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摘要：人事档案的管理工作是企业经营管理中的一个重要组成部分。以往，由于企业员工数量有限，只需利用传统纸质档案管理即可基本满足企业对员工的人事管理需求。然而，随着我国企业规模的扩大以及人事制度改革的深入，对于人事档案的要求及使用频率也越来越高，传统纸质档案管理方式已经不能满足当前的人事档案管理工作需求。本文对基于计算机网络技术及数据库系统的人事档案信息化管理进行了详细介绍，以期计算机在人事档案管理中能够发挥更大作用。
关键词：人事档案；信息化管理；计算机技术
中图分类号：G274 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2013） 03-0000-02
1 计算机技术在人事档案管理中的作用
人事档案管理是指人事档案的收集、保管、整理、统计、鉴定以及提供利用的一系列工作。人事档案就是在一系列的人事管理工作中形成的，记录和反映个人的经历及德才表现，并以个人为单位进行资料组合，以备考察和使用的文件材料。其主要是在组织、人事、劳资等部门在进行选拔、培养及使用人员的活动中形成的，是个人学历、经历、业务能力、社会关系、奖励处罚、工作状况以及思想品德等方面的原始记录。
1.1 提高人事档案管理效率
人事档案记录了员工个人简历、人事关系变动、素质、特长、奖惩、德能勤绩以及工资等方面的重要信息，是相关部门和领导在日常工作中需要经常查阅的资料。通过计算机网络技术和数据库简历信息管理系统可使这些信息共享更加方便快捷，提高了准确性和实时性，能够在较短时间内提供全方位的员工信息，提高了管理工作的效率。
1.2 节约成本
人事信息属性复杂，各级人事管理部门因性质不同其复杂程度也不同。人事信息除涉及到个人履历、素质特长等基本情况外，还涉及到不同编制下的归属情况、工资统计等方面，其数据量之大、涉及面之广可想而知。通过建立计算机信息网络系统，可以实现信息的共享，避免了各级人事管理部门对人事信息的重复录入，减少了重复劳动。这样我们就可以准确快速的查阅信息，并且利用专业计算机软件还可自动生成人事审批表，节约了成本。特别是，利用计算机进行人事信息的存储，可以有效减少纸质档案的翻阅次数，从而降低了纸张的磨损程度，进而降低了管理成本。
1.3 多媒体信息扩充
随着计算机技术的发展，多媒体技术已经日趋成熟，多媒体信息包括图像、文字、影视、动画、声音等多种表现形式。人事信息可以通过利用多媒体技术进行声、像、视频等信息的采集扩充，从而使得人事信息更加直观、生动、全面，在广度及深度上进一步的拓展。而计算机网络技术和数据库技术的发展使得多媒体信息的采集、传输、处理和存储提供了极大便利。
2 人事档案信息化管理中存在的主要问题
2.1 人事档案信息的保管环境较为严格
传统的人事档案保管，主要以纸质材料为主，并且随着现代科技的发展，纸质材料的保管技术越发成熟完善。然而，由于电子人事档案信息主要以0、1的二进制方式存储在特定的数据载体上，例如U盘或光盘上。因此人事档案信息的存储及使用寿命的长短与数据载体的寿命及质量好坏有着直接的关系。
随着现代科技的发展，人事档案信息的存储载体更新换代速度也在加快，同时带来了保管及使用不稳定的问题。而且存储人事档案电子信息的U盘及光盘，极易受到外来磁场、灰尘、有害气体、光线及湿度等外界因素的干扰，导致其不能读取或信息丢失等现象。
2.2 人事档案信息化管理所需的计算机软件更新换代频繁
人事档案信息化管理的正常运行对其应用软件、配套设备、操作系统等具有较大的依赖性，这也是人事档案电子信息检索与读取的技术基础。然而，随着现代科技更新换代速度的加快，计算机系统与软硬件不兼容的问题愈发凸显，导致存储在U盘及光盘上的信息无法读取，或者原有操作软件无法与新版操作软件相互转换等问题，对人事档案的信息化管理造成严峻挑战。
2.3 人事档案信息的安全问题
在现代信息化基础上，虽然人事档案的信息化使得管理工作更加方便快捷，但同时其信息的安全性受到了不同程度威胁。在网络环境下，人事档案信息的安全性及保密性受到威胁主要有以下两点原因：（1）负责人事档案管理的人员自身素质不高，缺乏保密意识及安全意识，尤其是对向公众发布的信息没有进行严格管理及审查；缺乏计算机网络安全知识，没有按照信息管理操作规范进行操作，没有及时备份数据，造成人事档案信息安全方面的极大隐患。（2）在现代计算机网络技术中，存在着大量的电脑病毒造成信息丢失以及一些黑客恶意攻击系统以窃取电子档案信息，给系统带来不可修复的破坏，人事档案的信息安全得不到保障。
2.4 不能有效保障人事档案信息的真实性
人事档案的信息化管理给企业的人事管理工作带来了极大便利，但同时也对人事档案信息的真实性造成了极大影响。传统的纸质档案信息，在进行复制或修改时或多或少的都会留下一些痕迹，容易进行辨认。但是，人事档案信息数字化之后，对人事档案信息进行修改、编辑、复制及移动都不容易留下痕迹，作假现象不容易发现，从而导致电子人事档案信息在真实性方面难以得到保证。
3 人事档案信息化管理对策
3.1 合理选择人事档案信息化管理的存储载体
载体是进行人事档案信息化管理的硬件基础，在人事档案的管理工作中有着直接影响作用，因此要在与传统纸质人事档案管理相结合的基础上，进行档案信息电子载体的选择。在进行载体的选择时，首先要考虑该载体中的人事档案信息数据是否具有不可更改性及安全性，载体的质量好坏及寿命长短也是要考虑的因素，这与许多企业只关注载体的便捷及传输速度是有较大差异的。
3.2 选择适于进行人事档案信息化管理的操作系统
（1）首先要保证系统的数据及相关信息在进行传输时的信息安全性。由于在进行人事档案信息的传输过程中，会因存储介质物理特性的不同对于原有信息的真实性及完整性产生较大影响。因此，在选择计算机操作系统时，应考虑这方面因素，以免硬件磨损造成数据失真或者数据丢失等问题。（2）在进行操作系统更新时，必须保证安全可靠。在进行操作系统的更新换代时会因新的操作系统不够完善存在安全隐患，可能造成数据遭窃等问题。因此，用于人事档案信息化管理的操作系统必须相当完善，保证不会出现数据外泄等问题。
3.3 建立完善的人事档案信息数据库
建立人事档案信息数据库是实现人事档案信息化管理的前提。在建立数据库时应特别注意以下问题：（1）系统软件应统一，以减少信息转换的难度，方便上下级数据的共享与沟通；（2）系统软件的主要信息项应统一，保证信息的准确性、有效性及完整性；（3）数据库的维护及补充应及时，确保人事档案信息的时效性。
3.4 逐步实现网络资源共享
计算机人事档案的管理不能只停留在单机的管理水平上，而是要进一步运用计算机网络技术构建能够串联各级管理部门及领导的广域网或局域网，从而使得不同范围的使用者都能通过共享计算机获取人事档案信息。
3.5 加强管理人员培训
随着企业办公自动化以及信息系统的完善与推广，对于各级管理部门员工的计算机水平也提出了更高的要求。因此，应对管理人员进行有计划的强制培训，使其熟练掌握和应用人事档案信息管理系统，从而不断提高企业的整体管理能力及业务水平。
参考文献：
[1]李春月.浅谈计算机网络技术在学校人事档案管理中的应用[J].现代营销，2012，12.
[2]周军.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].襄樊职业技术学院学报，2011，2.
[3]丁燕，任永生.论电子人事档案信息网络系统在人事档案管理中的运用[J].科技信息，2008，6.
关键词：人事档案；信息化管理；计算机技术
中图分类号：G274 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2013） 03-0000-02
1 计算机技术在人事档案管理中的作用
人事档案管理是指人事档案的收集、保管、整理、统计、鉴定以及提供利用的一系列工作。人事档案就是在一系列的人事管理工作中形成的，记录和反映个人的经历及德才表现，并以个人为单位进行资料组合，以备考察和使用的文件材料。其主要是在组织、人事、劳资等部门在进行选拔、培养及使用人员的活动中形成的，是个人学历、经历、业务能力、社会关系、奖励处罚、工作状况以及思想品德等方面的原始记录。
1.1 提高人事档案管理效率
人事档案记录了员工个人简历、人事关系变动、素质、特长、奖惩、德能勤绩以及工资等方面的重要信息，是相关部门和领导在日常工作中需要经常查阅的资料。通过计算机网络技术和数据库简历信息管理系统可使这些信息共享更加方便快捷，提高了准确性和实时性，能够在较短时间内提供全方位的员工信息，提高了管理工作的效率。
1.2 节约成本
人事信息属性复杂，各级人事管理部门因性质不同其复杂程度也不同。人事信息除涉及到个人履历、素质特长等基本情况外，还涉及到不同编制下的归属情况、工资统计等方面，其数据量之大、涉及面之广可想而知。通过建立计算机信息网络系统，可以实现信息的共享，避免了各级人事管理部门对人事信息的重复录入，减少了重复劳动。这样我们就可以准确快速的查阅信息，并且利用专业计算机软件还可自动生成人事审批表，节约了成本。特别是，利用计算机进行人事信息的存储，可以有效减少纸质档案的翻阅次数，从而降低了纸张的磨损程度，进而降低了管理成本。
1.3 多媒体信息扩充
随着计算机技术的发展，多媒体技术已经日趋成熟，多媒体信息包括图像、文字、影视、动画、声音等多种表现形式。人事信息可以通过利用多媒体技术进行声、像、视频等信息的采集扩充，从而使得人事信息更加直观、生动、全面，在广度及深度上进一步的拓展。而计算机网络技术和数据库技术的发展使得多媒体信息的采集、传输、处理和存储提供了极大便利。
2 人事档案信息化管理中存在的主要问题
2.1 人事档案信息的保管环境较为严格
传统的人事档案保管，主要以纸质材料为主，并且随着现代科技的发展，纸质材料的保管技术越发成熟完善。然而，由于电子人事档案信息主要以0、1的二进制方式存储在特定的数据载体上，例如U盘或光盘上。因此人事档案信息的存储及使用寿命的长短与数据载体的寿命及质量好坏有着直接的关系。
随着现代科技的发展，人事档案信息的存储载体更新换代速度也在加快，同时带来了保管及使用不稳定的问题。而且存储人事档案电子信息的U盘及光盘，极易受到外来磁场、灰尘、有害气体、光线及湿度等外界因素的干扰，导致其不能读取或信息丢失等现象。
2.2 人事档案信息化管理所需的计算机软件更新换代频繁
人事档案信息化管理的正常运行对其应用软件、配套设备、操作系统等具有较大的依赖性，这也是人事档案电子信息检索与读取的技术基础。然而，随着现代科技更新换代速度的加快，计算机系统与软硬件不兼容的问题愈发凸显，导致存储在U盘及光盘上的信息无法读取，或者原有操作软件无法与新版操作软件相互转换等问题，对人事档案的信息化管理造成严峻挑战。
2.3 人事档案信息的安全问题
在现代信息化基础上，虽然人事档案的信息化使得管理工作更加方便快捷，但同时其信息的安全性受到了不同程度威胁。在网络环境下，人事档案信息的安全性及保密性受到威胁主要有以下两点原因：（1）负责人事档案管理的人员自身素质不高，缺乏保密意识及安全意识，尤其是对向公众发布的信息没有进行严格管理及审查；缺乏计算机网络安全知识，没有按照信息管理操作规范进行操作，没有及时备份数据，造成人事档案信息安全方面的极大隐患。（2）在现代计算机网络技术中，存在着大量的电脑病毒造成信息丢失以及一些黑客恶意攻击系统以窃取电子档案信息，给系统带来不可修复的破坏，人事档案的信息安全得不到保障。
2.4 不能有效保障人事档案信息的真实性
人事档案的信息化管理给企业的人事管理工作带来了极大便利，但同时也对人事档案信息的真实性造成了极大影响。传统的纸质档案信息，在进行复制或修改时或多或少的都会留下一些痕迹，容易进行辨认。但是，人事档案信息数字化之后，对人事档案信息进行修改、编辑、复制及移动都不容易留下痕迹，作假现象不容易发现，从而导致电子人事档案信息在真实性方面难以得到保证。
3 人事档案信息化管理对策
3.1 合理选择人事档案信息化管理的存储载体
载体是进行人事档案信息化管理的硬件基础，在人事档案的管理工作中有着直接影响作用，因此要在与传统纸质人事档案管理相结合的基础上，进行档案信息电子载体的选择。在进行载体的选择时，首先要考虑该载体中的人事档案信息数据是否具有不可更改性及安全性，载体的质量好坏及寿命长短也是要考虑的因素，这与许多企业只关注载体的便捷及传输速度是有较大差异的。
3.2 选择适于进行人事档案信息化管理的操作系统
（1）首先要保证系统的数据及相关信息在进行传输时的信息安全性。由于在进行人事档案信息的传输过程中，会因存储介质物理特性的不同对于原有信息的真实性及完整性产生较大影响。因此，在选择计算机操作系统时，应考虑这方面因素，以免硬件磨损造成数据失真或者数据丢失等问题。（2）在进行操作系统更新时，必须保证安全可靠。在进行操作系统的更新换代时会因新的操作系统不够完善存在安全隐患，可能造成数据遭窃等问题。因此，用于人事档案信息化管理的操作系统必须相当完善，保证不会出现数据外泄等问题。
3.3 建立完善的人事档案信息数据库
建立人事档案信息数据库是实现人事档案信息化管理的前提。在建立数据库时应特别注意以下问题：（1）系统软件应统一，以减少信息转换的难度，方便上下级数据的共享与沟通；（2）系统软件的主要信息项应统一，保证信息的准确性、有效性及完整性；（3）数据库的维护及补充应及时，确保人事档案信息的时效性。
3.4 逐步实现网络资源共享
计算机人事档案的管理不能只停留在单机的管理水平上，而是要进一步运用计算机网络技术构建能够串联各级管理部门及领导的广域网或局域网，从而使得不同范围的使用者都能通过共享计算机获取人事档案信息。
3.5 加强管理人员培训
随着企业办公自动化以及信息系统的完善与推广，对于各级管理部门员工的计算机水平也提出了更高的要求。因此，应对管理人员进行有计划的强制培训，使其熟练掌握和应用人事档案信息管理系统，从而不断提高企业的整体管理能力及业务水平。
参考文献：
[1]李春月.浅谈计算机网络技术在学校人事档案管理中的应用[J].现代营销，2012，12.
[2]周军.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].襄樊职业技术学院学报，2011，2.
[3]丁燕，任永生.论电子人事档案信息网络系统在人事档案管理中的运用[J].科技信息，2008，6.