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【摘 要】在我国信息化技术的发展进程中，ERP系统为企业资源配置提供了高效的应用平台，采购与付款的业务流程逐渐走向信息化、透明化、规范化，打破传统运行模式，实现业务流程再造，对ERP环境下采购与付款环节的内部控制进行优化，完成信息化融洽对接目标已成为企业内部控制的主要问题之一。本文简要介绍了ERP环境下采购与付款的业务流程和内部控制实施现状，分析内部控制存在的风险，并提出相应的优化措施。
【关键词】ERP系统；采购与付款；内部控制
一、ERP环境下采购与付款内部控制的实施现状
1.ERP环境下采购与付款的业务流程
在ERP环境下，采购与付款的业务流程主要包括采购申请、确定供应商、签订合同、商品验收入库、货款结算。企业各部门根据自身需求提出采购计划申请，相关人员将采购申请信息输入到ERP采购模块中，系统将自动生成采购申请单；采购人员通过询价或招投标方式将符合规定资格的供应商信息输入到供应商数据库系统中，根据设定好的供应商选择条件，ERP系统将自动提供供应商优选名单，以供相关人员参考使用；确定供应商人选后，系统将自动生成商品采购订单，与采购申请单进行核对，确认无误后将订单信息发送给供应商，签订采购合同；货到后验收人员将合格商品的数量、质量等信息输入到ERP系统中，系统将数据与发票、订单进行比较，无误后完成验收入库程序；最后由采购人员提出付款申请，财务人员根据商品验收情况及发票开具情况进行资金结算。
2.ERP环境下采购与付款内部控制的实施现状
随着我国信息技术的飞速发展，越来越多的企业开始启用ERP系统管理模式，采购付款模块的增设为企业经营发展提供了高效的运行平台，与传统的采购与付款业务相比简化了各部门之间的繁琐流程，提高了员工的工作效率及质量，降低人为操控等因素影响，实现了信息公开化、透明化的发展状况，同时企业采购与付款业务在ERP环境下的内部控制制度也得到了很好的完善、提升。在采购申请、订货、商品入库、发票校验和付款结算程序中，ERP系统都设置了制单人和审核人两个岗位，明确操作人员职责权限，单据号自动生成、顺序排列，避免人为恶意修改。ERP系统设置了供应商不良信誉预警、催货提示命令，以确保采购货物的质量和及时送达效率，避免影响企业的正常生产运转。财务人员在存货档案中可以设置最高进价，限制商品采购价格，及时分析市场经济供求状况，降低企业财务采购与存货成本。
二、ERP环境下采购与付款内部控制的风险分析
1.数据信息风险
在ERP系统中，原始数据信息录入的准确性、及时性决定了信息集成和管理人员分析总结的成效，是企业实现从销售订货到车间生产计划统计，再到物资需求采购计划的关键所在。系统操作人员一旦数据输入出现错误，且未及时发现、更改，一系列后续的采购与付款程序都易出现错误，错误信息在各个需求部门之间传递使用，使得数据信息错误无限扩散。数据录入不及时可能造成信息不对称，对信息使用者造成影响，出现商品重复采购问题。 ERP系统虽然设置了制单人与审核人两个不同的权限，但在实际操作时容易出现操作者自填自审的现象。由于采购与付款业务流程是由人工与计算机共同完成的，因此在信息传递的过程中可能会出现信息泄露、修改等情况，降低数据信息的安全性。
2.供应商选择风险
ERP采购系统虽然提供了一个高效的供应商选择平台，但需要具备一定的运行前提，那就是市场信息准确无误，但在实际运行中这是无法达到的，因为受市场坏境、政府宏观调控政策、操作人员素质能力等因素的影响。供应商的资信评估、双方谈判、合同签订等过程是需要人为控制完成的，因此存在根据采购员个人偏好、关联关系或从中获利等人为因素来选择供应商的风险。供应商的数据信息、商品种类、商品价格是否及时更新也会影响供应商选择方案。
3.商品入库风险
库存商品的账面数量与仓库实际数量不符是许多企业常见的现象，ERP系统可以自动审核入库单与订单信息是否一致，却无法保证入库单数据的真实性、可靠性，商品入库是由保管员人工完成的，需要在商品的数量、质量、票据上加以把关，因此可能存在将手续、单据不全或不合格的商品放行入库的人为因素风险。
4.货款结算风险
货款结算是人机结合的控制程序，在实际业务中，领导往往将审批手续不齐全或口头下达的付款任务交给出纳进行付款结算，这容易出现对方结算账户信息不准确、手续事后审批时效滞后、财务做账程序混乱无秩序等不良现象，严重影响了企业财务工作的效率。款项的结算往往会涉及企业间的人情关，根据关系密切程度来确定货款结算的先后顺序及结算金额多少，影响企业对外的信誉程度。
三、ERP环境下采购与付款的内部控制优化
1.数据信息安全可靠的内部控制优化
随着ERP系统在我国企业资源管理的不断深入，应加强对系统的网络安全管理，定期对系统软硬件和数据库进行维护和管理，排除不必要的故障，提升系统的运行效率，防范病毒侵袭，确保数据信息不被他人非法篡改或删除，建立安全、可靠的网络信息安全防线。数据信息来源真实可靠、初始录入准确无误是信息录入内部控制的关键，这要求相关制单人员充分了解、掌握ERP系统的运用原理与优势所在，对相关操作人员定期作岗位培训，增强工作人员自身素质，规定每个人的授权审批范围，既要工作积极努力又不能超越岗位职责权限，严格遵守权责分离制度。ERP系统是一个庞大的运行模式，它需要多个部门共同参与，为了保证信息的安全，相关工作人员应对外做好保密工作，尤其涉及到财务相关信息，防止信息泄露，被竞争对手或不法人员利用，损害企业利益。
这就需要加强电算化会计工作的安全维护工作，不仅要设置相应的上机口令，而且要制定不同账户的使用权限，而且数据复核工作一定要定期严格执行而且对数据要进行定期备份，对信息系统要进行定期杀毒和操作日志检查，以期到加强数据信息安全的作用。 2.供应商选择的内部控制优化
为具备真实准确的供应商信息，引进ISO9000质量管理体系，对大额、重要的采购项目，要采区公平竞价或招标方式确定供应商，以确保商品的质量、供货速度和采购成本。对供应商建立有效的管理系统评审机制，由专门人员单独对供应商信息资料进行维护，及时对供应商数据信息进行统计、更新，由仓库保管和商品质检等相关部门定期对供应商进行审核，杜绝采购部门单方确定供应商的情况发生。询价、确定供应商人选和供应商档案管理三个岗位应分离，实现有效的供应商选择内部控制。
3.商品入库的内部控制优化
商品验收入库时要与对应的采购订单和供应商供货单进行核对，信息核对一致时方可入库，ERP系统中规定的特殊商品和重要商品验收时须经授权的专业质检人员检验，查看是否符合商品质量标准，防止供应商发送不合格的商品。保管员、质检员和记账员应权责分离，防止仓储部门发生舞弊行为。
4.货款结算的内部控制优化
为了降低请款单编制时出现遗漏、错误、重复付款等风险，应由ERP系统根据采购合同、入库单、采购发票等数据信息自动生成请款单。财务人员在办理货款结算业务时，应对采购发票、结算凭证、入库单等相关凭证的完整性、真实性和一致性进行检验核查，要严格执行财务付款制度，未经核准的款项暂不支付，审批手续不全的款项，在补齐手续资料后才能支付。财务人员要及时核销已清算的采购付款业务，对重要的、往来业务量多的应付账款、预付账款账户进行严格管理，定期与供应商进行对账，未开发票的金额应及时要求供应商开具发票，同时防止中间参与员工发生徇私舞弊现象，确保财务数据的准确性。
四、总结
采购与付款是ERP系统中两个重要的管理模块，要想充分利用信息化技术、提高企业管理运行模式，ERP系统下采购与付款内部控制的有效实施、控制显得尤为重要。企业内部控制体系是一个需要循序渐进、不断完善的过程，结合企业自身实际情况，将管理变革新思想与信息技术完美结合，实现企业事前、事中、事后的高效内部控制制度。
参考文献：
[1]张玲玲.ERP环境下企业釆购业务内部控制探析[J].经济师，2014，（3）：267-268
[2]李晓龙.信息化环境下采购与付款业务内部控制优化探析[J].山东纺织经济，2013，（2）：68-71
[3]张道珍，程亚兰.信息化环境下基于BPR理念的企业内部控制探讨[J].财政监督，2013，（6）：47-50
【关键词】ERP系统；采购与付款；内部控制
一、ERP环境下采购与付款内部控制的实施现状
1.ERP环境下采购与付款的业务流程
在ERP环境下，采购与付款的业务流程主要包括采购申请、确定供应商、签订合同、商品验收入库、货款结算。企业各部门根据自身需求提出采购计划申请，相关人员将采购申请信息输入到ERP采购模块中，系统将自动生成采购申请单；采购人员通过询价或招投标方式将符合规定资格的供应商信息输入到供应商数据库系统中，根据设定好的供应商选择条件，ERP系统将自动提供供应商优选名单，以供相关人员参考使用；确定供应商人选后，系统将自动生成商品采购订单，与采购申请单进行核对，确认无误后将订单信息发送给供应商，签订采购合同；货到后验收人员将合格商品的数量、质量等信息输入到ERP系统中，系统将数据与发票、订单进行比较，无误后完成验收入库程序；最后由采购人员提出付款申请，财务人员根据商品验收情况及发票开具情况进行资金结算。
2.ERP环境下采购与付款内部控制的实施现状
随着我国信息技术的飞速发展，越来越多的企业开始启用ERP系统管理模式，采购付款模块的增设为企业经营发展提供了高效的运行平台，与传统的采购与付款业务相比简化了各部门之间的繁琐流程，提高了员工的工作效率及质量，降低人为操控等因素影响，实现了信息公开化、透明化的发展状况，同时企业采购与付款业务在ERP环境下的内部控制制度也得到了很好的完善、提升。在采购申请、订货、商品入库、发票校验和付款结算程序中，ERP系统都设置了制单人和审核人两个岗位，明确操作人员职责权限，单据号自动生成、顺序排列，避免人为恶意修改。ERP系统设置了供应商不良信誉预警、催货提示命令，以确保采购货物的质量和及时送达效率，避免影响企业的正常生产运转。财务人员在存货档案中可以设置最高进价，限制商品采购价格，及时分析市场经济供求状况，降低企业财务采购与存货成本。
二、ERP环境下采购与付款内部控制的风险分析
1.数据信息风险
在ERP系统中，原始数据信息录入的准确性、及时性决定了信息集成和管理人员分析总结的成效，是企业实现从销售订货到车间生产计划统计，再到物资需求采购计划的关键所在。系统操作人员一旦数据输入出现错误，且未及时发现、更改，一系列后续的采购与付款程序都易出现错误，错误信息在各个需求部门之间传递使用，使得数据信息错误无限扩散。数据录入不及时可能造成信息不对称，对信息使用者造成影响，出现商品重复采购问题。 ERP系统虽然设置了制单人与审核人两个不同的权限，但在实际操作时容易出现操作者自填自审的现象。由于采购与付款业务流程是由人工与计算机共同完成的，因此在信息传递的过程中可能会出现信息泄露、修改等情况，降低数据信息的安全性。
2.供应商选择风险
ERP采购系统虽然提供了一个高效的供应商选择平台，但需要具备一定的运行前提，那就是市场信息准确无误，但在实际运行中这是无法达到的，因为受市场坏境、政府宏观调控政策、操作人员素质能力等因素的影响。供应商的资信评估、双方谈判、合同签订等过程是需要人为控制完成的，因此存在根据采购员个人偏好、关联关系或从中获利等人为因素来选择供应商的风险。供应商的数据信息、商品种类、商品价格是否及时更新也会影响供应商选择方案。
3.商品入库风险
库存商品的账面数量与仓库实际数量不符是许多企业常见的现象，ERP系统可以自动审核入库单与订单信息是否一致，却无法保证入库单数据的真实性、可靠性，商品入库是由保管员人工完成的，需要在商品的数量、质量、票据上加以把关，因此可能存在将手续、单据不全或不合格的商品放行入库的人为因素风险。
4.货款结算风险
货款结算是人机结合的控制程序，在实际业务中，领导往往将审批手续不齐全或口头下达的付款任务交给出纳进行付款结算，这容易出现对方结算账户信息不准确、手续事后审批时效滞后、财务做账程序混乱无秩序等不良现象，严重影响了企业财务工作的效率。款项的结算往往会涉及企业间的人情关，根据关系密切程度来确定货款结算的先后顺序及结算金额多少，影响企业对外的信誉程度。
三、ERP环境下采购与付款的内部控制优化
1.数据信息安全可靠的内部控制优化
随着ERP系统在我国企业资源管理的不断深入，应加强对系统的网络安全管理，定期对系统软硬件和数据库进行维护和管理，排除不必要的故障，提升系统的运行效率，防范病毒侵袭，确保数据信息不被他人非法篡改或删除，建立安全、可靠的网络信息安全防线。数据信息来源真实可靠、初始录入准确无误是信息录入内部控制的关键，这要求相关制单人员充分了解、掌握ERP系统的运用原理与优势所在，对相关操作人员定期作岗位培训，增强工作人员自身素质，规定每个人的授权审批范围，既要工作积极努力又不能超越岗位职责权限，严格遵守权责分离制度。ERP系统是一个庞大的运行模式，它需要多个部门共同参与，为了保证信息的安全，相关工作人员应对外做好保密工作，尤其涉及到财务相关信息，防止信息泄露，被竞争对手或不法人员利用，损害企业利益。
这就需要加强电算化会计工作的安全维护工作，不仅要设置相应的上机口令，而且要制定不同账户的使用权限，而且数据复核工作一定要定期严格执行而且对数据要进行定期备份，对信息系统要进行定期杀毒和操作日志检查，以期到加强数据信息安全的作用。 2.供应商选择的内部控制优化
为具备真实准确的供应商信息，引进ISO9000质量管理体系，对大额、重要的采购项目，要采区公平竞价或招标方式确定供应商，以确保商品的质量、供货速度和采购成本。对供应商建立有效的管理系统评审机制，由专门人员单独对供应商信息资料进行维护，及时对供应商数据信息进行统计、更新，由仓库保管和商品质检等相关部门定期对供应商进行审核，杜绝采购部门单方确定供应商的情况发生。询价、确定供应商人选和供应商档案管理三个岗位应分离，实现有效的供应商选择内部控制。
3.商品入库的内部控制优化
商品验收入库时要与对应的采购订单和供应商供货单进行核对，信息核对一致时方可入库，ERP系统中规定的特殊商品和重要商品验收时须经授权的专业质检人员检验，查看是否符合商品质量标准，防止供应商发送不合格的商品。保管员、质检员和记账员应权责分离，防止仓储部门发生舞弊行为。
4.货款结算的内部控制优化
为了降低请款单编制时出现遗漏、错误、重复付款等风险，应由ERP系统根据采购合同、入库单、采购发票等数据信息自动生成请款单。财务人员在办理货款结算业务时，应对采购发票、结算凭证、入库单等相关凭证的完整性、真实性和一致性进行检验核查，要严格执行财务付款制度，未经核准的款项暂不支付，审批手续不全的款项，在补齐手续资料后才能支付。财务人员要及时核销已清算的采购付款业务，对重要的、往来业务量多的应付账款、预付账款账户进行严格管理，定期与供应商进行对账，未开发票的金额应及时要求供应商开具发票，同时防止中间参与员工发生徇私舞弊现象，确保财务数据的准确性。
四、总结
采购与付款是ERP系统中两个重要的管理模块，要想充分利用信息化技术、提高企业管理运行模式，ERP系统下采购与付款内部控制的有效实施、控制显得尤为重要。企业内部控制体系是一个需要循序渐进、不断完善的过程，结合企业自身实际情况，将管理变革新思想与信息技术完美结合，实现企业事前、事中、事后的高效内部控制制度。
参考文献：
[1]张玲玲.ERP环境下企业釆购业务内部控制探析[J].经济师，2014，（3）：267-268
[2]李晓龙.信息化环境下采购与付款业务内部控制优化探析[J].山东纺织经济，2013，（2）：68-71
[3]张道珍，程亚兰.信息化环境下基于BPR理念的企业内部控制探讨[J].财政监督，2013，（6）：47-50