随着我国经济体制改革的进一步深化和科研设计单位的转制,我国的勘察设计院面对的市场竞争越来越激烈,提高图档资料的管理水平对勘察设计院提高设计工作效率和经济效益有着重要的意义。经过十多年的发展,CAD在勘察设计院的应用日趋广泛和深入,由此产生的工程设计数据和文档资料也越来越多。这些资料对设计工作有着重要的意义,需要进行妥善的保存和高效的管理。目前许多勘察设计院的图档管理模式比较落后,影响了设计生产的效率。因此,运用计算机、数据库和网络等信息技术对这些数据和资料进行电子化的管理对勘察设计院具有特殊重要的意义。本文介绍了课题意义及国内外研究现状,通过选题理由、调查现状、软件测试,指定目标、确定要因、具体对策,解决了软件功能设置问题:我们对某勘察设计院的标准规范、图书、期刊现有管理情况进行了分析和讨论,针对软件默认的档案字段(如:档案名称)不适用于标准规范、图书、期刊管理这一问题,决定将这些字段在标准规范、图书、期刊这一级目录下隐藏起来,这样既不影响档案管理的需要,又满足了标准规范、图书、期刊管理的需要。由于软件开发缘故,软件的录入功能有些欠缺。例如:在输入时,一条记录进行保存后,录入界面各个字段为空,第二条记录就无法在前条记录的基础上作相应的修改即可保存,这样对我们大量的标准规范、图书、期刊条目输入速度将有很大的影响。为此,我们将意见反馈给了软件公司,公司技术人员根据我们的意见相应修改了程序,增加了“保留上次输入值”和“粘贴编目”这两个功能,很好地解决了问题,使我们在输入时能充分利用上一条输入记录甚至是以前输入的记录,大大的提高了输入速度。解决了标准规范、图书、期刊的动态管理与档案资料静态管理模式不同的矛盾问题:根据动态管理要求,要对标准规范、图书、期刊前期采购过程进行管理,根据贯标要求,要对标准规范受控分发过程进行管理。而“图档管理系统”软件针对档案静态管理模式开发,所以没有相应的动态管理模块,若要作相应的开发,则需要另外收费。经过我们研究,决定在不改变现有程序的基础上解决这个问题。使该软件在标准规范、图书、期刊管理中进一步得到开发、利用。完成了图书分类树设计、建立数据库,解决了“影响‘图档管理系统’软件在图书管理方面的移植及应用”的一系列难题,并对该勘察设计院全部的图书进行管理。实现了图书档案一体化管理,节约投入资金,毋需另外购买专门的图书管理软件。总之,计算机图档管理系统是对传统图书管理作了一次根本改变,一改以往的沉重、复杂、繁琐的手工工作与管理方式,以轻松、灵活的方式提出了管理工作的新理念,打破了工作中局限性,管理和运作都焕然一新,节约了人力,物力和财力,提高了工作效率,并实现了有些手工管理无法实现的功能。目前该系统已成为图档室日常管理中必不可少的工具。比较和了解同类企业对电子图档管理的技术和手段,该勘察设计院目前的管理系统大致达到了中等偏上的水平。