电子档案与传统档案管理的比较及启示

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电子计算机的普及应用对人类社会活动产生了极其深远的影响。一种全新的档案形式——电子档案应运而生,且形成了与历史悠久的传统档案并存的现状,两者的管理有区别也有联系。本文基于电子档案与传统档案的产生、定义、特征、生命周期等基本概念的异同,对电子档案和传统档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等六个实践环节进行了详细的比较,发现传统档案管理的一系列业务流程在一定程度上仍适用于电子档案,但某些具体操作均因电子档案的特性而有所变革。进而本文得出了四点启示:一是在管理理念上,电子档案管理对传统档案管理有所转变。主要体现为管理思想的调整(前端控制思想的提出)和管理意识的改变(后保管意识的产生)两个方面;二是在管理方法上,电子档案管理对传统档案管理进行了开拓与创新。表现为管理技术的更新(由手工作业和计算机辅助管理转为应用计算机和网络技术)、管理模式的变革(由单套制转为双套制)、管理方式的变化(由集中统一管理转为集中与分布相结合管理);三是在管理基本原理上,电子档案管理是对传统档案管理的继承与发展。作为档案管理基本原理的来源原则虽然也在不断地发展和完善以适应新情况,而且在电子时代有了新的阐释,但其统治地位是不可动摇的,不仅是传统档案管理的至善原则,也是电子档案管理的基本原则;四是在管理人员上,电子档案管理相对于传统档案管理而言对他们的素质要求大大提高。电子档案管理的特殊性和困难性给档案管理人员的素质提出了新要求,提高传统档案管理人员素质、建设一支高素质的电子档案管理队伍就显得非常必要而且迫在眉睫,当前可采取学校教育与在职培训双管齐下的途径。
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