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企业会议是企业党政机关和群众团体处理重大事务,商讨问题,作出决策、总结经验、交流信息、协调关系的重要工作形式,也是集思广益、避免失误的种民主方式和在社会交往中一种有效的手段。随着经济体制改革的不断深化发展,企业之间和地区之间也常用会议的形式开展交流和协作活动。运用这种形式,可以用较短的时间,花较少的经费取得较大的效益。
企业会议的种类复杂多样,按范围分:有全国性会议、省市级会议、地县级会议和单位内部会议;不同系统,不同行业,不同专业也有各自的会议,按性质分:有党委会、董事会、股东会、职代会、行政会、群众组织会、经济工作会:按时间分:有长期固定的会议,有临时性会议;按规模分:有大型会议、中型会议和小型会议;按内容分:有综合性会议、有专题性会议;按名称分:有奠基仪式、开工(破土)仪式、竣工(落成)典礼、揭(挂)牌仪式、开业典礼、签约仪式、投产仪式、颁奖典礼,新产品上市发布会、推介会、演示会、博览会、订货会、研讨会、商务谈判、司庆厂庆、节日庆典、新年晚会、集体婚庆、培训会、拍卖会、交流会、销售会、年会、专业会、表彰会、赞助会、茶话会、团拜会、新闻发布会、文艺汇演等。
会场是企业会议的主要活动场所。会场的选择和布置是会议服务工作中的重要环节。会场安排是否科学,会场布置是否合理,直接影响会议的气氛、秩序和效果。会场的布置应与会议内容相协调。不同的会议,要求有不同的布置形式。如党代会会场朴素大方,职代会会场庄严隆重,庆典会会场喜庆热烈,座谈会会场和谐融洽,纪念性会场隆重典雅,追悼会场庄重肃穆,日常工作会场简单实用。那么,企业如何选择和进行会场布置呢?
会场形式
会议的性质、规模决定会场形式,企业会场的形式很多。目前,企业最常见的会场形式有如下几种:剧院式、课堂式、圆桌式、围坐式、马蹄式、V字式、酒会式等供选择,下面将最常用的几种会场形式分述如下:
剧院式适合听众较多的场合,一般设在礼堂、会堂、影剧院、体育馆等。这类会场在舞台或高出代表席的地方设主席台,并有一定的距离。各种代表大会和其他大型、特大型会议采用这种形式,显得隆重、热烈、庄严,主次分明。在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点是在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,在有限的空间里可以最大限度容纳人数,但参会者没有地方放资料,也无桌用来记笔记。
课堂式一般设在中型会议室,也设主席台,但通常不高出代表席,距离也不大,大体上和教室摆法差不多。采用这种形式,显得紧凑、和谐、庄重。参会者可以有放置资料、记笔记和茶杯的桌子,桌与桌之间要保持适当距离,以便开会时方便座椅的搬动和与会者的走动。
圆桌式适于小组讨论,就像一般企业会议室设有的固定会议桌,摆成椭圆和长方形,不设主席台。桌子不一定是圆桌,一张长方形桌,主持人坐在桌子的一头,便于使用白板或其他展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。日常工作会议采用这种形式,方便讨论发言,显得民主、团结、融洽。布置一般较为随意,好处是参加者能彼此看得清楚。
围坐式就像一群人围坐在一起,没有主席台,主次不明显。各种座谈会、茶话会、讨论会多采用此种形式。这种形式适于少量人员开会,利于彼此间的交流,给人一种轻松、亲切之感。如果对于一个12人的会来说,这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。会场设置便于注意力的集中。
马蹄式将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口(空出一个短边),这种形式一般需要三张或三张以上的桌子,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放搁置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以作装饰,常用于学术研讨会等类型的会议。此种台型容纳人数较少,能体现民主与团结的气氛,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。对会议室空间有一定的要求。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围,多摆设几个麦克风以便自由发言。
V字式房间内将桌椅端正摆放或成“V”型摆放,按教室式布置房间,根据桌子的大小而有所不同。特点是可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,如果坐成直行的与会者就不能彼此看得很清楚。
酒会式以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式,自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围。
日常工作会议的会场布置形式多为中型会议的会场布置。大型会议一般在礼堂召开,形式是固定的。团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。不同的会场形式取决于会议的内容、会场的大小和形状、会议的需要及与会人数的多少等因素。
整体布局
会场的布置与环境的美化对活动本身具有很强的视觉影响力和感情穿透力,因此,会场布置一定要注意环境因素的作用。佛要金装,人要衣装,会场重视“装扮”,才能充分体现出主办方的诚意,这里简介一下会场布置事宜。
布局要求会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等,会场的整体布局要做到:庄重、美观、舒适,体现出会议的主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。中大型会议要保证一个绝对的中心,多采用半圆形,大小方形的形式,以突出主持人和发言人,中大型会场还要注意进、退场的方便。小型会场要注意集中和方便。
会场选择首先是地点问题。如果是大中型会议,一般不要离住地太远。会场选择还有大小的问题。大小取决于会议的规模、人数和效果。会场偏小,显得局促、拥挤、小气:会场过大,又会显得空旷、缺乏气氛。大小一般以能容纳与会人员为限度,可留有适当的余地。
会议场地布置,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如,在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。倘若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
会场环境不利的会议场合包括:嘈杂的声音,极不舒适的座位,过高或过低的室内温度,不时地有外人搅扰,环境陌生而引起的心力交瘁感,以及没有与同事私下交谈的机会等等。这些环境因素会影响与会者的注意力,从而导致效率的低下。为与会者布置好会议环 境,使之有利于会议的顺利进行,一般来说,室内会场应考虑以下因素:
一是光线。照明要明亮而不耀眼,通常使用人造光源。亦可利用阳光,应备有窗纱,以防强光刺目;使用人造光源时,要合理配置灯具,使光线尽量柔和一些。二是声响。室内应保持宁静,房间不应临街或施工场地附近,门窗应能隔音,周围无电话铃声、脚步声等噪音干扰。三是温度。室内最好能使用空调机和加湿器,以使空气的温度与湿度保持在适宜的水平。温度在20℃,相对温度在40%～60%之间最合适。一般情况下,也至少要保证空气的清新和流通。四是色彩。室内的家具、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安排应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。五是装饰。谈判活动的场所应洁净、典雅、庄重、大方。宽大整洁的桌子,简单舒适的座椅(沙发),墙上可挂几幅风格协调的书画,室内也可装饰有适当的工艺品、花卉、标志物,但不宜过多繁杂,以求简洁实用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清。
场地装饰
会场设置包括会场地点、大小、形式的选择和色调、装饰布置、附属设施及座次排列、也包括相关或毗邻的建筑物、通道和区域的美化等。利用色调、尺寸和装饰进行会场设计布置,是适应会议中心内容的需要,起到突出会议主题和烘托气氛的作用,达到企业宣传的实质目的,拟订布置会场的方案时,要讲究一定的科学性、合理性和艺术性,更应细致周到,大致考虑的项目如下:
主席台会场主席台是与会人员瞩目的地方,也是会场布置的重点。现在一般在主席台前设讲台,用于发言人讲话。主席台后方通常会搭建起一块主题衍架背景(彩喷材料)板,背后悬挂会标或旗帜,大型会议在底幕会标两边耍摆挂10面红旗;有些会议可在会场外建筑物四周竖一些彩旗,以烘托气氛;会议名称的标语悬挂在主席台上方。背景上有会议主题及主办机构信息;主席台上可适当摆放鲜花点缀;主席台要求红色地毯,绒布主持台;主席台设席位若干,主席台两侧挂大型白色投影幕,配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭);主席台配置有线/无线麦克风、茶水杯(或者瓶装矿泉水)。
色调要与会议内容、对象、气氛相适应,能考虑季节因素更好。包括地毯、窗帘、桌布等。法定性、决策性会议,以褐红色、墨绿色为主,显示隆重、庄严的气氛;庆典性会议则以暖色调为主,显示喜庆、热烈的气氛。可将企业的色系(如某公司将员工的工作服定为红色、或将公司的产品定为兰色等)选择一下确定为幕布底色。另外,主席台的色调要注意整体的和谐,如是工作会议,主席台的布置基调应为蓝、绿色;如是庆典、表彰性的会议,主席台的基调应为红、粉色。室内会议的桌椅、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安排应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。晚会、舞会或智力竞赛的会场可用多种色彩的灯光渲染气氛,以显活泼热烈的效果。
幕布可选择一层幕,也可根据需要选择多层幕,但底幕应选用重质材料的,分幕可用轻质或亮彩材质的。在幕布的周围可加些具有舞蹈性的简单的配色构图或人物构图,这样既简练又大方而且还美观。整个幕布的色系要搭配得当,主次分明,特别要突出企业独有的特色来,当然喜庆是不可缺少的。此外,可在幕布底边处点缀些鲜花或气球等具有动感之物,这样会更佳。
微标在主席台或主席位的上方悬挂会标和会徽。会标一般要标明会议的全称,多用宋体,红底(蓝底)白字,有的会议如追悼会则用黑底白字。主席台底幕上有时需要加挂微标,如党徽、司徽、会徽等。将公司的商标(如果企业的商标比较美观的话)作为幕布的“幕眼”镶于幕中。
标语会场入口处及会场内是给与会者进出时的首先印象,可适当悬挂
些鼓动性、庆祝性的标语。标语应该是口号式的,字数不宜过多。也可以用气球悬挂。大型会议入口可设置贴有会标的拱形气模1～2个,会议主席台上方悬挂横幅一条,两侧面分别再挂两条(也可不挂),以作欢迎和明示主题之用。庄重严肃的会场悬挂的会标通常是红布作底衬,再印上白色的字幅。小型会议,在会场前面的墙上或黑板上可以剪贴或写上字体端庄的会标。会标可用黑体、楷书、行书、隶书等字体来表现。
桌椅会场用的桌椅也有讲究,视不同会议的不同需要决定是否用桌椅,用什么样的桌椅。座椅有软椅、硬椅之分,软椅中又有沙发、扶手椅、一般软椅之别。本着既要开好会,又要考虑到与会者身体需要的原则,不同类型的会议需要摆放不同的座椅。
指示牌指示标志对于与会者迅速地找到会场位置非常重要,指示牌要注意统一整个会议的VI标识;统一VI的胸牌,可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份,更加容易识别和协调人员;要在签到处和贵宾位置设置桌牌,以便使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置。
视听器材黑板(白板)、幻灯机、投影机与放映机等应被视为一般会议所用的基本工具。但要特别注意的是:幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文图,应让全部与会者都能看清,而且应提前准备就绪以便随时启用。音响(扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风等),声像(立体电视、激光、全息电影、组合录像、专业摄像摄影设备。电脑控制的多镜头幻灯)组合电源插座等以及同声翻译系统必须事先调试好,根据需要语种提供声道翻译,应将发言大致领域及特点提前告诉口译员,并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。
报到台供来宾签到或咨询以及办理手续的地方,在报到处的后方设置签到处背景板,更能体现会议的专业性;报到台的设计要根据需要用中英文字母醒目标出,才能引起来宾注意。
花摆花草是软性的视觉注意力,根据会议性质和主题需要,在主席台底幕下、主席台与代表席的隔离处、讲台和会场四周可适当摆放若干花草盆栽。以表达会场的热闹,生气,但不失庄重。VIP室、签到桌及讲台等位置一般都应放置鲜花,开业典礼及其他庆典往往还需要花篮花门等装点,在主席台后侧适当摆些棕榈树、花草植物盆栽,显得既庄严又朴实。这对烘托会场气氛,营造优美的环境很有好处。
花篮开业祝贺、大型活动的开幕式或文艺晚会闭幕式等场合内外摆放花篮若干个,可作为氛围支持。这类花篮一般体量较大,常用规格为1.5米～2.5米落地式大花篮。构图多采用对称的扇面形或等腰三角形。上层篮花要求端庄大方,下层腰花的构图可稍微活泼一点,但应与上层呼应。常用花材以唐菖蒲、月季、香石竹、菊花、百合为主,不同季节搭配一些时令花材。衬叶主要用苏铁叶、棕榈叶、鱼尾葵或软叶刺葵叶,也用蜈蚣草叶等。
其他需要根据不同的场地情况和不同的主题要求进行配置,这样可以体现大型会议的专业性,使服务更加周到和人性化。在会场安排固定摄影点1～2 个,提供饮水机,小型会晤室。会场内外提供资料样品展示台或展板。比较复杂的会场往往还需要其他很多装饰及布景(例如气球、字画、布艺、展示制作等),此外还需要根据不同会议需要作以下一些准备工作。如:
人、物租赁——礼仪小姐、舞龙舞狮、管弦乐队、锣鼓队,和平鸽、揭幕架、启动台、抽奖箱、展架、展板、展台、泡泡机、烟雾机、雪花机、旋风彩虹机、天女散花机、手动礼花炮、日景烟花,空飘气球、空中舞星、灯笼柱、卡通吉祥物、落地气球、放飞气球等。
礼仪用品——剪彩红绸球、启动球、电子鞭炮、奠基石、金铲、礼仪旗袍、绶带、揭幕、太阳伞、太阳帽、嘉宾名牌、三角串旗、彩旗、条幅、各种灯笼、剪彩托盘托布、金剪刀、剪彩金柱、皇家礼炮、电动礼炮、红绒布、航海舵、文房四宝。
鲜花植物——罗马花杯、罗马花柱、迎宾台花、演讲台花、胸花、手捧花、舞台时花、祝贺花牌。
座次安排
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系,排列座次是会场布置的一项重要工作。企业大中型会议都需要排坐序,使与会人员有固定的座位,感到舒适方便,会场也显得整齐有序。主席台和主桌是排列重点,一般会议不排列。
主席台的座次会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员,安排座位时应注意以下惯例:依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中,然后按先左后右、由前至后按顺序依次排列。正式代表在前居中,列席代表在后居侧;为工作便利起见,会议主持人有时需在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座;主席台座次的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上,也可在出席证、签到薄或会议手册上标明;在主席台的桌上,或与会者个人座位的左侧放置姓名台签。
其他人员的座次小型会议室的座位,应考虑与会者就座的习惯,同时要突出主持人、发言人。要注意分清座位,一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之,为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。中大型会场内座位。代表会议、工作会议、报告会议等类型的会议需要安排场内其他人员的座次,具体的安排方法有三种:
横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列座次的方法。选择此法时,应注意先排出会议的正式代表或成员,后排列列席代表或成员。
竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次,选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员、职务低者排在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列,或以会场中心座位为基点,向两边交错扩展。
左右排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序,以会场主席台中心为基点,向左右两边交错扩展排列座位,中国传统习惯以左为上,排在第一位的居中而坐。以此为基点,其余的以居中者的左手方为第一顺序,一左一右,依次排列。
场内座位的区划由于一些中大型会议参加的人员多,会场的区域过大,使参会人员不易迅速找到座位,常常影响会议按时召开,降低了会议的效率。有些会议参会者在会议中的角色不尽相同,例如表彰、发奖大会,一些代表是表彰对象,在会议中要上台领奖,为了有序和方便起见,一般都会事先划分专门的区域,以便统一就座或有序地进、退场:根据会场的整体布局,划分出ABCD等大区域。按照场内座位排号分区,每个单位各占几排;或正式代表坐前,列席代表坐后。有条件的印制座次全图。
总而言之,企业会场布置要本着宾客第一的原则,以务实、高效的精神、一丝不苟、精益求精的宗旨为与会者提供全方位、多元化的礼仪服务,将企业会议活动装饰得尽善尽美,为我们的企业形象增添异彩!需要注意的是,不论企业会议的规划有多详尽,对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前我们对会场不作最后的审视,则有可能会出现纰漏,甚至可能会功亏一篑,因此,在开会前的半小时至一个小时内,企业会议主办方负责人最好亲临或是派人到会议现场督促检查工作是否做好,以确保会议取得圆满成功,尽显实效。
(责任编辑:江山)
企业会议的种类复杂多样,按范围分:有全国性会议、省市级会议、地县级会议和单位内部会议;不同系统,不同行业,不同专业也有各自的会议,按性质分:有党委会、董事会、股东会、职代会、行政会、群众组织会、经济工作会:按时间分:有长期固定的会议,有临时性会议;按规模分:有大型会议、中型会议和小型会议;按内容分:有综合性会议、有专题性会议;按名称分:有奠基仪式、开工(破土)仪式、竣工(落成)典礼、揭(挂)牌仪式、开业典礼、签约仪式、投产仪式、颁奖典礼,新产品上市发布会、推介会、演示会、博览会、订货会、研讨会、商务谈判、司庆厂庆、节日庆典、新年晚会、集体婚庆、培训会、拍卖会、交流会、销售会、年会、专业会、表彰会、赞助会、茶话会、团拜会、新闻发布会、文艺汇演等。
会场是企业会议的主要活动场所。会场的选择和布置是会议服务工作中的重要环节。会场安排是否科学,会场布置是否合理,直接影响会议的气氛、秩序和效果。会场的布置应与会议内容相协调。不同的会议,要求有不同的布置形式。如党代会会场朴素大方,职代会会场庄严隆重,庆典会会场喜庆热烈,座谈会会场和谐融洽,纪念性会场隆重典雅,追悼会场庄重肃穆,日常工作会场简单实用。那么,企业如何选择和进行会场布置呢?
会场形式
会议的性质、规模决定会场形式,企业会场的形式很多。目前,企业最常见的会场形式有如下几种:剧院式、课堂式、圆桌式、围坐式、马蹄式、V字式、酒会式等供选择,下面将最常用的几种会场形式分述如下:
剧院式适合听众较多的场合,一般设在礼堂、会堂、影剧院、体育馆等。这类会场在舞台或高出代表席的地方设主席台,并有一定的距离。各种代表大会和其他大型、特大型会议采用这种形式,显得隆重、热烈、庄严,主次分明。在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点是在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,在有限的空间里可以最大限度容纳人数,但参会者没有地方放资料,也无桌用来记笔记。
课堂式一般设在中型会议室,也设主席台,但通常不高出代表席,距离也不大,大体上和教室摆法差不多。采用这种形式,显得紧凑、和谐、庄重。参会者可以有放置资料、记笔记和茶杯的桌子,桌与桌之间要保持适当距离,以便开会时方便座椅的搬动和与会者的走动。
圆桌式适于小组讨论,就像一般企业会议室设有的固定会议桌,摆成椭圆和长方形,不设主席台。桌子不一定是圆桌,一张长方形桌,主持人坐在桌子的一头,便于使用白板或其他展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。日常工作会议采用这种形式,方便讨论发言,显得民主、团结、融洽。布置一般较为随意,好处是参加者能彼此看得清楚。
围坐式就像一群人围坐在一起,没有主席台,主次不明显。各种座谈会、茶话会、讨论会多采用此种形式。这种形式适于少量人员开会,利于彼此间的交流,给人一种轻松、亲切之感。如果对于一个12人的会来说,这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。会场设置便于注意力的集中。
马蹄式将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口(空出一个短边),这种形式一般需要三张或三张以上的桌子,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放搁置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以作装饰,常用于学术研讨会等类型的会议。此种台型容纳人数较少,能体现民主与团结的气氛,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。对会议室空间有一定的要求。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围,多摆设几个麦克风以便自由发言。
V字式房间内将桌椅端正摆放或成“V”型摆放,按教室式布置房间,根据桌子的大小而有所不同。特点是可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,如果坐成直行的与会者就不能彼此看得很清楚。
酒会式以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式,自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围。
日常工作会议的会场布置形式多为中型会议的会场布置。大型会议一般在礼堂召开,形式是固定的。团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。不同的会场形式取决于会议的内容、会场的大小和形状、会议的需要及与会人数的多少等因素。
整体布局
会场的布置与环境的美化对活动本身具有很强的视觉影响力和感情穿透力,因此,会场布置一定要注意环境因素的作用。佛要金装,人要衣装,会场重视“装扮”,才能充分体现出主办方的诚意,这里简介一下会场布置事宜。
布局要求会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等,会场的整体布局要做到:庄重、美观、舒适,体现出会议的主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。中大型会议要保证一个绝对的中心,多采用半圆形,大小方形的形式,以突出主持人和发言人,中大型会场还要注意进、退场的方便。小型会场要注意集中和方便。
会场选择首先是地点问题。如果是大中型会议,一般不要离住地太远。会场选择还有大小的问题。大小取决于会议的规模、人数和效果。会场偏小,显得局促、拥挤、小气:会场过大,又会显得空旷、缺乏气氛。大小一般以能容纳与会人员为限度,可留有适当的余地。
会议场地布置,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如,在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。倘若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
会场环境不利的会议场合包括:嘈杂的声音,极不舒适的座位,过高或过低的室内温度,不时地有外人搅扰,环境陌生而引起的心力交瘁感,以及没有与同事私下交谈的机会等等。这些环境因素会影响与会者的注意力,从而导致效率的低下。为与会者布置好会议环 境,使之有利于会议的顺利进行,一般来说,室内会场应考虑以下因素:
一是光线。照明要明亮而不耀眼,通常使用人造光源。亦可利用阳光,应备有窗纱,以防强光刺目;使用人造光源时,要合理配置灯具,使光线尽量柔和一些。二是声响。室内应保持宁静,房间不应临街或施工场地附近,门窗应能隔音,周围无电话铃声、脚步声等噪音干扰。三是温度。室内最好能使用空调机和加湿器,以使空气的温度与湿度保持在适宜的水平。温度在20℃,相对温度在40%～60%之间最合适。一般情况下,也至少要保证空气的清新和流通。四是色彩。室内的家具、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安排应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。五是装饰。谈判活动的场所应洁净、典雅、庄重、大方。宽大整洁的桌子,简单舒适的座椅(沙发),墙上可挂几幅风格协调的书画,室内也可装饰有适当的工艺品、花卉、标志物,但不宜过多繁杂,以求简洁实用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清。
场地装饰
会场设置包括会场地点、大小、形式的选择和色调、装饰布置、附属设施及座次排列、也包括相关或毗邻的建筑物、通道和区域的美化等。利用色调、尺寸和装饰进行会场设计布置,是适应会议中心内容的需要,起到突出会议主题和烘托气氛的作用,达到企业宣传的实质目的,拟订布置会场的方案时,要讲究一定的科学性、合理性和艺术性,更应细致周到,大致考虑的项目如下:
主席台会场主席台是与会人员瞩目的地方,也是会场布置的重点。现在一般在主席台前设讲台,用于发言人讲话。主席台后方通常会搭建起一块主题衍架背景(彩喷材料)板,背后悬挂会标或旗帜,大型会议在底幕会标两边耍摆挂10面红旗;有些会议可在会场外建筑物四周竖一些彩旗,以烘托气氛;会议名称的标语悬挂在主席台上方。背景上有会议主题及主办机构信息;主席台上可适当摆放鲜花点缀;主席台要求红色地毯,绒布主持台;主席台设席位若干,主席台两侧挂大型白色投影幕,配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭);主席台配置有线/无线麦克风、茶水杯(或者瓶装矿泉水)。
色调要与会议内容、对象、气氛相适应,能考虑季节因素更好。包括地毯、窗帘、桌布等。法定性、决策性会议,以褐红色、墨绿色为主,显示隆重、庄严的气氛;庆典性会议则以暖色调为主,显示喜庆、热烈的气氛。可将企业的色系(如某公司将员工的工作服定为红色、或将公司的产品定为兰色等)选择一下确定为幕布底色。另外,主席台的色调要注意整体的和谐,如是工作会议,主席台的布置基调应为蓝、绿色;如是庆典、表彰性的会议,主席台的基调应为红、粉色。室内会议的桌椅、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安排应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。晚会、舞会或智力竞赛的会场可用多种色彩的灯光渲染气氛,以显活泼热烈的效果。
幕布可选择一层幕,也可根据需要选择多层幕,但底幕应选用重质材料的,分幕可用轻质或亮彩材质的。在幕布的周围可加些具有舞蹈性的简单的配色构图或人物构图,这样既简练又大方而且还美观。整个幕布的色系要搭配得当,主次分明,特别要突出企业独有的特色来,当然喜庆是不可缺少的。此外,可在幕布底边处点缀些鲜花或气球等具有动感之物,这样会更佳。
微标在主席台或主席位的上方悬挂会标和会徽。会标一般要标明会议的全称,多用宋体,红底(蓝底)白字,有的会议如追悼会则用黑底白字。主席台底幕上有时需要加挂微标,如党徽、司徽、会徽等。将公司的商标(如果企业的商标比较美观的话)作为幕布的“幕眼”镶于幕中。
标语会场入口处及会场内是给与会者进出时的首先印象,可适当悬挂
些鼓动性、庆祝性的标语。标语应该是口号式的,字数不宜过多。也可以用气球悬挂。大型会议入口可设置贴有会标的拱形气模1～2个,会议主席台上方悬挂横幅一条,两侧面分别再挂两条(也可不挂),以作欢迎和明示主题之用。庄重严肃的会场悬挂的会标通常是红布作底衬,再印上白色的字幅。小型会议,在会场前面的墙上或黑板上可以剪贴或写上字体端庄的会标。会标可用黑体、楷书、行书、隶书等字体来表现。
桌椅会场用的桌椅也有讲究,视不同会议的不同需要决定是否用桌椅,用什么样的桌椅。座椅有软椅、硬椅之分,软椅中又有沙发、扶手椅、一般软椅之别。本着既要开好会,又要考虑到与会者身体需要的原则,不同类型的会议需要摆放不同的座椅。
指示牌指示标志对于与会者迅速地找到会场位置非常重要,指示牌要注意统一整个会议的VI标识;统一VI的胸牌,可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份,更加容易识别和协调人员;要在签到处和贵宾位置设置桌牌,以便使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置。
视听器材黑板(白板)、幻灯机、投影机与放映机等应被视为一般会议所用的基本工具。但要特别注意的是:幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文图,应让全部与会者都能看清,而且应提前准备就绪以便随时启用。音响(扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风等),声像(立体电视、激光、全息电影、组合录像、专业摄像摄影设备。电脑控制的多镜头幻灯)组合电源插座等以及同声翻译系统必须事先调试好,根据需要语种提供声道翻译,应将发言大致领域及特点提前告诉口译员,并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。
报到台供来宾签到或咨询以及办理手续的地方,在报到处的后方设置签到处背景板,更能体现会议的专业性;报到台的设计要根据需要用中英文字母醒目标出,才能引起来宾注意。
花摆花草是软性的视觉注意力,根据会议性质和主题需要,在主席台底幕下、主席台与代表席的隔离处、讲台和会场四周可适当摆放若干花草盆栽。以表达会场的热闹,生气,但不失庄重。VIP室、签到桌及讲台等位置一般都应放置鲜花,开业典礼及其他庆典往往还需要花篮花门等装点,在主席台后侧适当摆些棕榈树、花草植物盆栽,显得既庄严又朴实。这对烘托会场气氛,营造优美的环境很有好处。
花篮开业祝贺、大型活动的开幕式或文艺晚会闭幕式等场合内外摆放花篮若干个,可作为氛围支持。这类花篮一般体量较大,常用规格为1.5米～2.5米落地式大花篮。构图多采用对称的扇面形或等腰三角形。上层篮花要求端庄大方,下层腰花的构图可稍微活泼一点,但应与上层呼应。常用花材以唐菖蒲、月季、香石竹、菊花、百合为主,不同季节搭配一些时令花材。衬叶主要用苏铁叶、棕榈叶、鱼尾葵或软叶刺葵叶,也用蜈蚣草叶等。
其他需要根据不同的场地情况和不同的主题要求进行配置,这样可以体现大型会议的专业性,使服务更加周到和人性化。在会场安排固定摄影点1～2 个,提供饮水机,小型会晤室。会场内外提供资料样品展示台或展板。比较复杂的会场往往还需要其他很多装饰及布景(例如气球、字画、布艺、展示制作等),此外还需要根据不同会议需要作以下一些准备工作。如:
人、物租赁——礼仪小姐、舞龙舞狮、管弦乐队、锣鼓队,和平鸽、揭幕架、启动台、抽奖箱、展架、展板、展台、泡泡机、烟雾机、雪花机、旋风彩虹机、天女散花机、手动礼花炮、日景烟花,空飘气球、空中舞星、灯笼柱、卡通吉祥物、落地气球、放飞气球等。
礼仪用品——剪彩红绸球、启动球、电子鞭炮、奠基石、金铲、礼仪旗袍、绶带、揭幕、太阳伞、太阳帽、嘉宾名牌、三角串旗、彩旗、条幅、各种灯笼、剪彩托盘托布、金剪刀、剪彩金柱、皇家礼炮、电动礼炮、红绒布、航海舵、文房四宝。
鲜花植物——罗马花杯、罗马花柱、迎宾台花、演讲台花、胸花、手捧花、舞台时花、祝贺花牌。
座次安排
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系,排列座次是会场布置的一项重要工作。企业大中型会议都需要排坐序,使与会人员有固定的座位,感到舒适方便,会场也显得整齐有序。主席台和主桌是排列重点,一般会议不排列。
主席台的座次会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员,安排座位时应注意以下惯例:依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中,然后按先左后右、由前至后按顺序依次排列。正式代表在前居中,列席代表在后居侧;为工作便利起见,会议主持人有时需在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座;主席台座次的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上,也可在出席证、签到薄或会议手册上标明;在主席台的桌上,或与会者个人座位的左侧放置姓名台签。
其他人员的座次小型会议室的座位,应考虑与会者就座的习惯,同时要突出主持人、发言人。要注意分清座位,一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之,为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。中大型会场内座位。代表会议、工作会议、报告会议等类型的会议需要安排场内其他人员的座次,具体的安排方法有三种:
横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列座次的方法。选择此法时,应注意先排出会议的正式代表或成员,后排列列席代表或成员。
竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次,选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员、职务低者排在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列,或以会场中心座位为基点,向两边交错扩展。
左右排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序,以会场主席台中心为基点,向左右两边交错扩展排列座位,中国传统习惯以左为上,排在第一位的居中而坐。以此为基点,其余的以居中者的左手方为第一顺序,一左一右,依次排列。
场内座位的区划由于一些中大型会议参加的人员多,会场的区域过大,使参会人员不易迅速找到座位,常常影响会议按时召开,降低了会议的效率。有些会议参会者在会议中的角色不尽相同,例如表彰、发奖大会,一些代表是表彰对象,在会议中要上台领奖,为了有序和方便起见,一般都会事先划分专门的区域,以便统一就座或有序地进、退场:根据会场的整体布局,划分出ABCD等大区域。按照场内座位排号分区,每个单位各占几排;或正式代表坐前,列席代表坐后。有条件的印制座次全图。
总而言之,企业会场布置要本着宾客第一的原则,以务实、高效的精神、一丝不苟、精益求精的宗旨为与会者提供全方位、多元化的礼仪服务,将企业会议活动装饰得尽善尽美,为我们的企业形象增添异彩!需要注意的是,不论企业会议的规划有多详尽,对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前我们对会场不作最后的审视,则有可能会出现纰漏,甚至可能会功亏一篑,因此,在开会前的半小时至一个小时内,企业会议主办方负责人最好亲临或是派人到会议现场督促检查工作是否做好,以确保会议取得圆满成功,尽显实效。
(责任编辑:江山)