电子文件单套制及其对策研究

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电子文件单套制指的是电子设备生成的文件仅以电子方式保存而不再产生纸质档案的管理模式,表现为电子文件全生命周期的无纸化。随着互联网、大数据等信息技术的应用和电子政务、电子商务的快速发展,每天都有无数新的电子文件产生,这不仅大大增加了档案管理工作的难度,也将会因纸质化而耗费大量的纸张、人力等资源。目前我国正在建设社会主义现代化强国,信息化是现代化的驱动力,绿色生态则是现代化建设需要兼顾的重要维度。从高质量发展的角度来看,传统的电子文件双套制管理方式已经不能适应当前的新形势和新要求,因此,如何加快电子文件管理方式转型,推行新的电子文件单套制在信息化改革环境下变得尤为重要。电子文件单套制因电子载体的特殊性和流转环境的复杂性会出现一些问题,特别是电子文件长期保存的安全问题将直接影响到单套制在实际应用中的推行。为了肯定电子文件单套制方向的准确性,进一步加强人们的认识和信任。本文首先从社会大环境出发介绍了单套制的现实需求,明确观点立足的角度;再以电子文件的双套制弊端和单套制优势形成鲜明对照,突出权衡之下实行单套制的必要性。而后将研究重点倾向于单套制的实际应用,聚焦问题的解决,相较当前国内实践研究的片面性、孤立性,笔者创新性地对已有的较好的试点案例进行了汇总整理,比较得出其发展的共通之处;最后根据这些实践共性并结合国外数字转型的先进经验,提出从法律、技术、管理三个层面解决单套制问题的应对策略,以求未来电子文件单套制可以更大范围的推广、适用。
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