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随着全国各行各业信息化进程的加快,档案信息化建设也逐渐向纵深发展。在此背景下档案管理信息系统的研发和使用也得到不断的发展和完善。目前各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆都开发并使用了档案管理信息系统。众多的档案管理信息系统在为档案部门提供便利的同时,也给档案部门的选择提出了新的课题。如何评价档案管理信息系统,如何优化档案管理信息系统,这是推动档案信息化建设进一步发展迫切需要解决的问题。为此,本文以“档案管理信息系统评价体系的研究”为题,建立档案管理信息系统的综合评价体系,旨在促进档案管理信息系统的普及与深化。
论文首先阐述了对档案管理信息系统的基本认识,包括档案管理信息系统的发展现状、配置、功能要求及档案管理信息系统的特点。然后选择了四个具有代表性的管理信息系统或档案管理信息系统的评价体系,其中三个是针对管理信息系统的评价体系,一个是针对档案管理信息系统效益的评价体系;论文全面分析了这四个系统的特点,吸取了其中的有益成分;结合档案管理信息系统和档案实际工作的特点、功能要求以及相关标准,明确了档案管理信息系统评价体系设置的原则,构建了一个专门针对档案管理信息系统的、全面的综合评价体系。该评价体系由一级指标和二级指标以及所需参考的要素三个层次组成,其中一级指标包括系统功能、系统性能、系统利用和系统效益;“系统功能”包括的二级指标有:数据管理功能、整理编目功能、检索查询功能和辅助管理功能;“系统性能”包括的二级指标有:可靠性、可扩展性、先进性和通用性:“系统利用”包括的二级指标有:界面友好性、准确性和及时性;“系统效益”包括的二级指标有:经济效益和社会效益。对于该评价体系,论文利用模糊一致矩阵理论分别确定了一级指标和二级指标的权重。最后,本着就近的原则,向专家征求对该评价体系的意见,并根据专家反馈的意见,对档案管理信息系统评价体系进行修改,从而进一步完善档案管理信息系统的评价体系。
档案管理信息系统的研发是极其复杂的,对档案管理信息系统的评价同样也是很复杂的。由于学位论文撰写时间的限制,本文建立的档案管理信息系统评价体系最终是否可行,尚需通过实证性的研究进行验证。此外,评价指标体系中部分指标的评分值的确定,需要考虑多个要素,这必须要进一步制定评分细则,以减少其误差。这是今后围绕该课题进一步研究所应解决的两个主要问题。