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摘要：新时代背景下，怎样利用现代信息技术对图纸档案进行有效管理，保证图纸档案的完整性，发挥重复使用效率，是工程设计企业面临的主要挑战和重大课题。本文分析了图纸档案管理理论及其信息化的实现，以供参考。
关键词：图纸档案;管理;理论
1图纸档案管理理论分析
1.1加大档案管理力度，增强档案意识
加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。
1.2建立健全档案管理规章制度
建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。
1.3推进工程设计档案信息化建设
推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85%，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。
2图纸管理理论信息化的实现
通过图纸信息化的研究，结合行业特点，我们提出了信息化的建设原则和过程，如何实施图纸信息化管理系统，也成为企业管理人员和专业技术人员需要思考的问题。
2.1建立图纸管理信息系统
图纸管理信息系统主要包括图纸采集、归档、档案管理工作业务、WEB 查询、信息统计等子系统，操作模式可采用B/S 和C/S 混合结构，不受环境限制，局域网和Internet 均可使用。
2.2方案、施工图、竣工图一体化管理
所有工程图纸从企业做可行性研究报告开始，到方案、施工图设计，发施工图到现场，全部纳入信息系统管理。每个项目都有信息和档案业务人员配合管理，从始至终确保了图纸和其他工程档案的完整。同时，为了保证系统管理的有效进行，企业也编制了一系列规定和管理办法。
2.2.1施工图管理阶段
其管理过程分为两个步骤，第一步由设计人员将电子图纸存入系统，档案管理人员核对电子图纸图签信息，信息正确则将电子图纸归入档案，以备设计人员查询和利用。第二步设计人员将签完校审人名字的施工图送交档案管理人员进行纸质图验收，验收后由档案管理人员移交图纸扫描人员扫描作为图纸原始档案录入系统。扫描完成后送交出版部门出版、统一发放。设计人员和施工人员可在终端随时查阅系统所存施工图，并可通过授权在终端下载图纸到本机打印。当发生变更时，由施工管理部门负责发回设计人员做好设计变更工作，档案业务部门做好协助变更管理，及时建立變更和修改图纸的统一，确保图纸的完整性。
2.2.2竣工图管理阶段
通常由工程管理、工程设计部门、档案管理会同信息管理部门进行竣工图会审、验收。合格后由工程设计部门和档案管理部门共同做好竣工图档案移交工作。移交分两步完成：一由设计部门直接在原施工图电子版做修改，移交电子文档，经相关人员校审、验收后转入竣工图档案库，并做出版本标识。二由施工单位在原施工图上编制竣工图，并加盖竣工图章，返回档案部门进行扫描处理，并由档案管理人员将扫描后电子文档录入系统作为竣工图原始档案。经过多个项目的实验，在第一步中略有简化，主要原因是目前在企业业务繁忙、人员负荷重的情况下，投入超出了产出，同时也无法保证进度。通过这个阶段的管理，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。经过上述两个阶段的管理，实现了电子图纸的有效管理，建立了电子图纸与实体的对应关系，降低了纸质图纸管理难度。一方面确保施工图纸的有效利用，同时也确保了竣工图能及时提供给使用单位使用，这种管理方式比原有工程图纸竣工验收提前1～2 个月。
2.2.3研究电子图纸和对应实体的变化规律，确保对电子图纸进行动态管理
通过研究和实践，企业不仅做到了纸质图纸的动态管理，同时做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。由档案部门对电子图纸及实体实行审核归档，控制电子图纸和对应实体的修改一致性，加以信息系统的管理，实现了电子图纸与纸质图纸的高度统一。为企业解决了图纸管理的难点——电子与纸质不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。企业也规范了电子图纸的管理流程，针对设备、材料规范化管理，为采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其采购的无纸化进程。
3结语
总之，设计院的档案管理工作是一项难度非常大的工作，是促进设计院发展的重要保证。随着信息时代的发展，实现信息化、现代化是设计院档案管理发展的方向，也是不可阻挡的发展趋势。
参考文献
[1]蓝昭明.工程档案资料管理方法研究[J].价值工程，2015，（36）：34-36.
[2]张茹.浅析设计院设计档案管理的模式[J].办公室业务，2012，（15）：67-68.
关键词：图纸档案;管理;理论
1图纸档案管理理论分析
1.1加大档案管理力度，增强档案意识
加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。
1.2建立健全档案管理规章制度
建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。
1.3推进工程设计档案信息化建设
推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85%，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。
2图纸管理理论信息化的实现
通过图纸信息化的研究，结合行业特点，我们提出了信息化的建设原则和过程，如何实施图纸信息化管理系统，也成为企业管理人员和专业技术人员需要思考的问题。
2.1建立图纸管理信息系统
图纸管理信息系统主要包括图纸采集、归档、档案管理工作业务、WEB 查询、信息统计等子系统，操作模式可采用B/S 和C/S 混合结构，不受环境限制，局域网和Internet 均可使用。
2.2方案、施工图、竣工图一体化管理
所有工程图纸从企业做可行性研究报告开始，到方案、施工图设计，发施工图到现场，全部纳入信息系统管理。每个项目都有信息和档案业务人员配合管理，从始至终确保了图纸和其他工程档案的完整。同时，为了保证系统管理的有效进行，企业也编制了一系列规定和管理办法。
2.2.1施工图管理阶段
其管理过程分为两个步骤，第一步由设计人员将电子图纸存入系统，档案管理人员核对电子图纸图签信息，信息正确则将电子图纸归入档案，以备设计人员查询和利用。第二步设计人员将签完校审人名字的施工图送交档案管理人员进行纸质图验收，验收后由档案管理人员移交图纸扫描人员扫描作为图纸原始档案录入系统。扫描完成后送交出版部门出版、统一发放。设计人员和施工人员可在终端随时查阅系统所存施工图，并可通过授权在终端下载图纸到本机打印。当发生变更时，由施工管理部门负责发回设计人员做好设计变更工作，档案业务部门做好协助变更管理，及时建立變更和修改图纸的统一，确保图纸的完整性。
2.2.2竣工图管理阶段
通常由工程管理、工程设计部门、档案管理会同信息管理部门进行竣工图会审、验收。合格后由工程设计部门和档案管理部门共同做好竣工图档案移交工作。移交分两步完成：一由设计部门直接在原施工图电子版做修改，移交电子文档，经相关人员校审、验收后转入竣工图档案库，并做出版本标识。二由施工单位在原施工图上编制竣工图，并加盖竣工图章，返回档案部门进行扫描处理，并由档案管理人员将扫描后电子文档录入系统作为竣工图原始档案。经过多个项目的实验，在第一步中略有简化，主要原因是目前在企业业务繁忙、人员负荷重的情况下，投入超出了产出，同时也无法保证进度。通过这个阶段的管理，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。经过上述两个阶段的管理，实现了电子图纸的有效管理，建立了电子图纸与实体的对应关系，降低了纸质图纸管理难度。一方面确保施工图纸的有效利用，同时也确保了竣工图能及时提供给使用单位使用，这种管理方式比原有工程图纸竣工验收提前1～2 个月。
2.2.3研究电子图纸和对应实体的变化规律，确保对电子图纸进行动态管理
通过研究和实践，企业不仅做到了纸质图纸的动态管理，同时做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。由档案部门对电子图纸及实体实行审核归档，控制电子图纸和对应实体的修改一致性，加以信息系统的管理，实现了电子图纸与纸质图纸的高度统一。为企业解决了图纸管理的难点——电子与纸质不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。企业也规范了电子图纸的管理流程，针对设备、材料规范化管理，为采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其采购的无纸化进程。
3结语
总之，设计院的档案管理工作是一项难度非常大的工作，是促进设计院发展的重要保证。随着信息时代的发展，实现信息化、现代化是设计院档案管理发展的方向，也是不可阻挡的发展趋势。
参考文献
[1]蓝昭明.工程档案资料管理方法研究[J].价值工程，2015，（36）：34-36.
[2]张茹.浅析设计院设计档案管理的模式[J].办公室业务，2012，（15）：67-68.