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7.设备资产调拨
风险事项描述:设备资产调拨时未做领用登记,技术资料未随同,或未办理恰當的审核、审批手续,可能造成设备资产权属、维护保管责任不清,资产安全得不到保障。
风险控制措施:相关部门向办公室提出设备资产调拨书面申请;办公室主任批准后,指定日常管理责任人与使用部门办理设备资产及技术资料交接手续,并报办公室备案。
风险控制痕迹:设备资产内部调拨申请审批单、相关设备资产技术资料。
8.设备资产保险
风险事项描述:未办理大额设备资产保险,可能导致重要资产在发生重大损失时,无法得到相应的赔偿。
风险控制措施:申购高价值设备资产时,由办公室提出购买财产保险申请,经分管领导审核后,提交党政联席会批准。
风险控制痕迹:设备资产保险购买审批单、财产保险单。
9.设备资产维护
风险事项描述:设备资产未按技术资料等的要求进行定期维护保养,可能导致设备使用性能下降或作业安全无法保障。
风险控制措施:按照技术资料、相关法规要求对设备资产进行定期维护,维护保养的责任人为设备使用部门或保管部门;设备资产的维护保养应形成书面记录,由经办人和负责人签字确认后,提交办公室设备管理人员并在设备资产台账中登记。
风险控制痕迹:设备资产维护保养记录。
10.设备资产盘点
风险事项描述:设备资产管理部门未定期盘点,盘点不规范,或财务部门未参与监盘,可能导致设备资产账实不符,资产价值计量不准确,或者资产使用状况不明,影响企业资产安全。
风险控制措施:年末由办公室、财务部门组成盘点小组,组织进行设备资产的全面盘点,并填写《设备资产清查明细表》,详细注明盘点过程中的各项资料,如设备资产名称等;各使用部门应协助配合完成资产的盘点;盘查完毕后,盘点人要签字确认。
风险控制痕迹:设备资产盘点表,相关盘点人确认痕迹。
11.设备资产报废
风险事项描述:设备资产处置、报废未经恰当的技术鉴定、审核,定价机制不公开、透明,可能导致设备资产被不当处置或发生舞弊行为,使企业利益受损。
风险控制措施:设备资产因损坏且无修复时,应由使用部室向办公室提出申请,写明报废原因和理由,经专业人员鉴定后,报办公室主任签批,并上报总经理批准;设备资产进行报废操作时要做好安全保密工作,特别是电子设备报废前必须清除所有数据、文件,并由办公室主任签字确认;报废的物品由办公室统一处理,处置途径为市场化出售。
风险控制痕迹:设备资产报废审批表、处置审批表。
低值易耗品管理
(一)概述
本部分规定了物业公司涉及低值易耗品的采购、验收、建账、保管、领用、盘点、报废等工作流程,相关制度包括《低值易耗品管理规定》。
(二)风险控制矩阵
1.低值易耗品管理政策
风险事项描述:公司未制定低值易耗品管理制度,使用与处置程序不明确,可能导致低值易耗品管理混乱或使用效率低下。
风险控制措施:物业公司应制定《低值易耗品管理规定》,以加强对低值易耗品的管理与控制,杜绝工作中的随意性。
风险控制痕迹:《低值易耗品管理规定》文本。
2.低值易耗品主责部门
风险事项描述:低值易耗品日常管理职责分工不明确,可能导致设备管理混乱。
风险控制措施:办公室应当作为主管责任部门,负责低值易耗品的日常管理。
风险控制痕迹:办公室部门职责说明书。
3.低值易耗品台账
风险事项描述:未及时建立低值易耗品实物台账或台账要素不规范,可能导致资产记录失真。
风险控制措施:办公室根据各单位报备的低值易耗品清单,及时登入公司台账,记录低值易耗品品名、规格、购入时间、原值、存放地点、使用与保管人、盘点情况等。
风险控制痕迹:低值易耗品实物台账及相关记录。
4.低值易耗品技术资料
风险事项描述:未妥善保管与低值易耗品相关的技术文件和资料,可能导致设备技术资料不全,影响设备修理或更新。
风险控制措施:在低值易耗品检验入库时,应同时接收产品的技术文件与资料,作为随机必备物品之一进行管理。
风险控制痕迹:低值易耗品台的随机技术文件资料。
5.低值易耗品安全使用
风险事项描述:违反低值易耗品安全使用规定,或设备保管不善,可能给设备带来损害。
风险控制措施:使用部门应严格遵守技术文件和资料的规定,正确操作、使用低值易耗品,并按期保养维护,使用或保管责任人应编制低值易耗品使用与保养记录。
风险控制痕迹:低值易耗品使用与保养记录。
风险事项描述:设备资产调拨时未做领用登记,技术资料未随同,或未办理恰當的审核、审批手续,可能造成设备资产权属、维护保管责任不清,资产安全得不到保障。
风险控制措施:相关部门向办公室提出设备资产调拨书面申请;办公室主任批准后,指定日常管理责任人与使用部门办理设备资产及技术资料交接手续,并报办公室备案。
风险控制痕迹:设备资产内部调拨申请审批单、相关设备资产技术资料。
8.设备资产保险
风险事项描述:未办理大额设备资产保险,可能导致重要资产在发生重大损失时,无法得到相应的赔偿。
风险控制措施:申购高价值设备资产时,由办公室提出购买财产保险申请,经分管领导审核后,提交党政联席会批准。
风险控制痕迹:设备资产保险购买审批单、财产保险单。
9.设备资产维护
风险事项描述:设备资产未按技术资料等的要求进行定期维护保养,可能导致设备使用性能下降或作业安全无法保障。
风险控制措施:按照技术资料、相关法规要求对设备资产进行定期维护,维护保养的责任人为设备使用部门或保管部门;设备资产的维护保养应形成书面记录,由经办人和负责人签字确认后,提交办公室设备管理人员并在设备资产台账中登记。
风险控制痕迹:设备资产维护保养记录。
10.设备资产盘点
风险事项描述:设备资产管理部门未定期盘点,盘点不规范,或财务部门未参与监盘,可能导致设备资产账实不符,资产价值计量不准确,或者资产使用状况不明,影响企业资产安全。
风险控制措施:年末由办公室、财务部门组成盘点小组,组织进行设备资产的全面盘点,并填写《设备资产清查明细表》,详细注明盘点过程中的各项资料,如设备资产名称等;各使用部门应协助配合完成资产的盘点;盘查完毕后,盘点人要签字确认。
风险控制痕迹:设备资产盘点表,相关盘点人确认痕迹。
11.设备资产报废
风险事项描述:设备资产处置、报废未经恰当的技术鉴定、审核,定价机制不公开、透明,可能导致设备资产被不当处置或发生舞弊行为,使企业利益受损。
风险控制措施:设备资产因损坏且无修复时,应由使用部室向办公室提出申请,写明报废原因和理由,经专业人员鉴定后,报办公室主任签批,并上报总经理批准;设备资产进行报废操作时要做好安全保密工作,特别是电子设备报废前必须清除所有数据、文件,并由办公室主任签字确认;报废的物品由办公室统一处理,处置途径为市场化出售。
风险控制痕迹:设备资产报废审批表、处置审批表。
低值易耗品管理
(一)概述
本部分规定了物业公司涉及低值易耗品的采购、验收、建账、保管、领用、盘点、报废等工作流程,相关制度包括《低值易耗品管理规定》。
(二)风险控制矩阵
1.低值易耗品管理政策
风险事项描述:公司未制定低值易耗品管理制度,使用与处置程序不明确,可能导致低值易耗品管理混乱或使用效率低下。
风险控制措施:物业公司应制定《低值易耗品管理规定》,以加强对低值易耗品的管理与控制,杜绝工作中的随意性。
风险控制痕迹:《低值易耗品管理规定》文本。
2.低值易耗品主责部门
风险事项描述:低值易耗品日常管理职责分工不明确,可能导致设备管理混乱。
风险控制措施:办公室应当作为主管责任部门,负责低值易耗品的日常管理。
风险控制痕迹:办公室部门职责说明书。
3.低值易耗品台账
风险事项描述:未及时建立低值易耗品实物台账或台账要素不规范,可能导致资产记录失真。
风险控制措施:办公室根据各单位报备的低值易耗品清单,及时登入公司台账,记录低值易耗品品名、规格、购入时间、原值、存放地点、使用与保管人、盘点情况等。
风险控制痕迹:低值易耗品实物台账及相关记录。
4.低值易耗品技术资料
风险事项描述:未妥善保管与低值易耗品相关的技术文件和资料,可能导致设备技术资料不全,影响设备修理或更新。
风险控制措施:在低值易耗品检验入库时,应同时接收产品的技术文件与资料,作为随机必备物品之一进行管理。
风险控制痕迹:低值易耗品台的随机技术文件资料。
5.低值易耗品安全使用
风险事项描述:违反低值易耗品安全使用规定,或设备保管不善,可能给设备带来损害。
风险控制措施:使用部门应严格遵守技术文件和资料的规定,正确操作、使用低值易耗品,并按期保养维护,使用或保管责任人应编制低值易耗品使用与保养记录。
风险控制痕迹:低值易耗品使用与保养记录。