企业和行政事业单位就有百万个之上，再加上其他各种类型的经济组织越来越多，每年形成的会计档案不计其数，形式多样，内容丰富。因此，会计档案产生的广泛性、普遍性和数量之多是任何专门档案无法比拟的。
2、内容的专业性
由于经济活动和财务收支这些过程，会计档案随之而产生，其内容直接反映企事业及各个机关单位全部的经济活动及财务收支情况，反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。这些都是会计核算的专业材料，与其他档案不同的是，其特殊的内容和专门的方法决定了会计档案具有较强的专业性。
3、形成过程的严密性
会计档案的形成过程是十分严密的。在经济业务活动中，所发生的每一项经济业务都要取得或填制原始凭证，会计人员要对原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核，然后根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；再根据原始凭证和记账凭证登记账簿；然后根据账簿，定期在进销存软件中编制财务报表。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、财务报表密切相连，形成了有机整体。由此可见，会计档案的形成过程远远要比一般的档案严密。
4、记载事物的连续性
会计工作具有连续性和系统性的特点。因为资金运动的过程是不间断的，其具体内容的表现形式又是各种各样的，会计为了完整地反映和监督资金运动的整个过程，必须系统、连续地予以记录、计算、分析和评价。因此，会计工作中所产生的会计档案资料本身就具有明显的连续性，从会计凭证到会计账簿，再到进销存软件中的财务报表，时间上依次连接，内容上组成了一个连续不断的整体。会计档案资料自身的这种特性也是区别于其他档案的重要方面。
二、会计档案的作用
1、为国家制定经济计划、作出经济决策提供可靠的信息会计档案是各单位对经济活动进行全面、系统、连续、综合地核算和监督的产物，是经济管理所必需的材料。国家将各单位的财务软件生成的会计档案所反映的各类数据加以逐级汇总，可以进一步反映和考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况及各行业的经济发展情况，比较准确地实行国家范围内的综合平衡和编制国民经济计划。各行业主管部门将所属各单位的会计档案进行系统利用，能够发现过去的资金使用和投向是否合理，为作出正确经济决策提供依据。
2、为单位的财务工作及经营管理提供决策依据
经济工作必须按照经济规律办事，力求以最小的劳动耗费获取最大的经济效益。财务软件中的会计档案中所记载的各种事项和数据，均是本单位执行国家预算或经营活动的原始记录。通过利用会计档案，可以分析、对比历年来各项资金的来源和运用情况，以及财务、成本计划执行情况，查明获得成绩和出现失误的原因，为各单位内部财务工作及经营管理提供决策依据。
3、为保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件提供有力证据
会计档案，尤其会计凭证，既是登记账簿的依据，又是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它保留了许多历史标记，如经济事项中经办人员、财会人员、单位负责人等相关人员的签字、印章等，均为真凭实证，是揭露和查处经济犯罪活动的有力证据。各类账簿可以随时反映各单位的资产的增减变化情况和实有数额，查明财产的保管和使用情况，从而有效地保护国家财产安全。通过会计档案，还可查明各项经济业务是否符合有关政策、制度的规定，有无铺张浪费和损害社会财产的行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪现象的发生。
4、为研究会计历史和经济发展提供研究资料
会计档案是各单位在特定的经济活动中形成的，反映了一定时期内国家的财政、经济、政策及会计核算的原则、方法和程序，记载着各种经济业务的数据和事实，具有重要的查考、利用价值，为研究会计历史和经济发展提供了丰富的原始资料。同时，通过会计档案的积累，还可以为企事业单位、机关团体编写大事记、开展会计历史研究等提供经济活动方面的原始材料。
三、改进和加强会计档案管理
1、完善会计档案管理法规，加强会计档案执法监督检查
在《档案法》中要明确会计档案管理的法律责任，会计档案的条款要统一到档案法律的精神上来。企业要严格执行国家统一的会计准则，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计帐簿和财务会计报告的处理程序，会计资料要真实完整。企业档案部门要加强与会计部门的交流合作，认真配合会计档案的监督、检查、指导职责；各级档案行政管理部门要强化依法行政的力度，积极争取同级人大的支持，开展或联合开展会计档案执法检查；联合财政部门依据档案法规进行会计工作评估。
2、强化企业财务负责人的法律责任
作为企业的法定代表人和总经理，要充分认识到会计档案信息的重要作用和意义，规范企业治理结构，企业法定代表人、总经理对本单位的会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，企业其他领导人不宜越俎代庖。按照《基本规范》中“职务分离控制、授权审批控制”衡性原则，企业总会计师或分管财务会计工作的副总经理不能审批会计档案管理或鉴定销毁等事项。企业主要负责人在企业内部依法履行档案工作领导责任，按照法规要求设立档案工作机构和会计档案管理岗位，落实会计人员档案工作职责，规模企业要在会计部门配备专兼职档案工作人员，并从硬件设施、软件开发、制度建设等方面创造档案工作条件，提出管理要求；实行会计委派或委托中介机构进行会计核算的企业，要明确落实会计档案的归属和管理责任；自觉接受财政和档案行政管理部门的监督，接受审计部门和会计师事务所等会计中介机构的审计。
3、优化会计档案管理人员的知识构成和法制意识
把会计档案信息管理纳入会计专业人员的教育、培训和考核职责，深化企业会计档案管理的新机遇。工业时代最重要的投资是对工厂的投资，信息时代最重要的投资绝对是对人类智慧的投资。知识经济利用的是智慧和有效获取、传递和处理信息的能力。在这种经济中，员工将成为成功企业和经济增长的基础。在学校教育、就业培训、继续教育等不同阶段中，学校、企业、财政部门都应该为会计从业人员设立会计档案信息管理与开发利用的课程，并建立相应的考核机制，优化会计档案管理人员知识结构，增强会计档案管理人员法制意识，提高会计人员综合素质。
4、提高会计档案管理人员的综合素质和工作能力
会计人员的政治、业务素质与会计风险密切相关，因此，要加强会计档案的管理，提高会计档案管理人员的综合素质也是关键。我们要结合我国会计档案管理人员面临的问题，有针对性的开展职业道德建设，进行职业道德宣传，使每个会计档案管理人员都有明确的职业行为规范，提高会计档案管理人员的自律性。在提供会计档案服务时要以客观、公正的立场接收和管理，要积极参与财政和档案部门组织的会计专业和档案管理的继续教育、培训学习，熟知会计工作的基本流程、规律和要求，完全了解会计档案信息资源管理技能，树立责任与权利相对应的会计档案管理工作秩序，对事关企业长远发展、改制转制、破产重组、重大投资项目等大事、大局，会计档案人员必须根据掌握的会计档案信息和会计档案法规，主动参与为企业决策层提供参考服务。
参考文献：
[1]钦娟.张小兰.中小企业会计档案管理的问题及对策分析.兰台世界.2007.07
[2] 胡俊秀.试论会计档案及其管理.广西财务与会计.1991.03
[3] 王立功 李斌 尚玲俊.加强会计档案管理.中华合作时报.2003年
作者简介：
宋慧杰（1981年-），女，汉族，四平市水利勘测设计研究院，共青团书记，研究方向：财务档案
关键词：会计档案；特点；作用；管理
一、会计档案的特点
1、来源的广泛性
不管是什么单位，只要有经济活动，并且具备独立核算的条件，就有会计核算，就会源源不断地产生会计档案。至今，我国独立核算的企业和行政事业单位就有百万个之上，再加上其他各种类型的经济组织越来越多，每年形成的会计档案不计其数，形式多样，内容丰富。因此，会计档案产生的广泛性、普遍性和数量之多是任何专门档案无法比拟的。
2、内容的专业性
由于经济活动和财务收支这些过程，会计档案随之而产生，其内容直接反映企事业及各个机关单位全部的经济活动及财务收支情况，反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。这些都是会计核算的专业材料，与其他档案不同的是，其特殊的内容和专门的方法决定了会计档案具有较强的专业性。
3、形成过程的严密性
会计档案的形成过程是十分严密的。在经济业务活动中，所发生的每一项经济业务都要取得或填制原始凭证，会计人员要对原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核，然后根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；再根据原始凭证和记账凭证登记账簿；然后根据账簿，定期在进销存软件中编制财务报表。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、财务报表密切相连，形成了有机整体。由此可见，会计档案的形成过程远远要比一般的档案严密。
4、记载事物的连续性
会计工作具有连续性和系统性的特点。因为资金运动的过程是不间断的，其具体内容的表现形式又是各种各样的，会计为了完整地反映和监督资金运动的整个过程，必须系统、连续地予以记录、计算、分析和评价。因此，会计工作中所产生的会计档案资料本身就具有明显的连续性，从会计凭证到会计账簿，再到进销存软件中的财务报表，时间上依次连接，内容上组成了一个连续不断的整体。会计档案资料自身的这种特性也是区别于其他档案的重要方面。
二、会计档案的作用
1、为国家制定经济计划、作出经济决策提供可靠的信息会计档案是各单位对经济活动进行全面、系统、连续、综合地核算和监督的产物，是经济管理所必需的材料。国家将各单位的财务软件生成的会计档案所反映的各类数据加以逐级汇总，可以进一步反映和考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况及各行业的经济发展情况，比较准确地实行国家范围内的综合平衡和编制国民经济计划。各行业主管部门将所属各单位的会计档案进行系统利用，能够发现过去的资金使用和投向是否合理，为作出正确经济决策提供依据。
2、为单位的财务工作及经营管理提供决策依据
经济工作必须按照经济规律办事，力求以最小的劳动耗费获取最大的经济效益。财务软件中的会计档案中所记载的各种事项和数据，均是本单位执行国家预算或经营活动的原始记录。通过利用会计档案，可以分析、对比历年来各项资金的来源和运用情况，以及财务、成本计划执行情况，查明获得成绩和出现失误的原因，为各单位内部财务工作及经营管理提供决策依据。
3、为保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件提供有力证据
会计档案，尤其会计凭证，既是登记账簿的依据，又是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它保留了许多历史标记，如经济事项中经办人员、财会人员、单位负责人等相关人员的签字、印章等，均为真凭实证，是揭露和查处经济犯罪活动的有力证据。各类账簿可以随时反映各单位的资产的增减变化情况和实有数额，查明财产的保管和使用情况，从而有效地保护国家财产安全。通过会计档案，还可查明各项经济业务是否符合有关政策、制度的规定，有无铺张浪费和损害社会财产的行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪现象的发生。
4、为研究会计历史和经济发展提供研究资料
会计档案是各单位在特定的经济活动中形成的，反映了一定时期内国家的财政、经济、政策及会计核算的原则、方法和程序，记载着各种经济业务的数据和事实，具有重要的查考、利用价值，为研究会计历史和经济发展提供了丰富的原始资料。同时，通过会计档案的积累，还可以为企事业单位、机关团体编写大事记、开展会计历史研究等提供经济活动方面的原始材料。
三、改进和加强会计档案管理
1、完善会计档案管理法规，加强会计档案执法监督检查
在《档案法》中要明确会计档案管理的法律责任，会计档案的条款要统一到档案法律的精神上来。企业要严格执行国家统一的会计准则，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计帐簿和财务会计报告的处理程序，会计资料要真实完整。企业档案部门要加强与会计部门的交流合作，认真配合会计档案的监督、检查、指导职责；各级档案行政管理部门要强化依法行政的力度，积极争取同级人大的支持，开展或联合开展会计档案执法检查；联合财政部门依据档案法规进行会计工作评估。
2、强化企业财务负责人的法律责任
作为企业的法定代表人和总经理，要充分认识到会计档案信息的重要作用和意义，规范企业治理结构，企业法定代表人、总经理对本单位的会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，企业其他领导人不宜越俎代庖。按照《基本规范》中“职务分离控制、授权审批控制”衡性原则，企业总会计师或分管财务会计工作的副总经理不能审批会计档案管理或鉴定销毁等事项。企业主要负责人在企业内部依法履行档案工作领导责任，按照法规要求设立档案工作机构和会计档案管理岗位，落实会计人员档案工作职责，规模企业要在会计部门配备专兼职档案工作人员，并从硬件设施、软件开发、制度建设等方面创造档案工作条件，提出管理要求；实行会计委派或委托中介机构进行会计核算的企业，要明确落实会计档案的归属和管理责任；自觉接受财政和档案行政管理部门的监督，接受审计部门和会计师事务所等会计中介机构的审计。
3、优化会计档案管理人员的知识构成和法制意识
把会计档案信息管理纳入会计专业人员的教育、培训和考核职责，深化企业会计档案管理的新机遇。工业时代最重要的投资是对工厂的投资，信息时代最重要的投资绝对是对人类智慧的投资。知识经济利用的是智慧和有效获取、传递和处理信息的能力。在这种经济中，员工将成为成功企业和经济增长的基础。在学校教育、就业培训、继续教育等不同阶段中，学校、企业、财政部门都应该为会计从业人员设立会计档案信息管理与开发利用的课程，并建立相应的考核机制，优化会计档案管理人员知识结构，增强会计档案管理人员法制意识，提高会计人员综合素质。
4、提高会计档案管理人员的综合素质和工作能力
会计人员的政治、业务素质与会计风险密切相关，因此，要加强会计档案的管理，提高会计档案管理人员的综合素质也是关键。我们要结合我国会计档案管理人员面临的问题，有针对性的开展职业道德建设，进行职业道德宣传，使每个会计档案管理人员都有明确的职业行为规范，提高会计档案管理人员的自律性。在提供会计档案服务时要以客观、公正的立场接收和管理，要积极参与财政和档案部门组织的会计专业和档案管理的继续教育、培训学习，熟知会计工作的基本流程、规律和要求，完全了解会计档案信息资源管理技能，树立责任与权利相对应的会计档案管理工作秩序，对事关企业长远发展、改制转制、破产重组、重大投资项目等大事、大局，会计档案人员必须根据掌握的会计档案信息和会计档案法规，主动参与为企业决策层提供参考服务。
参考文献：
[1]钦娟.张小兰.中小企业会计档案管理的问题及对策分析.兰台世界.2007.07
[2] 胡俊秀.试论会计档案及其管理.广西财务与会计.1991.03
[3] 王立功 李斌 尚玲俊.加强会计档案管理.中华合作时报.2003年
作者简介：
宋慧杰（1981年-），女，汉族，四平市水利勘测设计研究院，共青团书记，研究方向：财务档案