同事传来一份Excel工作簿文档，不知是什么原因，文件的体积相当之庞大，竟然达到了惊人的117.8MB，最要命的是文档开启速度相当缓慢，打开后发现其中并没有大数据，但即使另存之后，文件体积仍然没有缩小。即检查条件格式、文件背景、数据有效性，并没有在这里发现什么可疑之处。
　　经过仔细分析，终于发现这份文档由于是从人事管理系统导出的数据，其中包含了许多的空数据，由此才导致文件体积的庞大。解决的办法很简单，选中数据下的那一行，同时按下“Ctrl”“Shift”“↓”组合键，此时会全部选中剩余的各行，按下“Ctrl”和小键盘上的“-”号，或者右击选择“删除”，执行另存操作；选中数据右侧的那一列，同时按下“Ctrl”“Shift”“→”组合键，此时会全部选中剩余的各列，按下“Ctrl”和小键盘上的“-”号，或者右击选择“删除”（如图1），执行另存操作，关闭工作簿文件，此时可以看到刚才庞大无比的工作簿文件的体积终于降至10.5KB。
　　或者，也可以右击活动工作表标签，从快捷菜单选择“移动或复制”，打开“移动或复制工作表”对话框，在工作簿下拉列表框选择“新工作簿”，勾选“建立副本”复选框（如图2），这样可以将当前工作簿单独另存为一个新的工作簿文件，文件体积也可以得到大幅减小。