浅议行政事业单位内部控制

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  近年来,行政事业单位财务管理水平不断提升,但部分单位仍存在内控制度设计不完善、执行不到位、监督走过场等诸多问题。行政事业单位内部控制是政府部门管理制度的组成部分,是行政事业单位为履行职能、实现总体目标而应对风险的自我约束和规范的过程。行政事业单位内部控制的好坏直接影响到单位的管理服务水平和风险防范能力,对促进单位健康发展,更好地维护社会公众利益,实现行政事业单位管理服务目标具有重要作用。行政事业单位是“不以经营为目的”的法人主体,目前行政事业单位的经费由财政部门来拨付,只要经费支出在财政预算的合理范围之内,就可随意支出,财务管理意识不够,财务人员业务水平欠缺,造成行政事业单位的内部控制制度建设与执行的不足。内部控制环境的薄弱,造成很多人不了解内部控制制度,也不知道该如何遵守制度规定。
  一、行政事业单位内部控制的现状
  1.固定资产管理薄弱。首先,虽然行政事业单位固定资产实行政府采购制度,但有的单位仍存在盲目购买,重复购置现象,有的事业单位之间相互攀比,通过多种资金渠道,竞相购买高档办公设备造成办公成本高、利用率低等问题。其次,由于行政事业单位在会计上没有成本核算要求,因此往往轻视了实物资产的使用管理,重购轻管现象比较普遍,导致资产账实不符及资产流失。
  2.财务管理不到位。财务部门的工作限于记账、算账、报账,与业务控制脱节,对单位重要事项的决策、实施过程和结果均不了解。对业务部门缺乏必要的财务控制和监督,容易导致有收入的部门私设“小金库”等现象的发生。
  3.内部控制制度不完善,流于形式。新《会计法》及《内部会计控制规范》均对内部控制作了具体的相关规定。但多数行政事业单位未制定系统的内控制度;有些行政事业单位制定的内控制度过于粗放,未体现内部控制的严谨性;还有些单位即使制定了内控制度,也是形同虚设,流于形式;有的单位甚至认为财务预算就是内部控制;这些都大大地阻碍了内部控制的发展。一个单位没有严谨的内部控制制度和管理措施,就会为会计人员徇私舞弊和单位领导滥用职权的行为发生埋下隐患。
  4.岗位设置不够合理。由于多种原因,一些单位岗位安排不尽合理,存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。记账人员、保管人员、经济业务决策人员及经办人员没有很好地分离制约,出现管理漏洞。
  5.财务监督和内部审计的力度不够。内部审计是行政事业单位内部控制制度中非常重要的一个环节,起着至关重要的作用。然而大多数的行政事业单位没有内部审计部门和职能,有的单位即使有负责内部审计的部门和人员往往也是财务部门和财务人员,严重制约了内部审计的职能发挥和发展。不完善的内部审计监督机制构成了不完善的内部控制制度,内部审计监督是内控制度中必不可少的环节。
  二、加强内部控制制度的几点建议
  1.建立健全固定资产管理制度,合理配备并节约、有效使用固定资产,提高固定资产使用效益,保障固定资产的安全和完整。加强固定资产事前、事中、事后的管理。事前管理,就是要把好“预算关”,单位在编制年度预算的过程中,对固定资产购置预算根据实际需要作全盘考虑,坚持突出重点、保证急需、勤俭节约的原则,要严格执行政府集中采购制度。对大型设备的购置需要政府相关部门特别是主管部门站在更高层面上加以规划、协调。专家论证及主观部门的掌控至关重要。事中管理就是:一要健全固定资产保管领用制度,做到购置时有验收,领用时有登记。二要规范固定资产日常核算,健全固定资产总账、明细账、卡片等资料,做到账卡、账账、账实相符。三要建立固定资产使用人责任制度,确保固定资产按规定用途合理使用。四是要对造成固定资产损失的有关责任人员进行责任追究,对随意侵占、挪用、非法交易以及毁坏、窃取、丢失固定资产的违法违纪和失职等行为进行严肃处理,对造成严重损失的还应该追究法律责任。
  2. 建立健全相关内部控制的制度。建立健全内部控制制度是规范内部控制活动的基础。细化部门预算是加强内部控制的重要手段。财务部门编制预算时应细致,细化到具体项目。财务部门应当定期或不定期检查单位各部门的预算执行情况,对预算执行中的异常情况进行重点分析判断,并及时反馈给各相关部门,提请相关部门及时纠正偏差。
  3.合理设置会计岗位。记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约;重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督,相互制约程序应当明确;财产清查的范围、期限和组织程序应当明确;对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。各单位还应该建立单位内部稽核制度、内部牵制制度、内部审计制度。内部稽核制度和内部牵制制度的建立应该结合会计人员岗位责任制度一并考虑,但两者是不同的,前者的主要内容包括:稽核工作的组织形式和个体分工;稽核工作的职责、权限;稽核工作的程序和基本方法等。后者的主要内容包括:内部牵制制度的原则,包括机构分离、职务分离、钱账分离、账物分离等;对出纳等岗位的职责和限制性规定;有关部门或领导对限制性岗位的定期检查办法。内部审计则是内部控制的一种特殊形式,它是一个单位内部经济活动和管理制度是否合规、合理和有效的独立评价机构,在某种意义上讲是对其他内部控制的再控制。
  总之,内部控制是一项不断推陈出新、任重而道远的工作,随着时代的不断变化,内部控制制度也要跟着不断地修改,以达到其有效性,切实控制各种漏洞的发生。
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