论文部分内容阅读
摘要:高职院校无纸化办公可以网络为依托,在内部进行畅通的信息交流。在这种模式下,学校成为一个大办公室,党务、行政等部门成为学校信息交流中的一个环节。依靠这种模式,学校组织结构得以简化,在信息共享的基础上,各个部门可以分工协作,迅速明确每个部门甚至每个员工的责任。这种简便的无纸化办公模式即“飞信 QQ”办公模式,可以提高服务质量和办公效率,加大教学管理的透明度,更加有效地对教育教学进行宏观调控。
关键词:高职;飞信;QQ;教学管理;无纸化办公
中图分类号:G712文献标识码:A文章编号:1672-5727(2010)08-0142-02
相对于其他单位而言,高职院校只有管理人员是坐班制,占教职员工人数大半的教师实行非坐班制管理。教师有课则来、无课则去,每星期集中一两个小时学习一次,无法及时了解学校的最新动态,教师之间也缺乏必要的交流,难以促进科研水平和教学水平的提高,也难以积极参与学校的改革和发展。笔者在此介绍一种“飞信﹢QQ”的办公模式,并对其在教学管理中的应用进行初步探讨,旨在对高校院校逐步推行全面无纸化办公探索可行的基础途径。
建立“飞信﹢QQ”办公模式的
必要性与方法
无纸化办公可以充分利用网络的便捷,减轻教师的工作量,将他们从繁琐的事务性工作中解放出来,增强部门综合竞争能力,实现办公效能、效率、效果的提高。从某种意义上讲,效率就是生命,无纸化办公已经不再是一种手段、一种工具,而成为决定学校生存与发展的关键环节。然而,由于真正意义上的无纸化办公需要一套操作系统,需有一批专门人员负责管理、使用,甚至需要全体教师参与具体操作,执行起来比较困难,以致真正将其应用到教学管理中的学校较少。因此,建立一种简便的无纸化办公模式非常必要。具体操作过程如下。
动员大会召开系部全体教师大会,讲解建立“飞信﹢QQ”办公模式的目的和意义以及具体操作过程。
准备阶段收集每位教师的手机或小灵通号码、E-mail地址、QQ号码等,建立全体教师通讯录,并将通讯录发到每位教师信箱;指定1～2名管理人员下载飞信软件,并申请添加全体教师为移动飞信好友(没有移动手机号的教师可以用家人的移动手机号,以保证每位教师都能及时收到有关通知、信息),如果教师手机号码等信息有变动,则应及时通知管理人员。
启用(1)每周五将下周工作计划发至教师邮箱,使教师及时了解教学管理情况。(2)将与教师有关的通知、文件及时发至每位教师的QQ或E-mail信箱,并通过飞信群发的形式告知每位教师,使每位教师都能及时了解学校、系部最新动态,按时做好自己的本职工作。(3)教师需要调用学校、系部有关文件或通知时,也可通过QQ、E-mail等形式进行传递。(4)做好各种QQ档案的整理、归档,便于教师在需要时随时查询、使用。
“飞信﹢QQ”办公模式的实施效果
可提高文件、通知的流转速度自从2008年我院的“飞信﹢QQ”办公模式实施以来,我院的管理信息基本上通过网络传送,不同校区、不同办公室人员和教师之间可以根据具体事务的需要随时通过QQ或飞信进行数据表格、扫描文件、办理意见等各种信息的交流。通过网络,文件、通知流转变得快捷有效,办公效率发生了质的飞跃。
可为教师提供交流平台大部分教师实行非坐班制管理,普通教师以前要想及时了解学校最新动态较为困难,也难以积极参与学校的改革和发展。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,教师和管理人员之间可以通过QQ、飞信、E-mail或MSN等,坐在家中、宾馆、办公室内进行交流。
可增强教师对管理人员的满意程度以前学校、系部的有关通知和文件多数是通过网上公布(部分教师没有每天上网的习惯)、开会(部分教师因事不能参加会议)或打电话(有时电话关机)告知个人,这些方式都不能确实保证通知到每一位教师,因此,经常会听到部分教师抱怨未能及时接到通知,给管理人员带来一定的心理压力。通过“飞信﹢QQ”的办公模式,几乎所有的通知都能及时“送”到每位教师手上,大大提高了教师对管理工作的满意程度。
可大大减少管理人员的工作量由于近年来高职院校不断扩招,师生比逐年下降,教师教学任务较重。因此,大部分教学管理人员均属双肩挑人员,除了完成教学管理任务外,还要承担一定的教学任务,有的还要担任班主任工作,而且部分系部过于庞大,分布于不同的校区,每次通知或文件下达到系部,再通过逐一打电话告知每一位教师,有时还要开会讨论,要有一个过程,再组织实施往往需要1周甚至更长的时间,很有可能导致事务延误。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,管理人员只要将通知或文件发到每位教师信箱中,再以飞信群发的形式通知教师本人处理即可,处于手机关机状态的教师只要一开机就能收到信息,无须担心通知不到本人。除此之外,还可以设置飞信回执,对没有收到飞信又很急的事务还可以采取其他方法加以解决。
可建立随时更新的“教师手册”或“管理制度汇编”目前,高职院校教师手册和管理制度汇编,是收集有关文件汇总、装订成册后发到每位教师手中。然而,由于学校在不断发展,教师手册和管理制度不可避免地需要随时更新,导致每过一段时间就得重新汇总、装订、分发,造成很大的资源浪费。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,管理人员只需将更新、增加的文件发到每位教师信箱即可,教师接收保存后,可根据自己的需要随时调出使用。
可为教研活动开辟广阔的空间由于许多高职院校刚刚升格不久,又处于快速发展期,需要改革的地方较多,目前各系部教研活动大多被文件、通知所占据,多数教研活动变成了开会的别称。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,不再需要通过会议传达文件、发放通知、布置相关事务,教研室将有更多的时间进行真正意义上的教研活动,比如集体备课、课题研讨、经验交流、技能培训、开设公开课、专题报告等,有利于进一步提高教师的业务水平和专业素质。
参考文献:
[1]王娟.办公自动化在校园办公室工作中的作用[J].济南教育学校学报,2002,(6):64-65.
[2]雷伟中.论强化高校校园QQ公务的意义[J].经济与社会发展,2004,2(2):157-159.
[3]田园.推广QQ政务要走出两大认识误区[J].中共郑州市委党校学报,2006,(1):53-54.
[4]邓屏.用无纸化办公促高校办公室建设[J].赣南师范学校学报,2001,(1):24-26.
作者简介:
孟婷(1975—),女,贵州毕节人,硕士,江苏畜牧兽医职业技术学院讲师,兽医师,基础兽医教研室主任,主要从事动物解剖生理教学和生物活性物质的研究。
(本文责任编辑:王恒)
关键词:高职;飞信;QQ;教学管理;无纸化办公
中图分类号:G712文献标识码:A文章编号:1672-5727(2010)08-0142-02
相对于其他单位而言,高职院校只有管理人员是坐班制,占教职员工人数大半的教师实行非坐班制管理。教师有课则来、无课则去,每星期集中一两个小时学习一次,无法及时了解学校的最新动态,教师之间也缺乏必要的交流,难以促进科研水平和教学水平的提高,也难以积极参与学校的改革和发展。笔者在此介绍一种“飞信﹢QQ”的办公模式,并对其在教学管理中的应用进行初步探讨,旨在对高校院校逐步推行全面无纸化办公探索可行的基础途径。
建立“飞信﹢QQ”办公模式的
必要性与方法
无纸化办公可以充分利用网络的便捷,减轻教师的工作量,将他们从繁琐的事务性工作中解放出来,增强部门综合竞争能力,实现办公效能、效率、效果的提高。从某种意义上讲,效率就是生命,无纸化办公已经不再是一种手段、一种工具,而成为决定学校生存与发展的关键环节。然而,由于真正意义上的无纸化办公需要一套操作系统,需有一批专门人员负责管理、使用,甚至需要全体教师参与具体操作,执行起来比较困难,以致真正将其应用到教学管理中的学校较少。因此,建立一种简便的无纸化办公模式非常必要。具体操作过程如下。
动员大会召开系部全体教师大会,讲解建立“飞信﹢QQ”办公模式的目的和意义以及具体操作过程。
准备阶段收集每位教师的手机或小灵通号码、E-mail地址、QQ号码等,建立全体教师通讯录,并将通讯录发到每位教师信箱;指定1～2名管理人员下载飞信软件,并申请添加全体教师为移动飞信好友(没有移动手机号的教师可以用家人的移动手机号,以保证每位教师都能及时收到有关通知、信息),如果教师手机号码等信息有变动,则应及时通知管理人员。
启用(1)每周五将下周工作计划发至教师邮箱,使教师及时了解教学管理情况。(2)将与教师有关的通知、文件及时发至每位教师的QQ或E-mail信箱,并通过飞信群发的形式告知每位教师,使每位教师都能及时了解学校、系部最新动态,按时做好自己的本职工作。(3)教师需要调用学校、系部有关文件或通知时,也可通过QQ、E-mail等形式进行传递。(4)做好各种QQ档案的整理、归档,便于教师在需要时随时查询、使用。
“飞信﹢QQ”办公模式的实施效果
可提高文件、通知的流转速度自从2008年我院的“飞信﹢QQ”办公模式实施以来,我院的管理信息基本上通过网络传送,不同校区、不同办公室人员和教师之间可以根据具体事务的需要随时通过QQ或飞信进行数据表格、扫描文件、办理意见等各种信息的交流。通过网络,文件、通知流转变得快捷有效,办公效率发生了质的飞跃。
可为教师提供交流平台大部分教师实行非坐班制管理,普通教师以前要想及时了解学校最新动态较为困难,也难以积极参与学校的改革和发展。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,教师和管理人员之间可以通过QQ、飞信、E-mail或MSN等,坐在家中、宾馆、办公室内进行交流。
可增强教师对管理人员的满意程度以前学校、系部的有关通知和文件多数是通过网上公布(部分教师没有每天上网的习惯)、开会(部分教师因事不能参加会议)或打电话(有时电话关机)告知个人,这些方式都不能确实保证通知到每一位教师,因此,经常会听到部分教师抱怨未能及时接到通知,给管理人员带来一定的心理压力。通过“飞信﹢QQ”的办公模式,几乎所有的通知都能及时“送”到每位教师手上,大大提高了教师对管理工作的满意程度。
可大大减少管理人员的工作量由于近年来高职院校不断扩招,师生比逐年下降,教师教学任务较重。因此,大部分教学管理人员均属双肩挑人员,除了完成教学管理任务外,还要承担一定的教学任务,有的还要担任班主任工作,而且部分系部过于庞大,分布于不同的校区,每次通知或文件下达到系部,再通过逐一打电话告知每一位教师,有时还要开会讨论,要有一个过程,再组织实施往往需要1周甚至更长的时间,很有可能导致事务延误。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,管理人员只要将通知或文件发到每位教师信箱中,再以飞信群发的形式通知教师本人处理即可,处于手机关机状态的教师只要一开机就能收到信息,无须担心通知不到本人。除此之外,还可以设置飞信回执,对没有收到飞信又很急的事务还可以采取其他方法加以解决。
可建立随时更新的“教师手册”或“管理制度汇编”目前,高职院校教师手册和管理制度汇编,是收集有关文件汇总、装订成册后发到每位教师手中。然而,由于学校在不断发展,教师手册和管理制度不可避免地需要随时更新,导致每过一段时间就得重新汇总、装订、分发,造成很大的资源浪费。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,管理人员只需将更新、增加的文件发到每位教师信箱即可,教师接收保存后,可根据自己的需要随时调出使用。
可为教研活动开辟广阔的空间由于许多高职院校刚刚升格不久,又处于快速发展期,需要改革的地方较多,目前各系部教研活动大多被文件、通知所占据,多数教研活动变成了开会的别称。建立“飞信﹢QQ”办公模式后,不再需要通过会议传达文件、发放通知、布置相关事务,教研室将有更多的时间进行真正意义上的教研活动,比如集体备课、课题研讨、经验交流、技能培训、开设公开课、专题报告等,有利于进一步提高教师的业务水平和专业素质。
参考文献:
[1]王娟.办公自动化在校园办公室工作中的作用[J].济南教育学校学报,2002,(6):64-65.
[2]雷伟中.论强化高校校园QQ公务的意义[J].经济与社会发展,2004,2(2):157-159.
[3]田园.推广QQ政务要走出两大认识误区[J].中共郑州市委党校学报,2006,(1):53-54.
[4]邓屏.用无纸化办公促高校办公室建设[J].赣南师范学校学报,2001,(1):24-26.
作者简介:
孟婷(1975—),女,贵州毕节人,硕士,江苏畜牧兽医职业技术学院讲师,兽医师,基础兽医教研室主任,主要从事动物解剖生理教学和生物活性物质的研究。
(本文责任编辑:王恒)