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【摘 要】灰色文献信息价值高;可靠性强;科研严谨,结论可靠;决策参考性强;专业特色突出,业务作用明显。党校图书馆应积极开发与利用灰色文献,为教学与科研服务、为领导决策服务。
【关键词】党校图书馆；灰色文献；资源建设
灰色文献是介于白色文献黑色文献二者之间的文献，国内外图书馆情报界普遍将公开发行的文献定为白色文献,不公开发行的秘密文献定为黑色文献,而灰色文献就是一类非秘密的不作为正常的商业化出版物出售的，较难以获取利用的文献。所以，谁注意了灰色文献的收藏，谁就拥有了一份独一无二的文献财富。对“灰色文献”的收藏、开发及利用应是党校图书馆的鲜明特征。党校图书馆必须更加重视灰色文献的收集、开发和利用,为党校的教学、科研及各级领导决策服务,发挥其重要作用。
一、灰色文献的特点
(一)信息价值高,可靠性强。
灰色文献的内容几乎涉及到社会的各个方面和不同层次,由于它直接来源于科研、教学、生产第一线，反映了最新的社会及经济状况、科研动态、科研成果及发展趋势。它也报道各种实用技术、工艺和方法以及行政动态等 ,成为重要的信息载体之一。党校的教学和理论研究工作正需要这些广泛的学术研究和现实信息来开阔视野,并尽快将这些信息加以利用,变为教学、科研成果，适应新世纪学员学历层次高，听课内容要求新、广、深、与时俱进的需要。同时也适应了党校教师、学员研究新课题以现实为主的特点。
(二)科研严谨 ,结论可信。
灰色科研文献是经科学研究人员从确定课题 搜集积累资料,无数次的反复实验、研究等长期艰苦的科研活动创造而取得的最新成果。在灰色科研文献产生的过程中,无论是对国内外科研动态的考察、了解,还是对资料的占有大多是非常严谨、详尽和系统的,通过多次的探索得出了最新的结论,其结论无论正确与否都有十分重要的参考价值和使用价值。正确的结论可直接利用,具有很高的实用价值;错误的结论可以启示人们少走弯路 避免失误和浪费 ,具有很大借鉴价值;还有一部分结论则可能成为另一新课题和新思维的起点,具有很强的继承和持续研究价值。总之,灰色文献研究结论的可信性是不容置疑的。
(三)灰色文献的决策参考性强
各级政府机关的行政报告往往是紧紧围绕国家或地方的社会、政治、经济、文化等方面的发展需要,及时对一些方针、政策、计划的决策情况进行的通报。科学研究机构的研究报告中含有对尖端技术、重点技术研究、规划、实施等的决策情况。咨询部门的调查报告中含有政府急需解决的重点、热点问题的情况。企业的技术报告中含有生产、经营、销售的决策情况。利用它们制定各方面的决策比利用其他文献借鉴参考性更强。另外,可利用灰色文献向学员及时提供各种决策信息资料。党校的学员一般都是有一定理论素养和丰富实践经验的领导干部。他们既是领导者,又是决策者。为他们提供信息资料服务 既是满足他们提高自身素质的需要 ,也是满足他们参与本地区、本部门决策的需要。
(四)灰色文献专业特色突出,业务作用明显。
许多内部资料是某一部门、某一系统、某一行业编辑发行的,其目的是为本部门、本系统工作服务。这些内部资料主要发表本行业的研究文章、工作经验、调查报告、情况反映等。对于指导本部门、本系统的工作、培训干部,提高职工素养和工作能力起着非常重要的作用。而党校学员大都来自于社会各条战线,既是决策的制定者又是决策的执行者。他们在研究本系统、本部门工作实际时,无疑要借助此类文献。因而,能引起广大教师和学员的广泛兴趣。另外，党校图书馆可以通过提供灰色文献参与市委、市政府、市人大及其他部门的专项问题的论证工作。
二、灰色文献在教学、科研和领导决策中的应用价值
灰色文献是内部资料,它来自四面八方和各行各业,是科研成果、教学经验的概括和总结。灰色文献的种类很多，归纳起来，主要包括以下几方面的内容：(1)内部刊物。它是指那些因发行范围受限制而未能进入常规流通渠道的刊物。主要是高等院校、科研单位、医院、企业等编辑的一些内部交流的出版物。比如，地方科研单位的内部杂志和有关科研项目的可行性报告，其文献的科学情报价值远远高于公开发表的论文，科研人员可以不将成果公开于学术论文，但必须在工程可行性报告中予以详述。(2)内部报告。一般性指政府、公共权威机构、管理机构等出版的报告，该类文献直接反映各地政府的行政工作，科技发展和社会生活的实践。(3)会议资料。一般分为会前手稿和会后的会议记录，前者是用于会议交流，后者是完整收录会议各种内容的文献。(4)内部音像、视听、机读等文献资料，此类型文献，内容丰富，极具收藏价值。灰色文献涉及到各个方面和不同层次,学科之间相互交叉、相互滲透。教学科研中的问题、动态和发展趋向几乎都浓缩在这些灰色文献中,反映了近期专业学科领域中的新经验、新成果、新探索、新动向 ,具有前瞻性、实用性。所以,这类灰色文献学术水平较高,往往包含着超前或可持续发展的信息 ,有着珍贵的信息价值、学术价值和参考价值,是一笔巨大的财富。如果将这些灰色文献结合、运用到教学、科研和领导决策中去,其作用和意义是无法估量的。当前,各级党委、政府都面临着根据十七大提出的重大战略思想,重大战略部署,把中国的发展推向新的历史高度这一新形势、新任务。同时,围绕这一新形势、新任务在不同的阶段又有着各自不同的工作重点。有关工作重点的决策是领导者比较关注的,有关工作重点的信息、资料服务也必然是领导者需要的。因此,党校图书馆做好为领导确定工作重点的决策服务,也就是满足了决策者的迫切要求,也就产生了社会效益和经济效益。
三、加强灰色文献的建设及开发利用
1、灰色文献的收集。要收集到丰富、适用，具有特色的文献资源，一方面要研究掌握灰色文献的特征及内容。另一方面要采用不同的渠道，不同的手段搜集。(1)建立灰色文献专藏，公开向社会和个人征集。(2)采用互相交换资料的方式充实和丰富馆藏。(3)与政府有关新闻出版管理部门联系，将公开发行内部出版物的资料收集完整。 (4)通过高等院校学生处收集当年的学位论文。(5)注意区域内专业学术会议的召开信息，及时联系，以获取会议资料，注重各大型企业的产品展览会；注意国内外专家、学者来本地所作的学术报告及其发布的有关资料。
2、灰色文献的开发利用。将收集的文献进行系统的整理，深入的开发利用使之发挥应有的价值。(1)建立灰色文献目录。在收集到灰色文献以后，首先建立文献目录，可能采取以文献篇名、责任者、收藏单位或收藏个人为基础的著录方式，编制定题目录索引。在著录灰色文献时，如何把灰色文献的地方特性体现出来，以便于检索利用，著录时可适当加些字段，用以描述文献的特征，是非常有效的，具体做法是：著录灰色文献时，应增设“文献类型”字段，注上“灰色文献”的标注。(2)对不同类型的灰色文献系统科学的整理，充分的利用。文献按专题资料、内部刊物、论著、教材讲议、论文汇编、期刊检索及书刊等形式分类、排架，具体内容再依学科、专题整序，使其系统化，便于管理。(3)建立灰色文献数据库。采用现代信息技术，建立灰色文献数据库，并建立多元检索途径，以方便用户通过多种检索渠道获取有关情报信念，通过计算机网络提供远程查阅，以提高用户的检索速度。同时为用户提供多种检索方式，拓宽检索范围，走联合开发道路，以达到资源共享。(4)做好专题服务工作。针对地方决策、教学科研等酌需要，确定若干个专题，再从灰色文献中精选出与专题有关的内容，进行专题报道，专题综述以及专题资料汇编。(6)加大对灰色文献的宣传报道。将灰色文献中的新观点、新方法、新技术和新经验以文摘、题录的形式予以及时地提示与报道，引起读者和用户的重视，吸引更多的读者利用。
【关键词】党校图书馆；灰色文献；资源建设
灰色文献是介于白色文献黑色文献二者之间的文献，国内外图书馆情报界普遍将公开发行的文献定为白色文献,不公开发行的秘密文献定为黑色文献,而灰色文献就是一类非秘密的不作为正常的商业化出版物出售的，较难以获取利用的文献。所以，谁注意了灰色文献的收藏，谁就拥有了一份独一无二的文献财富。对“灰色文献”的收藏、开发及利用应是党校图书馆的鲜明特征。党校图书馆必须更加重视灰色文献的收集、开发和利用,为党校的教学、科研及各级领导决策服务,发挥其重要作用。
一、灰色文献的特点
(一)信息价值高,可靠性强。
灰色文献的内容几乎涉及到社会的各个方面和不同层次,由于它直接来源于科研、教学、生产第一线，反映了最新的社会及经济状况、科研动态、科研成果及发展趋势。它也报道各种实用技术、工艺和方法以及行政动态等 ,成为重要的信息载体之一。党校的教学和理论研究工作正需要这些广泛的学术研究和现实信息来开阔视野,并尽快将这些信息加以利用,变为教学、科研成果，适应新世纪学员学历层次高，听课内容要求新、广、深、与时俱进的需要。同时也适应了党校教师、学员研究新课题以现实为主的特点。
(二)科研严谨 ,结论可信。
灰色科研文献是经科学研究人员从确定课题 搜集积累资料,无数次的反复实验、研究等长期艰苦的科研活动创造而取得的最新成果。在灰色科研文献产生的过程中,无论是对国内外科研动态的考察、了解,还是对资料的占有大多是非常严谨、详尽和系统的,通过多次的探索得出了最新的结论,其结论无论正确与否都有十分重要的参考价值和使用价值。正确的结论可直接利用,具有很高的实用价值;错误的结论可以启示人们少走弯路 避免失误和浪费 ,具有很大借鉴价值;还有一部分结论则可能成为另一新课题和新思维的起点,具有很强的继承和持续研究价值。总之,灰色文献研究结论的可信性是不容置疑的。
(三)灰色文献的决策参考性强
各级政府机关的行政报告往往是紧紧围绕国家或地方的社会、政治、经济、文化等方面的发展需要,及时对一些方针、政策、计划的决策情况进行的通报。科学研究机构的研究报告中含有对尖端技术、重点技术研究、规划、实施等的决策情况。咨询部门的调查报告中含有政府急需解决的重点、热点问题的情况。企业的技术报告中含有生产、经营、销售的决策情况。利用它们制定各方面的决策比利用其他文献借鉴参考性更强。另外,可利用灰色文献向学员及时提供各种决策信息资料。党校的学员一般都是有一定理论素养和丰富实践经验的领导干部。他们既是领导者,又是决策者。为他们提供信息资料服务 既是满足他们提高自身素质的需要 ,也是满足他们参与本地区、本部门决策的需要。
(四)灰色文献专业特色突出,业务作用明显。
许多内部资料是某一部门、某一系统、某一行业编辑发行的,其目的是为本部门、本系统工作服务。这些内部资料主要发表本行业的研究文章、工作经验、调查报告、情况反映等。对于指导本部门、本系统的工作、培训干部,提高职工素养和工作能力起着非常重要的作用。而党校学员大都来自于社会各条战线,既是决策的制定者又是决策的执行者。他们在研究本系统、本部门工作实际时,无疑要借助此类文献。因而,能引起广大教师和学员的广泛兴趣。另外，党校图书馆可以通过提供灰色文献参与市委、市政府、市人大及其他部门的专项问题的论证工作。
二、灰色文献在教学、科研和领导决策中的应用价值
灰色文献是内部资料,它来自四面八方和各行各业,是科研成果、教学经验的概括和总结。灰色文献的种类很多，归纳起来，主要包括以下几方面的内容：(1)内部刊物。它是指那些因发行范围受限制而未能进入常规流通渠道的刊物。主要是高等院校、科研单位、医院、企业等编辑的一些内部交流的出版物。比如，地方科研单位的内部杂志和有关科研项目的可行性报告，其文献的科学情报价值远远高于公开发表的论文，科研人员可以不将成果公开于学术论文，但必须在工程可行性报告中予以详述。(2)内部报告。一般性指政府、公共权威机构、管理机构等出版的报告，该类文献直接反映各地政府的行政工作，科技发展和社会生活的实践。(3)会议资料。一般分为会前手稿和会后的会议记录，前者是用于会议交流，后者是完整收录会议各种内容的文献。(4)内部音像、视听、机读等文献资料，此类型文献，内容丰富，极具收藏价值。灰色文献涉及到各个方面和不同层次,学科之间相互交叉、相互滲透。教学科研中的问题、动态和发展趋向几乎都浓缩在这些灰色文献中,反映了近期专业学科领域中的新经验、新成果、新探索、新动向 ,具有前瞻性、实用性。所以,这类灰色文献学术水平较高,往往包含着超前或可持续发展的信息 ,有着珍贵的信息价值、学术价值和参考价值,是一笔巨大的财富。如果将这些灰色文献结合、运用到教学、科研和领导决策中去,其作用和意义是无法估量的。当前,各级党委、政府都面临着根据十七大提出的重大战略思想,重大战略部署,把中国的发展推向新的历史高度这一新形势、新任务。同时,围绕这一新形势、新任务在不同的阶段又有着各自不同的工作重点。有关工作重点的决策是领导者比较关注的,有关工作重点的信息、资料服务也必然是领导者需要的。因此,党校图书馆做好为领导确定工作重点的决策服务,也就是满足了决策者的迫切要求,也就产生了社会效益和经济效益。
三、加强灰色文献的建设及开发利用
1、灰色文献的收集。要收集到丰富、适用，具有特色的文献资源，一方面要研究掌握灰色文献的特征及内容。另一方面要采用不同的渠道，不同的手段搜集。(1)建立灰色文献专藏，公开向社会和个人征集。(2)采用互相交换资料的方式充实和丰富馆藏。(3)与政府有关新闻出版管理部门联系，将公开发行内部出版物的资料收集完整。 (4)通过高等院校学生处收集当年的学位论文。(5)注意区域内专业学术会议的召开信息，及时联系，以获取会议资料，注重各大型企业的产品展览会；注意国内外专家、学者来本地所作的学术报告及其发布的有关资料。
2、灰色文献的开发利用。将收集的文献进行系统的整理，深入的开发利用使之发挥应有的价值。(1)建立灰色文献目录。在收集到灰色文献以后，首先建立文献目录，可能采取以文献篇名、责任者、收藏单位或收藏个人为基础的著录方式，编制定题目录索引。在著录灰色文献时，如何把灰色文献的地方特性体现出来，以便于检索利用，著录时可适当加些字段，用以描述文献的特征，是非常有效的，具体做法是：著录灰色文献时，应增设“文献类型”字段，注上“灰色文献”的标注。(2)对不同类型的灰色文献系统科学的整理，充分的利用。文献按专题资料、内部刊物、论著、教材讲议、论文汇编、期刊检索及书刊等形式分类、排架，具体内容再依学科、专题整序，使其系统化，便于管理。(3)建立灰色文献数据库。采用现代信息技术，建立灰色文献数据库，并建立多元检索途径，以方便用户通过多种检索渠道获取有关情报信念，通过计算机网络提供远程查阅，以提高用户的检索速度。同时为用户提供多种检索方式，拓宽检索范围，走联合开发道路，以达到资源共享。(4)做好专题服务工作。针对地方决策、教学科研等酌需要，确定若干个专题，再从灰色文献中精选出与专题有关的内容，进行专题报道，专题综述以及专题资料汇编。(6)加大对灰色文献的宣传报道。将灰色文献中的新观点、新方法、新技术和新经验以文摘、题录的形式予以及时地提示与报道，引起读者和用户的重视，吸引更多的读者利用。