“新单位”:租办公室不如租办公桌

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  从创建的第一天开始,陈叙就在讲故事。第一个故事是关于她和她的另两位合伙人:刘妍和阿角。
  刘妍和阿角都是陕西人,却相识于荷兰鹿特丹举办的一次电子艺术节。那时候,刘妍在荷兰做艺术管理,阿角是一名有IT技术背景的策展人,从此,这两个老乡一直保持着联系。2008年,刘妍回国,定居上海,邀请阿角联合经营“三术沙龙”——艺术、技术、学术,以不同专业背景的创意人士和大学生为对象,鼓励跨界交流。
  陈叙和刘妍的交集则是在一次于北京举办的创意产业联盟的论坛上。在英国时,陈叙学的是创意产业,毕业后曾经跟随《创意经济》的作者约翰·霍金斯一起工作,一直对国内的创意生态非常关注。论坛上,两个女人一见如故,更巧的是,她们居然住在上海的同一个小区。
  “联合办公室的点子可以算是在我家客厅和她家书房产生的。”陈叙说,认识刘妍后,她们先是通过网络交流。刘妍会谈及“三术沙龙”的困境,因为没有固定的场地,每次活动都像打游击,有时刚刚交钱预定了一个画廊,国际交流团队的来华时间又变了。而陈叙会说,她很想经营一家本土的创意产业空间,正在寻找合适的项目。后来,她们嫌打字太麻烦,干脆面对面聊,“要么我去她家,要么她来我家,反正只隔着一条路。”
  聊着聊着,便聊到了在美国迅速蔓延的一种新型的工作方式——co-working(联合办公),表面上,是一群自由职业者不愿忍受长期的孤独的工作状态,共同分享亦分担一个办公空间,本质上,却强调共处于这个空间的人相处交流合作,形成一个志同道合且从中能够产生新价值的实体社区。较早成立并发展良好的例子有位于旧金山的Citizen Space,费城的Indyhall和纽约的New Work City。
  那时,他们为这个计划中的空间起过很多名字。刘妍感慨,刚回国那几年,为了孩子,她当了五年的全职太太,深受没单位的苦,这个地方就叫“新单位”吧,让所有没单位的创业者都感受到有单位的归属感。
  和所有创业者一样,定位于为创业者提供新型空间的新单位,初期的故事也颇为不易。它的第一个地方位于长宁区映象创意工厂,那是一片由国营塑料厂的老厂房改造而成的loft园区。
  通过朋友介绍,陈叙租下了一位摄影师的200多平方米的工作室,简单地装修后,就开始找人入驻。他们用了自己最擅长的方式——开沙龙,希望园区内的其他创意机构的成员来参加,大家交流心得。结果,发出了一叠邀请函,却只有隔壁一家创意公司露面。
  如此,只好接着办活动,连续几周后,客户陆续进场了,但全是老外。这个结果不是他们想要的。陈叙一再强调,他们认为创意产业的原动力在于个人和小团体,他们的关注点在人,目标是做社区,而不是房地产,因此,并不是把空间租出去就完事了,“一个本土创意产业空间,如果全是老外,那是不健康的。”
  “我们是不是高估了他人分享的意愿?”阿角也开始反思。在国外,联合办公室往往是一个非常开阔的空间,但人们之间的社交很积极主动。可在中国,把两三个陌生人放在一个房间内办公,他们一天也说不上几句话。
  新单位应该扎到更有分享欲求的环境中,或者自己先搭建出这样的社区,把实用的信息推送给有信息需求的人,让分享、互动意愿强烈的群体有处可循,主动上门。
  这两步是同时迈出的。陈叙又开始找地方了。这一次,他们定了三条标准:第一,不超过300平方米的空间;第二,交通便利;第三,周边环境较好。于是,就有了现在新单位的大本营——一幢位于旧上海法租界中心地带、6层楼的老房子。
  与创意园区相比,这里更加贴合生活的节奏,多了份城市的烟火味。
  同时,刘妍也着力开始营造社区氛围。新单位有意把一楼设计成咖啡馆的模样。推门而入,一边靠墙摆着沙发,一边是简易的长排工作桌。平时,偶尔会有路人进来喝杯咖啡;周六日则会在这里办些有关设计、网络、生活创意方面的沙龙。
  两个女孩子承包了这里的咖啡供应,价格与一般的咖啡馆相当,如果搞活动,她们则担任入场接待和饮料服务。
  前台是一位瘦弱干净的男孩,除了负责招呼来客,帮客户收发快递、订外卖之外,还负责客户之间的联络,把每个入驻的“新同事”的基本情况写在黑板上——做什么项目,到了哪个阶段,需要什么帮助……陈叙说,为了把场子炒热,她和另两位合伙人还利用自己的人脉组织了环保、设计、编程等项目,吸引有兴趣的人来加入。
  现阶段,新单位的主要收入来源仍然是工作位出租,二至六层共有18张独立的办公桌和4个会议室。大体上,他们分为椅子会员和桌子会员。椅子会员即流动会员,只能周一至周五过来,来了之后哪有空位就坐哪,如果楼上的办公区没有位置了,就只能坐一楼大厅;桌子会员即固定会员,不管来不来,都会为其保留一个位置。椅子会员的租金为每月500元;桌子会员为每月2500元。现有的会员都可以免费使用会议室,但如果要邀请其他人来一场“头脑风暴”,则需要支付每人每小时15元的会议设施使用费。
  如今,上海大部分创意园区的租金价格大约是每天每平方米3—5元,以70平方米起租面积计算,租户每月需要支付至少6000元。单个自由职业者和创业者通常用不了这么大面积。相比之下,新单位的确颇有吸引力。
  而对于新单位而言,这一价格恰好是收支平衡。陈叙说,他们希望以此来保持总店的流动性,不赔本就行。另两家分店就会有选择、有指导地吸引客户,“一家定位于绿色环保类,一家定位于建筑设计类”。
  至于新单位未来的故事,不久即将上演的篇章叫“新顾问”。“我接触了很多老外,他们都看中了上海潜在的创意产业机遇和某些可能性,却不怎么了解这座城市的产业政策、商业成本等细节,要么毫无方向跑来抓瞎,要么只能在老外圈子里打听消息。”刘妍认为,这就是新单位的新机会。
  新单位的三位合伙人都从事过创意产业的经营管理,亲力亲为过每个环节和步骤。三年来,通过入驻体验过新单位服务的超过200人,通过网络关注新单位的有8000—10000人,他们几乎都是与创意产业有关的鲜活的案例。新单位计划将他们统统纳入自己的顾问团。
  每个“新单位”成员都可以成为“新顾问”,每个月贡献2—4小时,作为顾问或者导师专门为“新单位”社区服务。比如,介绍项目、客户资源或者是提供商业战略、技术咨询和指导,用以解决上述老外的需求或者其他正被某个环节困扰的人。接受咨询的费用打包在办公空间租金里。
  寻找联合办公室的5个要素
  现在大多大城市都至少有一个联合办公的地方。怎样在众多种类的联合办公室中找到适合你的地方呢?
  1、想和什么人一起工作?
  联合办公室中有许多不同的人,作家、设计师、软件和游戏程序员、女商人、工作时间带小孩的企业家,你每天将有8小时和他们在一起工作。
  2、 需要怎样的工作环境?
  联合办公室里是否有咖啡机、冰箱、打印机、传真机、大容量存储设备、会议室、开放式座位区等硬件设施,后几样还得问问,需要使用时应在多少小时之前预订。
  3、成本如何,有哪些不同的选择?
  大多数联合办公环境有一系列选项给企业提供,拿出租时间来说,临时按小时租用、每周特定时间租用和长期租用都可以。如果你有雇员,问一下是否提供团队方案,这些方案能否满足你的团队工作需求。可能的话,先试着和原住民一起工作几个小时再作决定。
  4. 气氛如何?
  亲自考察一下人们友好与否,协作程度和工作效率,精神状态率等,联合办公本身不正式,也许会有点吵,除非你和你的全体雇员都喜欢在吵闹环境办公,你应该选择一个不容易被分散注意力的地方。
  5、有额外的助力吗?
  在某些联合办公的地方,有创业加速器、商业孵化器、专注于某些领域的赞助商、当地大学等等帮助企业发展的项目和机构,这些对于新公司是一笔巨大的财富。
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