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在过去几十年中,中国经历了世界上最快的经济发展。然而,中国人民生活水平的进一步提高努力,将由于环境退化而面临越来越多的障碍。为应对环境挑战,中国政府一方面加大财政投入,另一方面也在积极引进外资以支持国内的环境保护工作。获取外国政府和国际组织的无偿捐助、实施环保无偿援助项目,成为中国引进外资应对环境挑战的重要途径。该类项目的有效实施,不仅能为中国环境保护提供直接支持,还能帮助中国建立可持续经济、推进可持续发展。 要研究环境保护国际无偿援助项目首先应明确其定义和分类,其一般是指利用外国政府或国际组织机构向中国政府提供的,无偿援助性质的资金或捐赠实物来实施的,以保护全球环境为目标的项目。这类项目一般分为环保双边援助项目和环保履行国际公约援助项目。与国际项目相比,其不但具有人员素质高,管理难度大和国际影响性强等共有特点。更有自身独特之处,如公益性、资金使用和财务审查严格、项目实施规则性强和受国际形象和外交影响等。这都是项目管理和组织结构设计要重点考虑的因素。 中国对于无偿援助项目一般由商务部或财政部代表政府签订协议,然后通过相关部委转交给具体执行部门。本文的研究对象就是具体项目实施单位M,是环保部的直属事业单位,承接了环境领域多个国际无偿援助项目。M单位在环境保护部的指导下,与外国政府和国际金融组织共同执行了多个国际无偿援助项目。M单位共设14个处室,其中包括8个项目管理处,6个综合管理处,1个子公司。副主任对主任负责,主任对部领导负责。 一般援助项目都分为三个部分立项、采购和资金支付这几个环节。M单位也是按此程序设计的组织结构和项目管理流程。而同时这三个环节也是项目管理中三个关键环节。立项环节决定着项目的执行规则、执行对象、项目最终目标等关键因素,是整个项目的设计阶段。采购环节从广义上说是项目的分包,包括设备采购、专家选聘、技术引进等多个部分,是项目实施的核心部分。支付环节中支付率的高低可以清楚的考察出项目的执行效率,所以也是关键环节之一。对立项、采购和支付三个流程的分析后发现其存在不同类型问题需进行优化。如立项环节中,设计方案时合同处和财务处没有参与;两级主任重复审核;项目批准后未通知合同处财务处等。而采购环节中,主要存在招标文件发布和重大合同审核程序环节过于复杂;合同处参与招标评标环节很难发挥作用;大额合同审计风险难以把控等问题。而支付环节存在的问题包括:主管主任和总会计师重复审核;财务处内审核环节过于复杂。通过对M单位整个项目管理流程进行分析后发现其存在一些缺失的流程,造成了项目管理的计划性差和审计风险难以把控的情况。鉴于这种情况,应增设采购计划审批流程和大额合同内部审计流程。这两个流程一方面可以提供项目管理的计划性,按章办事;另一方面可以控制审计风险,严防腐败。 项目管理的组织形式一般包括职能式、项目式和矩阵式。实际应用中,每种方式都有适用的机构,也都有其优缺点。项目管理为主体的单位多采用项目式或矩阵式组织结构进行管理。世界银行作为无偿援助项目的国际实施机构在项目管理中应用了矩阵式组织结构,取得了很好的管理效果。这种组织结构既使得项目部门与业务部门之间的竞争配合实现资源利用最大化,也可让项目经理进行项目总体协调配合,调动所有资源完成项目目标。 分析M单位的项目组织结构,不是完全意义的项目式组织结构。相似之处在于每个项目处像一个大项目团队,处长是项目经理,处内职员是团队中的成员。不同之处一方面在于项目成员的职责上,基本是个人独立承担一个或多个项目的所有执行层面的工作。另一方面在于M单位的财务处和合同处的定位是综合管理部门。这种设计分工的优势在于:目标明确、统一指挥;财务处、合同处在项目团队之外的监督。但同时也难以回避项目式组织结构的一些问题,如机构重复、项目间缺乏信息交流等。进一步分析其总体组织结构,发现其存在部门设立及分工不合理、某些部门过于集权和横向协调机制欠缺等问题。 上面的分析可以看出M单位不合理的整体组织结构导致了项目管理层面执行困难或效率低下,而不适合的项目组织结构通过管理流程的运行,来影响整体组织结构,造成管理效率低下,目标难以实现。针对上面存在的问题,解决方案拟从单位组织结构、项目组织结构和流程关键环节三个方面进行优化。组织结构优化主要从增设副主任、增设大额合同审计组和对合同处分设两个小组这三个方面进行。而项目组织结构优化主要采取矩阵式项目组织结构,使项目处、合同处、财务处三处人员组成团队,提高管理效率,实现专业化分工入手。流程关键环节的优化从立项、采购和支付三个部分切入,精简了立项审批环节、招评标环节,增加了大额合同审计流程和财务处支付通知流程。这些调整意在解除流程和结构对管理的束缚,通过合理设置流程和调整机构,提高项目运作效率,保证目标顺利实现。 总结上述研究可以发现,国际无偿援助项目特点主要包括公益性、资金使用和财务审查严格、项目实施规则性强和受国际形象和外交影响。因自身的特点,传统的项目式组织结构已不能适应其管理需要。所以中国环保国际无偿援助项目组织结构和管理流程的优化方向是建立矩阵式的项目组织形式。合理部门设计、加强横向联系、防止过于集权;简化管理程序和增加计划管理,是管理流程和组织机构设置需要特别关注的地方。本文的优化仅仅考虑提高项目管理效率,对其本身的行政职能考虑较少,今后的研究应将行政指令对援助项目的影响及管理冲突纳入进来,这样能更加全面的分析援助项目适合的管理流程与组织机构。