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ISO9001标准走入我国已经有许多年头了。但是业界对它的评价却是有褒有贬:褒的是我国的许多企业通过这个认证,实现了与国际接轨;贬的是说这个认证只有虚有其表,只是个形式。针对此种现象,抛开其它诸如对ISO9001认证机构监管不严等体制上的原因且不论,只通过一个具体的案例,来分析和研究在管理欠缺的中小型企业中,如何依托于ISO9001质量管理体系,使企业的管理得到提升,这或许对于实施了ISO9001标准的诸多中小型企业来讲,具有更实际的意义。 J公司是一家按订单生产模式的中小型企业,其产品属于工程机械类的一种复杂产品。J公司在2003年开始实施ISO9001质量管理体系,在2004年初顺利拿到了ISO9001标准的认证证书。公司根据标准的要求,制订了质量方针和目标,编制了《质量管理手册》、《程序文件》及许多第三层次文件,培养了一批内审员,按要求每年进行内审和管理评审,整个质量管理体系的运行还是比较顺畅的。但按订单生产模式的特点,决定了J公司在运行ISO9001质量管理体系时,会产生许多管理上的难点问题。通过分析J公司这样一个有代表性的中小企业的案例,研究在按订单生产模式下实施ISO9001质量管理体系的问题,以期对类似的企业有所启发。 按订单生产模式是在收到顾客的订单之后,才按顾客的具体要求组织生产,进行设计、供应、制造和发货等工作。由于是按顾客要求定制,故产品大多是非标准化的,在规格、数量、质量和交货期等方面可能各不相同。由于是按订货合同规定的交货日期进行生产,产品生产出来立即发货,所以基本上没有产成品库存。按订单生产模式企业与按库存生产模式企业对运营管理的要求是不一样的。按订单生产模式主要特点有订单定制化,客户要求变化多,产品批量少、种类多,库存较少,要求研发设计快速响应,生产管理较难等。 ISO9001质量管理体系是国际化标准组织制定的关于质量管理体系的国际标准,于2000年12月15日正式颁布。它融合了发达国家近百年来的质量管理经验,总结了一系列优秀的管理方法,在提升企业质量管理水平的同时,也为顾客方的利益提供了一种保证。该标准提出了八项管理原则:以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、持续改进、基于事实的决策方法、互利的供方关系。采用“PDCA循环”(策划-实施-检查-处置)的方法对企业质量管理的所有过程进行控制和持续改进。对文件控制、管理职责、资源提供、产品实现、测量分析及改进等各个方面提出了要求,目的是通过这些手段,为顾客提供满意的产品和服务。 采用按订单生产模式的企业在实施ISO9001质量管理体系时,会遇到许多管理上的重点和难点问题:客户订单的变化较多,因此订单的确认工作变得十分重要,这需要销售人员与客户的充分沟通,尽量减少订单签订之后的变化,避免给以后的工作带来麻烦;研发设计工作不仅仅要快速响应,而且还要考虑到产品设计的模块化、通用化,最好使得客户订单的定制只是不同模块之间的组合,这样就可以在一定程度上达到小批量订单也可以实现各个模块的规模经济;生产计划的制订需要进行动态管理,不断根据订单的变化进行调整,同时要给生产工作留出一定的余地;提高生产效率和生产柔性是应对小批量、定制化订单的一个较好的途径;在前面设计模块化的前提下,适当增加一些常用模块的库存,可以为紧急订单的生产减少一些压力;采购工作的主要问题通常是外协件的控制和采购物资的合格、及时到货,客户订单批量小、定制化的特点也会上传递到采购件上,因此如何控制供应商、处理与供应商之间的关系也是工作中需要关注的地方。在对J公司的调查中,发现的问题还有技术资料不完整、设计更改频繁、生产计划体系欠缺、外协件的质量不过关等,以及由于人员流动较多而造成人手不足的问题。 对于J公司这样管理欠缺的企业,要以ISO9001质量管理体系为管理的载体,构建整个公司管理体系。在ISO9001标准中涉及到的管理要素,要深化之、细化之;ISO9001标准中没有涉及的管理要素,引入需要的管理理论丰富之。经过深化、补充的ISO9001质量管理体系能够实现更加全面的管理目的,达到“十年磨一剑,一招堪致敌”的效果。 鉴于J公司对质量管理体系本身的评价和改进主要是通过内部审核和管理评审这两个措施,应继续深化执行、实施,不断改进和完善ISO9001质量管理体系。改进措施主要有:增加内审员的职责和权利,使内审员的职责不仅仅是在内部审核时进行检查,而且还要在日常工作中,对各部门的质量管理体系实施工作起到辅导和督促作用;考虑将内部审核结果列入相关责任人的业绩考核指标,与其薪酬挂钩,提高其实施质量管理工作的积极性;管理评审的工作不能只是一次性完成,需要各部门领导在日常工作中,就要开展管理评审的一部分工作;整个质量管理体系的改进,只依靠内部审核和管理评审还不够,还需要随时发现问题,随时解决;只依靠领导和内审员也不够,需要“全员参与”。 ISO9001质量管理体系实施中遇到的问题,根源在于J公司整体的管理水平不足,因此需要引入更多的管理理论,对ISO9001标准进行补充:在研发设计工作上,要深化模块化设计的思想,首先在产品的设计阶段就要考虑提高产品的生产柔性,减少订单变化多带来的设计和生产问题;根据按订单生产模式的特点,学习其它类似优秀企业的先进管理经验,引入更多生产管理方面的理论,采用流程分析、工作设计、设施规划等手段,进一步提高生产效率和生产柔性,以满足按订单生产模式的特殊要求;在研发工作和生产工作都得到较好的控制的基础上,改进生产计划管理体系,参考在规模定制理论中的延迟制造策略,进行生产计划的编制;在上一步的基础上,物料需求计划也能在一定程度上得到完善,这样,采购管理工作将会更有条理;补充完善人力资源管理体系,建立人才引进机制、适宜的薪酬体系,对不同类型职位的员工采取不同的薪酬体系,并研究如何留住人才,如何培养和发掘人才,使公司能逐步解决人员缺乏的问题;根据知识管理的理论,一方面注重技术积累,通过采取一定的管理手段,达到“员工离职,留下知识”的效果,避免重要技术人员的流失会给公司的发展带来隐患,同时也能缓解人员流动多对设计开发工作带的影响,另一方面,通过控制移动存储设备的使用、资料定期备份、及时申请专利等措施,防止公司的核心技术外泄,保持公司的核心竞争优势。 综上所述,类似J公司这样的中小型企业,在管理水平不足的情况下,一方面应该依托于质量管理体系,深入学习理解ISO9001标准,并积极思考如何通过实施质量管理体系;另一方面,还要结合公司生产模式的特点,对质量管理体系进行补充、融合,使公司整体管理水平得到提升。这样,增加了质量管理体系实施的广度和深度,又没有过多地增加公司整体管理制度文件的厚度。这种做法,对于中小型企业而言,不失为“规范管理、提高效益”的良策。随着J公司的进一步发展,客户对质量、速度、创新、定制化以及服务的要求的不断提高,以及市场环境变化和竞争的加剧,J公司在未来的发展需要逐渐向全面质量管理(TQM)的方向迈进。 由于作者的理论水平和知识结构有限,对J公司案例的分析论述中,也存在着许多不足的地方。从J公司得到的数据也有限,因此分析还不够深入,定量分析偏少,较多的采用了定性分析;而且限于时间和资料的保密性,对问题的分析和提出的解决方案难免会有不尽、不全、不妥之处,以及文字上的疏漏和错误,敬请各位读者批评指正。