浅论合同风险防范和程式化合同审核

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合同的法律风险防范和合同审核是公司法务的经常性工作。怎样才能更好的完成这两件事情,就是我的研究目的。研究方法主要有:文献研究法,我总共查找了上百种以上的书籍和论文,从中吸取有益的营养;跨学科研究法,把民航的SMS建设引入到公司的法律风险防范,隔行不隔理,希望对保证合同安全有所帮助;经验总结法,我在工作中已经审核合同3年多,审核了近2000份合同,所以对实践中的一些经验进行了总结,期望能抛砖引玉,引起更多的讨论。合同风险管理和合同审核既有区别又有联系。风险SMS (safety management system)是“安全管理体系”的缩略语,该体系以法律风险管理为核心。SMS模式对公司法律风险防范具有启示意义,构建保障公司运营法制安全的SMS有独特价值。在SMS构建中,为何防范,防范什么,如何防范,达到什么样的安全状态,都是需要加以重视和解决的。文章以防范公司法律风险的SMS构建为研究重点,从法律风险防范的必要性、法律风险防范几种状态的比较及SMS的独特优势、SMS的建设内容和要求几个方面展开探讨。在公司运行中,合同审核是常态化的。如何更好的防范各式各样的法律风险,是合同审核必须考虑的内容。本文引入程式化合同审核这种模式。程式化合同审核,是指通过对合同做合法合规的分析和规划,针对法律风险,遵照一定的模式、流程和方法以及先后顺序对合同文本进行审查的活动,其中心思想是防范合同法律风险,达到锁定交易内容,锁定公司利益的目的。程式化审核的特征是程序化和模型化。“程序”“流程”在生活和工作中无处不在,但是应当找寻相对科学的程序,统筹安排做事顺序,达到又快又好的境界。法律条文具有抽象性,更多的关注的是权利义务的划分。而制定合同时应当将法律条文转换成防御性的合同条款,防止出现漏洞,从而保证合同的安全。程式化合同审核由审核管理办法、标准操作程序和合同检查单(checklist),再加上标准文本、参考文本(含参考用语)和示范文本以及信息化系统等部分组成。其中标准操作程序和检查单是核心。标准文本、参考文本(含参考用语)和信息化系统是程式化合同的辅助部分。公司使用合同文本的优先次序为:公司标准文本>公司参考文本>示范文本(含国家有关部门和机构、个人撰写质量较高的可借鉴文本)>对方的合同文本。标准文本资料库的建立和完善,直接反映了一个公司合同管理的水平,管理好的公司其资料库文本足够,合同写作质量水平高。公司应当加强对此类合同的制定。参考用语可以相对固定合同的一些具体条款,提高起草和修改合同的效力。比如,对涉及以下内容的合同条款可以采用相对固定的语句:支付条款、违约责任条款、解决争议条款、知识产权条款、不可抗力条款、保密条款等等。通过砌块式的方法可以快速起草和修改合同。在实施程式化审核时,应注意审核流程、部门分工、审批权限、审核的关注点等要素。对合同相对人要做尽职调查,考察其资质、信用和履约能力。审核合同时要注意语言的表述问题。在审核具体合同时,可以采用“通用检查单”和各类合同的“分类检查单”,对于有名合同,可以按照后者进行审核。对于无名合同,可以采用前者检查单。
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