论文部分内容阅读
摘要：文章先指出了地方高校档案工作在社会服务功能方面的优势，然后阐述了地方高校档案服务社会及推动地方经济快速发展的重要意义，提出了实现地方高校档案服务区域经济的途径与对策，探索为服务地方构建区域经济教育服务体系的途径和应注意的几个问题。
关键词：高校档案；服务区域经济；信息共享
作者简介：陈一红(1970－)，女，壮族，广西合浦人，广西钦州学院馆员，研究方向：高等学校档案管理。
中图分类号：G273 文献标识码：A
地方高校是指位于省级以下的地方中心城市的综合性或多学科性的大专院校，随着我国高等教育体制改革的不断深入，地方院校作为我国高等教育事业中的重要组成部分不断走向成熟，为地方经济的发展作出巨大贡献。作为地方文化发展的引航者、培养地方经济建设人才的小高地，地方高校的档案信息资源也不断得到挖掘与利用，作用日益显现。
一、地方院校档案资源自身的优势
(一)为教学活动、科研工作服务的功能
地方院校的档案资源积累了本校长期以来大量的对提高学校教学与科研工作有帮助的资料，是经过档案人员用科学的方法分类与整理而来，具有保存价值才归档的资源。这些档案资源对提高教学质量，促进教学工作的持续发展有着重要的作用。科研活动的档案资源更为完整与详细，这些科研档案对于利用者来说，对他们的研究活动起着非常积极的启迪作用。
(二)信息传递与决策支持的作用
高校的档案不仅贮存着内容丰富的知识，而且它本身就是一种信息的载体。地方院校的档案人员通过对档案信息的收集、整理加工、精心保管，在利用者需要咨询的时候，通过筛选并传递给利用者。因为地方院校档案是各档案形成部门在他们的教学、科研与学校其他的管理工作中形成的材料，是第一手资料转化而来的，是实践活动的真实记录，具有其他文献所没有的真实性与可靠性，是转化为文字的经验，所以，地方高校的档案资源对领导者所起的决策与支持作用是不可否认的。
(三)服务社会的功能
地方院校档案收集的重点是学校的文书、技术档案等材料文件，包括如大量有关教育政策、教学指导性方面的文件资料、教学管理工作中的实践教学的档案、在科研工作中的技术发明和专利文件等。所有这些档案资料，作为重要的信息资源，其价值越来越被社会认同与承认，地方院校的服务领域也随着由内向外地扩展，从深闺大胆地走出门外，不仅在学校里为师生员工服务，还突出地表现为为广大毕业生、社会用人单位与企业人士服务。特别是，地方院校的科研信息资源，在转化为现实的生产力、催化地方经济发展方面的作用，更是地方政府与企业不可忽视的。
二、地方高校档案资源为区域社会经济服务的可行性意义
地方本科院校所确立的“教育面向地方化、学科专业特色化、科技产业先导化、人才培养适用化”的思想，也从另一面反映地方高校与学校所在地之间互动与紧密依赖的关系。
相比于其他高等学府，地方院校由于其所处的地理环境、发展基础等诸多不利原因，存在着“先天不足”、“后天不良”的现象，在其办学发展的过程中，面临着经费短缺、人才匮乏等压力。如何打破这些制约着学校发展的枷琐，走出这些困境，办好学校的特色，这是摆在地方院校领导面前的课题，而“摸清本地区的具体需要，避开强手已占领域，发挥地区优势，才能生存壮大”，这是他们所认同的观点。做好学校携手地方政府与地方企业合作共建，要充分发挥地方院校的自身智力优势，以当地市场为导向，立足地方和行业，主动提供科研信息资源，做好科技咨询、技术推广与技术攻关等高校与地方联手的产学研工作，就是一项极好的举措，也为高校档案资源走上前台，介入地方区域经济服务的工作，进一步展现档案资源的现实价值提供了良好的契机。
(一)档案本身属性及其发展的需要
档案除了具有原始记录性外，还具有信息性、知识性、职能性、社会性、文化性等属性。地方院校档案资源的属性，以及作为高校档案具有的优势，只有在服务于校内师生及走出校门，服务于社会经济建设，才能发挥现代档案的价值，扩大地方院校档案工作的影响力。
长期以来，高校档案“以藏为主”、“重藏轻用”的现象较为突出。在地方院校，档案工作的方式更为落后老旧，管理理念更显“传统”，思想较为守旧自封，与校外的当地企、事业、机关的交流不多，所有这些都成了束缚地方院校档案工作向前发展的重要原因。而档案工作赖以生存之本，得以持续发展的主要条件，或检验档案资源有无生命力的标准，就是以它使用的价值、对人类有无贡献体现出来的；况且，档案管理工作要得到发展，就得不断创新，不断拓展档案服务范围与空间，拓宽服务渠道与方式。在地方院校，对其档案资源进行开发与利用，为地方区域经济建设服务，具有强劲的发展空间，也是最能体现档案资源利用价值及创新管理、符合事物发展规律的方式。
(二)地方院校办学发展的需要
作为学校基础工作之一的地方院校的档案资源建设工作，其总体的工作规划与布署也是遵循地方院校的基本办学理念与原则，根据地方经济、行业特点以及产业结构等方面的要求，对学校档案工作重点有所调整，找到高校档案资源服务的重要切入点，正是地方院校档案管理工作顺应新形势要求的最好方法与具体表现，
(三)地方经济建设的需要
1.地方高校的档案资源是当地经济发展的拉动力。一是作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理水平，是科学决策的依据、知识共享的承载、科技创新的基础。在市场竞争中要作出科学的决策和计划，就必须以全面反映客观过程的信息资料为依据，只有充分利用科技信息资源，才能驾驭市场行情，不失时机地作出科学的决策。二是作为生产要素进入产品化和产业化，获取经济收益。地方高校档案作为信息资源的组成部分，完全有可能独立地、或与其他信息资源联合形成具有市场需求的产品。地方产业科技人员在研制一个新产品时，往往要利用科技档案信息资源，以少走弯路，缩短研制周期，节约大量人力、物力与财力，从而使新产品早日投入市场，在激烈的市场竞争中占一席之地，促进经济效益的提高，促进科技与经济的双赢。
2.地方经济建设用人的可靠支撑点。当前，地方经济对人才的需求已越来越依赖于当地高校的培养，地方高校已成为当地人才培养的小高地、蓄水池，这种信任与依赖也是时代步伐迅速发展的必然结果。高校档案资源在此给予地方用人单位最可靠的信息支撑材料，对于企业要求的应用型人才的真实性作出了直接的资料分析与验证，减少了地方用人的后顾之忧，大大降低了风险比例。
三、地方高校档案资源服务区域经济建设的途径
(一)思想上，只有把以下两点认识到位，才能把档案资源服务区域经济的工作做好
1.地方高校要从区域经济社会发展的高度，去认识发展本校档案工作的必要性和重要性。档案资源的建设，不仅是个人的工作、学校的工作，还是地方区域经济建设的一项工作。全局的意识，长远的目光，良好的政治觉悟等，都是我们 地方高校负责档案工作的各级领导及工作人员必须具备的综合素质。不仅如此，作为高校的档案馆员，还必须通过开展各种宣传教育活动，在学校乃至当地社会，营造做好档案工作的气氛，把人们对档案工作服务于区域经济建设的必要性与重要性的思想认识落实到位。
2.对于地方院校的档案管理干部，在工作中必须增强创新观念，树立服务意识，服务于当地经济建设的意识。高校档案工作要打开新的局面，要突破防碍和制约档案管理发展空间的瓶颈，就必须有多元化的管理与利用的工作理念，特别要拓宽档案资源的服务范围与服务空间。
(二)做好馆藏资源的建设与构建网络信息协作平台的工作
地方院校档案机构要立足于现有的馆藏资源，建设具有本馆特色的数据库及其他电子信息平台，在了解地方经济用户的需求外，开发有地方特色的档案资源，丰富与优化馆藏档案，为进行社会化服务做好资源准备。
1.一是抓好档案知识的宣传与教育工作，通过各种渠道和方法提高学校内外人员的档案意识，认识档案法规。这不仅加大了档案收集工作的力度，增强了档案形成部门移交归档的自觉性(在收集工作中，档案员可做到有针对性地接收和经济建设相关的档案资料)，还可以让利用者(包括经济建设者)形成利用档案信息的习惯：二是抓好档案资源的编研工作，做好档案的增值服务，深度开发与挖掘现存档案的价值，创造出诸如经济建设方面文件的汇编，经济方面的科研成果的汇编材料等。
2.为更好地实现档案资源的共享，服务好一方社会经济，高校档案在配备好必要硬件设备的同时，档案馆员还得充分发挥自身的才智，利用先进可行的科技手段，探索电子档案的管理方式，建立电子档案的管理方法、技术与标准，例如运用多媒体合成、电子计算机等技术，将大量的纸质档案转化成电子档案存储，推进档案数字化建设，构建网络资源服务平台，为当地企业、产业经济服务，以效率出成绩，以时间要成果，创效益。
(三)做好外联工作，搞好地方经济情况的调研
做好与当地政府、企业实体的联络与沟通，是高校档案资源服务于地方经济不可缺少的一个工作程序。双方有了合作的意向，打好合作的基础，才是高校与地方走向结合成功的第一步，也才能让高校档案资源价值得到充分发挥，让院校与企业达成双赢目的。
此外，做好社会经济需求的动态分析，面向区域经济，定期跟踪服务，把握地方经济社会发展的脉搏，也是做好高校资源服务地方经济必不可少的工作环节。高校档案部门在走访调查分析中，把采集和反馈回当地所需的信息，及时研究制订适应其需求的相关措施，使档案资源的开发利用工作适应当地社会经济的发展，真正让信息资源与经济建设结为一家，互为依存，发挥出应有的经济效能与产业效应。
四、地方高校档案资源服务区域经济应注意的重要问题
(一)处理好主业与“副业”的关系
高校档案机构是学校的工作部门，首要任务是为学校的教学科研提供信息资源保障，提供优质服务，只有在保证做好学校档案管理各项工作的前提下，才能进一步拓展服务空间，参与到地方经济建设的服务中去。
(二)处理好信息资源的利用与保密的关系
我们必须持唯物辩证的观点看待档案资源的共享与保密的关系，结合客观实际情况分析问题。保密的目的是为了更好地利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会浪费资源应有的作用，失去保密的意义，失去档案的利用价值：另外，不是在保密基础上的信息资源的利用，也会造成相反的结果，无条件无限制的利用不仅使档案资源失去自身价值，而且会给信息资源的拥有者带来损失，造成危害。
综上所述，紧贴地方区域经济的需要，紧扣地方经济发展的特色，不仅是时代发展向我们档案工作提出的要求，也是地方高校档案资源建设工作不断提升的动力。紧跟地方高校办学定位的方向，调整学校档案资源的服务层次及内容，是完全顺应了时代教育与经济战略的一项工作。
关键词：高校档案；服务区域经济；信息共享
作者简介：陈一红(1970－)，女，壮族，广西合浦人，广西钦州学院馆员，研究方向：高等学校档案管理。
中图分类号：G273 文献标识码：A
地方高校是指位于省级以下的地方中心城市的综合性或多学科性的大专院校，随着我国高等教育体制改革的不断深入，地方院校作为我国高等教育事业中的重要组成部分不断走向成熟，为地方经济的发展作出巨大贡献。作为地方文化发展的引航者、培养地方经济建设人才的小高地，地方高校的档案信息资源也不断得到挖掘与利用，作用日益显现。
一、地方院校档案资源自身的优势
(一)为教学活动、科研工作服务的功能
地方院校的档案资源积累了本校长期以来大量的对提高学校教学与科研工作有帮助的资料，是经过档案人员用科学的方法分类与整理而来，具有保存价值才归档的资源。这些档案资源对提高教学质量，促进教学工作的持续发展有着重要的作用。科研活动的档案资源更为完整与详细，这些科研档案对于利用者来说，对他们的研究活动起着非常积极的启迪作用。
(二)信息传递与决策支持的作用
高校的档案不仅贮存着内容丰富的知识，而且它本身就是一种信息的载体。地方院校的档案人员通过对档案信息的收集、整理加工、精心保管，在利用者需要咨询的时候，通过筛选并传递给利用者。因为地方院校档案是各档案形成部门在他们的教学、科研与学校其他的管理工作中形成的材料，是第一手资料转化而来的，是实践活动的真实记录，具有其他文献所没有的真实性与可靠性，是转化为文字的经验，所以，地方高校的档案资源对领导者所起的决策与支持作用是不可否认的。
(三)服务社会的功能
地方院校档案收集的重点是学校的文书、技术档案等材料文件，包括如大量有关教育政策、教学指导性方面的文件资料、教学管理工作中的实践教学的档案、在科研工作中的技术发明和专利文件等。所有这些档案资料，作为重要的信息资源，其价值越来越被社会认同与承认，地方院校的服务领域也随着由内向外地扩展，从深闺大胆地走出门外，不仅在学校里为师生员工服务，还突出地表现为为广大毕业生、社会用人单位与企业人士服务。特别是，地方院校的科研信息资源，在转化为现实的生产力、催化地方经济发展方面的作用，更是地方政府与企业不可忽视的。
二、地方高校档案资源为区域社会经济服务的可行性意义
地方本科院校所确立的“教育面向地方化、学科专业特色化、科技产业先导化、人才培养适用化”的思想，也从另一面反映地方高校与学校所在地之间互动与紧密依赖的关系。
相比于其他高等学府，地方院校由于其所处的地理环境、发展基础等诸多不利原因，存在着“先天不足”、“后天不良”的现象，在其办学发展的过程中，面临着经费短缺、人才匮乏等压力。如何打破这些制约着学校发展的枷琐，走出这些困境，办好学校的特色，这是摆在地方院校领导面前的课题，而“摸清本地区的具体需要，避开强手已占领域，发挥地区优势，才能生存壮大”，这是他们所认同的观点。做好学校携手地方政府与地方企业合作共建，要充分发挥地方院校的自身智力优势，以当地市场为导向，立足地方和行业，主动提供科研信息资源，做好科技咨询、技术推广与技术攻关等高校与地方联手的产学研工作，就是一项极好的举措，也为高校档案资源走上前台，介入地方区域经济服务的工作，进一步展现档案资源的现实价值提供了良好的契机。
(一)档案本身属性及其发展的需要
档案除了具有原始记录性外，还具有信息性、知识性、职能性、社会性、文化性等属性。地方院校档案资源的属性，以及作为高校档案具有的优势，只有在服务于校内师生及走出校门，服务于社会经济建设，才能发挥现代档案的价值，扩大地方院校档案工作的影响力。
长期以来，高校档案“以藏为主”、“重藏轻用”的现象较为突出。在地方院校，档案工作的方式更为落后老旧，管理理念更显“传统”，思想较为守旧自封，与校外的当地企、事业、机关的交流不多，所有这些都成了束缚地方院校档案工作向前发展的重要原因。而档案工作赖以生存之本，得以持续发展的主要条件，或检验档案资源有无生命力的标准，就是以它使用的价值、对人类有无贡献体现出来的；况且，档案管理工作要得到发展，就得不断创新，不断拓展档案服务范围与空间，拓宽服务渠道与方式。在地方院校，对其档案资源进行开发与利用，为地方区域经济建设服务，具有强劲的发展空间，也是最能体现档案资源利用价值及创新管理、符合事物发展规律的方式。
(二)地方院校办学发展的需要
作为学校基础工作之一的地方院校的档案资源建设工作，其总体的工作规划与布署也是遵循地方院校的基本办学理念与原则，根据地方经济、行业特点以及产业结构等方面的要求，对学校档案工作重点有所调整，找到高校档案资源服务的重要切入点，正是地方院校档案管理工作顺应新形势要求的最好方法与具体表现，
(三)地方经济建设的需要
1.地方高校的档案资源是当地经济发展的拉动力。一是作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理水平，是科学决策的依据、知识共享的承载、科技创新的基础。在市场竞争中要作出科学的决策和计划，就必须以全面反映客观过程的信息资料为依据，只有充分利用科技信息资源，才能驾驭市场行情，不失时机地作出科学的决策。二是作为生产要素进入产品化和产业化，获取经济收益。地方高校档案作为信息资源的组成部分，完全有可能独立地、或与其他信息资源联合形成具有市场需求的产品。地方产业科技人员在研制一个新产品时，往往要利用科技档案信息资源，以少走弯路，缩短研制周期，节约大量人力、物力与财力，从而使新产品早日投入市场，在激烈的市场竞争中占一席之地，促进经济效益的提高，促进科技与经济的双赢。
2.地方经济建设用人的可靠支撑点。当前，地方经济对人才的需求已越来越依赖于当地高校的培养，地方高校已成为当地人才培养的小高地、蓄水池，这种信任与依赖也是时代步伐迅速发展的必然结果。高校档案资源在此给予地方用人单位最可靠的信息支撑材料，对于企业要求的应用型人才的真实性作出了直接的资料分析与验证，减少了地方用人的后顾之忧，大大降低了风险比例。
三、地方高校档案资源服务区域经济建设的途径
(一)思想上，只有把以下两点认识到位，才能把档案资源服务区域经济的工作做好
1.地方高校要从区域经济社会发展的高度，去认识发展本校档案工作的必要性和重要性。档案资源的建设，不仅是个人的工作、学校的工作，还是地方区域经济建设的一项工作。全局的意识，长远的目光，良好的政治觉悟等，都是我们 地方高校负责档案工作的各级领导及工作人员必须具备的综合素质。不仅如此，作为高校的档案馆员，还必须通过开展各种宣传教育活动，在学校乃至当地社会，营造做好档案工作的气氛，把人们对档案工作服务于区域经济建设的必要性与重要性的思想认识落实到位。
2.对于地方院校的档案管理干部，在工作中必须增强创新观念，树立服务意识，服务于当地经济建设的意识。高校档案工作要打开新的局面，要突破防碍和制约档案管理发展空间的瓶颈，就必须有多元化的管理与利用的工作理念，特别要拓宽档案资源的服务范围与服务空间。
(二)做好馆藏资源的建设与构建网络信息协作平台的工作
地方院校档案机构要立足于现有的馆藏资源，建设具有本馆特色的数据库及其他电子信息平台，在了解地方经济用户的需求外，开发有地方特色的档案资源，丰富与优化馆藏档案，为进行社会化服务做好资源准备。
1.一是抓好档案知识的宣传与教育工作，通过各种渠道和方法提高学校内外人员的档案意识，认识档案法规。这不仅加大了档案收集工作的力度，增强了档案形成部门移交归档的自觉性(在收集工作中，档案员可做到有针对性地接收和经济建设相关的档案资料)，还可以让利用者(包括经济建设者)形成利用档案信息的习惯：二是抓好档案资源的编研工作，做好档案的增值服务，深度开发与挖掘现存档案的价值，创造出诸如经济建设方面文件的汇编，经济方面的科研成果的汇编材料等。
2.为更好地实现档案资源的共享，服务好一方社会经济，高校档案在配备好必要硬件设备的同时，档案馆员还得充分发挥自身的才智，利用先进可行的科技手段，探索电子档案的管理方式，建立电子档案的管理方法、技术与标准，例如运用多媒体合成、电子计算机等技术，将大量的纸质档案转化成电子档案存储，推进档案数字化建设，构建网络资源服务平台，为当地企业、产业经济服务，以效率出成绩，以时间要成果，创效益。
(三)做好外联工作，搞好地方经济情况的调研
做好与当地政府、企业实体的联络与沟通，是高校档案资源服务于地方经济不可缺少的一个工作程序。双方有了合作的意向，打好合作的基础，才是高校与地方走向结合成功的第一步，也才能让高校档案资源价值得到充分发挥，让院校与企业达成双赢目的。
此外，做好社会经济需求的动态分析，面向区域经济，定期跟踪服务，把握地方经济社会发展的脉搏，也是做好高校资源服务地方经济必不可少的工作环节。高校档案部门在走访调查分析中，把采集和反馈回当地所需的信息，及时研究制订适应其需求的相关措施，使档案资源的开发利用工作适应当地社会经济的发展，真正让信息资源与经济建设结为一家，互为依存，发挥出应有的经济效能与产业效应。
四、地方高校档案资源服务区域经济应注意的重要问题
(一)处理好主业与“副业”的关系
高校档案机构是学校的工作部门，首要任务是为学校的教学科研提供信息资源保障，提供优质服务，只有在保证做好学校档案管理各项工作的前提下，才能进一步拓展服务空间，参与到地方经济建设的服务中去。
(二)处理好信息资源的利用与保密的关系
我们必须持唯物辩证的观点看待档案资源的共享与保密的关系，结合客观实际情况分析问题。保密的目的是为了更好地利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会浪费资源应有的作用，失去保密的意义，失去档案的利用价值：另外，不是在保密基础上的信息资源的利用，也会造成相反的结果，无条件无限制的利用不仅使档案资源失去自身价值，而且会给信息资源的拥有者带来损失，造成危害。
综上所述，紧贴地方区域经济的需要，紧扣地方经济发展的特色，不仅是时代发展向我们档案工作提出的要求，也是地方高校档案资源建设工作不断提升的动力。紧跟地方高校办学定位的方向，调整学校档案资源的服务层次及内容，是完全顺应了时代教育与经济战略的一项工作。