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随着信息化进程的加快,电子政务与电子商务快速推进,电子文件已经以其无可争议的生命力成为人类信息记录、传递、保存的重要工具。它的出现改变了信息交流的方式,打破了信息利用的时空限制,也给传统文件档案管理理论与实践带来了巨大的冲击。由于电子文件信息与载体的可分离性,传统文件理论中的“原件”概念受到了质疑,只能根据文件的真实性来判定文件凭证价值。然而,技术升级会导致电子文件的信息在迁移过程中丢失或受损,且使用技术手段极易不留痕迹地改动文件内容,电子文件的真实性难以保障。如何保障电子文件真实性已经成为文件管理者、法律界人士、信息技术专家等各界人士关注的焦点。探讨电子文件真实性保障问题是电子文件管理的核心所在,也是文件工作者迎接信息时代挑战的关键所在。但是目前关于电子文件真实性保障的研究还未突破文件档案管理的范围,未形成面向业务的电子文件真实性保障体系。因此,笔者在现有研究基础上,开展了面向业务的电子文件真实性保障体系的研究,构建了面向业务的电子文件真实性保障体系。 该体系的构建主要采用了文献研究、比较研究、业务驱动研究和PDCA过程研究方法。通过期刊论文研究明确了目前电子文件真实性保障的研究现状、研究特点以及存在的问题,通过法律法规和标准规范的研究明确了电子文件真实性保障的目标、措施以及进一步的改进等,保证了电子文件真实性保障体系构建在理论上的先进性以及实践中的可操作性;通过中外比较研究,发现了我国在电子文件真实性保障研究中存在的不足,找到了国外先进研究成果对我国的借鉴;通过业务驱动的需求分析,明确了电子文件真实性保障体系构建的要求;通过运用PDCA方法构建了本文保障体系的框架。 本文在研究观点、研究视角和研究成果三个方面有一定创新和贡献。首先,建立了电子文件真实性保障概念模型,明确了电子文件真实性保障的基本要素和基本要求,为电子文件真实性保障的全程管理提供了可行性路径。其次,本文采用多学科视角调查了法律、业务管理、信息安全和长期保存对电子文件真实性保障的要求,突破了文件档案管理的单一视角,使电子文件真实性保障的各种用户需求得到最大的满足。再次,本文所构建的面向业务的电子文件真实性保障体系通过目标与要求、运行与控制和审核与改进三个部分构成了保障体系的PDCA循环,使得这一体系成为了一个持续发展、良性循环的有机整体。 全文共分为七章。第一章是绪论,通过文献研究,论证了选题的意义,明确了本文的研究问题、研究框架和研究方法。第二章是电子文件真实性的概念界定,在分析真实性概念以及与真实性相关的原始性、可靠性、完整性、可用性概念基础上,构建了真实性保障概念模型。第三章是面向业务的电子文件真实性保障体系构建。在这一章中提出了电子文件真实性保障体系的构建原理、构建方法、构建框架,明确了本文所研究的保障体系与其它管理体系的关系。第四章是面向业务的电子文件真实性保障体系的目标与要求,从法律、管理、信息安全和长期保存四个方面分析了对电子文件真实性保障的目标和要求。第五章是面向业务的电子文件真实性保障体系的运行与实施。本章通过分析电子文件的构成要素以及影响电子文件真实性的因素,明确了体系运行的背景;在此基础上,提出了采取法律、管理和技术相关的措施实现对电子文件真实性保障的对策。第六章是保障体系的审核与改进。通过对电子文件真实性保障情况的审核,明确现有保障体系存在的问题,在此基础上加以改进,进而将电子文件真实性保障体系构建成为了一个持续发展、良性循环的有机整体.第七章是本文的结论,归纳了本文的主要研究贡献与创新,研究中存在的不足以及后续研究的建议。