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摘要:本文以“浅谈痕迹管理在消防部队财务工作中的应用”为题,先分析消防部队财务工作痕迹化管理的定义,后谈痕迹化管理在财务管理中的重要作用,并提出财务工作缺乏痕迹化管理常见问题。
关键词:消防部队 财务 管理 痕迹管理
一、消防部队财务工作痕迹化管理的定义
消防部队财务工作痕迹化管理,是在消防部队财务管理工作过程中,从时间和管理内容方面不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录,包括经济开支记录和留下证据。痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的发票、清单、银行支付回单等原始凭证等资料,可以有效复原已经发生了的经济业务开支。消防部队实行痕迹化管理就是让所有经济业务开支都留下印迹,为部队后勤查账、审计监督提供依据,为预算编制工作建立基础数据库。
二、痕迹化管理在财务管理中的重要作用
(一)痕迹管理记录党委理财的整个过程
在党委理财过程中,会留下各种各样的痕迹,痕迹记录着党委理财履职的全过程。党委会议记录真实反映每一个党委成员的发言表态和会议决定,各类上会的经费文件请示、数据报表及合同材料,能够真实再现党委决策意见。通过痕迹对比纠正错误,弥补不足,改进党委理财的方法和艺术,提高成效和水平。
(二)痕迹管理提供财务工作追责问责的直接证据
由于故意或者过失,违反财务法律法规和制度,不履行或者不正当履行岗位职责的行为,给部队造成一定负面影响和严重后果的,通过财务工作痕迹管理,可以为监督部门留下可供考察、评估、佐证管理的旁证材料,向相关责任人实施问责及追究法律责任提供有力物证,从源头上树立自覺遵纪守法、自我约束行为的意识,有效强化财务规范化机制。
(三)痕迹管理是工作量化考核的重要措施
在各项财务检查过程中,借助痕迹来考察单位管理过程、方法、效果与艺术,能更客观、更真实的评价一个单位工作绩效情况。传统财务考核模式是根据年终工作节点完成来实施,只注重结果,忽视财务工作过程。通过财务痕迹管理,可以还原财务工作过程中的好的做法和存在不足,一方面能有效找出存在问题的原因,另一方面能为优秀的经验做法提供基础支撑。因此,痕迹化管理不仅是管理者自身提高管理艺术和方法的需要,也给各项检查留下了可供考察、评估、佐证管理的旁证材料。
(四)痕迹管理有利于强化财务风险的管控和防范
财务人员在审核各类经济活动开支过程中,通过查看经济活动开支各环节痕迹情况,对经济事项本质、原始凭证真伪及要素情况进行甄别和审核,进一步提升财务审核及审计水平,从源头上杜绝各类违规财务行为的发生,有力增强财务风险防范能力。
三、财务工作缺乏痕迹化管理常见问题
(一)现金的使用不利于资金流动的痕迹化管理
据统计,2014年以前消防部队尚未实施现金限额管理制度,现金流量金额过大,缺乏现金使用及管理痕迹,很大程度上加大了资金管控的难度,导致资金安全存在隐患。
(二)日常消耗性经费开支痕迹化体现不全面
消防部队日常消耗性经费开支主要包括差旅费、伙食费、油料费、车辆维修费、误餐费、评审费、咨询费等经常性支出项目。主要存在开支零星频繁、单笔金额小等特点。经调研分析,一个基层大队车辆维修费、油料费等日常消耗性经费开支项目年度累计值已达到集中采购标准,但仍以直接支付的形式开支,经费开支痕迹分散化,体现不全面,存在资金归集不规范、开支不统筹等问题。
(三)零星项目开支痕迹化管理欠规范
零星项目开支主要包括营房零星修缮、零星物资采购等经费开支项目。结合近年来开展的财务大清查工作数据,部队营房零星修缮、零星物资采购未纳入计划统筹考虑,经费开支环节不严谨、不规范,集中采购痕迹缺失,存在分散开支、主观拆分的嫌疑。
四、进一步引入痕迹化管理,健全规范财务管理行为
(一)建立财务检查常态化机制
应将财务检查作为单位后勤财务工作的一项常态化手段,通过检查经济活动开支各环节痕迹情况,对经费开支源头是否正确,经费开支环节是否规范,原始凭证真伪及要素齐全情况进行审核,完善会计账及资产账登记管理制度。
(二)严格落实财务账目日清月结制度
出纳账日清,会计账月结,每月落实对账制度,确保能及时通过账目系统实时查账,及时反映和体现各项经济业务开支活动,确保资金安全管理。
(三)落实物资出入库管理制度
建立物资出入库管理制度,设立物资出入库登记账簿和消耗账簿,能真实反应部队各项物资购买及消耗情况,进一步精准物资补充和采购数量,落实厉行节约、有效保障的原则。
(四)严格日常消耗性物资及零星开支项目采购手续
将日常消耗性物资采购纳入集中采购统筹管理,如将物业管理费、油料费、车辆维修费、办公耗材费、修缮费纳入集中采购范畴,按照年度经费计划开支预算,选取合理科学的采购方式,进一步规范经费开支程序。
(五)建立财务印章印鉴及票据使用登记制度
建立健全财务印章印鉴及票据使用登记制度,严格落实人员管理责任,确保印章及票据登记及使用有记录及说明,通过用印用票管理痕迹,进一步强化资金安全管理责任。
(六)建立项目事前事中事后审计监督制度
将审计监督制度纳入基本建设、物资采购、公共服务、劳务派遣、信息化项目等经济业务活动前、中、后过程中,全面体现经济业务活动开展痕迹,及时发现经费开支存在的问题和隐患。
(七)建立后勤储备人才资源库
联合部队人事部门建立后勤储备人才库,掌握和了解消防部队后勤专业现役人员的专业情况及就职经验,通过社会面公开招聘合同制专职会计人员的招聘、培训、上岗等环节,建立健全优秀后勤人才资源库。
五、关于痕迹化管理应重视的几个问题
(一)重视会计记录在资金使用上的法律痕迹地位和作用
会计记录是各种会计账簿、会计凭证、会计报表及发票、合同、签约等其他原始资料的统称,是财务痕迹化管理的一种重要体现形式。依据会计法相关要求,通过规范会计记录的形式和要求,完善资金使用机制,能较好行使财经法律的起诉权和追溯权。
(二)重视财务档案的完整性
财务痕迹化管理与财务档案的完整性是密切相关的,财务档案的完善度和细节化直接影响财务痕迹化管理的效果。确保财务档案的完整性可以还原经济活动项目的整个流程环节,反映财务管理规定是否执行到位,明晰财务管理流程是否规范,掌握经济支出活动的凭证要素是否齐全完备。
(三)重视资金流向流量的痕迹管理
资金流向流量,反映了各项经济支出的财务痕迹,清晰地表现出财务收支的全部状况。通过建立资金流向流量痕迹管理体系,可以直观反映资金安全状况,为财务政策制定及决策者提供客观的理论依据。
(四)重视实物资产的寿命管理
资产管理是消防部队财务管理中的一项重要内容,也是一项难点工作。通过在资产管理工作中引入资产寿命管理的概念,建立资产寿命管理制度,客观反映资产使用的年限及报废期限,能有效杜绝资产流失情况发生,为资产更新购置提供有效的数据支撑。
参考文献
[1] (主编:熊友存)《军队基层财务》
[2] (主编:茹谦本)《军队财务管理》
[3]徐勇.痕迹管理提升科学事业单位财务管理水平[N].中国会计报,2014-12-19(013).
关键词:消防部队 财务 管理 痕迹管理
一、消防部队财务工作痕迹化管理的定义
消防部队财务工作痕迹化管理,是在消防部队财务管理工作过程中,从时间和管理内容方面不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录,包括经济开支记录和留下证据。痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的发票、清单、银行支付回单等原始凭证等资料,可以有效复原已经发生了的经济业务开支。消防部队实行痕迹化管理就是让所有经济业务开支都留下印迹,为部队后勤查账、审计监督提供依据,为预算编制工作建立基础数据库。
二、痕迹化管理在财务管理中的重要作用
(一)痕迹管理记录党委理财的整个过程
在党委理财过程中,会留下各种各样的痕迹,痕迹记录着党委理财履职的全过程。党委会议记录真实反映每一个党委成员的发言表态和会议决定,各类上会的经费文件请示、数据报表及合同材料,能够真实再现党委决策意见。通过痕迹对比纠正错误,弥补不足,改进党委理财的方法和艺术,提高成效和水平。
(二)痕迹管理提供财务工作追责问责的直接证据
由于故意或者过失,违反财务法律法规和制度,不履行或者不正当履行岗位职责的行为,给部队造成一定负面影响和严重后果的,通过财务工作痕迹管理,可以为监督部门留下可供考察、评估、佐证管理的旁证材料,向相关责任人实施问责及追究法律责任提供有力物证,从源头上树立自覺遵纪守法、自我约束行为的意识,有效强化财务规范化机制。
(三)痕迹管理是工作量化考核的重要措施
在各项财务检查过程中,借助痕迹来考察单位管理过程、方法、效果与艺术,能更客观、更真实的评价一个单位工作绩效情况。传统财务考核模式是根据年终工作节点完成来实施,只注重结果,忽视财务工作过程。通过财务痕迹管理,可以还原财务工作过程中的好的做法和存在不足,一方面能有效找出存在问题的原因,另一方面能为优秀的经验做法提供基础支撑。因此,痕迹化管理不仅是管理者自身提高管理艺术和方法的需要,也给各项检查留下了可供考察、评估、佐证管理的旁证材料。
(四)痕迹管理有利于强化财务风险的管控和防范
财务人员在审核各类经济活动开支过程中,通过查看经济活动开支各环节痕迹情况,对经济事项本质、原始凭证真伪及要素情况进行甄别和审核,进一步提升财务审核及审计水平,从源头上杜绝各类违规财务行为的发生,有力增强财务风险防范能力。
三、财务工作缺乏痕迹化管理常见问题
(一)现金的使用不利于资金流动的痕迹化管理
据统计,2014年以前消防部队尚未实施现金限额管理制度,现金流量金额过大,缺乏现金使用及管理痕迹,很大程度上加大了资金管控的难度,导致资金安全存在隐患。
(二)日常消耗性经费开支痕迹化体现不全面
消防部队日常消耗性经费开支主要包括差旅费、伙食费、油料费、车辆维修费、误餐费、评审费、咨询费等经常性支出项目。主要存在开支零星频繁、单笔金额小等特点。经调研分析,一个基层大队车辆维修费、油料费等日常消耗性经费开支项目年度累计值已达到集中采购标准,但仍以直接支付的形式开支,经费开支痕迹分散化,体现不全面,存在资金归集不规范、开支不统筹等问题。
(三)零星项目开支痕迹化管理欠规范
零星项目开支主要包括营房零星修缮、零星物资采购等经费开支项目。结合近年来开展的财务大清查工作数据,部队营房零星修缮、零星物资采购未纳入计划统筹考虑,经费开支环节不严谨、不规范,集中采购痕迹缺失,存在分散开支、主观拆分的嫌疑。
四、进一步引入痕迹化管理,健全规范财务管理行为
(一)建立财务检查常态化机制
应将财务检查作为单位后勤财务工作的一项常态化手段,通过检查经济活动开支各环节痕迹情况,对经费开支源头是否正确,经费开支环节是否规范,原始凭证真伪及要素齐全情况进行审核,完善会计账及资产账登记管理制度。
(二)严格落实财务账目日清月结制度
出纳账日清,会计账月结,每月落实对账制度,确保能及时通过账目系统实时查账,及时反映和体现各项经济业务开支活动,确保资金安全管理。
(三)落实物资出入库管理制度
建立物资出入库管理制度,设立物资出入库登记账簿和消耗账簿,能真实反应部队各项物资购买及消耗情况,进一步精准物资补充和采购数量,落实厉行节约、有效保障的原则。
(四)严格日常消耗性物资及零星开支项目采购手续
将日常消耗性物资采购纳入集中采购统筹管理,如将物业管理费、油料费、车辆维修费、办公耗材费、修缮费纳入集中采购范畴,按照年度经费计划开支预算,选取合理科学的采购方式,进一步规范经费开支程序。
(五)建立财务印章印鉴及票据使用登记制度
建立健全财务印章印鉴及票据使用登记制度,严格落实人员管理责任,确保印章及票据登记及使用有记录及说明,通过用印用票管理痕迹,进一步强化资金安全管理责任。
(六)建立项目事前事中事后审计监督制度
将审计监督制度纳入基本建设、物资采购、公共服务、劳务派遣、信息化项目等经济业务活动前、中、后过程中,全面体现经济业务活动开展痕迹,及时发现经费开支存在的问题和隐患。
(七)建立后勤储备人才资源库
联合部队人事部门建立后勤储备人才库,掌握和了解消防部队后勤专业现役人员的专业情况及就职经验,通过社会面公开招聘合同制专职会计人员的招聘、培训、上岗等环节,建立健全优秀后勤人才资源库。
五、关于痕迹化管理应重视的几个问题
(一)重视会计记录在资金使用上的法律痕迹地位和作用
会计记录是各种会计账簿、会计凭证、会计报表及发票、合同、签约等其他原始资料的统称,是财务痕迹化管理的一种重要体现形式。依据会计法相关要求,通过规范会计记录的形式和要求,完善资金使用机制,能较好行使财经法律的起诉权和追溯权。
(二)重视财务档案的完整性
财务痕迹化管理与财务档案的完整性是密切相关的,财务档案的完善度和细节化直接影响财务痕迹化管理的效果。确保财务档案的完整性可以还原经济活动项目的整个流程环节,反映财务管理规定是否执行到位,明晰财务管理流程是否规范,掌握经济支出活动的凭证要素是否齐全完备。
(三)重视资金流向流量的痕迹管理
资金流向流量,反映了各项经济支出的财务痕迹,清晰地表现出财务收支的全部状况。通过建立资金流向流量痕迹管理体系,可以直观反映资金安全状况,为财务政策制定及决策者提供客观的理论依据。
(四)重视实物资产的寿命管理
资产管理是消防部队财务管理中的一项重要内容,也是一项难点工作。通过在资产管理工作中引入资产寿命管理的概念,建立资产寿命管理制度,客观反映资产使用的年限及报废期限,能有效杜绝资产流失情况发生,为资产更新购置提供有效的数据支撑。
参考文献
[1] (主编:熊友存)《军队基层财务》
[2] (主编:茹谦本)《军队财务管理》
[3]徐勇.痕迹管理提升科学事业单位财务管理水平[N].中国会计报,2014-12-19(013).