论文部分内容阅读
摘 要：历史档案是我国档案资源体系的重要組成部分，是政治经济文化活动的历史凭证，是研究社会历史的第一手资料，是国家的记忆，是中华民族宝贵的历史文献遗产。随着数字化时代的到来，历史档案数字化已成为不可逆转的重要潮流。因此文章重点就馆藏历史档案数字化过程中的质量控制进行分析。
关键词：馆藏历史档案；数字化；质量控制
随着档案数字化工作的蓬勃开展，对数字化质量控制的研究已越来越深入。历史档案形制复杂多样，数字化质量控制要从多方面入手，多角度考虑，系统制定解决方案，才能做到历史档案数字化的全过程质量控制，以达到数字化的质量要求。
一、档案数字化各环节的质量控制
（一）档案条目著录环节的质量控制
一是未录入条目数据的，运用专业网络数字化加工管理系统，录入条目数据，并生成二维条码，与档案实体一一对应地粘贴在相应位置。二是对著录项不齐、不全、不准的数据，要进行补录。三是要根据档案的性质、类别、查阅权限等情况对著录项进行切分。四是重大工作任务、任免、表彰、奖惩等文件所涉人员姓名要录入到备注项中。
（二）档案整理环节的质量控制
一是拆钉。在不损坏档案实体的前提下，对已装订档案要拆除装订，以保证扫描的质量和效率；二是规范编页。在扫描之前，对没有编页或编页不规范的档案进行重新编页，编页不应压盖档案内容和原编页号；三是对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；四是图像质检完成后，拆除装订的档案应按照基本恢复档案原貌的要求重新装订。最后，在上述整理过程中，要对档案实体调整情况在备考中注明。
（三）档案扫描环节的质量控制
一是扫描设备的选择。应按照档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描设备。二是数字化后文件命名和存放位置。扫描后的图像文件存储于以相应案卷或文件的档号命名的文件夹中。文件夹内的图像文件命名宜与相应案卷或文件的题名保持一致。确实无法保持一致的，可根据档案主要内容提取关键字重新命名。三是在图像采集过程中，要确保原件完好无损。
（四）图像处理环节的质量控制
一是对图像清晰度、失真度、偏斜度等进行检查，同时核对文件内的页数是否与工作单中记录的页数相符。二是图像自动加工，包括格式自动转换、图像自动裁切等功能。在TIFF格式图像转换为JPG格式图像过程中，通过自动定位图像背景坐标，对TIFF格式图像自动裁切并压缩转换，生成J PG格式图像，很大程度上可以避免人工操作造成的失误，提高质量管控能力。三是对扫描结果按照图像上的页号进行检查，如次序不对进行调整，以确保电子影像的顺序与实际纸张资料的顺序完全相符。同时可以对成品自动检查，包括画幅数自动核查、图像命名核对、封套图像核对等功能，通过技术手段进行自动检查。数据扫描加工过程中，系统能够前后比对目录与实际扫描图像数量、命名及封套图像等，一旦实际扫描图像与目录出现不吻合时，不允许扫描图像上传，倒逼加工人员检查核对扫描图像的准确性，从而确保扫描加工环节图像数据的质量。四是在服务器端对已录入完成的卷宗进行抽验，根据工作单准确核对页数页码的正确性，并检查影像图质量。以上过程中，如发现不合格图像应及时返回前一工序进行纠正。
（五）数据挂接与总检环节的质量控制
一是对条目数据著录项目的完整性、著录内容的准确性进行检查，对质量不合格的条目数据及时进行整改。二是对成品文件是否存在不能打开，或内容与相应条目数据不符等现象进行逐一检查，发现问题及时反馈整改。三是对图像质量进行检查。图像模糊、不完整、变形或缺页都要整改，重新数字化。
（六）数据验收环节的质量控制
档案管理部门及业务指导机关以抽检方式对条目数据、成品文件的质量进行检查，并填写《档案数字化成品验收单》。当条目录入有错误或图像文件不完整、不清晰或挂接错误时，判定为“不合格”。抽检的比率应达到挂接条目数量的5%以上（含5%），合格率应达到95%以上（含95%）。合格率=（抽检合格条目数/抽检条目总数）×100%。
二、馆藏历史档案数字化质量保障措施
（一）完善相关规章制度
制度是维护正常工作秩序、保证各项决策顺利执行和各项工作正常开展的基础。制度的规范性和实操性在实现工作程序的规范化、岗位责任的法规化、管理方法的科学化等方面起着重要作用，对大规模数字化工作及质量控制尤为重要。在历史档案数字化工作中，可以将制度分为两类：一类为管理性的，对数字化工作相关行为和工作流程进行规范和约束，确保数字化各项工作的有效执行，并根据数字化项目特点，结合质量管理各个环节，建立相应的管理制度；一类为实操性的，对数字化工作相关工作要求、技术标准等作详细说明，用以指导各项工作的有效开展。由于历史档案形制复杂、档案状况不一，很难采用一个数字化加工标准来衡量。为此，在制定规范性制度时，需采取分层设计的方法。首先，建立数字化加工质量基础标准，确定图像质量基本要求和操作规范，划定数字化加工质量红线；其次，根据档案的不同类型和保管状况，在基本质量要求和操作规范的基础上，制定详细的质量标准和实施细则；最后，统一项目质检工作程序及标准用语，将常见错误分类，并制定相应处理机制，确保质检工作中检查标准的统一，最终实现档案数字化工作的质量检查标准化及质量可控化。
（二）加强对软硬件设备的管理力度
档案数字化是档案管理的趋势，要确保最终数字化成品质量，对设备和软件的管理极其重要。设备型号、加工方式等都会对最终图像参数产生一定影响。为此，在设备使用上，应型号统一，使用前统一进行检查和调试安装，并对设备的使用权限和功能进行物理和软件使用上的限制，避免加工人员擅自调整设备参数，增删软件，确保成品数据的稳定和安全。同时，应做好设备运维，每天要对设备进行除尘等日常清洁，同时由专人定期检查扫描仪玻璃板、背板等，通过色卡进一步检查设备色彩状况。若出现玻璃划痕、背板变色等情况，须由专业人员进行更换。在软件管理方面，要针对项目特点，设计扫描、优化、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据备份等数字化相关功能。能够支持“目录数据库”和“图像数据库”的创建、录入和导入、导出，并自动批量挂接，支持实时工作量的统计输出，并能够自动生成工作进度统计图表。通过对档案数字化数据进行统计分析，可以全面掌握当前数字化质量状况，并有针对性地制定相应举措，开展专项培训，进一步提高加工人员的业务能力，以更好地实现档案数字化质量控制。
（三）做好流程管控工作
鉴于历史档案的复杂性，结合档案特性，质量控制需要建立一个相对合理、运行顺畅的数字化项目运作流程。整体来看，历史档案数字化工作流程包括前期准备、加工监管和检验接收3个阶段，包含了立项调研、前期试扫、档案原件交接、扫描前处理、加工扫描、数据质检、验收等多个环节，并设有相应的工作流程和管理权限。
总之，馆藏档案数字化工作作为档案资源建设的主要手段之一，是数字档案馆积累馆藏的基础。如何保证数字化产品的质量，一直是数字化工作面临的关键所在。文章详细阐述了馆藏历史档案数字化过程中各个环节的质量控制要点，同时建议从制度、设备和流程三个角度进行一步强化管理，切实保障馆藏历史档案数字化过程有序安全开展。
参考文献：
[1]乔娜.“数字记忆”视角下的明清档案管理研究——以第一历史档案馆为例[J].文化创新比较研究，2017，1（28）
[2]李明岩.历史档案数字副本真实完整性的影响因素及保障路径[J].兰台世界，2017（S2）
关键词：馆藏历史档案；数字化；质量控制
随着档案数字化工作的蓬勃开展，对数字化质量控制的研究已越来越深入。历史档案形制复杂多样，数字化质量控制要从多方面入手，多角度考虑，系统制定解决方案，才能做到历史档案数字化的全过程质量控制，以达到数字化的质量要求。
一、档案数字化各环节的质量控制
（一）档案条目著录环节的质量控制
一是未录入条目数据的，运用专业网络数字化加工管理系统，录入条目数据，并生成二维条码，与档案实体一一对应地粘贴在相应位置。二是对著录项不齐、不全、不准的数据，要进行补录。三是要根据档案的性质、类别、查阅权限等情况对著录项进行切分。四是重大工作任务、任免、表彰、奖惩等文件所涉人员姓名要录入到备注项中。
（二）档案整理环节的质量控制
一是拆钉。在不损坏档案实体的前提下，对已装订档案要拆除装订，以保证扫描的质量和效率；二是规范编页。在扫描之前，对没有编页或编页不规范的档案进行重新编页，编页不应压盖档案内容和原编页号；三是对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；四是图像质检完成后，拆除装订的档案应按照基本恢复档案原貌的要求重新装订。最后，在上述整理过程中，要对档案实体调整情况在备考中注明。
（三）档案扫描环节的质量控制
一是扫描设备的选择。应按照档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描设备。二是数字化后文件命名和存放位置。扫描后的图像文件存储于以相应案卷或文件的档号命名的文件夹中。文件夹内的图像文件命名宜与相应案卷或文件的题名保持一致。确实无法保持一致的，可根据档案主要内容提取关键字重新命名。三是在图像采集过程中，要确保原件完好无损。
（四）图像处理环节的质量控制
一是对图像清晰度、失真度、偏斜度等进行检查，同时核对文件内的页数是否与工作单中记录的页数相符。二是图像自动加工，包括格式自动转换、图像自动裁切等功能。在TIFF格式图像转换为JPG格式图像过程中，通过自动定位图像背景坐标，对TIFF格式图像自动裁切并压缩转换，生成J PG格式图像，很大程度上可以避免人工操作造成的失误，提高质量管控能力。三是对扫描结果按照图像上的页号进行检查，如次序不对进行调整，以确保电子影像的顺序与实际纸张资料的顺序完全相符。同时可以对成品自动检查，包括画幅数自动核查、图像命名核对、封套图像核对等功能，通过技术手段进行自动检查。数据扫描加工过程中，系统能够前后比对目录与实际扫描图像数量、命名及封套图像等，一旦实际扫描图像与目录出现不吻合时，不允许扫描图像上传，倒逼加工人员检查核对扫描图像的准确性，从而确保扫描加工环节图像数据的质量。四是在服务器端对已录入完成的卷宗进行抽验，根据工作单准确核对页数页码的正确性，并检查影像图质量。以上过程中，如发现不合格图像应及时返回前一工序进行纠正。
（五）数据挂接与总检环节的质量控制
一是对条目数据著录项目的完整性、著录内容的准确性进行检查，对质量不合格的条目数据及时进行整改。二是对成品文件是否存在不能打开，或内容与相应条目数据不符等现象进行逐一检查，发现问题及时反馈整改。三是对图像质量进行检查。图像模糊、不完整、变形或缺页都要整改，重新数字化。
（六）数据验收环节的质量控制
档案管理部门及业务指导机关以抽检方式对条目数据、成品文件的质量进行检查，并填写《档案数字化成品验收单》。当条目录入有错误或图像文件不完整、不清晰或挂接错误时，判定为“不合格”。抽检的比率应达到挂接条目数量的5%以上（含5%），合格率应达到95%以上（含95%）。合格率=（抽检合格条目数/抽检条目总数）×100%。
二、馆藏历史档案数字化质量保障措施
（一）完善相关规章制度
制度是维护正常工作秩序、保证各项决策顺利执行和各项工作正常开展的基础。制度的规范性和实操性在实现工作程序的规范化、岗位责任的法规化、管理方法的科学化等方面起着重要作用，对大规模数字化工作及质量控制尤为重要。在历史档案数字化工作中，可以将制度分为两类：一类为管理性的，对数字化工作相关行为和工作流程进行规范和约束，确保数字化各项工作的有效执行，并根据数字化项目特点，结合质量管理各个环节，建立相应的管理制度；一类为实操性的，对数字化工作相关工作要求、技术标准等作详细说明，用以指导各项工作的有效开展。由于历史档案形制复杂、档案状况不一，很难采用一个数字化加工标准来衡量。为此，在制定规范性制度时，需采取分层设计的方法。首先，建立数字化加工质量基础标准，确定图像质量基本要求和操作规范，划定数字化加工质量红线；其次，根据档案的不同类型和保管状况，在基本质量要求和操作规范的基础上，制定详细的质量标准和实施细则；最后，统一项目质检工作程序及标准用语，将常见错误分类，并制定相应处理机制，确保质检工作中检查标准的统一，最终实现档案数字化工作的质量检查标准化及质量可控化。
（二）加强对软硬件设备的管理力度
档案数字化是档案管理的趋势，要确保最终数字化成品质量，对设备和软件的管理极其重要。设备型号、加工方式等都会对最终图像参数产生一定影响。为此，在设备使用上，应型号统一，使用前统一进行检查和调试安装，并对设备的使用权限和功能进行物理和软件使用上的限制，避免加工人员擅自调整设备参数，增删软件，确保成品数据的稳定和安全。同时，应做好设备运维，每天要对设备进行除尘等日常清洁，同时由专人定期检查扫描仪玻璃板、背板等，通过色卡进一步检查设备色彩状况。若出现玻璃划痕、背板变色等情况，须由专业人员进行更换。在软件管理方面，要针对项目特点，设计扫描、优化、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据备份等数字化相关功能。能够支持“目录数据库”和“图像数据库”的创建、录入和导入、导出，并自动批量挂接，支持实时工作量的统计输出，并能够自动生成工作进度统计图表。通过对档案数字化数据进行统计分析，可以全面掌握当前数字化质量状况，并有针对性地制定相应举措，开展专项培训，进一步提高加工人员的业务能力，以更好地实现档案数字化质量控制。
（三）做好流程管控工作
鉴于历史档案的复杂性，结合档案特性，质量控制需要建立一个相对合理、运行顺畅的数字化项目运作流程。整体来看，历史档案数字化工作流程包括前期准备、加工监管和检验接收3个阶段，包含了立项调研、前期试扫、档案原件交接、扫描前处理、加工扫描、数据质检、验收等多个环节，并设有相应的工作流程和管理权限。
总之，馆藏档案数字化工作作为档案资源建设的主要手段之一，是数字档案馆积累馆藏的基础。如何保证数字化产品的质量，一直是数字化工作面临的关键所在。文章详细阐述了馆藏历史档案数字化过程中各个环节的质量控制要点，同时建议从制度、设备和流程三个角度进行一步强化管理，切实保障馆藏历史档案数字化过程有序安全开展。
参考文献：
[1]乔娜.“数字记忆”视角下的明清档案管理研究——以第一历史档案馆为例[J].文化创新比较研究，2017，1（28）
[2]李明岩.历史档案数字副本真实完整性的影响因素及保障路径[J].兰台世界，2017（S2）