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又是一年就业高峰季到来,为了给求职增加筹码,不少大学生历经各种努力终于获得难得的实习机会,内心激动、兴奋,也难免有些紧张,不知道在实习中该怎么表现,应该注意什么,才能得到实习单位的认可,真正锻炼和提高自己的工作能力,甚至最终能够得到特别青睐而留在实习单位成为正式员工。实习是在校大学生体验和实现从校园人到职业人角色转变的重要机会,好好抓住了这个机会,能大大提升自身的职业意识和职业素养,即使不能如愿以偿地留在实习单位工作,也会给自己将来求职加分多多。为此,我认为,大学生在实习工作中应该体现出五种“优状态”,即工作状态比较优异突出,更易受到认可、重视和培养。
为了更好地说明和解释五种“优状态”,我先提供一个现实案例:
小雯,女,外交学院2009届英语专业毕业生。她在法国兴业银行北京分行实习9个月,最后成功留下。她的两位部门上司对她的工作这样描述:我们工作七八年的经验和成果,小雯四个月就能学会,我工作十几年的经验和成果,她9个月完全拿下,她的学习能力可以用“恐怖”二字来形容。交给她的事情,交给一,她能做到三,同时需要完成多个任务时,她能分清轻重缓急,并且会及时主动地汇报她的进展情况和完成情况。作为实习生,她谦虚、低调,但不失自信和有主见,有时候给我们一些提醒,让我们很感激,也能感受得到她的真诚和善意。其中一位直接上司说,如果现在小雯提出要走,我可能随后就要辞职了,因为对她已形成一种依赖,她把很多东西都整理和归类得非常清楚有序,只要需要,她能及时提供和告知,如果她不在了,太多的东西我还需要从头做,这对我是太大的损失。我们问过她是否喜欢这份工作,她说非常喜欢,我们从行动中也能真切地感受到她对工作的热情。所以,最后我们舍弃了另外两名知名大学的国际金融专业研究生,选择留下小雯,尽管她的学历是本科,她的专业也不是金融贸易。
小雯的案例体现出成功的实习生在工作时体现出的五种“优状态”,其具体表现为:
一、有灵气,把简单事情做漂亮
课本变成文件,同学变成同事,老师变成老板,初入职场的实习生们有点不适应。况且刚开始实习,工作任务一般都非常简单枯燥,打字、复印、送文件、做会议记录、接听电话,打扫卫生,甚至当搬运工,等等。但是,做事是否有灵气,发展是否有潜力,就隐藏在是否能把简单事情做漂亮。
1.从一做到三
实习生不仅要完成别人交给你的工作,还要想到别人没想到的,别人告诉你怎么做,你要想想还有没有更好的办法,争取做得更好。不能等着什么别人都替你想好,都想的比你周到,因为老板或同事还有他们关心的事。比如,自己经手的文件都要有保存,以防老板还会需要。又如,给领导订机票、订饭店,不光预定好,还把航班机型、从机场到饭店的距离及较便捷的交通工具、以及从饭店去客户单位的注意事项,等等细节一一查询确认并罗列,小事就做成了大事。再如,领导请客户用餐,你是否在平时就留意过单位附近的餐厅,他们的订餐电话是多少,大概是什么档次,都有什么特色菜,用餐的地方是否方便停车,如果有心你会把这些信息全部收集整理,需要的时候你可以最快提供信息。小事做到这样的程度,才叫漂亮,如果没有办小事的掌握和积累,遇到大的事情脑子里也是空的,没有联想,反应迟钝,很难表现出色。现在的社会越来越重视能力强的多面手,其实能力很多是在细节上被观察出来的。小雯在办公室里处理文档,很枯燥,但她保持好奇心,虚心从文档中学习,很快就有了意想不到的收获,了解到了这个团队的主要客户,业务类型,曾有的业绩和正在跟进的项目,项目成功与失败的原因等等,所以她学习得非常快,能很快把很多东西变成自己的。
2.换位思考,替别人分忧解难
现在常用的一个词是换位思考。换位思考不仅仅是指在不理解别人或与别人发生矛盾时,保持一个主动化解矛盾的积极心态,还要求努力体会你在别人的位置上你会有什么样的感受。在实习工作中,你想有突出表现也要学会换位。当你看到老板、同事都非常忙,你可以主动去做一些你力所能及但大家顾不上去做的事,或主动提醒他们第二天有个重要会谈,他们的出国签证是否到期。小雯就曾经温馨地提示上司周末有一个培训要参加,尽管上司突然发现自己的周末休息泡汤了,但是对小雯的细心和善意还是很感动。还有一次,老板刚下飞机就要去見一个重要客户,小雯估计给他发的会谈议题还放在行李里,于是在接他的时候小雯另备了一份,便于他在路上看。对待客户也一样,有时急需一个信息,小雯发到邮箱里,但客户在外面开会,查邮件不方便,小雯就将信息用短信方式发到客户手机上,这样客户随时可以看到。小雯身上这样的例子还有很多。像她一样,总之你要做一个细心的人,你麻烦一些可以换来别人对你的刮目相看,和更多的重用。
二、高度负责,每件事有头有尾
小雯在实习工作中会及时主动地汇报她的进展情况和完成情况,这就是完成每一项工作都有头有尾的表现,有的工作对于你来说不重要、不紧急,但是站在领导的角度就可能很重要、很紧急,而且希望及时了解任务完成的进展情况。如果在完成任务的过程中遇到什么问题或困难,切忌不要闭门造车,自己琢磨,一定要尽快汇报和请教,千万不要等到领导问结果的时候,才告诉领导自己因为遇到问题完不成。比如,老板让你给客户电话,但是你没有找到客户怎么办?你不能告诉领导客户联系不上就完事,要尽量争取联系到客户的同事,弄明白客户去哪里了?大概什么时候回来,什么时候再联系比较合适,这样的答案才是完成任务所需要的,而不是把电话放哪里交给领导自己办。再比如,客户托你今天办的事,没办成,下班时给客户发个短信告知一下原因,这样也让对方知晓事情的进展情况。
高度负责,还有一个体现就是对加班的态度。职场上加班是常事,作为实习生刚开始很难适应,毕竟在大学里是比较自由的,为了完成一项任务,如果主动提出加班,并且在与大家共同加班时真正出了力,为大家节省了很多时间和精力,你会更快地融入他们的团队和文化,也当然更容易得到他们的接纳。
三、保持效率,考验时间管理能力
把小雯与另外一名知名大学的研究生比,小雯的上司说,其实那名女生也非常不错,做事很认真,很负责,也爱钻研。但是,当同时有几个任务交给她时,她就不会统筹安排,不知道该先做哪件,再做哪件,最后的结果是哪件事都做不好。这暴露出她的时间管理能力有缺陷,做事效率不高,并且不能承受过多的工作压力。相反,事情到了小雯手里,不仅每件事都能按时完成,效率很高,而且每件事都做的很完整、很漂亮。小雯的上司用了一个词来形容她做事,叫“不碍事”,意思是她做事很快,该完成的事很快完成,不添麻烦,而且有的时候正想要交代给她的任务或还没等到交代给她的任务,她已经提前想到并且完成。比如,法国兴业银行总部领导来访,北京分行安排了很多会谈,每个会谈都有主要议题,请小雯准备议题的相关材料,并安排会谈陪同人员相互之间的问题交接。小雯不仅准备了非常详细的议题资料,还详细地查询了一个会谈结束后去下一个会谈的路上大概需要多少时间,会经过什么地方,陪同人员可以利用这个时间向总部领导介绍什么风景,或者做些什么谈话可以为下一个会谈做铺垫。同时,小雯还制作了一个会谈问题交接表,共陪同人员交接使用,避免交接工作遗漏。
四、对工作有热情,不断学习
1.有热情才会做的更好
如果热爱一个单位、热爱一份工作,这种“热爱”在工作中会不自觉地体现出来,实习生也一样。小雯能够在9个月的时间里掌握上司多年的工作经验和成果,在非自己专业领域的工作中表现尤佳,这既与她超强的学习能力有直接的关系,同时也是她真心热爱这份工作,愿意付出时间和精力去钻研学习的直接结果。在工作中,她会以维护客户利益第一,把自己融入到公司形象中,有意识地把树立自己的形象与树立公司形象时刻联系在一起。小雯的上司在决定留下她之前,问过另外一名知名大学的女实习生是否喜欢这份工作,这名女生说:“还行吧!”其实这名女生的能力也不错,各方面综合表现也可以,但是,正如自己说的对这份工作觉得还行一样,她在工作中没有小雯有热情,自然劲头差一些。小雯对这个问题的回答是:“非常喜欢。”因为有热情,让她更可能成为上司最后的选择。
2.虚心学习,不耻下问
一般情况下,办公室里的同事都很忙,很难有人真正手把手教你,所以你要学会自学成才,掌握本领。你要知道谦虚诚恳总会得到更多的帮助。你要自己观察他们为人处事的方式方法,并主动找他们聊聊工作,请教意见,和在学校里一样,工作的认真态度,和谦虚的作风会使别人愿意帮助你。另外你做出了成绩,一定不要忘记感谢帮助过你的人。小雯的上司提到自己的一个经历,在她刚刚开始跟着领导出去做翻译谈判时,因为没有经验,也缺乏自信,所以表现很一般,但是谈判对方银行行长的翻译是一个非常有经验的人,在饭桌上的言谈中自然地为她提供了帮助,帮助她圆场,完善她翻译不到位的地方,也没有让她尴尬。事后,她亲自请这位翻译吃饭,并在席间向他请教学习,表示感谢的同时自己也学到了很多东西,这让她的进步非常快。
五、认真做事,诚恳待人,机会生出机会
有的實习生天真地认为,自己只对具体实习部门领导和同事负责,只要自己的领导和同事认可了自己,自己就有可能留下,而其他人的工作用不着自己操心和帮忙,自己也用不着对其他人瞎献爱心。我们学院有三名男生同时在一家著名的美国咨询公司实习,最后有两名男生留下,一名男生被淘汰了,我问被留下的一名男生为什么会被留下,他说:“可能是他们觉得我比较老实吧!”而我问被淘汰的男生,他说:“我的直接领导很喜欢我,可是领导的领导不同意留我,我也不知道为什么。”后来,通过单位我才了解到,留下的男生在实习时受到了多人的认可,因为干事特别踏实,待人诚恳,对谁都一样,虽然看起来憨厚些,但确实逗人喜欢。而被淘汰的男生虽然干事也不错,脑子很聪明,但是对待自己的领导和对待其他人有明显的差别,所以不太受其他人的认可。其实,机会并不是来自一个部门,也不会仅仅是由某一个提供,只要认真做事,诚恳待人,实习生要相信机会会生出机会的。这个部门不能留下,领导可能会推荐你去别的部门或别的单位,或者别的部门领导因为你的表现会主动提出留下你。小雯上司在谈到自己的经历的时候,说道,最初自己在工地上给法国人当翻译,结果法国人把她带到了法国兴业银行做档案秘书,两年的档案秘书工作表现出色,开始被领导带着去见客户,开始接触银行的核心业务。在见客户的过程中认识了未来的爱人,随后随爱人去法国巴黎的中国驻法使馆工作和学习,学习经历使得她回国回银行以后成为了骨干,慢慢才逐渐发展到今天董事总经理的职位。所以,她的深刻感受是,认真做事,诚恳做人,在工作中少些空想,多踏实做事,机会自然会来临,而且还会衍生出更多的机会。
关于实习,过来人会有很多意见和建议,但我认为,不管是谁,不管在什么单位实习,保持这五种“优状态”都是相通的,它会使你更快地实现从校园人到职业人的角色转变,在实习生中脱颖而出。
作者简介:王渝(1980—),女,重庆人,外交学院助理研究员,主要从事大学生思想政治教育研究。
为了更好地说明和解释五种“优状态”,我先提供一个现实案例:
小雯,女,外交学院2009届英语专业毕业生。她在法国兴业银行北京分行实习9个月,最后成功留下。她的两位部门上司对她的工作这样描述:我们工作七八年的经验和成果,小雯四个月就能学会,我工作十几年的经验和成果,她9个月完全拿下,她的学习能力可以用“恐怖”二字来形容。交给她的事情,交给一,她能做到三,同时需要完成多个任务时,她能分清轻重缓急,并且会及时主动地汇报她的进展情况和完成情况。作为实习生,她谦虚、低调,但不失自信和有主见,有时候给我们一些提醒,让我们很感激,也能感受得到她的真诚和善意。其中一位直接上司说,如果现在小雯提出要走,我可能随后就要辞职了,因为对她已形成一种依赖,她把很多东西都整理和归类得非常清楚有序,只要需要,她能及时提供和告知,如果她不在了,太多的东西我还需要从头做,这对我是太大的损失。我们问过她是否喜欢这份工作,她说非常喜欢,我们从行动中也能真切地感受到她对工作的热情。所以,最后我们舍弃了另外两名知名大学的国际金融专业研究生,选择留下小雯,尽管她的学历是本科,她的专业也不是金融贸易。
小雯的案例体现出成功的实习生在工作时体现出的五种“优状态”,其具体表现为:
一、有灵气,把简单事情做漂亮
课本变成文件,同学变成同事,老师变成老板,初入职场的实习生们有点不适应。况且刚开始实习,工作任务一般都非常简单枯燥,打字、复印、送文件、做会议记录、接听电话,打扫卫生,甚至当搬运工,等等。但是,做事是否有灵气,发展是否有潜力,就隐藏在是否能把简单事情做漂亮。
1.从一做到三
实习生不仅要完成别人交给你的工作,还要想到别人没想到的,别人告诉你怎么做,你要想想还有没有更好的办法,争取做得更好。不能等着什么别人都替你想好,都想的比你周到,因为老板或同事还有他们关心的事。比如,自己经手的文件都要有保存,以防老板还会需要。又如,给领导订机票、订饭店,不光预定好,还把航班机型、从机场到饭店的距离及较便捷的交通工具、以及从饭店去客户单位的注意事项,等等细节一一查询确认并罗列,小事就做成了大事。再如,领导请客户用餐,你是否在平时就留意过单位附近的餐厅,他们的订餐电话是多少,大概是什么档次,都有什么特色菜,用餐的地方是否方便停车,如果有心你会把这些信息全部收集整理,需要的时候你可以最快提供信息。小事做到这样的程度,才叫漂亮,如果没有办小事的掌握和积累,遇到大的事情脑子里也是空的,没有联想,反应迟钝,很难表现出色。现在的社会越来越重视能力强的多面手,其实能力很多是在细节上被观察出来的。小雯在办公室里处理文档,很枯燥,但她保持好奇心,虚心从文档中学习,很快就有了意想不到的收获,了解到了这个团队的主要客户,业务类型,曾有的业绩和正在跟进的项目,项目成功与失败的原因等等,所以她学习得非常快,能很快把很多东西变成自己的。
2.换位思考,替别人分忧解难
现在常用的一个词是换位思考。换位思考不仅仅是指在不理解别人或与别人发生矛盾时,保持一个主动化解矛盾的积极心态,还要求努力体会你在别人的位置上你会有什么样的感受。在实习工作中,你想有突出表现也要学会换位。当你看到老板、同事都非常忙,你可以主动去做一些你力所能及但大家顾不上去做的事,或主动提醒他们第二天有个重要会谈,他们的出国签证是否到期。小雯就曾经温馨地提示上司周末有一个培训要参加,尽管上司突然发现自己的周末休息泡汤了,但是对小雯的细心和善意还是很感动。还有一次,老板刚下飞机就要去見一个重要客户,小雯估计给他发的会谈议题还放在行李里,于是在接他的时候小雯另备了一份,便于他在路上看。对待客户也一样,有时急需一个信息,小雯发到邮箱里,但客户在外面开会,查邮件不方便,小雯就将信息用短信方式发到客户手机上,这样客户随时可以看到。小雯身上这样的例子还有很多。像她一样,总之你要做一个细心的人,你麻烦一些可以换来别人对你的刮目相看,和更多的重用。
二、高度负责,每件事有头有尾
小雯在实习工作中会及时主动地汇报她的进展情况和完成情况,这就是完成每一项工作都有头有尾的表现,有的工作对于你来说不重要、不紧急,但是站在领导的角度就可能很重要、很紧急,而且希望及时了解任务完成的进展情况。如果在完成任务的过程中遇到什么问题或困难,切忌不要闭门造车,自己琢磨,一定要尽快汇报和请教,千万不要等到领导问结果的时候,才告诉领导自己因为遇到问题完不成。比如,老板让你给客户电话,但是你没有找到客户怎么办?你不能告诉领导客户联系不上就完事,要尽量争取联系到客户的同事,弄明白客户去哪里了?大概什么时候回来,什么时候再联系比较合适,这样的答案才是完成任务所需要的,而不是把电话放哪里交给领导自己办。再比如,客户托你今天办的事,没办成,下班时给客户发个短信告知一下原因,这样也让对方知晓事情的进展情况。
高度负责,还有一个体现就是对加班的态度。职场上加班是常事,作为实习生刚开始很难适应,毕竟在大学里是比较自由的,为了完成一项任务,如果主动提出加班,并且在与大家共同加班时真正出了力,为大家节省了很多时间和精力,你会更快地融入他们的团队和文化,也当然更容易得到他们的接纳。
三、保持效率,考验时间管理能力
把小雯与另外一名知名大学的研究生比,小雯的上司说,其实那名女生也非常不错,做事很认真,很负责,也爱钻研。但是,当同时有几个任务交给她时,她就不会统筹安排,不知道该先做哪件,再做哪件,最后的结果是哪件事都做不好。这暴露出她的时间管理能力有缺陷,做事效率不高,并且不能承受过多的工作压力。相反,事情到了小雯手里,不仅每件事都能按时完成,效率很高,而且每件事都做的很完整、很漂亮。小雯的上司用了一个词来形容她做事,叫“不碍事”,意思是她做事很快,该完成的事很快完成,不添麻烦,而且有的时候正想要交代给她的任务或还没等到交代给她的任务,她已经提前想到并且完成。比如,法国兴业银行总部领导来访,北京分行安排了很多会谈,每个会谈都有主要议题,请小雯准备议题的相关材料,并安排会谈陪同人员相互之间的问题交接。小雯不仅准备了非常详细的议题资料,还详细地查询了一个会谈结束后去下一个会谈的路上大概需要多少时间,会经过什么地方,陪同人员可以利用这个时间向总部领导介绍什么风景,或者做些什么谈话可以为下一个会谈做铺垫。同时,小雯还制作了一个会谈问题交接表,共陪同人员交接使用,避免交接工作遗漏。
四、对工作有热情,不断学习
1.有热情才会做的更好
如果热爱一个单位、热爱一份工作,这种“热爱”在工作中会不自觉地体现出来,实习生也一样。小雯能够在9个月的时间里掌握上司多年的工作经验和成果,在非自己专业领域的工作中表现尤佳,这既与她超强的学习能力有直接的关系,同时也是她真心热爱这份工作,愿意付出时间和精力去钻研学习的直接结果。在工作中,她会以维护客户利益第一,把自己融入到公司形象中,有意识地把树立自己的形象与树立公司形象时刻联系在一起。小雯的上司在决定留下她之前,问过另外一名知名大学的女实习生是否喜欢这份工作,这名女生说:“还行吧!”其实这名女生的能力也不错,各方面综合表现也可以,但是,正如自己说的对这份工作觉得还行一样,她在工作中没有小雯有热情,自然劲头差一些。小雯对这个问题的回答是:“非常喜欢。”因为有热情,让她更可能成为上司最后的选择。
2.虚心学习,不耻下问
一般情况下,办公室里的同事都很忙,很难有人真正手把手教你,所以你要学会自学成才,掌握本领。你要知道谦虚诚恳总会得到更多的帮助。你要自己观察他们为人处事的方式方法,并主动找他们聊聊工作,请教意见,和在学校里一样,工作的认真态度,和谦虚的作风会使别人愿意帮助你。另外你做出了成绩,一定不要忘记感谢帮助过你的人。小雯的上司提到自己的一个经历,在她刚刚开始跟着领导出去做翻译谈判时,因为没有经验,也缺乏自信,所以表现很一般,但是谈判对方银行行长的翻译是一个非常有经验的人,在饭桌上的言谈中自然地为她提供了帮助,帮助她圆场,完善她翻译不到位的地方,也没有让她尴尬。事后,她亲自请这位翻译吃饭,并在席间向他请教学习,表示感谢的同时自己也学到了很多东西,这让她的进步非常快。
五、认真做事,诚恳待人,机会生出机会
有的實习生天真地认为,自己只对具体实习部门领导和同事负责,只要自己的领导和同事认可了自己,自己就有可能留下,而其他人的工作用不着自己操心和帮忙,自己也用不着对其他人瞎献爱心。我们学院有三名男生同时在一家著名的美国咨询公司实习,最后有两名男生留下,一名男生被淘汰了,我问被留下的一名男生为什么会被留下,他说:“可能是他们觉得我比较老实吧!”而我问被淘汰的男生,他说:“我的直接领导很喜欢我,可是领导的领导不同意留我,我也不知道为什么。”后来,通过单位我才了解到,留下的男生在实习时受到了多人的认可,因为干事特别踏实,待人诚恳,对谁都一样,虽然看起来憨厚些,但确实逗人喜欢。而被淘汰的男生虽然干事也不错,脑子很聪明,但是对待自己的领导和对待其他人有明显的差别,所以不太受其他人的认可。其实,机会并不是来自一个部门,也不会仅仅是由某一个提供,只要认真做事,诚恳待人,实习生要相信机会会生出机会的。这个部门不能留下,领导可能会推荐你去别的部门或别的单位,或者别的部门领导因为你的表现会主动提出留下你。小雯上司在谈到自己的经历的时候,说道,最初自己在工地上给法国人当翻译,结果法国人把她带到了法国兴业银行做档案秘书,两年的档案秘书工作表现出色,开始被领导带着去见客户,开始接触银行的核心业务。在见客户的过程中认识了未来的爱人,随后随爱人去法国巴黎的中国驻法使馆工作和学习,学习经历使得她回国回银行以后成为了骨干,慢慢才逐渐发展到今天董事总经理的职位。所以,她的深刻感受是,认真做事,诚恳做人,在工作中少些空想,多踏实做事,机会自然会来临,而且还会衍生出更多的机会。
关于实习,过来人会有很多意见和建议,但我认为,不管是谁,不管在什么单位实习,保持这五种“优状态”都是相通的,它会使你更快地实现从校园人到职业人的角色转变,在实习生中脱颖而出。
作者简介:王渝(1980—),女,重庆人,外交学院助理研究员,主要从事大学生思想政治教育研究。