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摘要:发票是记录经营活动的一种重要的原始证明,本文作者通过广电企业内部发票的使用情况,总结了广电网络企业在发票管理过程中存在的一系列问题,并对这些问题作了深入的分析,从而总结出了加强发票管理的诸多方法。
关键词:发票 广电网络 信息化
0 引言
发票是记录经营活动的一种原始证明,随着市场经济的发展,商品流通的不断扩大,发票在整个社会经济活动中的作用越来越大。由于发票上载明的经济事项较为完整,既有填制单位印章,又有经办人签章,还有监制机关、字轨号码、发票代码等,具有法律证明效力。发票一经开具,票面上便清楚载明了服务对象的名称、数量、金额,这为财务管理和客户管理提供了可靠的原始依据。作为拥有30多万数字电视用户的广电网络企业,我公司每年发票的使用量都在30万份以上。所以在日常工作中,抓好了发票管理,不但能提高窗口的服务水平,同时还能强化财务管理,提高应收款项的收取,对企业经济的发展和服务质量的提高起到良好的促进作用。
1 目前在发票管理中存在问题
1.1 在日常工作中,由于制度不够健全,内部管理衔接不够通畅,使发票管理环节偏松。主要原因在于企业在思想上对发票管理还没有引起足够的重视,认为发票管理犯不了大错误,不值得花太多的精力。
在实际工作中没有一个健全而又具有可操作性的发票管理办法,发票管理的随意性较大,在发票管理的各个环节上重视不够,特别是发票使用管理中缺少了发票的监控管理,各营业网点几年来使用了多少发票,缴销了多少发票,经手人是谁都不够清楚,这给发票管理和检查带来了很大困难。
1.2 目前全市直接面对客户的广电营业网点有近30个,而发票是营业网点服务客户的有效手段之一,良好的服务可以拉近企业与客户的距离。但实际工作中,营业网点开票员的业务水平却参差不齐,在开票业务操作中对作废发票、红冲发票的处理还不够熟练,甚至某些开票业务员由于粗心大意,几种发票拿错的事情常有发生,这既降低了服务水平的质量,同时也给发票的管理带来了不必要的麻烦。
1.3 发票管理在应收账款的收取中还没有发挥应有的作用。应收账款无法或不及时收回是大多数企业都存在的问题,应收账款存在诸多风险:①坏账风险,应收账款的期限越长,越容易形成坏账,造成企业损失;②资产风险,应收账款占比较多且回收率不高,容易降低资产质量,对企业的周转率形成威胁。③财务风险,造成利润虚高,而现金流不足的财务困境。
虽然我们广电网络企业应收账款的情况不严重,但加大发票管理,促进应收账款早日到账,同样是我们广电网络企业应该关注的问题。在日常的发票管理中我们发现,由于开票业务人员、经办人员、财务管理人员三者之间联系交流不通畅,往往是开票人员开完票交给经办人员,然后经办人员再把发票直接交给客户,而经办人员对收款情况又不作及时反馈,形成催款真空,没有一个规范的流程。对应收账款是否已经到账,和财务人员之间如何衔接,以及和客户的后续联系等仍存在一系列问题并有待解决。
2 解决问题的方法
2.1 安全上把握一个“牢”字,管理上突出一个“细”字
牢固树立防范意识,落实各项制度,明确安全责任,确保无发票责任事故。完善措施,严格程序,在发票的实物发售、审核开票、票款结算以及票款的存放,发票的调拨和保管等日常工作中,每个环节每个程序都要认真细致、一丝不苟。每一个发票使用和管理人员都要对发票的重要性有明确的认识,用“发票等同于现金”的高度来加大发票管理力度。同时财务上要加大对发票的监控管理,每个营业厅领了多少发票、使用了多少发票、结余了多少发票、开具了多少金额,解款入账了多少金额等等都要有一本账,做到清晰明了。
2.2 服务上倡导一个“优”字,加快发票管理和客户管理的信息化建设
营业网点是展现企业形象和良好精神面貌的地方,是连接企业与客户关系的桥梁和纽带,广电网络企业应以进一步提高服务质量为宗旨,强化为客户办实事的思想,不断拓展服务新思路,提高开票人员的业务水平和服务质量。每一张发票的开具都是与客户的一次交流和沟通,快速、高效、正确的开票服务不但能提升我们优质的服务形象,同时为后期发票核算、发票管理、客户管理提供了准确的数据与资料。
2.3 加大发票管理力度,促进应收账款的及时足额到账
加强发票管理,对应收账款的及时收取具有促进作用。我们的目标是:①确保快速收回应收账款;②维持公司利润的最大化;③维持和客户的关系;④提高公司的形象。
应收账款从其存续的时间上划分,可以分为信用期内应收账款和逾期应收账款。对于信用期内应收账款,我们关心的是能否或有没有必要提前变现,开票人员是第一手资料的掌握人,发票是什么时间开出的、发票开具了多少金额、承诺了哪些服务项目等等,以便及时与集团客户沟通联系,尽早收回应收账款,增加现金快速流入。
对于逾期应收账款,则必须想办法尽快收回,因为应收账款逾期的时间越长,其收回的可能性就越小。我们要先通过电话、函件、传真等较礼貌的方式,提醒客户账款已到期,应予付款。如果提醒没有结果,应通过对客户的现有资料进行分析,了解该笔业务发生的背景和可能无法收回的因素,寻找解决的方案。首先,由内部经办人员直接出面,因为经办人员亲自参与业务交易,对客户情况最熟悉。一般情况下,经办人员可能与客户有多年的交情,见面也易于沟通。第二,由公司内部优秀团队或领导出面,优点是可以集中多数人的智慧,采取最佳方法与客户接触沟通,避免可能出现的不必要麻烦。一般情况下,由单位领导出面可能效果更佳,因为单位领导和客户领导可能比较熟悉,处理一些大问题包括经济问题时,能当场拍板下结论。而我们开票人员在此过程中也要做好服务工作,提供完备准确的票据资料。工作中可能由于经办人员或对方客户的疏忽,发票遗失的情况也会发生,开票人员或发票管理人员能及时准确提供当时开具发票的存根,为应收账款的收取同样起到促进作用。
时代的发展潮流,要求我们必须有所创新。做好工作中每一个环节,都对企业经济的发展起到良好的促进作用,我们的发票管理工作也不例外。发票也是税务稽查的重要依据,同时在一定条件下又具有合同的性质。所以,管理好发票,一样能提高企业经济效益。
参考文献:
[1]黄秋颖,邓忠杰.加强普通发票管理的工作思考[J].消费导刊,2010年7期:56-58.
[2]张庆龙.发票管理指南[M].北京:中国时代经济出版社,2005年:42.
[3]中国注册会计师协会.税法[M].北京:经济科学出版社,2009年:109.
关键词:发票 广电网络 信息化
0 引言
发票是记录经营活动的一种原始证明,随着市场经济的发展,商品流通的不断扩大,发票在整个社会经济活动中的作用越来越大。由于发票上载明的经济事项较为完整,既有填制单位印章,又有经办人签章,还有监制机关、字轨号码、发票代码等,具有法律证明效力。发票一经开具,票面上便清楚载明了服务对象的名称、数量、金额,这为财务管理和客户管理提供了可靠的原始依据。作为拥有30多万数字电视用户的广电网络企业,我公司每年发票的使用量都在30万份以上。所以在日常工作中,抓好了发票管理,不但能提高窗口的服务水平,同时还能强化财务管理,提高应收款项的收取,对企业经济的发展和服务质量的提高起到良好的促进作用。
1 目前在发票管理中存在问题
1.1 在日常工作中,由于制度不够健全,内部管理衔接不够通畅,使发票管理环节偏松。主要原因在于企业在思想上对发票管理还没有引起足够的重视,认为发票管理犯不了大错误,不值得花太多的精力。
在实际工作中没有一个健全而又具有可操作性的发票管理办法,发票管理的随意性较大,在发票管理的各个环节上重视不够,特别是发票使用管理中缺少了发票的监控管理,各营业网点几年来使用了多少发票,缴销了多少发票,经手人是谁都不够清楚,这给发票管理和检查带来了很大困难。
1.2 目前全市直接面对客户的广电营业网点有近30个,而发票是营业网点服务客户的有效手段之一,良好的服务可以拉近企业与客户的距离。但实际工作中,营业网点开票员的业务水平却参差不齐,在开票业务操作中对作废发票、红冲发票的处理还不够熟练,甚至某些开票业务员由于粗心大意,几种发票拿错的事情常有发生,这既降低了服务水平的质量,同时也给发票的管理带来了不必要的麻烦。
1.3 发票管理在应收账款的收取中还没有发挥应有的作用。应收账款无法或不及时收回是大多数企业都存在的问题,应收账款存在诸多风险:①坏账风险,应收账款的期限越长,越容易形成坏账,造成企业损失;②资产风险,应收账款占比较多且回收率不高,容易降低资产质量,对企业的周转率形成威胁。③财务风险,造成利润虚高,而现金流不足的财务困境。
虽然我们广电网络企业应收账款的情况不严重,但加大发票管理,促进应收账款早日到账,同样是我们广电网络企业应该关注的问题。在日常的发票管理中我们发现,由于开票业务人员、经办人员、财务管理人员三者之间联系交流不通畅,往往是开票人员开完票交给经办人员,然后经办人员再把发票直接交给客户,而经办人员对收款情况又不作及时反馈,形成催款真空,没有一个规范的流程。对应收账款是否已经到账,和财务人员之间如何衔接,以及和客户的后续联系等仍存在一系列问题并有待解决。
2 解决问题的方法
2.1 安全上把握一个“牢”字,管理上突出一个“细”字
牢固树立防范意识,落实各项制度,明确安全责任,确保无发票责任事故。完善措施,严格程序,在发票的实物发售、审核开票、票款结算以及票款的存放,发票的调拨和保管等日常工作中,每个环节每个程序都要认真细致、一丝不苟。每一个发票使用和管理人员都要对发票的重要性有明确的认识,用“发票等同于现金”的高度来加大发票管理力度。同时财务上要加大对发票的监控管理,每个营业厅领了多少发票、使用了多少发票、结余了多少发票、开具了多少金额,解款入账了多少金额等等都要有一本账,做到清晰明了。
2.2 服务上倡导一个“优”字,加快发票管理和客户管理的信息化建设
营业网点是展现企业形象和良好精神面貌的地方,是连接企业与客户关系的桥梁和纽带,广电网络企业应以进一步提高服务质量为宗旨,强化为客户办实事的思想,不断拓展服务新思路,提高开票人员的业务水平和服务质量。每一张发票的开具都是与客户的一次交流和沟通,快速、高效、正确的开票服务不但能提升我们优质的服务形象,同时为后期发票核算、发票管理、客户管理提供了准确的数据与资料。
2.3 加大发票管理力度,促进应收账款的及时足额到账
加强发票管理,对应收账款的及时收取具有促进作用。我们的目标是:①确保快速收回应收账款;②维持公司利润的最大化;③维持和客户的关系;④提高公司的形象。
应收账款从其存续的时间上划分,可以分为信用期内应收账款和逾期应收账款。对于信用期内应收账款,我们关心的是能否或有没有必要提前变现,开票人员是第一手资料的掌握人,发票是什么时间开出的、发票开具了多少金额、承诺了哪些服务项目等等,以便及时与集团客户沟通联系,尽早收回应收账款,增加现金快速流入。
对于逾期应收账款,则必须想办法尽快收回,因为应收账款逾期的时间越长,其收回的可能性就越小。我们要先通过电话、函件、传真等较礼貌的方式,提醒客户账款已到期,应予付款。如果提醒没有结果,应通过对客户的现有资料进行分析,了解该笔业务发生的背景和可能无法收回的因素,寻找解决的方案。首先,由内部经办人员直接出面,因为经办人员亲自参与业务交易,对客户情况最熟悉。一般情况下,经办人员可能与客户有多年的交情,见面也易于沟通。第二,由公司内部优秀团队或领导出面,优点是可以集中多数人的智慧,采取最佳方法与客户接触沟通,避免可能出现的不必要麻烦。一般情况下,由单位领导出面可能效果更佳,因为单位领导和客户领导可能比较熟悉,处理一些大问题包括经济问题时,能当场拍板下结论。而我们开票人员在此过程中也要做好服务工作,提供完备准确的票据资料。工作中可能由于经办人员或对方客户的疏忽,发票遗失的情况也会发生,开票人员或发票管理人员能及时准确提供当时开具发票的存根,为应收账款的收取同样起到促进作用。
时代的发展潮流,要求我们必须有所创新。做好工作中每一个环节,都对企业经济的发展起到良好的促进作用,我们的发票管理工作也不例外。发票也是税务稽查的重要依据,同时在一定条件下又具有合同的性质。所以,管理好发票,一样能提高企业经济效益。
参考文献:
[1]黄秋颖,邓忠杰.加强普通发票管理的工作思考[J].消费导刊,2010年7期:56-58.
[2]张庆龙.发票管理指南[M].北京:中国时代经济出版社,2005年:42.
[3]中国注册会计师协会.税法[M].北京:经济科学出版社,2009年:109.