文件外包能帮助企业节约大量文件处理成本，但目前我国文件外包的应用还不够广泛。
　　
　　根据盖洛普公司分析，有效实施文件管理外包服务，能够帮助企业降低10%～25%的文件处理成本，中国在此方面的实践数据为15%～20%。
　　但是，目前中国的大型企业采用文件外包的公司还不足5%，而国外这个比例是85%。本土最大的文件外包提供商——北京立思辰科技股份有限公司董事长池燕明在接受本报记者采访时说，预计未来几年，中国的文件外包增长将超过30%。未来10年～20年，有70%～80%的大型企业、事业单位将采用文件外包。“文件外包市场已经接近爆发增长的前夜。”中国惠普有限公司打印及成像系统集团市场开发经理杨子江说。
　　
　　契机出现
　　
　　文件外包在中国的蓬勃发展，得益于文件外包在环保和节约上的效能日益凸显。杨子江告诉记者， 企业采用了文件外包后，显性成本（即每印成本如机器折旧、耗材、维修）会下降10%～20%; 更为明显的是隐性成本的下降，如人员成本、文件管理效率、满意度成本等。
　　按照某大型外企每年1800万印量估算，之前每年每印成本0.29元（黑白）; 外包后总的每印成本为0.24元，下降15%以上，5年合同期可节省450万元。彩色文印，节省额更多。同时，人员大幅减少，每年还另外节省数十万元。
　　潜在的市场也吸引了众多厂商来“淘金”。跨国企业富士施乐、惠普和本土企业立思辰等都是这个行业的领导者。
　　据介绍，立思辰是最早进入文件外包服务领域的本土企业之一。近年来，通过大量应用文件管理软件，将外包服务范围从传统的文件输出扩展到了包括文件采集、分发、检索、存储、流转、安全等环节在内的文件全生命周期管理领域，从而更大程度地为企业节约成本并提升效率。
　　当前，金融危机席卷全球，各个公司纷纷减少IT预算，经济下滑也将给文件外包带来机会。东芝泰格信息系统（深圳）有限公司中国事业总部董事总经理须毛原勲认为，全球经济下滑，大量企业盈利能力下降，从而有更大的动机来降低成本并提高效率。而文件外包是帮助客户降低成本的有效手段，在经济下滑周期，更容易得到客户关注。
　　
　　普及的阻力
　　
　　目前在中国的大型企业中采用文件外包的公司比例不足5%，而国外这个比例是85%。现阶段文件外包在中国没有广泛地运用。
　　须毛原勲认为，主要的阻碍因素有两个，一是客户对文件外包服务的价值缺乏了解，这是最核心的问题; 二是客户从传统的采购模式转变到文件外包，需要改变自身的管理习惯，在文件外包的应用还不普及的情况下，很多客户对这一改变还有疑虑。
　　对此，池燕明也持相同的观点。他解释说，采用文件外包，可能涉及到每个人的工作习惯、工作流程的改变，甚至企业的文化也要改变，所以企业接纳起来并不容易。
　　“从立思辰目前的销售来看，外企、大中型企业和行业性比较强的客户，如金融服务、物流、医疗等，相对容易接受，而中小企业目前对文件外包的需求还不强烈。”北京立思辰新技术有限公司总经理杜大成说。