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摘要：在网络技术、信息技术、计算机软硬件技术和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，我国的信息化已经进入了稳定发展期，档案信息化也在不断地向前推进。本文以电力设计行业为例，研究了信息化背景下如何实现电力设计工程档案管理上升到更高层次的档案信息网络化管理，旨在实现电力设计工程档案管理方便、准确、快捷的发展，提高其服务质量和工作效率。
关键词：档案;信息化;管理
前言
档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，它深深植根于人类社会的生产、生活之中，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。随着电子系统的网络化，数据处理的电子化，电力设计工程也实现了计算机辅助和网络化设计作业，设计成果产生了大量的电子化计算机文件。但电力设计工程档案信息化管理水平还比较低，网络化和管理自动化方面还有明显的不相适应之处，还需要加强档案信息资源自动处理数据能力。
1、电力设计工程档案信息化建设研究
档案是重要的社会信息资源，档案信息化是全社会信息化建设的重要组成部分。尤其是计算机和网络技术在档案行业得到了广泛应用，极大地促进了档案信息资源的现代化管理和网络化传播与利用，使档案管理向着现代化、信息化方向迅速发展，我国档案信息化建设的开展正在使档案工作的现代化迈上新的台阶。
电力设计工程由于具有复杂度高、卷册复杂、图纸多等特点，档案信息化建设应以信息技术创新为理念，以技术与管理并重为原则，以技术管理统领信息技术为导向，为电力设计建设一套标准和规范相统一的信息网络，实现档案信息资源管理自动化、网络化、数字化，使之更好的为企业信息化建设的整体要求服务。
2、电力设计工程档案信息化管理
2.1总体规划、统一部署
部分电力设计单位在档案信息化建设过程中采用了总体规划、统一部署、集成化应用的做法，通过把档案信息化管理纳入到相关单位的全局信息化建设过程中，将档案信息作为单位信息资源的重要组成部分来实行统一管理。这样不仅解决了档案业务管理的现代化，而且解决了伴随电子政务产生的电子文件的实时归档等问题。档案利用者根据各自的权限随时可以查询到其权限范围内的档案信息，即实现了电子文件“生成一处理一收集整理一移交归档一档案管理一检索利用”全过程管理[1]。
2.2重点突破，落实到位
电力设计工程档案工作任务繁重、业务复杂，选择重点突破、示范应用并加强落实的实施方法是非常有效的。如我国某电力设计工程档案管理，制定了整体信息化建设战略与规划的基础上，按照“收集一编目一整理一加工转化一保管一利用”的业务流程，开发和实施支持档案业务管理的信息系统，他们采用自主研发和“外包”实施相结合的技术路线，充分发挥各自的优势，保证系统设计人员、开发人员与档案业务管理人员能够进行充分沟通，明确需求，统一目标，先后成功实施了档案数字化制作系统、全文信息数字化管理系统、数字化存储系统、档案数字化利用系统等。目前以上各个信息系统已经在该单位内部保持良好的运行状态，使得该单位工程档案管理在编目、加工转化、保暂、利用、数字化等业务管理环节上实现了自动化处理和信息化管理，大大提高了档案工作者的管理水平，提高了档案信息服务利用的效率。不足之处是增大了IT资源管理难度。
2.3需求推动、分步实施
地理设计工程档案信息化建设在全局规划的基础上采取分布实施策略，也是开展档案信息化管理的主要思路之一。如某电力设计工程档案管理，采取了“需求推动、分步实施”的信息化应用策略，首先选择了业务繁忙、工作量大、档案管理部分作为首期网络化应用的突破口，针对该部分档案管理业务定制开发管理信息系统。该系统的成功实施与应用，大大提高了业务人员的工作效率和管理水平，如盘点、入库及转出等流程环节，采用了无限条形码扫描技术，实现了对馆藏档案数量的准确统计、规范化管理和高效率的盘点。
对于电力设计的其它档案信息的管理，软件开发人员将软件开发中大量的重复性的体力劳动变为“脑力劳动+编程技巧”，增加软件开发的高附加值。在周密的系统设计和严谨的软件开发之后，该单位又开发了一个较为统一的档案管理信息系统，并应用于工程资料管理的各个部分，取得了良好的运行效果[2]。
3、电力设计工程档案应用分析
3.1建立相应的电子文件管理规章制度
为了适应档案信息化管理的需要，规范档案一体化管理工作，建立了相关的规章制度。管理制度的建立对电子文件管理体制和职责、电子文件的收集归档和移交、电子档案的保管、利用和统计等方面做出了详细规定。为逐步推进和完善档案信息化管理奠定了基础。
3.2制定档案信息化和文档一体化实施方案
结合电力设计工程的特点，经过认真研究档案信息化发展方向，并根据工程的实际需要，项目负责人提出了档案信息化建设应遵循总体规划、分步实施、业务驱动、滚动发展的原则，逐步实现了“文档一体化”、“利用网络化”、“开发知识化”的目标，其建设内容包括：搭建网络平台、配置信息化设备、积累档案数字化信息资源、开通文档一体化、建立和完善规章制度等方面，最终将档案信息化项目定位为：管理系统是手段、资源积累是核心、信息共享是目的、规章制度是保障、人力资源是关键。系统结构如图1所示。
图1档案管理信息系统总体框架图
3.3工程档案信息化工作
电力设计工程中的大量档案，要实现信息资源的积累和共享，就必须进行信息化工作。
首先进入档案管理信息系统创建分类模式，创建好相应的案卷目录、卷内目录及归档文件目录，创建完毕以后进人档案管理部分，把与纸质档案相对应的目录录入信息系统[3]。
对于以上录入的电子文档可用添加附件的形式加入档案正文，添加附件的首要条件是用户已经有了电子版的档案，如：电子发文文件、电子收文文件、通过扫描或录像制作成的能被计算机识别的数字信息，可嵌入Netcase中打开的文档格式，比如：WORD文档、PDF文档，TXT文本等。可利用高速扫描仪自带的扫描软件生成图片式PDF电子文件，以这种格式存储的文件保证了数字档案的原始性，生成以后任何人无权修改具体的内容。附件可以单个附加，也可以批量附加，不过批量附加的时候要求附件名必须与系统内电子档案目录对应的档号一致。通过这种方式就可以建立完整的电子档案数据库。
3.4电力工程档案信息化管理简要评价
（1）方便、直观的显示及打印：为使用户在最短时间内熟悉系统，采用了直观的浏览界面，使用户一目了然;同时可直接打印浏览界面，所见即所得。
（2）完善的权限管理：通过权限管理，可以方便地实现分布式的档案管理，实现档案信息的网络化共享。
（3）兼容新旧档案管理：本系统既支持原有的以案卷为单位的管理模式，同时也支持最新的归档文件整理标准，即以件为单位的管理模式。
（4）检索方便：大大减少了利用档案信息人员的等候时间，以前几个小时甚至几天查不到的档案，现在片刻就能查到，使档案利用产生质的飞跃。
4、结语
随着信息社会的高速发展，建立电力设计工程档案信息化管理是适应社会发展的必然要求，也是发展档案事业的必由之路。我们只有不断探索档案管理的现代化管理，实现档案信息化建设，才能从根本上提高档案信息服务水平，才能确保电力事业的稳步发展。
参考文献：
【1】张轶洪.电子政务环境下档案资源的整合研究[D].安徽大学 2011
【2】陈坚.档案管理活力的思维源泉——创造性思维[J].档案与建设.2012（09）：10-11
【3】陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷.2010（22）：25～26
作者简介：
梁仁康（1980.09-），男（壮族），广西南宁人，本科，从事电力设计工作。
关键词：档案;信息化;管理
前言
档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，它深深植根于人类社会的生产、生活之中，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。随着电子系统的网络化，数据处理的电子化，电力设计工程也实现了计算机辅助和网络化设计作业，设计成果产生了大量的电子化计算机文件。但电力设计工程档案信息化管理水平还比较低，网络化和管理自动化方面还有明显的不相适应之处，还需要加强档案信息资源自动处理数据能力。
1、电力设计工程档案信息化建设研究
档案是重要的社会信息资源，档案信息化是全社会信息化建设的重要组成部分。尤其是计算机和网络技术在档案行业得到了广泛应用，极大地促进了档案信息资源的现代化管理和网络化传播与利用，使档案管理向着现代化、信息化方向迅速发展，我国档案信息化建设的开展正在使档案工作的现代化迈上新的台阶。
电力设计工程由于具有复杂度高、卷册复杂、图纸多等特点，档案信息化建设应以信息技术创新为理念，以技术与管理并重为原则，以技术管理统领信息技术为导向，为电力设计建设一套标准和规范相统一的信息网络，实现档案信息资源管理自动化、网络化、数字化，使之更好的为企业信息化建设的整体要求服务。
2、电力设计工程档案信息化管理
2.1总体规划、统一部署
部分电力设计单位在档案信息化建设过程中采用了总体规划、统一部署、集成化应用的做法，通过把档案信息化管理纳入到相关单位的全局信息化建设过程中，将档案信息作为单位信息资源的重要组成部分来实行统一管理。这样不仅解决了档案业务管理的现代化，而且解决了伴随电子政务产生的电子文件的实时归档等问题。档案利用者根据各自的权限随时可以查询到其权限范围内的档案信息，即实现了电子文件“生成一处理一收集整理一移交归档一档案管理一检索利用”全过程管理[1]。
2.2重点突破，落实到位
电力设计工程档案工作任务繁重、业务复杂，选择重点突破、示范应用并加强落实的实施方法是非常有效的。如我国某电力设计工程档案管理，制定了整体信息化建设战略与规划的基础上，按照“收集一编目一整理一加工转化一保管一利用”的业务流程，开发和实施支持档案业务管理的信息系统，他们采用自主研发和“外包”实施相结合的技术路线，充分发挥各自的优势，保证系统设计人员、开发人员与档案业务管理人员能够进行充分沟通，明确需求，统一目标，先后成功实施了档案数字化制作系统、全文信息数字化管理系统、数字化存储系统、档案数字化利用系统等。目前以上各个信息系统已经在该单位内部保持良好的运行状态，使得该单位工程档案管理在编目、加工转化、保暂、利用、数字化等业务管理环节上实现了自动化处理和信息化管理，大大提高了档案工作者的管理水平，提高了档案信息服务利用的效率。不足之处是增大了IT资源管理难度。
2.3需求推动、分步实施
地理设计工程档案信息化建设在全局规划的基础上采取分布实施策略，也是开展档案信息化管理的主要思路之一。如某电力设计工程档案管理，采取了“需求推动、分步实施”的信息化应用策略，首先选择了业务繁忙、工作量大、档案管理部分作为首期网络化应用的突破口，针对该部分档案管理业务定制开发管理信息系统。该系统的成功实施与应用，大大提高了业务人员的工作效率和管理水平，如盘点、入库及转出等流程环节，采用了无限条形码扫描技术，实现了对馆藏档案数量的准确统计、规范化管理和高效率的盘点。
对于电力设计的其它档案信息的管理，软件开发人员将软件开发中大量的重复性的体力劳动变为“脑力劳动+编程技巧”，增加软件开发的高附加值。在周密的系统设计和严谨的软件开发之后，该单位又开发了一个较为统一的档案管理信息系统，并应用于工程资料管理的各个部分，取得了良好的运行效果[2]。
3、电力设计工程档案应用分析
3.1建立相应的电子文件管理规章制度
为了适应档案信息化管理的需要，规范档案一体化管理工作，建立了相关的规章制度。管理制度的建立对电子文件管理体制和职责、电子文件的收集归档和移交、电子档案的保管、利用和统计等方面做出了详细规定。为逐步推进和完善档案信息化管理奠定了基础。
3.2制定档案信息化和文档一体化实施方案
结合电力设计工程的特点，经过认真研究档案信息化发展方向，并根据工程的实际需要，项目负责人提出了档案信息化建设应遵循总体规划、分步实施、业务驱动、滚动发展的原则，逐步实现了“文档一体化”、“利用网络化”、“开发知识化”的目标，其建设内容包括：搭建网络平台、配置信息化设备、积累档案数字化信息资源、开通文档一体化、建立和完善规章制度等方面，最终将档案信息化项目定位为：管理系统是手段、资源积累是核心、信息共享是目的、规章制度是保障、人力资源是关键。系统结构如图1所示。
图1档案管理信息系统总体框架图
3.3工程档案信息化工作
电力设计工程中的大量档案，要实现信息资源的积累和共享，就必须进行信息化工作。
首先进入档案管理信息系统创建分类模式，创建好相应的案卷目录、卷内目录及归档文件目录，创建完毕以后进人档案管理部分，把与纸质档案相对应的目录录入信息系统[3]。
对于以上录入的电子文档可用添加附件的形式加入档案正文，添加附件的首要条件是用户已经有了电子版的档案，如：电子发文文件、电子收文文件、通过扫描或录像制作成的能被计算机识别的数字信息，可嵌入Netcase中打开的文档格式，比如：WORD文档、PDF文档，TXT文本等。可利用高速扫描仪自带的扫描软件生成图片式PDF电子文件，以这种格式存储的文件保证了数字档案的原始性，生成以后任何人无权修改具体的内容。附件可以单个附加，也可以批量附加，不过批量附加的时候要求附件名必须与系统内电子档案目录对应的档号一致。通过这种方式就可以建立完整的电子档案数据库。
3.4电力工程档案信息化管理简要评价
（1）方便、直观的显示及打印：为使用户在最短时间内熟悉系统，采用了直观的浏览界面，使用户一目了然;同时可直接打印浏览界面，所见即所得。
（2）完善的权限管理：通过权限管理，可以方便地实现分布式的档案管理，实现档案信息的网络化共享。
（3）兼容新旧档案管理：本系统既支持原有的以案卷为单位的管理模式，同时也支持最新的归档文件整理标准，即以件为单位的管理模式。
（4）检索方便：大大减少了利用档案信息人员的等候时间，以前几个小时甚至几天查不到的档案，现在片刻就能查到，使档案利用产生质的飞跃。
4、结语
随着信息社会的高速发展，建立电力设计工程档案信息化管理是适应社会发展的必然要求，也是发展档案事业的必由之路。我们只有不断探索档案管理的现代化管理，实现档案信息化建设，才能从根本上提高档案信息服务水平，才能确保电力事业的稳步发展。
参考文献：
【1】张轶洪.电子政务环境下档案资源的整合研究[D].安徽大学 2011
【2】陈坚.档案管理活力的思维源泉——创造性思维[J].档案与建设.2012（09）：10-11
【3】陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷.2010（22）：25～26
作者简介：
梁仁康（1980.09-），男（壮族），广西南宁人，本科，从事电力设计工作。