随着经济全球化的发展，世界范围内的商务往来也愈加频繁。在频繁的商务交往过程中，摩擦和冲突自然是不可避免的。而作为解决此类矛盾和冲突的重要手段之一，索赔函日益引起了人们的关注。由于索赔函处理的得当与否，会直接关系到双方的经济利益以及未来的合作关系，因此，如何书写出一封专业的索赔信函，并对读者产生积极的影响就显得尤为重要。为了实现这一目的，本文从当前发行的教材中选出30篇索赔函作为语料，对其进行了体裁分析，试图探究索赔函中组织结构和语言策略的重要作用。本文的分析从两个方面进行：首先，在体裁分析相关理论的指导下对所收集的语篇在宏观层面上进行分析，总结出此类语篇中的必选语步、可选语步及其体裁结构潜势；其次，在微观方面主要探究了实现人际意义的语言和词汇手段。通过分析，本研究得出以下结论：(1)作为一种特定类型的信函，索赔函具有其独特的体裁结构。分析发现，索赔函共包含10项语步。其中“称呼”、“告知情形”、“告知存在问题”、“提出索赔”、“结束语”这五项为必选语步；“表达谢意”、“附函”、“提出建议”、“施加压力”及“恳请回复”这五项为可选语步；并且对语步的出现顺序进行了研究，进而总结出索赔函的体裁结构潜势；(2)在词汇语法层面，索赔函主要通过语气和情态来传递人际意义。索赔函中以陈述语气为主，并且通过情态操作词、情态附加语、情态隐喻等手段来传达写信人的愿望和意图；(3)本研究对索赔函的写作和教学也有一定的积极意义。