从南京“政协Pad”谈“无纸化”办公

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  起因:“政协Pad”横空出世
  作为纸张消耗大户,政府机关的“无纸化”口号喊了很多年,然而一直收效甚微。不过,南京市政府开始了这一尝试。
  1月11日,南京市政协十三届二次会议开幕,出席会议的501名委员当天陆续报到之后,在现场意外收到了一份“惊喜”——人手一台“政协Pad”,代替了以往厚厚的会议材料。
  当然,大家不要误会,这并不是所谓的政府人员“福利”。南京市政协表示,“政协Pad”不是普通的平板电脑,而是专门为市政协委员定制的电子会议终端,已经提前装好了南京政协的操作系统,其中有“政协会议”、“提案建议”、“委员相册”等栏目,可以实现很多会务功能。在会议期间,委员们通过“政协Pad”查看会议资料、下载文件、提交议案等,真正实现了“无纸化”办公。
  据了解,这些“政协Pad”为南京市政协所有,旨在发给委员们履行职责使用,如不再担任委员职务,电脑将由市政协收回,遗失或损毁由委员自行购买。
  疑问:Pad办公是否真能节约?
  对于南京市政协使用“政协Pad”办公的做法,有很多人持怀疑态度,是否真能节约成了大家关注的焦点。
  为此,南京市政协主动算账,公布了2012年的会务账单:2012年度全市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元,十三届一次全体会议印刷费用约为36万元,录制会议参考材料光盘等约为10万元,全年会务印刷总费用约为53万元。而开发建设电子会务系统全套硬件的价格为50万元。综合计算,开发成本费用相当于市政协1年的材料印刷费用。如使用4年,可节约印刷费用约150万元,同时还可以节约大量纸张,减少浪费。
  热议:支持方和反对方各有说辞
  支持方表示:
  “在信息时代,‘无纸化’办公是大势所趋,是实现信息化办公的重要体现。由于这个平台与参会委员们建立了24小时在线联系,所以大大提高了办公效率。”
  “电子会议终端可以使用多年,将大大减少纸质文件的发放,比印制纸质材料更经济、更环保。”
  “以前参会总要抱着厚厚的材料回去,现在有了平板电脑就轻便多了,方便携带和使用。”
  “政府机构就应该起带头作用,最先普及‘无纸化’办公。”
  支持的人普遍认为,很多人不了解人大、政协开会的形式,更不知道纸张的消耗有多大。实际上,各种报告、提案、简报等都需要纸质文件进行沟通,仅一次大会就能收到数百张材料。尤其是他们在5年任期内的文件往来量非常大,因此南京政协的做法值得鼓励。
  反对方表示:
  “这不过是变相地给委员们发放私人福利。”
  “清洁工更新清运车都需要自掏腰包交押金,而政府部门发Pad就白给,这是明显的差别待遇。”
  “从南京市政协会议现场的图片可以看出,这些‘政协Pad’都是苹果最新的air系列,价格为3000~4000元,即使是mini系列的价格也在2000元以上。按照501名委员计算,此次仅采购成本就达到了1000多万元。这样看来,并未见节省。”
  “政府的很多保密文件不适合以电子文件形式发送,而纸张文件更便于确认接收和保密。”
  “Pad的折旧费用,加上软件开发和系统维护的成本,根本体现不出节约效应。”
  反对的人普遍认为,这是为公款私用找借口,因为Pad和纸张的价格差距甚远,根本谈不上节约。更有人指出,如果Pad遗失后自备工具,很难统一使用,如果最终还要回到纸质材料,出现Pad和纸张并存的局面,反而更浪费,希望别把“无纸化”搞成“奢侈化”。
  趋势:迈出“无纸化”办公的步伐
  尽管南京政协的“无纸化”会议得到了一部分人的肯定,但仍有很多人担心全国各地攀比“政协Pad”会陷入新的奢侈会风的怪圈,比如给参会者发放越来越高端的智能手机、智能平板电脑等。
  从目前来看,四川、河南、安徽等地的政府机关都迈出了“无纸化”办公的步伐。
  1月8日,四川省德阳市七届人大三次会议开幕,首次向代表们推出了“议案建议网上办理系统”,可以通过这个系统及时更新议案、建议、批评和意见的办理情况。借力网络,不仅节约成本,还提高了议案建议的办理效率,德阳市两会正向无纸化办公过渡。
  1月15日,河南省人代会首次启用了“河南省人民代表大会会议系统”客户端,代表们可以查看会议日程、议程、通知、资料等。据了解,今年河南省人代会首次推行电子文档无纸化办公,仅大会简报就少印了2200多份,既节约了资源,又提高了效率。
  1月24日,安徽省六安市四届人大一次会议首次试运行“会议云”办公系统,以适应信息化发展的趋势。该系统以手机、PC、iPad等设备为载体,参会代表可随时了解会议议程、会议资料等会务信息,同时可以通过网络及时完成提案上传、阅读简报等工作。
  思考:印刷业会受到多大影响?
  南京政协称,使用“政协Pad”4年,可以节约印刷费用约150万元。这样听起来,印刷业今后似乎将要面临着不小的冲击。
  其实,大家对“无纸化”办公都不陌生,随着信息时代的到来,很多东西都开始“电子化”,邮局信件变成了电子邮件,纸质文件变成了电子文档,纸媒变成了电子媒体……试想,如果100%实现信息化办公,文印行业的未来着实令人堪忧。
  从印刷业的角度开看,这无疑是一个坏消息。那么,在新媒体不断涌现的信息时代,随着“无纸化”办公的普及,文印行业该如何发展?这是每个印刷人都不得不思考的问题。
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