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摘要：档案网站的主要功能在于宣传、服务与交流。在分析相关研究成果的基础上，笔者构建了涵盖宣传、服务与交流三大块的档案网站评价指标体系，并据此对全国15个副省级城市档案网站的建设状况进行了较为全面的调查分析。认为应当从强化网站服务的个性化、开发人性化检索工具、制定档案网站建设标准等方面改进我国档案网站的建设与服务水平。
关键词：副省级城市；档案网站；功能性评价指标
档案是人类历史和实践活动的最真实记录，对公众有着极为重要的凭证、参考利用价值，而实现档案价值的根本途径就在于最大限度地开发档案信息资源，为尽可能多的公众提供利用服务。档案网站的建立使档案信息机构从传统、封闭的工作环境和工作方式走向开放性、多元化的社会大舞台，融入信息时代的大环境，通过与公众交流互动，准确地掌握了档案信息需求方向，提高了自身的形象与影响力。
1 前言
1.1 评价指标体系的采用
现在档案网站的评价角度有两种，一种是从档案部门自身出发的角度进行评价，这种评价体系比较侧重于网站技术与网站管理，其包括内容评价指标、技术评价指标、管理评价指标、效用评价指标；另一种是从社会公众的角度评价档案网站，这种评价体系不看重后台的基础设施投入，只从档案网站上展示的功能角度，评价档案网站对于公众的作用与意义，它包括宣传功能指标、服务功能指标、交流功能指标。
笔者以傅荣校、韩云云提出的基于功能角度的档案网站评价指标体系为基础，并结合副省级城市档案网站的具体特点，提出了包括宣传、服务、交流3个一级指标、8个二级指标、19个三级指标的副省级城市档案网站评价指标体系，并以此为基础，对我国副省级城市档案网站的功能进行较为全面的调查分析。
1.2 调查对象
15个副省级城市为：哈尔滨、长春、沈阳、大连、济南、青岛、南京、杭州、宁波、厦门、广州、深圳、武汉、成都、西安。
1.3 调查时间
2009年10月4日～2010年1月5日。
2 档案网站的具体调查与分析
2.1 宣传功能指标
网络媒体正在成长为最强势的宣传媒介，档案网站作为网络环境下档案工作的宣传媒介，其在介绍馆藏资源、树立档案职业形象、增强社会档案意识等方面发挥着不可替代的作用。宣传功能指标主要包括了宣传栏目的设置、宣传手段、个性化三个方面。
2.1.1 宣传栏目的设置
主要考察局馆简介、馆藏资源宣传栏目的设置。通过笔者的调查，15个副省级城市都设置了局馆简介，通过其公众可以了解城市档案馆的组织沿革、性质、组织机构及其主要职能。馆藏资源宣传栏目的考察包括是否设置栏目、宣传介绍馆藏资源栏目的数量以及这些栏目设置的级别等三个指标。所调查的15个网站均设置了馆藏资源的宣传，但栏目设置的数量和级别则各不相同。栏目数量设置在3个以下的网站有9个，所占比例为60％，3个以上者为6个，所占比例为40％；栏目级别为一级类目的有10个网站，二级类目为5个网站，所占比例分别为67％和33％。
2.1.2 宣传手段
主要指档案网站应用文字、图片、多媒体等多种手段对其内容进行宣传，以达到增强感染力、表现力的目的。15个档案网站100％实现了图文并茂的展示，一改过去档案网站严肃、呆板的形象。但是，在多媒体表现方面，网站做得并不尽如人意。在15个网站中，只有沈阳、济南、青岛、杭州、宁波、武汉6个城市的档案网站提供了多媒体链接，所占比例为40％。但在这些网站中多媒体提供的是关于城市新闻和特色景观的介绍，并未涉及馆藏档案信息资源的宣传。
2.1.3 个性化
主要包括网页设计、特色档案介绍、版本设置三个评价标准。
档案网站的网页设计应该体现出较强的知识氛围和文化气息，同时还应体现出以公众为导向的服务意识，比如把馆藏信息资源检索服务(包括开放档案、现行文件、政务公开信息三方面)、网站导航等设为一级类目并放置在网站醒目的位置，为浏览者提供便捷，以最快的速度找到搜寻的信息，以达到节省利用时间、提高利用效率的目的。笔者对15个网站进行了相关的调查，馆藏信息资源检索为一级类目的有13个，所占比例为86.7％，但设置网站导航的仅为5个城市，分别是哈尔滨、济南、南京、宁波、青岛。
特色档案是指档案馆所藏的具有很高的历史文化价值的独一无二的档案资料，它包括这一地区有关自然、地理、人文、历史、社会等方面的展示。由于档案馆一直处于相对封闭的状态，因此公众对于特色档案知之甚少。而档案网站的出现，为特色档案走向公众提供了一个良好的契机。对特色档案的介绍不仅是对档案部门自身的宣传，提高了公众的档案意识，而且特色档案也是爱国主义教育的一个重要组成部分。在调查的15个档案网站中均有关于珍贵馆藏、名人档案等特色档案的介绍。比如武汉市档案信息网的“珍档荟萃”，南京档案网的“金陵神韵”，杭州档案网的“杭州老照片”等。
在版本设置上，信息时代的档案部门也需要“走出去”，在维护国家秘密、商业秘密、个人隐私的前提下，使档案信息资源得到最大限度的开发与利用。同时，档案网站作为档案信息以及档案学术交流的窗口，外文版本、繁体版本的设置已成为必然。表1为具体调查情况。
2.2 服务功能指标
档案网站是开展档案服务的新平台，也是拓宽档案服务的新渠道，服务是档案网站的动力所在，因此，服务功能也是此次调查重点，包括了信息检索查询、行政事务、链接服务、教育服务4个二级评价指标。
2.2.1 信息检索查询
信息检索、查询的实际效果以两个条件为前提：一是档案馆丰富的数字化信息资源；二是科学实用的信息检索工具。档案网站作为网上“档案馆”，它能否提供高质量的检索服务成为评价其服务功能的最重要的指标。
检索类型分为三大类，即站内检索、复合式检索和站外检索。站内检索提供对本站后台数据库的查询利用；复合式检索是站内检索的延伸，它可以提供对本专业领域内其他档案网站后台数据库的信息查询；站外检索主要是提供一些专业的搜索引擎入口(如Baidu、Google等)，使用户在利用本站信息之余，可以方便地从互联网上得到相关的背景信息和辅助材料。检索深度分为著录信息、全文信息两大类。笔者从开放档案、现行文件两个角度进行了调查。
在检索类型方面，除了厦门市和广州市档案网站之外，其余13个网站可以提供站内检索，所占比例为80％，包括了对现行文件和开放档案的检索查询，以及城市新闻等站内其他信息的检索；而具有复合式检索功能的网站则没有；提供站外检索的网站只有长春市档案信息资源网。
而在检索深度方面，所调查的15个城市中，有济南、青岛、南京、杭州、宁波、厦门、武汉、成 都、西安、哈尔滨、长春、大连12个城市的档案网站，可以提供开放档案的目录查询以及现行文件的全文信息查询，所有网站均可以实现现行文件的目录查询。但是可以提供开放档案全文信息查询的网站仅有杭州、大连和宁波3个城市的档案网站。在档案信息化的背景之下，能否提供开放档案的全文信息搜索已经成为衡量一个网站服务质量的主要指标。但是从上述分析可以得知，大多数城市的公众仍然需要亲自到档案馆进行查阅，这与档案网站以公众需求为导向的服务模式相悖。
检索结果处理分为查阅／复制，下载两类。在所调查的15个网站中均能够提供查阅／复制，而提供下载的仅有大连、哈尔滨、西安、成都、杭州5个城市，所占比例为33.3％，下载的格式主要为PDF。
2.2.2 行政事务
通过档案局(馆)职能上网、信息及日常工作上网实现网上办公，提高行政办事效率，把档案网站打造成为政府信息公开的窗口。主要考察档案网站是否为公众提供档案工作新闻、网上办公、政策法规等服务功能。
档案工作新闻主要向公众提供最新的档案工作动态，是公众了解档案部门职能和服务的重要信息来源。因为新闻具有时效性的特征，因此更新的及时性成为本次调查的重点。更新速度为3天以内的为10个网站(沈阳、广州、南京、杭州、宁波、武汉、西安、深圳、济南、青岛)，所占比例为67％；3到5天的为2个网站(大连、长春)，所占比例为13％；5天以上的为3个网站(厦门、哈尔滨、成都)，所占比例为20％。
网上办公是一项系统性工作，它涉及内容建设和网站建设多个方面，既包括行政事务的网上办理，如网上收发文、行政审批等，还包括公众事务的处理，如预约调卷受理、档案寄存受理等。15个网站中，只有哈尔滨、杭州、宁波3个网站具有部分网上办公的职能，所占比例为20％。虽然现在档案网站的网上办公内容少，功能也不完善，但是它代表了未来的发展趋势，是网站努力的方向。
档案政策法规是发展档案事业的法律保障和指南，依法治档也是建设法制社会的必然要求。在调查中发现，档案法规栏目均设置为一级类目，同时令人可喜的情况是，15个网站均提供了国家级、省级、市级三级档案政策法规，很好地体现了档案部门依法治档的理念。
2.2.3 链接服务
作为评价网站质量的一个指标，友情链接一直被广大网站所重视，是网站提高点击率的重要举措。在调查的15个网站中，均设置了友情链接。链接基本上可以分为档案部门具体包括国内各省市档案网站、大学档案网站、国外档案网站等；政府门户网站主要包括省内城市、市政府各部门等；新闻媒体类如新华网、人民网、新浪网等门户网站。同时需要特别指出的是中国广州档案网提供了一个便民信息查询的链接，它提供了包括学历鉴定查询、学历网上查询、入户查询、住房公积金查询等17项与公众生活密切相关的信息。这一细节很好地体现了网站为民服务的宗旨，值得推广和借鉴。15个副省级城市均提供了国内档案网站和政府门户网站的链接，沈阳、广州、南京、大连、成都、杭州、深圳、济南8个档案网站提供了国外档案网站的链接，而提供新闻媒体链接的网站则有长春、深圳、杭州、宁波、大连、广州6个网站。
响应速度即是指从浏览器发出请求至网站服务器响应的时间差，是衡量一个网站链接服务效率的重要指标。通常网站的响应速度越快，用户需要等待的时间就越短，网站也就越受用户欢迎。统计结果显示，点击域名之后，网站响应速度如表2所示。
3 档案网站发展的建议
综上所述，目前我国15个副省级城市的档案网站建设已经取得了一定的成就，在宣传、服务、交流等方面发挥了较好的作用。但是笔者在调查分析过程当中也发现了一些问题，如，网站个性化服务意识淡薄，数字化资源缺乏，网站建设缺乏统一的规划和标准等，因此提出了以下几点发展建议，以资参考。
3.1 与时俱进，推行个性化服务
个性化服务是档案网站发展的必然趋势有其客观动因。首先，在现代的经济和文化背景之下，公众的信息需求是多元化的；其次，网络时代信息的爆炸式增长以及档案信息检索系统的日益完善，公众需要解决的难题不再是如何查找档案信息，而是如何快捷有效地从档案信息的海洋中找到自己最需要的信息。而个性化服务就是针对公众需求的发展提出的一种服务新理念，它标志着档案馆正在利用网上平台扩展自己的专业性服务，是实施高层次个性化服务的重要举措。在调查的15个网站中能够提供个性化服务的很少，公众的信息需求不能得到充分的满足。因此，推行个性化服务成为档案网站今后努力的方向，也是构建其网站核心竞争力的关键所在。
3.2 加强馆藏资源的数字化建设，开发人性化的检索工具
信息查询与检索是档案网站服务质量高低的重要指标，如前所述，它是以丰富的数字化资源和科学的检索工具为前提。笔者以美国国家档案与文件署网站(NARA)为例做一下对比。目前，NARA已经有总数为2720765立方英尺的馆藏数字化资源(包含了520个全宗，102598个全宗汇集，3265988份案卷，292887个类目)，同时还包括了6354765793个元数据以及153000份数字化档案资料复制件。NARA还有最重要的两个检索工具，即为：“档案研究目录”(Archival Research Catalog，简称为ARC)；“档案数据库通道”(Access To Archival Databases，简称为AAD)。以AAD为例，AAD提供“按类别检索”(Browse By Subjects)以及“高级检索”(Advanced Search)两种检索途径。在“按类别检索”中，档案按照内容被分成172类(于2009年12月28日登录http://www.nara.gov)，按照字母顺序排列，利用者可找到所需档案所在类，找到所需档案后点击档案题名，即可阅读档案原文。与之相比，被调查的15个网站大多数虽可以进行目录检索，但是进行全文检索的则很少，更不要说进行跨库检索了。究其原因，数字化资源的匮乏是一个很重要的原因。同时国内网站的检索工具缺乏人性化，检索手段相对单一，而美国NARA网站给我们提供了一个可资借鉴的思路。
3.3 规范档案网站建设标准
目前国内档案网站各自为政，档案信息资源缺乏整合，普遍存在“信息孤岛”的现象，重复建设问题严重，缺乏管理性、业务性和技术性标准规范。因此，理顺信息管理体制，制定统一规范的网站建设标准成为当务之急。管理性标准规范包括国家档案行政部门制定并统一推广实施的相关政策和法规。如，《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。业务性标准规范是对档案部门建立档案网站的具体指导性标准，是对建站模式的规范和细节的规定，包括对各项硬性指标的最低设限规定和对一些形式、内容、功能的基本要求(如图案、颜色、类目设置等)。技术性标准规范是对档案网站的建立和完善过程中所要运用的专门技术的开发和使用的规定，如网站资源数据库建设标准，在线归档的信息安全技术。这些标准规范都需要国家的宏观指导，统一规划，为将来建成全国统一的档案数据库奠定良好的基础。
关键词：副省级城市；档案网站；功能性评价指标
档案是人类历史和实践活动的最真实记录，对公众有着极为重要的凭证、参考利用价值，而实现档案价值的根本途径就在于最大限度地开发档案信息资源，为尽可能多的公众提供利用服务。档案网站的建立使档案信息机构从传统、封闭的工作环境和工作方式走向开放性、多元化的社会大舞台，融入信息时代的大环境，通过与公众交流互动，准确地掌握了档案信息需求方向，提高了自身的形象与影响力。
1 前言
1.1 评价指标体系的采用
现在档案网站的评价角度有两种，一种是从档案部门自身出发的角度进行评价，这种评价体系比较侧重于网站技术与网站管理，其包括内容评价指标、技术评价指标、管理评价指标、效用评价指标；另一种是从社会公众的角度评价档案网站，这种评价体系不看重后台的基础设施投入，只从档案网站上展示的功能角度，评价档案网站对于公众的作用与意义，它包括宣传功能指标、服务功能指标、交流功能指标。
笔者以傅荣校、韩云云提出的基于功能角度的档案网站评价指标体系为基础，并结合副省级城市档案网站的具体特点，提出了包括宣传、服务、交流3个一级指标、8个二级指标、19个三级指标的副省级城市档案网站评价指标体系，并以此为基础，对我国副省级城市档案网站的功能进行较为全面的调查分析。
1.2 调查对象
15个副省级城市为：哈尔滨、长春、沈阳、大连、济南、青岛、南京、杭州、宁波、厦门、广州、深圳、武汉、成都、西安。
1.3 调查时间
2009年10月4日～2010年1月5日。
2 档案网站的具体调查与分析
2.1 宣传功能指标
网络媒体正在成长为最强势的宣传媒介，档案网站作为网络环境下档案工作的宣传媒介，其在介绍馆藏资源、树立档案职业形象、增强社会档案意识等方面发挥着不可替代的作用。宣传功能指标主要包括了宣传栏目的设置、宣传手段、个性化三个方面。
2.1.1 宣传栏目的设置
主要考察局馆简介、馆藏资源宣传栏目的设置。通过笔者的调查，15个副省级城市都设置了局馆简介，通过其公众可以了解城市档案馆的组织沿革、性质、组织机构及其主要职能。馆藏资源宣传栏目的考察包括是否设置栏目、宣传介绍馆藏资源栏目的数量以及这些栏目设置的级别等三个指标。所调查的15个网站均设置了馆藏资源的宣传，但栏目设置的数量和级别则各不相同。栏目数量设置在3个以下的网站有9个，所占比例为60％，3个以上者为6个，所占比例为40％；栏目级别为一级类目的有10个网站，二级类目为5个网站，所占比例分别为67％和33％。
2.1.2 宣传手段
主要指档案网站应用文字、图片、多媒体等多种手段对其内容进行宣传，以达到增强感染力、表现力的目的。15个档案网站100％实现了图文并茂的展示，一改过去档案网站严肃、呆板的形象。但是，在多媒体表现方面，网站做得并不尽如人意。在15个网站中，只有沈阳、济南、青岛、杭州、宁波、武汉6个城市的档案网站提供了多媒体链接，所占比例为40％。但在这些网站中多媒体提供的是关于城市新闻和特色景观的介绍，并未涉及馆藏档案信息资源的宣传。
2.1.3 个性化
主要包括网页设计、特色档案介绍、版本设置三个评价标准。
档案网站的网页设计应该体现出较强的知识氛围和文化气息，同时还应体现出以公众为导向的服务意识，比如把馆藏信息资源检索服务(包括开放档案、现行文件、政务公开信息三方面)、网站导航等设为一级类目并放置在网站醒目的位置，为浏览者提供便捷，以最快的速度找到搜寻的信息，以达到节省利用时间、提高利用效率的目的。笔者对15个网站进行了相关的调查，馆藏信息资源检索为一级类目的有13个，所占比例为86.7％，但设置网站导航的仅为5个城市，分别是哈尔滨、济南、南京、宁波、青岛。
特色档案是指档案馆所藏的具有很高的历史文化价值的独一无二的档案资料，它包括这一地区有关自然、地理、人文、历史、社会等方面的展示。由于档案馆一直处于相对封闭的状态，因此公众对于特色档案知之甚少。而档案网站的出现，为特色档案走向公众提供了一个良好的契机。对特色档案的介绍不仅是对档案部门自身的宣传，提高了公众的档案意识，而且特色档案也是爱国主义教育的一个重要组成部分。在调查的15个档案网站中均有关于珍贵馆藏、名人档案等特色档案的介绍。比如武汉市档案信息网的“珍档荟萃”，南京档案网的“金陵神韵”，杭州档案网的“杭州老照片”等。
在版本设置上，信息时代的档案部门也需要“走出去”，在维护国家秘密、商业秘密、个人隐私的前提下，使档案信息资源得到最大限度的开发与利用。同时，档案网站作为档案信息以及档案学术交流的窗口，外文版本、繁体版本的设置已成为必然。表1为具体调查情况。
2.2 服务功能指标
档案网站是开展档案服务的新平台，也是拓宽档案服务的新渠道，服务是档案网站的动力所在，因此，服务功能也是此次调查重点，包括了信息检索查询、行政事务、链接服务、教育服务4个二级评价指标。
2.2.1 信息检索查询
信息检索、查询的实际效果以两个条件为前提：一是档案馆丰富的数字化信息资源；二是科学实用的信息检索工具。档案网站作为网上“档案馆”，它能否提供高质量的检索服务成为评价其服务功能的最重要的指标。
检索类型分为三大类，即站内检索、复合式检索和站外检索。站内检索提供对本站后台数据库的查询利用；复合式检索是站内检索的延伸，它可以提供对本专业领域内其他档案网站后台数据库的信息查询；站外检索主要是提供一些专业的搜索引擎入口(如Baidu、Google等)，使用户在利用本站信息之余，可以方便地从互联网上得到相关的背景信息和辅助材料。检索深度分为著录信息、全文信息两大类。笔者从开放档案、现行文件两个角度进行了调查。
在检索类型方面，除了厦门市和广州市档案网站之外，其余13个网站可以提供站内检索，所占比例为80％，包括了对现行文件和开放档案的检索查询，以及城市新闻等站内其他信息的检索；而具有复合式检索功能的网站则没有；提供站外检索的网站只有长春市档案信息资源网。
而在检索深度方面，所调查的15个城市中，有济南、青岛、南京、杭州、宁波、厦门、武汉、成 都、西安、哈尔滨、长春、大连12个城市的档案网站，可以提供开放档案的目录查询以及现行文件的全文信息查询，所有网站均可以实现现行文件的目录查询。但是可以提供开放档案全文信息查询的网站仅有杭州、大连和宁波3个城市的档案网站。在档案信息化的背景之下，能否提供开放档案的全文信息搜索已经成为衡量一个网站服务质量的主要指标。但是从上述分析可以得知，大多数城市的公众仍然需要亲自到档案馆进行查阅，这与档案网站以公众需求为导向的服务模式相悖。
检索结果处理分为查阅／复制，下载两类。在所调查的15个网站中均能够提供查阅／复制，而提供下载的仅有大连、哈尔滨、西安、成都、杭州5个城市，所占比例为33.3％，下载的格式主要为PDF。
2.2.2 行政事务
通过档案局(馆)职能上网、信息及日常工作上网实现网上办公，提高行政办事效率，把档案网站打造成为政府信息公开的窗口。主要考察档案网站是否为公众提供档案工作新闻、网上办公、政策法规等服务功能。
档案工作新闻主要向公众提供最新的档案工作动态，是公众了解档案部门职能和服务的重要信息来源。因为新闻具有时效性的特征，因此更新的及时性成为本次调查的重点。更新速度为3天以内的为10个网站(沈阳、广州、南京、杭州、宁波、武汉、西安、深圳、济南、青岛)，所占比例为67％；3到5天的为2个网站(大连、长春)，所占比例为13％；5天以上的为3个网站(厦门、哈尔滨、成都)，所占比例为20％。
网上办公是一项系统性工作，它涉及内容建设和网站建设多个方面，既包括行政事务的网上办理，如网上收发文、行政审批等，还包括公众事务的处理，如预约调卷受理、档案寄存受理等。15个网站中，只有哈尔滨、杭州、宁波3个网站具有部分网上办公的职能，所占比例为20％。虽然现在档案网站的网上办公内容少，功能也不完善，但是它代表了未来的发展趋势，是网站努力的方向。
档案政策法规是发展档案事业的法律保障和指南，依法治档也是建设法制社会的必然要求。在调查中发现，档案法规栏目均设置为一级类目，同时令人可喜的情况是，15个网站均提供了国家级、省级、市级三级档案政策法规，很好地体现了档案部门依法治档的理念。
2.2.3 链接服务
作为评价网站质量的一个指标，友情链接一直被广大网站所重视，是网站提高点击率的重要举措。在调查的15个网站中，均设置了友情链接。链接基本上可以分为档案部门具体包括国内各省市档案网站、大学档案网站、国外档案网站等；政府门户网站主要包括省内城市、市政府各部门等；新闻媒体类如新华网、人民网、新浪网等门户网站。同时需要特别指出的是中国广州档案网提供了一个便民信息查询的链接，它提供了包括学历鉴定查询、学历网上查询、入户查询、住房公积金查询等17项与公众生活密切相关的信息。这一细节很好地体现了网站为民服务的宗旨，值得推广和借鉴。15个副省级城市均提供了国内档案网站和政府门户网站的链接，沈阳、广州、南京、大连、成都、杭州、深圳、济南8个档案网站提供了国外档案网站的链接，而提供新闻媒体链接的网站则有长春、深圳、杭州、宁波、大连、广州6个网站。
响应速度即是指从浏览器发出请求至网站服务器响应的时间差，是衡量一个网站链接服务效率的重要指标。通常网站的响应速度越快，用户需要等待的时间就越短，网站也就越受用户欢迎。统计结果显示，点击域名之后，网站响应速度如表2所示。
3 档案网站发展的建议
综上所述，目前我国15个副省级城市的档案网站建设已经取得了一定的成就，在宣传、服务、交流等方面发挥了较好的作用。但是笔者在调查分析过程当中也发现了一些问题，如，网站个性化服务意识淡薄，数字化资源缺乏，网站建设缺乏统一的规划和标准等，因此提出了以下几点发展建议，以资参考。
3.1 与时俱进，推行个性化服务
个性化服务是档案网站发展的必然趋势有其客观动因。首先，在现代的经济和文化背景之下，公众的信息需求是多元化的；其次，网络时代信息的爆炸式增长以及档案信息检索系统的日益完善，公众需要解决的难题不再是如何查找档案信息，而是如何快捷有效地从档案信息的海洋中找到自己最需要的信息。而个性化服务就是针对公众需求的发展提出的一种服务新理念，它标志着档案馆正在利用网上平台扩展自己的专业性服务，是实施高层次个性化服务的重要举措。在调查的15个网站中能够提供个性化服务的很少，公众的信息需求不能得到充分的满足。因此，推行个性化服务成为档案网站今后努力的方向，也是构建其网站核心竞争力的关键所在。
3.2 加强馆藏资源的数字化建设，开发人性化的检索工具
信息查询与检索是档案网站服务质量高低的重要指标，如前所述，它是以丰富的数字化资源和科学的检索工具为前提。笔者以美国国家档案与文件署网站(NARA)为例做一下对比。目前，NARA已经有总数为2720765立方英尺的馆藏数字化资源(包含了520个全宗，102598个全宗汇集，3265988份案卷，292887个类目)，同时还包括了6354765793个元数据以及153000份数字化档案资料复制件。NARA还有最重要的两个检索工具，即为：“档案研究目录”(Archival Research Catalog，简称为ARC)；“档案数据库通道”(Access To Archival Databases，简称为AAD)。以AAD为例，AAD提供“按类别检索”(Browse By Subjects)以及“高级检索”(Advanced Search)两种检索途径。在“按类别检索”中，档案按照内容被分成172类(于2009年12月28日登录http://www.nara.gov)，按照字母顺序排列，利用者可找到所需档案所在类，找到所需档案后点击档案题名，即可阅读档案原文。与之相比，被调查的15个网站大多数虽可以进行目录检索，但是进行全文检索的则很少，更不要说进行跨库检索了。究其原因，数字化资源的匮乏是一个很重要的原因。同时国内网站的检索工具缺乏人性化，检索手段相对单一，而美国NARA网站给我们提供了一个可资借鉴的思路。
3.3 规范档案网站建设标准
目前国内档案网站各自为政，档案信息资源缺乏整合，普遍存在“信息孤岛”的现象，重复建设问题严重，缺乏管理性、业务性和技术性标准规范。因此，理顺信息管理体制，制定统一规范的网站建设标准成为当务之急。管理性标准规范包括国家档案行政部门制定并统一推广实施的相关政策和法规。如，《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。业务性标准规范是对档案部门建立档案网站的具体指导性标准，是对建站模式的规范和细节的规定，包括对各项硬性指标的最低设限规定和对一些形式、内容、功能的基本要求(如图案、颜色、类目设置等)。技术性标准规范是对档案网站的建立和完善过程中所要运用的专门技术的开发和使用的规定，如网站资源数据库建设标准，在线归档的信息安全技术。这些标准规范都需要国家的宏观指导，统一规划，为将来建成全国统一的档案数据库奠定良好的基础。