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【摘 要】构筑功能完善的信息化服务，实现档案馆功能拓展工程，不断提升档案工作，从而实现档案工作的新跨越。
【关键词】油田；企业；档案工作；信息化
本文以河南油田档案管理为例，论述信息化建设的重要性。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作；另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
一、加强档案信息数据库建设实现数字化
一是档案信息目录数据库建设。档案目录数字化能有效提高档案查询和调阅的效率。河南油田档案馆以加快档案目录数据库建设为首选，建立文书、财务、勘探开发、人事等各类档案目录数据库，利用计算机档案系统进行档案利用检索，提高了档案利用效率、档案检索速度、提高馆（室）档案的了解度以及档案的查准率。二是以“抢救优先、利用优先、分批分期”的原则实现全文数字化。在全文数字化工作中优先对特定时期，特殊原因造成的因形式和保管条件限制而导致部分损毁或即将损毁的档案，纸质较差或酸度较高的档案进行全文数字化。三是在做好以上两方面的同时，及时做好每年度电子档案的归档案工作，按照统一标准与数据格式，接收单位移交的电子目录和电子文件以后将电子目录导入数据库，将电子文件转换成电子档案。四是依据国家有关规定和本地区，本馆的实际情况，对馆藏中准备上网公布的档案，分门别类、分批分期的进行数字处理。
二、依托OA系统实现文档一体化管理创建文档一体化流程全新的理念
企业的信息化建设步伐加快。为承担企业各种职能和各种业务活动投入运行了各种信息化管理系统，如何适应新形式开展档案工作，使信息系统产生的大量电子文件做到同步归档，是油田档案工作面临的新形式，油田经过先后两次到齐鲁石化、扬子石化等5家单位考察电子档案归档情况。依据河南油田实际情况，建立了依托OA办公信息系统的文档一体化体系，使电子文件经过起草、传阅、审核、会签等过程流转完毕自动进入档案管理系统完成归档收集的方式，实现无纸化办公。 实现总体目标经过技术和业务的互联提供无逢的互操作平台。计划在不久的将来，我们将在此基础上实现ERP管理系统、工程项目管理系统一体化归档案管理。
三、建立复合型的企业档案管理队伍
加强工作责任感，树立现代化管理思想，要在掌握外语、机算网络知识、数据库管理知识以及电子文件管理知识上下功夫，使档案工作者具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息数字化和网络化，做好网络环境下的档案利用服务。为适应信息化档案的形势，我们要具备两方面的技能，一是具备获取、加工、利用信息的能力，我们要能够明确社会的档案信息需求，对所管理和获取的档案信息有进行综合分析的能力，并将加工的信息成果以一定的形式为利用者提供全新的、深层次的信息服务，并且能据此成为一个终身学习者；二是利用网络技术管理档案信息的技能。
四、加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性決定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
参 考 文 献
[1]范海英.浅谈企业数字档案馆的开发与应用[J].档案管理.2011（2）
[2]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报.2010（3）
[3]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001
[4]于海燕.关于档案安全管理特色化建设的几个问题[J].档案学研究.2011（1）
【关键词】油田；企业；档案工作；信息化
本文以河南油田档案管理为例，论述信息化建设的重要性。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作；另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
一、加强档案信息数据库建设实现数字化
一是档案信息目录数据库建设。档案目录数字化能有效提高档案查询和调阅的效率。河南油田档案馆以加快档案目录数据库建设为首选，建立文书、财务、勘探开发、人事等各类档案目录数据库，利用计算机档案系统进行档案利用检索，提高了档案利用效率、档案检索速度、提高馆（室）档案的了解度以及档案的查准率。二是以“抢救优先、利用优先、分批分期”的原则实现全文数字化。在全文数字化工作中优先对特定时期，特殊原因造成的因形式和保管条件限制而导致部分损毁或即将损毁的档案，纸质较差或酸度较高的档案进行全文数字化。三是在做好以上两方面的同时，及时做好每年度电子档案的归档案工作，按照统一标准与数据格式，接收单位移交的电子目录和电子文件以后将电子目录导入数据库，将电子文件转换成电子档案。四是依据国家有关规定和本地区，本馆的实际情况，对馆藏中准备上网公布的档案，分门别类、分批分期的进行数字处理。
二、依托OA系统实现文档一体化管理创建文档一体化流程全新的理念
企业的信息化建设步伐加快。为承担企业各种职能和各种业务活动投入运行了各种信息化管理系统，如何适应新形式开展档案工作，使信息系统产生的大量电子文件做到同步归档，是油田档案工作面临的新形式，油田经过先后两次到齐鲁石化、扬子石化等5家单位考察电子档案归档情况。依据河南油田实际情况，建立了依托OA办公信息系统的文档一体化体系，使电子文件经过起草、传阅、审核、会签等过程流转完毕自动进入档案管理系统完成归档收集的方式，实现无纸化办公。 实现总体目标经过技术和业务的互联提供无逢的互操作平台。计划在不久的将来，我们将在此基础上实现ERP管理系统、工程项目管理系统一体化归档案管理。
三、建立复合型的企业档案管理队伍
加强工作责任感，树立现代化管理思想，要在掌握外语、机算网络知识、数据库管理知识以及电子文件管理知识上下功夫，使档案工作者具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息数字化和网络化，做好网络环境下的档案利用服务。为适应信息化档案的形势，我们要具备两方面的技能，一是具备获取、加工、利用信息的能力，我们要能够明确社会的档案信息需求，对所管理和获取的档案信息有进行综合分析的能力，并将加工的信息成果以一定的形式为利用者提供全新的、深层次的信息服务，并且能据此成为一个终身学习者；二是利用网络技术管理档案信息的技能。
四、加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性決定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
参 考 文 献
[1]范海英.浅谈企业数字档案馆的开发与应用[J].档案管理.2011（2）
[2]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报.2010（3）
[3]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001
[4]于海燕.关于档案安全管理特色化建设的几个问题[J].档案学研究.2011（1）